Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Bryllupet som nesten avsluttet cateringbedriften min

Av Priscilla James, eier av cateringselskap — Atlanta, GA

Jeg grunnla Magnolia Catering i 2015. I 2019 hadde vi 80 arrangementer per år — bryllup, bedriftsmiddager, avslutningsfester, veldedighetsgallaer. Bedriften hadde ekte fremdrift. Jeg hadde tre heltidsansatte og en pool på åtte faste deltidsservitører og kjøkkenpersonale.

Så kom august 2019. Et bryllup på en lørdag, 160 gjester, fullservice inkludert en femretters middag, to barer og et dessertbord. Vi gjennomførte perfekt — brudens mor sa til meg at det var den beste bryllupsmaten hun noen gang hadde smakt. Tolv uker senere var fakturaen fortsatt ubetalt. Fjorten uker: ubetalt. Seksten uker: kunden sluttet å svare på e-post.

Fakturaen var på 148 000 kr. Matkostnaden min for arrangementet var 61 000 kr. Arbeidskostnaden min var 24 000 kr. Nettomarginen min på arrangementet, hvis betalt, ville vært omtrent 63 000 kr. Hvis ikke betalt — som er det som skjedde — var nettotapet mitt 85 000 kr.

Jeg engasjerte en inkassoadvokat. Vi fikk tilbake 42 000 kr etter fjorten måneder og 18 000 kr i advokatsalær. Netto tilbakebetalt: 24 000 kr av en faktura på 148 000 kr.

Grunnårsaken var ikke kundesvindel. Paret hadde reelle økonomiske problemer etter bryllupet. Grunnårsaken var depositumsstrukturen min: Jeg hadde krevd inn et depositum på 20 000 kr på et oppdrag på 148 000 kr. Depositumet dekket mindre enn 14 % av arrangementskostnaden. Jeg hadde i praksis gitt 128 000 kr i usikret kreditt til kunder jeg hadde møtt to ganger.

Gjenoppbygging av depositumsstrukturen

Etter bryllupstapet bygde jeg om depositumene på tvers av alle arrangementstyper:

Ny depositumspolicy:

Den avgjørende endringen: restbeløp forfaller før arrangementet, ikke etter. Denne ene endringen eliminerte risikoen for innkreving etter arrangementet fullstendig. De eneste pengene i faresonen etter arrangementet er det gjenværende restbeløpet — som betales før arrangementet finner sted.

Fakturastrukturen for bryllupscatering

Fakturaen-PDF for en bedriftsgalla generert av Invoice Flow app med Professional-malen – catering-brevhode, catering-linjer per gjest, personale og utleie og depositumet trukket fra i GBP
Samme arrangement som en innkjøpsklar PDF som deres leverandørgjeld behandler uten oppfølging.

Arrangementscatering — [Kundenavn] — [Arrangementsdato]:

Den graderte kanselleringspolicyen — ulike vilkår for ulike kanselleringsvinduer — gir kundene fleksibilitet samtidig som den beskytter bedriften mot kanselleringer i siste liten.

Fakturaer for bedriftscatering

Invoice Flow app fakturaeditor for en cateringtjeneste — kanapeer og servert middag per gjest, timer for serviceansatte, utstyrs- og barleie, koordineringsgebyr og depositum trukket fra
Mat per gjest, personaltimer, leie, depositumet trukket fra — et arrangement på £15k uten noe skjult.

Bedriftskunder har annen betalingsdynamikk — de kan håndtere netto 30 dager, men de trenger et profesjonelt fakturaformat:

Bedriftscatering — [Selskapsnavn] — [Dato]:

Bedriftskunder får netto 30 dager på restbeløpet — de vil ikke godkjenne en leverandør som krever full forhåndsbetaling. Depositumet på 30 % beskytter investeringen i mat- og arbeidskostnader.

Fakturaer for buffé- og henteservering

Dokumenter i Invoice Flow app for et cateringfirma — en bedriftsgalla på depositum, en bryllupsmiddag på depositum, en fast ukentlig kontorlunsjkonto og et betalt arrangement
Gallaer, bryllup, faste kontorkontoer — hvert arrangement og dets depositum på én skjerm.

Enklere arrangementer uten fullservice:

Cateringlevering — [Kundenavn] — [Dato]:

Henteservering betales ved levering — kontant eller digital betaling, ingen fakturering nødvendig. Men for kunder som trenger en faktura for utgiftsrefusjon:

Betalingsvilkår: Forfaller ved levering. Faktura for utgiftsrapportering.

Bedriften etter gjenoppbyggingen av depositumsstrukturen

Siden gjenoppbyggingen av depositumsstrukturen på slutten av 2019:

Endringen i depositumsstrukturen beskyttet ikke bare kontantstrømmen. Den filtrerte kundene. Folk som ikke vil forplikte seg til et depositum, har ikke den økonomiske forpliktelsen til å følge opp en stor arrangementskontrakt.

Hva InvoiceFlow gjør for cateringselskaper

Cateringfakturering innebærer bryllups- og arrangementsfakturaer med flertrinns depositumsstrukturer, bedriftscatering med netto 30 dager på restbeløpet, henteservering med betaling samme dag, og PO-felt for bedrifter. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app — gjentakende fakturaer for bedriftskontoer, depositumsfakturering med kanselleringspolicy, og merknadene om justering av gjestetall som gjør cateringfakturaer nøyaktige.

Last ned InvoiceFlow. Bygg depositumsstrukturen inn i fakturamalen. Sett restbeløpet til å forfalle før arrangementet. Depositumet beskytter matkostnaden din. Restbeløpet før arrangementet eliminerer risikoen for innkreving etter arrangementet.

Priscilla James er eier av Magnolia Catering i Atlanta, Georgia, som tilbyr fullservice-catering for bryllup, bedriftsarrangementer, private feiringer og veldedighetsgallaer.