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私のケータリング事業を危うく終わらせかけた結婚式

Priscilla James、ケータリング会社オーナー — ジョージア州アトランタ

私は2015年にMagnolia Cateringを創業しました。2019年までには年間80件のイベント——結婚式、企業ディナー、卒業パーティー、非営利団体の祝賀会——を手がけるようになっていました。事業には確かな勢いがありました。フルタイムのスタッフが3名、そして常勤に近いパートタイムのサーバーとキッチンスタッフが8名いました。

そして2019年8月のことが起きました。土曜日の結婚式、160名、5コースのディナー、2つのバー、デザートテーブルを含むフルサービス。私たちは完璧に遂行しました——クライアントの母親は、これまで食べた結婚式の料理の中で最高だと私に言ってくれました。12週間後、請求書は未払いのままでした。14週間後：未払い。16週間後：クライアントはメールに返信しなくなりました。

請求額は14,800ドルでした。このイベントの食材原価は6,100ドル、人件費は2,400ドルでした。支払われていれば、このイベントの純利益はおよそ6,300ドルになるはずでした。支払われなければ——そして実際にそうなったのですが——私の純損失は8,500ドルでした。

私は債権回収を専門とする弁護士を雇いました。14か月後に4,200ドルを回収し、弁護士費用に1,800ドルを支払いました。純回収額：14,800ドルの請求書から2,400ドル。

根本原因はクライアントの詐欺ではありませんでした。その夫婦は結婚式後に本当の財政的困難に陥っていたのです。根本原因は私のデポジット構造でした。14,800ドルの契約に対して、私は2,000ドルのデポジットしか集めていなかったのです。デポジットはイベント費用の14%未満しかカバーしていませんでした。私は事実上、2度しか会ったことのないクライアントに12,800ドルの無担保信用を供与していたのです。

デポジット構造の再構築

この結婚式での損失の後、私はすべてのイベントタイプにわたってデポジットを再構築しました。

新しいデポジットポリシー：

決定的な変更：残額はイベント後ではなくイベント前に支払う。この1つの変更だけで、イベント後の回収リスクは完全になくなりました。イベント後にリスクにさらされる金額は残額のみですが——それはイベントが行われる前に支払われるのです。

結婚式ケータリングの請求書構造

Invoice Flow app が Professional テンプレートで生成した企業ガラの請求書PDF。ケータリング業者のレターヘッド、ゲスト単位のケータリング明細、スタッフとレンタル、GBPで適用したデポジット
同じイベントを、先方の買掛担当が追加確認なしで処理できる調達対応PDFに。

イベントケータリング — [クライアント名] — [イベント日]：

キャンセルポリシーの段階設定——キャンセルの時期によって異なる条件——は、直前のキャンセルから事業を守りつつ、クライアントに柔軟性を提供します。

企業ケータリングの請求書

Invoice Flow app の請求書エディタ。ケータリング業者のゲスト単位のカナッペと着席ディナー、サービススタッフ時間、機材とバーレンタル、コーディネート料、着手金の適用
ゲスト単位の料理、スタッフ時間、レンタル、着手金の適用 — 隠しなしの£15kのイベント。

法人クライアントは異なる支払いのダイナミクスを持ちます——ネット30（30日払い）に対応できますが、プロフェッショナルな請求書フォーマットを必要とします。

企業ケータリング — [会社名] — [日付]：

法人クライアントには残額についてネット30を提供します——完全前払いを要求するベンダーを承認することはないからです。30%のデポジットが食材と人件費への投資を保護します。

ビュッフェおよびドロップオフ・ケータリングの請求書

ケータリング会社のInvoice Flow app書類 — デポジット済みの企業ガラ、デポジット済みの結婚披露宴、週次のオフィスランチ口座、入金済みのイベント
ガラ、結婚式、定例オフィス口座 — 各イベントとそのデポジットを1画面に。

フルサービスのないシンプルなイベント：

ケータリング・ドロップオフ — [クライアント名] — [日付]：

ドロップオフ・ケータリングは配達時に支払われます——現金またはデジタル決済で、請求書は不要です。ただし経費精算のために請求書を必要とするクライアントには：

支払い条件：配達時に支払い。経費報告目的の請求書。

デポジット再構築後の事業

2019年末にデポジット構造を再構築して以来：

デポジット構造の変更はキャッシュフローを守っただけではありません。それはクライアントをふるいにかけました。デポジットにコミットしない人は、大規模なイベント契約を最後までやり遂げる財務的コミットメントを持っていないのです。

InvoiceFlowがケータリング会社にもたらすもの

ケータリングの請求には、多段階のデポジット構造を持つ結婚式・イベントの請求書、残額をネット30とする企業ケータリング、当日払いのドロップオフ・ケータリング、そして企業のPOフィールドが関わります。InvoiceFlowはこれらすべてを1つのAndroidアプリから扱えます——法人アカウントの継続請求書、キャンセルポリシー付きのデポジット請求、そしてケータリングの請求書を正確にするゲスト数調整の注記。

InvoiceFlowをダウンロードしましょう。デポジット構造を請求書テンプレートに組み込みます。残額をイベント前に支払うよう設定します。デポジットが食材原価を保護します。イベント前の残額がイベント後の回収リスクをなくします。

Priscilla Jamesは、ジョージア州アトランタのMagnolia Cateringのオーナーであり、結婚式、企業イベント、社交行事、非営利団体の祝賀会向けにフルサービスケータリングを提供しています。