Invoice Flow app icon Invoice Flow management Descarcă aplicația
RO

Nunta care aproape mi-a distrus firma de catering

De Priscilla James, proprietară de firmă de catering — Atlanta, GA

Am fondat Magnolia Catering în 2015. Până în 2019 făceam 80 de evenimente pe an — nunți, cine corporative, petreceri de absolvire, gale caritabile. Afacerea avea un avânt real. Aveam trei angajați cu normă întreagă și un grup de opt chelneri și personal de bucătărie cu jumătate de normă, în mod regulat.

Apoi a venit august 2019. O nuntă de sâmbătă, 160 de invitați, serviciu complet, incluzând o cină în cinci feluri, două baruri și o masă cu deserturi. Am executat perfect — mama clientei mi-a spus că a fost cea mai bună mâncare de nuntă pe care o gustase vreodată. Douăsprezece săptămâni mai târziu, factura rămânea neplătită. Paisprezece săptămâni: neplătită. Șaisprezece săptămâni: clienta a încetat să mai răspundă la e-mailuri.

Factura era de 14.800 €. Costul meu cu alimentele pentru eveniment a fost de 6.100 €. Costul cu forța de muncă a fost de 2.400 €. Marja mea netă pe eveniment, dacă ar fi fost plătită, ar fi fost de aproximativ 6.300 €. Dacă nu era plătită — ceea ce s-a întâmplat — pierderea mea netă era de 8.500 €.

Am angajat un avocat pentru recuperarea creanțelor. Am recuperat 4.200 € după paisprezece luni și 1.800 € onorariu de avocat. Recuperare netă: 2.400 € dintr-o factură de 14.800 €.

Cauza principală nu a fost frauda clientei. Cuplul a avut dificultăți financiare reale după nuntă. Cauza principală a fost structura mea de avans: colectasem un avans de 2.000 € la un angajament de 14.800 €. Avansul acoperea mai puțin de 14% din costul evenimentului. Practic acordasem un credit negarantat de 12.800 € unor clienți pe care îi întâlnisem de două ori.

Reconstruirea structurii de avans

După pierderea de la nuntă, am reconstruit avansurile pentru fiecare tip de eveniment:

Noua politică de avans:

Modificarea esențială: soldul scadent înainte de eveniment, nu după. Această singură schimbare a eliminat complet riscul de colectare de după eveniment. Singurii bani expuși riscului după eveniment sunt soldul rămas — care este plătit înainte de desfășurarea evenimentului.

Structura facturii de catering pentru nuntă

Factură PDF pentru o gală corporate generată de aplicația Invoice Flow cu șablonul Professional — antet de firmă de catering, linii de catering per invitat, personal și închirieri și avansul aplicat în GBP
Același eveniment ca un PDF pregătit pentru achiziții, pe care departamentul lor de plăți îl procesează fără vreo revenire.

Catering eveniment — [Nume client] — [Data evenimentului]:

Gradientul politicii de anulare — termeni diferiți pentru ferestre diferite de anulare — oferă clienților flexibilitate, protejând în același timp afacerea în cazul anulărilor de ultim moment.

Facturi de catering corporativ

Editorul de facturi din Invoice Flow app al unui firmă de catering — aperitive și cină servită per invitat, ore de personal de servire, echipament și închiriere de bar, taxă de coordonare și avans aplicat
Mâncare per invitat, ore de personal, închirieri, avansul aplicat — un eveniment de 15.000 £ fără nimic ascuns.

Clienții corporativi au dinamici de plată diferite — pot lucra pe net-30, dar au nevoie de un format profesional de factură:

Catering corporativ — [Nume companie] — [Data]:

Clienții corporativi primesc net-30 pentru sold — nu vor aproba un furnizor care cere plata integrală în avans. Avansul de 30% protejează investiția în costul cu alimentele și forța de muncă.

Facturi de catering tip bufet și livrare (drop-off)

Documentele din Invoice Flow app ale unei companii de catering — o gală corporativă pe depozit, o recepție de nuntă pe depozit, un cont săptămânal de prânz de birou și un eveniment plătit
Gale, nunți, conturi permanente de birou — fiecare eveniment și depozitul său pe un singur ecran.

Evenimente mai simple, fără serviciu complet:

Catering livrare (drop-off) — [Nume client] — [Data]:

Cateringul cu livrare se plătește la livrare — numerar sau plată digitală, fără facturare necesară. Dar pentru clienții care au nevoie de o factură pentru decontarea cheltuielilor:

Termeni de plată: Scadent la livrare. Factură emisă în scop de raportare a cheltuielilor.

Afacerea după reconstruirea structurii de avans

De la reconstruirea structurii de avans, la sfârșitul anului 2019:

Schimbarea structurii de avans nu a protejat doar fluxul de numerar. A filtrat clienții. Oamenii care nu se angajează la un avans nu au angajamentul financiar necesar pentru a-și onora un contract de eveniment mare.

Ce face InvoiceFlow pentru firmele de catering

Facturarea în catering implică facturi de nuntă și eveniment cu structuri de avans în mai multe etape, catering corporativ cu net-30 pentru sold, catering cu livrare și plată în ziua evenimentului, precum și câmpuri PO pentru clienți enterprise. InvoiceFlow gestionează toate acestea dintr-o singură aplicație Android — facturi recurente pentru conturi corporative, facturare cu avans și politică de anulare, precum și notele de ajustare a numărului de invitați care fac facturile de catering exacte.

Descarcă InvoiceFlow. Integrează structura de avans în șablonul de factură. Setează soldul scadent înainte de eveniment. Avansul îți protejează costul cu alimentele. Soldul înainte de eveniment elimină riscul de colectare de după eveniment.

Priscilla James este proprietara Magnolia Catering din Atlanta, Georgia, oferind catering cu serviciu complet pentru nunți, evenimente corporative, celebrări sociale și gale caritabile.