Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pobierz aplikację
PL

Wesele, które omal nie zakończyło mojego biznesu cateringowego

Autorka: Priscilla James, właścicielka firmy cateringowej — Atlanta, USA

Założyłam Magnolia Catering w 2015 roku. Do 2019 obsługiwaliśmy 80 wydarzeń rocznie — wesela, kolacje firmowe, przyjęcia ukończenia szkoły, gale organizacji non-profit. Biznes miał realny rozpęd. Miałam trzech pracowników na pełen etat i grupę ośmiu stałych pracowników niepełnoetatowych do obsługi i kuchni.

Potem nadszedł sierpień 2019. Sobotnie wesele, 160 gości, pełna obsługa obejmująca pięciodaniową kolację, dwa bary i stół deserowy. Wykonaliśmy wszystko bezbłędnie — matka klientki powiedziała mi, że było to najlepsze jedzenie weselne, jakie kiedykolwiek jadła. Dwanaście tygodni później faktura wciąż była niezapłacona. Czternaście tygodni: niezapłacona. Szesnaście tygodni: klientka przestała odpowiadać na e-maile.

Faktura opiewała na 59 200 zł. Mój koszt jedzenia na tym wydarzeniu wyniósł 24 400 zł. Koszt pracy: 9 600 zł. Moja marża netto na tym wydarzeniu, gdyby zostało opłacone, wyniosłaby około 25 200 zł. Jeśli nieopłacone — a tak właśnie się stało — moja strata netto wyniosła 34 000 zł.

Zatrudniłam prawnika ds. windykacji. Odzyskaliśmy 16 800 zł po czternastu miesiącach, przy 7 200 zł honorarium prawnika. Odzysk netto: 9 600 zł z faktury na 59 200 zł.

Przyczyną nie było oszustwo klienta. Para naprawdę miała trudności finansowe po weselu. Przyczyną była moja struktura zaliczki: pobrałam 8 000 zł zaliczki przy zleceniu na 59 200 zł. Zaliczka pokryła mniej niż 14% kosztu wydarzenia. W praktyce udzieliłam 51 200 zł niezabezpieczonego kredytu klientom, których spotkałam dwa razy.

Przebudowa struktury zaliczek

Po stracie na weselu przebudowałam zaliczki dla każdego typu wydarzenia:

Nowa polityka zaliczek:

Kluczowa zmiana: saldo płatne przed wydarzeniem, nie po. Ta jedna zmiana całkowicie wyeliminowała ryzyko windykacji po wydarzeniu. Jedyne pieniądze zagrożone po wydarzeniu to pozostałe saldo — które jest opłacane, zanim wydarzenie się odbędzie.

Struktura faktury za catering weselny

Faktura PDF za galę firmową wygenerowana przez aplikację Invoice Flow w szablonie Professional — papier firmowy firmy cateringowej, pozycje cateringu na gościa, obsługa i wynajem oraz zaliczka rozliczona w GBP
To samo wydarzenie jako gotowy do zakupów PDF, który ich dział rozliczeń przetworzy bez pytań.

Catering wydarzenia — [Nazwa klienta] — [Data wydarzenia]:

Stopniowanie polityki anulowania — różne warunki dla różnych okien anulowania — daje klientom elastyczność, chroniąc jednocześnie firmę przed anulowaniami w ostatniej chwili.

Faktury za catering firmowy

Edytor faktur firmy cateringowej w Invoice Flow app — przekąski i obiad serwowany za gościa, godziny obsługi, wynajem sprzętu i baru, opłata koordynacyjna i zastosowana zaliczka
Jedzenie za gościa, godziny obsługi, wynajem, zastosowana zaliczka — wydarzenie za 15 tys. £ bez niedomówień.

Klienci biznesowi mają inną dynamikę płatności — mogą korzystać z terminu 30 dni, ale potrzebują profesjonalnego formatu faktury:

Catering firmowy — [Nazwa firmy] — [Data]:

Klienci biznesowi otrzymują termin 30 dni na saldo — nie zaakceptują dostawcy żądającego pełnej przedpłaty. Zaliczka 30% chroni inwestycję w koszt jedzenia i pracy.

Faktury za catering bufetowy i z dostawą (drop-off)

Dokumenty firmy cateringowej w aplikacji Invoice Flow app — gala korporacyjna na zaliczce, przyjęcie weselne na zaliczce, cotygodniowe konto lunchy biurowych i opłacone wydarzenie
Gale, wesela, stałe konta biurowe — każde wydarzenie i jego zaliczka na jednym ekranie.

Prostsze wydarzenia bez pełnej obsługi:

Catering z dostawą — [Nazwa klienta] — [Data]:

Catering z dostawą jest opłacany przy dostawie — gotówką lub płatnością cyfrową, bez konieczności fakturowania. Ale dla klientów potrzebujących faktury do zwrotu kosztów:

Warunki płatności: płatne przy dostawie. Faktura do celów rozliczenia kosztów.

Biznes po przebudowie zaliczek

Od czasu przebudowy struktury zaliczek pod koniec 2019 roku:

Zmiana struktury zaliczek nie tylko chroniła przepływ gotówki. Filtrowała klientów. Ludzie, którzy nie chcą wpłacić zaliczki, nie mają zaangażowania finansowego, by dotrzymać dużej umowy na wydarzenie.

Co InvoiceFlow robi dla firm cateringowych

Rozliczanie cateringu obejmuje faktury weselne i za wydarzenia z wieloetapowymi strukturami zaliczek, catering firmowy z 30-dniowym terminem na saldo, catering z dostawą płatny w dniu realizacji oraz firmowe pola zamówień (PO). InvoiceFlow obsługuje to wszystko z jednej aplikacji na Androida — faktury cykliczne dla kont firmowych, rozliczenia zaliczkowe z polityką anulowania oraz notatki o korekcie liczby gości, które sprawiają, że faktury cateringowe są dokładne.

Pobierz InvoiceFlow. Wbuduj strukturę zaliczek w szablon faktury. Ustaw termin płatności salda przed wydarzeniem. Zaliczka chroni Twój koszt jedzenia. Saldo przed wydarzeniem eliminuje ryzyko windykacji po wydarzeniu.

Priscilla James jest właścicielką Magnolia Catering w Atlancie, oferującej catering z pełną obsługą na wesela, wydarzenia firmowe, uroczystości towarzyskie i gale organizacji non-profit.