Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hanki sovellus
FI

Hääjuhla, joka melkein lopetti pitopalveluyritykseni

Kirjoittanut Priscilla James, pitopalveluyrityksen omistaja — Atlanta, GA

Perustin Magnolia Cateringin vuonna 2015. Vuoteen 2019 mennessä teimme 80 tapahtumaa vuodessa — häitä, yritysillallisia, valmistujaisjuhlia, hyväntekeväisyysgaaloja. Yrityksellä oli todellista vauhtia. Minulla oli kolme kokoaikaista työntekijää ja kahdeksan säännöllisen osa-aikaisen tarjoilijan ja keittiötyöntekijän joukko.

Sitten tuli elokuu 2019. Lauantain hääjuhla, 160 vierasta, täysi palvelu mukaan lukien viiden ruokalajin illallinen, kaksi baaria ja jälkiruokapöytä. Toteutimme kaiken täydellisesti — asiakkaan äiti sanoi minulle, että se oli parasta hääruokaa, mitä hän oli koskaan maistanut. Kaksitoista viikkoa myöhemmin lasku oli edelleen maksamatta. Neljätoista viikkoa: maksamatta. Kuusitoista viikkoa: asiakas lakkasi vastaamasta sähköposteihin.

Lasku oli 14 800 €. Ruokakustannukseni tapahtumaan oli 6 100 €. Työvoimakustannukseni oli 2 400 €. Nettokate tapahtumasta, jos se olisi maksettu, olisi ollut noin 6 300 €. Jos ei maksettu — mikä oli lopputulos — nettotappioni oli 8 500 €.

Palkkasin perintäjuristin. Saimme takaisin 4 200 € neljäntoista kuukauden jälkeen ja 1 800 € meni asianajajapalkkioihin. Nettotakaisinperintä: 2 400 € 14 800 euron laskusta.

Perimmäinen syy ei ollut asiakaspetos. Pariskunnalla oli aidosti taloudellisia vaikeuksia häiden jälkeen. Perimmäinen syy oli ennakkomaksurakenteeni: olin kerännyt 2 000 € ennakkomaksun 14 800 euron toimeksiannosta. Ennakkomaksu kattoi alle 14 % tapahtuman kustannuksesta. Olin käytännössä myöntänyt 12 800 € vakuudetonta luottoa asiakkaille, jotka olin tavannut kahdesti.

Ennakkomaksurakenteen uudelleenrakentaminen

Häätappion jälkeen rakensin ennakkomaksut uudelleen jokaista tapahtumatyyppiä varten:

Uusi ennakkomaksukäytäntö:

Ratkaiseva muutos: loppusaldo erääntyy ennen tapahtumaa, ei sen jälkeen. Tämä yksi muutos poisti tapahtuman jälkeisen perintäriskin kokonaan. Ainoa tapahtuman jälkeen riskissä oleva raha on jäljellä oleva saldo — joka maksetaan ennen kuin tapahtuma tapahtuu.

Hääpitopalvelun laskun rakenne

Yritysgaalan lasku-PDF, jonka Invoice Flow app loi Professional-mallilla — pitopalvelun kirjelomake, vieraskohtaiset cateringrivit, henkilöstö ja vuokraukset sekä sovellettu ennakko GBP:ssä
Sama tapahtuma hankintavalmiina PDF:nä, jonka heidän ostoreskontransa käsittelee ilman jälkikyselyä.

Tapahtumapitopalvelu — [Asiakkaan nimi] — [Tapahtuman päivämäärä]:

Peruutuskäytännön porrastus — erilaiset ehdot eri peruutusikkunoille — antaa asiakkaille joustavuutta samalla, kun se suojaa liiketoimintaa viime hetken peruutuksilta.

Yrityspitopalvelun laskut

Invoice Flow app -laskueditori pitopalvelulta — canapét ja lautasannokset vierasta kohti, tarjoiluhenkilöstön tunnit, laite- ja baarivuokra, koordinointimaksu ja ennakko sovellettuna
Vieraskohtainen ruoka, henkilöstötunnit, vuokrat, ennakko sovellettuna — 15 000 £:n tapahtuma ilman piilotettua.

Yritysasiakkailla on erilainen maksudynamiikka — he voivat toimia netto-30-ehdolla, mutta he tarvitsevat ammattimaisen laskuformaatin:

Yrityspitopalvelu — [Yrityksen nimi] — [Päivämäärä]:

Yritysasiakkaat saavat netto-30-ehdon loppusaldolle — he eivät hyväksy toimittajaa, joka vaatii täyttä ennakkomaksua. 30 %:n ennakkomaksu suojaa ruoka- ja työvoimakustannusinvestoinnin.

Buffet- ja nouto-/toimituspitopalvelun laskut

Invoice Flow app -dokumentit pitopalveluyritykseltä — yritysgaala ennakolla, hääjuhla ennakolla, viikoittainen toimistolounastili ja maksettu tapahtuma
Gaalat, häät, jatkuvat toimistotilit — jokainen tapahtuma ja sen ennakko yhdellä näytöllä.

Yksinkertaisemmat tapahtumat ilman täyttä palvelua:

Pitopalvelun toimitus — [Asiakkaan nimi] — [Päivämäärä]:

Toimituspitopalvelu maksetaan toimituksen yhteydessä — käteinen tai digitaalinen maksu, ei laskutusta vaadita. Mutta asiakkaille, jotka tarvitsevat laskun kulukorvausta varten:

Maksuehdot: Erääntyy toimituksen yhteydessä. Lasku kulukirjausta varten.

Liiketoiminta ennakkomaksurakenteen uudelleenrakentamisen jälkeen

Sen jälkeen kun rakensin ennakkomaksurakenteen uudelleen loppuvuodesta 2019:

Ennakkomaksurakenteen muutos ei vain suojannut kassavirtaa. Se myös suodatti asiakkaita. Ihmiset, jotka eivät sitoudu ennakkomaksuun, eivät ole taloudellisesti sitoutuneita viemään suurta tapahtumasopimusta loppuun.

Mitä InvoiceFlow tekee pitopalveluyrityksille

Pitopalvelun laskutukseen liittyy hää- ja tapahtumalaskuja monivaiheisilla ennakkomaksurakenteilla, yrityspitopalvelua netto-30-ehdolla loppusaldolle, toimituspitopalvelua saman päivän maksulla ja yritysten PO-kenttiä. InvoiceFlow hoitaa kaikki nämä yhdestä Android-sovelluksesta — toistuvat laskut yritystileille, ennakkomaksulaskutus peruutuskäytäntöineen ja vierasmäärän mukautusmuistiinpanot, jotka tekevät pitopalvelulaskuista tarkkoja.

Lataa InvoiceFlow. Rakenna ennakkomaksurakenne laskupohjaan. Aseta loppusaldo erääntymään ennen tapahtumaa. Ennakkomaksu suojaa ruokakustannuksesi. Loppusaldo ennen tapahtumaa poistaa tapahtuman jälkeisen perintäriskin.

Priscilla James on Magnolia Cateringin omistaja Atlantassa, Georgiassa. Yritys tarjoaa täyden palvelun pitopalvelua häihin, yritystapahtumiin, sosiaalisiin juhliin ja hyväntekeväisyysgaaloihin.