Invoice Flow app icon Invoice Flow management Скачать приложение
RU

Свадьба, которая едва не погубила мой кейтеринговый бизнес

Присцилла Джеймс, владелица кейтеринговой компании — Атланта, штат Джорджия

Я основала Magnolia Catering в 2015 году. К 2019-му мы проводили 80 мероприятий в год — свадьбы, корпоративные ужины, выпускные, благотворительные гала-вечера. У бизнеса был реальный импульс. У меня было трое штатных сотрудников и пул из восьми постоянных официантов и кухонных работников на частичной занятости.

А потом наступил август 2019-го. Субботняя свадьба, 160 гостей, полный сервис, включая ужин из пяти блюд, два бара и десертный стол. Мы отработали безупречно — мать клиентки сказала, что это была лучшая свадебная еда в её жизни. Через двенадцать недель счёт оставался неоплаченным. Четырнадцать недель: не оплачен. Шестнадцать недель: клиентка перестала отвечать на письма.

Счёт был на $14 800. Мои затраты на продукты для мероприятия составили $6 100. Затраты на труд — $2 400. Моя чистая маржа по мероприятию, при оплате, составила бы примерно $6 300. Если не оплачено — а именно так и случилось — мой чистый убыток составил $8 500.

Я наняла юриста по взысканию. Мы вернули $4 200 через четырнадцать месяцев и $1 800 ушло на гонорар юриста. Чистое возмещение: $2 400 со счёта на $14 800.

Коренной причиной было не мошенничество клиента. У пары возникли реальные финансовые трудности после свадьбы. Коренной причиной была моя структура предоплаты: я взяла предоплату $2 000 по заказу на $14 800. Предоплата покрывала менее 14% стоимости мероприятия. По сути, я предоставила $12 800 необеспеченного кредита клиентам, которых видела дважды.

Перестройка структуры предоплаты

После убытка на свадьбе я перестроила предоплаты по каждому типу мероприятий:

Новая политика предоплаты:

Критическое изменение: остаток оплачивается до мероприятия, а не после. Только это изменение полностью устранило риск сбора оплаты после мероприятия. Единственные деньги под риском после мероприятия — это оставшийся остаток, который оплачивается до его проведения.

Структура счёта за свадебный кейтеринг

PDF-счёт за корпоративный гала-ужин, созданный в приложении Invoice Flow с шаблоном Professional — фирменный бланк кейтеринга, позиции кейтеринга на гостя, персонал и аренда, применённый депозит в GBP
То же мероприятие в виде готового для закупок PDF, который их бухгалтерия проводит без уточнений.

Кейтеринг мероприятия — [Имя клиента] — [Дата мероприятия]:

Градиент политики отмены — разные условия для разных окон отмены — даёт клиентам гибкость, защищая бизнес при отменах в последнюю минуту.

Счета на корпоративный кейтеринг

Редактор счетов кейтеринга в приложении Invoice Flow — канапе и подача ужина на гостя, часы обслуживающего персонала, аренда оборудования и бара, плата за координацию и учтённый депозит
Еда на гостя, часы персонала, аренда, зачтённый депозит — мероприятие на £15k без скрытых позиций.

У корпоративных клиентов другая динамика оплаты — они могут работать по net-30, но им нужен профессиональный формат счёта:

Корпоративный кейтеринг — [Название компании] — [Дата]:

Корпоративные клиенты получают net-30 на остаток — они не одобрят поставщика, требующего полной предоплаты. 30%-я предоплата защищает вложения в продукты и труд.

Счета на буфет и кейтеринг с доставкой

Документы Invoice Flow app кейтеринговой компании — корпоративный гала под аванс, свадебный приём под аванс, еженедельный счёт за офисные обеды и оплаченное мероприятие
Гала, свадьбы, постоянные офисные счета — каждое мероприятие и его аванс на одном экране.

Более простые мероприятия без полного сервиса:

Кейтеринг с доставкой — [Имя клиента] — [Дата]:

Кейтеринг с доставкой оплачивается при доставке — наличными или цифровым платежом, без выставления счёта. Но для клиентов, которым нужен счёт для возмещения расходов:

Условия оплаты: При доставке. Счёт для целей учёта расходов.

Бизнес после перестройки предоплаты

С момента перестройки структуры предоплаты в конце 2019 года:

Изменение структуры предоплаты не просто защитило денежный поток. Оно отфильтровало клиентов. Люди, которые не готовы внести предоплату, не имеют финансовой готовности довести до конца крупный контракт на мероприятие.

Что InvoiceFlow делает для кейтеринговых компаний

Биллинг кейтеринга включает счета на свадьбы и мероприятия с многоэтапными структурами предоплаты, корпоративный кейтеринг с net-30 на остаток, кейтеринг с доставкой с оплатой в день поставки и корпоративные поля PO. InvoiceFlow справляется со всем этим из одного Android-приложения — повторяющиеся счета для корпоративных аккаунтов, биллинг предоплат с политикой отмены и примечания о корректировке числа гостей, которые делают счета кейтеринга точными.

Скачайте InvoiceFlow. Встройте структуру предоплаты в шаблон счёта. Установите срок оплаты остатка до мероприятия. Предоплата защищает ваши затраты на продукты. Остаток до мероприятия устраняет риск сбора оплаты после него.

Присцилла Джеймс — владелица Magnolia Catering в Атланте, штат Джорджия, предоставляющей кейтеринг полного цикла для свадеб, корпоративных мероприятий, частных торжеств и благотворительных гала-вечеров.