Invoice Flow app icon Invoice Flow management Κατέβασε την εφαρμογή
EL

Ο Γάμος που Παραλίγο να Τελειώσει την Επιχείρηση Catering μου

Από την Priscilla James, Ιδιοκτήτρια Εταιρείας Catering — Ατλάντα, GA

Ίδρυσα την Magnolia Catering το 2015. Μέχρι το 2019 κάναμε 80 εκδηλώσεις τον χρόνο — γάμους, εταιρικά δείπνα, πάρτι αποφοίτησης, gala μη κερδοσκοπικών οργανισμών. Η επιχείρηση είχε πραγματική ορμή. Είχα τρία άτομα πλήρους απασχόλησης και μια δεξαμενή οκτώ τακτικών σερβιτόρων και μαγείρων μερικής απασχόλησης.

Μετά ήρθε ο Αύγουστος του 2019. Ένας γάμος Σαββάτου, 160 καλεσμένοι, πλήρες σέρβις που περιλάμβανε δείπνο πέντε πιάτων, δύο μπαρ και τραπέζι γλυκών. Το εκτελέσαμε άψογα — η μητέρα της πελάτισσας μου είπε ότι ήταν το καλύτερο φαγητό γάμου που είχε φάει ποτέ. Δώδεκα εβδομάδες αργότερα, το τιμολόγιο παρέμενε απλήρωτο. Δεκατέσσερις εβδομάδες: απλήρωτο. Δεκαέξι εβδομάδες: η πελάτισσα σταμάτησε να απαντά στα email.

Το τιμολόγιο ήταν 14.800 €. Το κόστος φαγητού μου για την εκδήλωση ήταν 6.100 €. Το κόστος εργασίας μου ήταν 2.400 €. Το καθαρό μου περιθώριο για την εκδήλωση, αν πληρωνόταν, θα ήταν περίπου 6.300 €. Αν δεν πληρωνόταν — που είναι αυτό που συνέβη — η καθαρή μου ζημιά ήταν 8.500 €.

Προσέλαβα δικηγόρο εισπράξεων. Ανακτήσαμε 4.200 € μετά από δεκατέσσερις μήνες και 1.800 € σε δικηγορικά έξοδα. Καθαρή ανάκτηση: 2.400 € από τιμολόγιο 14.800 €.

Η βασική αιτία δεν ήταν απάτη του πελάτη. Το ζευγάρι είχε πραγματικές οικονομικές δυσκολίες μετά τον γάμο. Η βασική αιτία ήταν η δομή προκαταβολής μου: είχα εισπράξει προκαταβολή 2.000 € για μια δέσμευση 14.800 €. Η προκαταβολή κάλυπτε λιγότερο από το 14% του κόστους της εκδήλωσης. Ουσιαστικά είχα δώσει 12.800 € σε ακάλυπτη πίστωση σε πελάτες που είχα συναντήσει δύο φορές.

Ανοικοδομώντας τη Δομή Προκαταβολής

Μετά την απώλεια του γάμου, ανοικοδόμησα τις προκαταβολές σε κάθε τύπο εκδήλωσης:

Νέα Πολιτική Προκαταβολής:

Η κρίσιμη αλλαγή: υπόλοιπο πληρωτέο πριν την εκδήλωση, όχι μετά. Αυτή η μόνη αλλαγή εξάλειψε εντελώς τον κίνδυνο είσπραξης μετά την εκδήλωση. Τα μόνα χρήματα σε κίνδυνο μετά την εκδήλωση είναι το εναπομείναν υπόλοιπο — το οποίο πληρώνεται πριν πραγματοποιηθεί η εκδήλωση.

Η Δομή Τιμολογίου Catering Γάμου

Τιμολόγιο PDF εταιρικής γκαλά δημιουργημένο από την εφαρμογή Invoice Flow app με το πρότυπο Professional — επιστολόχαρτο catering, γραμμές catering ανά καλεσμένο, προσωπικό και ενοικιάσεις και η προκαταβολή εφαρμοσμένη σε GBP
Η ίδια εκδήλωση ως PDF έτοιμο για προμήθειες που το λογιστήριό τους επεξεργάζεται χωρίς follow-up.

Catering Εκδήλωσης — [Όνομα Πελάτη] — [Ημερομηνία Εκδήλωσης]:

Η διαβάθμιση της πολιτικής ακύρωσης — διαφορετικοί όροι για διαφορετικά χρονικά παράθυρα ακύρωσης — παρέχει στους πελάτες ευελιξία ενώ προστατεύει την επιχείρηση από ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής.

