Invoice Flow app icon Invoice Flow management App holen
DE

Die Hochzeit, die mein Catering-Unternehmen fast beendet hätte

Von Priscilla James, Inhaberin eines Catering-Unternehmens — Atlanta, GA

Ich habe Magnolia Catering 2015 gegründet. Bis 2019 richteten wir 80 Veranstaltungen pro Jahr aus — Hochzeiten, Firmendinner, Abschlussfeiern, Wohltätigkeitsgalas. Das Geschäft hatte echten Schwung. Ich hatte drei Vollzeitkräfte und einen Pool von acht regelmäßigen Teilzeit-Servicekräften und Küchenmitarbeitern.

Dann kam der August 2019. Eine Samstagshochzeit, 160 Gäste, voller Service inklusive Fünf-Gänge-Dinner, zwei Bars und einem Dessertbuffet. Wir haben perfekt gearbeitet — die Mutter der Kundin sagte mir, es sei das beste Hochzeitsessen gewesen, das sie je hatte. Zwölf Wochen später war die Rechnung noch unbezahlt. Vierzehn Wochen: unbezahlt. Sechzehn Wochen: Die Kundin reagierte nicht mehr auf E-Mails.

Die Rechnung belief sich auf 14.800 $. Meine Lebensmittelkosten für die Veranstaltung lagen bei 6.100 $. Meine Arbeitskosten bei 2.400 $. Meine Nettomarge für die Veranstaltung hätte bei Bezahlung etwa 6.300 $ betragen. Wenn nicht bezahlt — was der Fall war — betrug mein Nettoverlust 8.500 $.

Ich beauftragte einen Inkasso-Anwalt. Wir trieben nach vierzehn Monaten 4.200 $ ein, bei 1.800 $ Anwaltskosten. Nettorückgewinnung: 2.400 $ aus einer Rechnung über 14.800 $.

Die Ursache war kein Betrug der Kundin. Das Paar hatte nach der Hochzeit echte finanzielle Schwierigkeiten. Die Ursache war meine Anzahlungsstruktur: Ich hatte eine Anzahlung von 2.000 $ bei einem Auftrag über 14.800 $ eingezogen. Die Anzahlung deckte weniger als 14 % der Veranstaltungskosten. Ich hatte im Grunde 12.800 $ an unbesichertem Kredit an Kunden vergeben, die ich zweimal getroffen hatte.

Die Neugestaltung der Anzahlungsstruktur

Nach dem Verlust bei der Hochzeit habe ich die Anzahlungen für jeden Veranstaltungstyp neu aufgebaut:

Neue Anzahlungsrichtlinie:

Die entscheidende Änderung: Restbetrag fällig vor der Veranstaltung, nicht danach. Diese eine Änderung eliminierte das Inkassorisiko nach der Veranstaltung vollständig. Das einzige Geld, das nach der Veranstaltung noch im Risiko steht, ist der verbleibende Restbetrag — und der wird bezahlt, bevor die Veranstaltung stattfindet.

Die Rechnungsstruktur für Hochzeitscatering

Rechnungs-PDF für eine Firmengala, erstellt mit der Invoice Flow app im Template Professional — Caterer-Briefkopf, Catering-Positionen pro Gast, Personal und Mietartikel sowie die verrechnete Anzahlung in GBP
Dieselbe Veranstaltung als beschaffungsreifes PDF, das deren Kreditorenbuchhaltung ohne Rückfrage verarbeitet.

Veranstaltungs-Catering — [Kundenname] — [Veranstaltungsdatum]:

Das gestaffelte Stornierungskonzept — unterschiedliche Bedingungen für unterschiedliche Stornierungsfristen — bietet den Kunden Flexibilität und schützt gleichzeitig das Unternehmen bei kurzfristigen Absagen.

Rechnungen für Firmen-Catering

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Caterers – Canapés und Tellergericht pro Gast, Servicepersonalstunden, Equipment- und Barmiete, Koordinationsgebühr und angerechnete Anzahlung
Essen pro Gast, Personalstunden, Mieten, angerechnete Anzahlung – eine 15.000-£-Veranstaltung, bei der nichts verborgen bleibt.

Firmenkunden haben eine andere Zahlungsdynamik — sie können netto 30 Tage zahlen, benötigen aber ein professionelles Rechnungsformat:

Firmen-Catering — [Firmenname] — [Datum]:

Firmenkunden erhalten netto 30 Tage auf den Restbetrag — sie würden keinen Anbieter beauftragen, der vollständige Vorauszahlung verlangt. Die 30 % Anzahlung schützt die Investition in Lebensmittel- und Arbeitskosten.

Rechnungen für Buffet- und Liefercatering

Dokumente eines Cateringunternehmens in der Invoice Flow app – eine Firmengala per Anzahlung, ein Hochzeitsempfang per Anzahlung, ein wöchentliches Büro-Lunch-Konto und eine bezahlte Veranstaltung
Galas, Hochzeiten, feste Büro-Konten – jede Veranstaltung und ihre Anzahlung auf einem Bildschirm.

Einfachere Veranstaltungen ohne Full-Service:

Catering-Lieferung — [Kundenname] — [Datum]:

Liefercatering wird bei Lieferung bezahlt — bar oder digital, keine Rechnungsstellung erforderlich. Aber für Kunden, die eine Rechnung zur Kostenerstattung benötigen:

Zahlungsbedingungen: Fällig bei Lieferung. Rechnung zu Zwecken der Kostenabrechnung.

Das Geschäft nach der Neugestaltung der Anzahlungen

Seit der Neugestaltung der Anzahlungsstruktur Ende 2019:

Die Änderung der Anzahlungsstruktur schützte nicht nur den Cashflow. Sie filterte auch die Kunden. Menschen, die sich nicht zu einer Anzahlung verpflichten wollen, haben nicht die finanzielle Bindung, um einen großen Veranstaltungsvertrag durchzuziehen.

Was InvoiceFlow für Catering-Unternehmen leistet

Die Catering-Abrechnung umfasst Hochzeits- und Veranstaltungsrechnungen mit mehrstufigen Anzahlungsstrukturen, Firmen-Catering mit netto 30 Tage auf den Restbetrag, Liefercatering mit Zahlung am Liefertag und PO-Felder für Geschäftskunden. InvoiceFlow bewältigt all dies aus einer einzigen Android-App — wiederkehrende Rechnungen für Firmenkunden, Anzahlungsabrechnung mit Stornierungsrichtlinie und die Hinweise zur Anpassung der Gästezahl, die Catering-Rechnungen präzise machen.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Bauen Sie die Anzahlungsstruktur in die Rechnungsvorlage ein. Legen Sie die Fälligkeit des Restbetrags vor der Veranstaltung fest. Die Anzahlung schützt Ihre Lebensmittelkosten. Der Restbetrag vor der Veranstaltung eliminiert das Inkassorisiko nach der Veranstaltung.

Priscilla James ist Inhaberin von Magnolia Catering in Atlanta, Georgia, und bietet Full-Service-Catering für Hochzeiten, Firmenveranstaltungen, private Feiern und Wohltätigkeitsgalas.