Τιμολόγια Εταιρικού Catering

Επεξεργαστής τιμολογίων της εφαρμογής Invoice Flow ενός catering — canapés και σερβιρισμένο δείπνο ανά καλεσμένο, ώρες προσωπικού σέρβις, ενοικίαση εξοπλισμού και bar, τέλος συντονισμού και προκαταβολή εφαρμοσμένη
Φαγητό ανά καλεσμένο, ώρες προσωπικού, ενοικιάσεις, η προκαταβολή εφαρμοσμένη — μια εκδήλωση £15k χωρίς τίποτα κρυμμένο.

Οι εταιρικοί πελάτες έχουν διαφορετική δυναμική πληρωμών — μπορούν να κάνουν net-30, αλλά χρειάζονται επαγγελματική μορφή τιμολογίου:

Εταιρικό Catering — [Όνομα Εταιρείας] — [Ημερομηνία]:

Οι εταιρικοί πελάτες παίρνουν net-30 στο υπόλοιπο — δεν θα εγκρίνουν έναν προμηθευτή που απαιτεί πλήρη προπληρωμή. Η προκαταβολή 30% προστατεύει την επένδυση σε κόστος φαγητού και εργασίας.

Τιμολόγια Buffet και Drop-Off Catering

Έγγραφα της εφαρμογής Invoice Flow μιας εταιρείας catering — ένα εταιρικό gala σε προκαταβολή, μια δεξίωση γάμου σε προκαταβολή, ένας εβδομαδιαίος λογαριασμός γευμάτων γραφείου και μια εξοφλημένη εκδήλωση
Galas, γάμοι, μόνιμοι λογαριασμοί γραφείου — κάθε εκδήλωση και η προκαταβολή της σε μία οθόνη.

Απλούστερες εκδηλώσεις χωρίς πλήρες σέρβις:

Catering Drop-Off — [Όνομα Πελάτη] — [Ημερομηνία]:

Το drop-off catering πληρώνεται κατά την παράδοση — μετρητά ή ψηφιακή πληρωμή, χωρίς ανάγκη τιμολόγησης. Αλλά για πελάτες που χρειάζονται τιμολόγιο για επιστροφή εξόδων:

Όροι Πληρωμής: Πληρωτέο κατά την παράδοση. Τιμολόγιο για σκοπούς αναφοράς εξόδων.

Η Επιχείρηση μετά την Ανοικοδόμηση της Προκαταβολής

Από την ανοικοδόμηση της δομής προκαταβολής στα τέλη του 2019:

Η αλλαγή στη δομή προκαταβολής δεν προστάτεψε μόνο τη ρευστότητα. Φιλτράρισε τους πελάτες. Άνθρωποι που δεν δεσμεύονται με προκαταβολή δεν έχουν την οικονομική δέσμευση να ολοκληρώσουν ένα μεγάλο συμβόλαιο εκδήλωσης.

Τι Κάνει το InvoiceFlow για τις Εταιρείες Catering

Η τιμολόγηση catering περιλαμβάνει τιμολόγια γάμων και εκδηλώσεων με δομές προκαταβολής πολλαπλών σταδίων, εταιρικό catering με net-30 στο υπόλοιπο, drop-off catering με πληρωμή την ημέρα, και εταιρικά πεδία PO. Το InvoiceFlow τα διαχειρίζεται όλα αυτά από μία εφαρμογή Android — επαναλαμβανόμενα τιμολόγια για εταιρικούς λογαριασμούς, τιμολόγηση προκαταβολής με πολιτική ακύρωσης, και τις σημειώσεις προσαρμογής αριθμού καλεσμένων που κάνουν ακριβή τα τιμολόγια catering.

Κατεβάστε το InvoiceFlow. Ενσωματώστε τη δομή προκαταβολής στο πρότυπο τιμολογίου. Ορίστε το υπόλοιπο πληρωτέο πριν την εκδήλωση. Η προκαταβολή προστατεύει το κόστος φαγητού σας. Το υπόλοιπο πριν την εκδήλωση εξαλείφει τον κίνδυνο είσπραξης μετά την εκδήλωση.

Η Priscilla James είναι ιδιοκτήτρια της Magnolia Catering στην Ατλάντα της Τζόρτζια, παρέχοντας catering πλήρους σέρβις για γάμους, εταιρικές εκδηλώσεις, κοινωνικές γιορτές και gala μη κερδοσκοπικών οργανισμών.