Invoice Flow app icon Invoice Flow management להורדת האפליקציה
HE

החתונה שכמעט חיסלה את עסק הקייטרינג שלי

מאת פריסילה ג’יימס, בעלת חברת קייטרינג — אטלנטה, ג’ורג’יה

הקמתי את Magnolia Catering בשנת 2015. עד 2019 עשינו 80 אירועים בשנה — חתונות, ארוחות ערב עסקיות, מסיבות סיום, גאלות של עמותות. לעסק היה מומנטום אמיתי. היו לי שלושה עובדים במשרה מלאה ומאגר של שמונה מלצרים ועובדי מטבח חלקיים קבועים.

ואז הגיע אוגוסט 2019. חתונה בשבת, 160 אורחים, שירות מלא כולל ארוחת ערב בת חמש מנות, שני ברים ושולחן קינוחים. ביצענו בצורה מושלמת — אמו של הלקוח אמרה לי שזה האוכל הכי טוב שאכלה בחתונה. שנים-עשר שבועות לאחר מכן, החשבונית עדיין לא שולמה. ארבעה-עשר שבועות: לא שולמה. שישה-עשר שבועות: הלקוח הפסיק להגיב לאימיילים.

החשבונית הייתה 14,800 ש”ח. עלות המזון שלי לאירוע הייתה 6,100 ש”ח. עלות העבודה הייתה 2,400 ש”ח. הרווח הנקי שלי מהאירוע, אילו שולם, היה כ-6,300 ש”ח. אם לא ישולם — וזה מה שקרה — ההפסד הנקי שלי היה 8,500 ש”ח.

שכרתי עורך דין לגבייה. גבינו 4,200 ש”ח לאחר ארבעה-עשר חודשים, ו-1,800 ש”ח בשכר טרחת עורך דין. גבייה נטו: 2,400 ש”ח מחשבונית של 14,800 ש”ח.

הסיבה השורשית לא הייתה הונאה של הלקוח. לזוג היו קשיים כלכליים אמיתיים לאחר החתונה. הסיבה השורשית הייתה מבנה המקדמה שלי: גביתי מקדמה של 2,000 ש”ח על התקשרות של 14,800 ש”ח. המקדמה כיסתה פחות מ-14% מעלות האירוע. למעשה הענקתי אשראי לא מובטח בסך 12,800 ש”ח ללקוחות שפגשתי פעמיים.

בנייה מחדש של מבנה המקדמה

לאחר ההפסד בחתונה, בניתי מחדש את המקדמות בכל סוגי האירועים:

מדיניות מקדמה חדשה:

השינוי הקריטי: יתרה לתשלום לפני האירוע, לא אחרי. השינוי היחיד הזה חיסל לחלוטין את סיכון הגבייה שלאחר האירוע. הכסף היחיד בסיכון לאחר האירוע הוא היתרה הנותרת — שמשולמת לפני שהאירוע מתרחש.

מבנה חשבונית קייטרינג לחתונה

חשבונית PDF לגאלה ארגונית שנוצרה באפליקציית Invoice Flow עם תבנית Professional — נייר מכתבים של קייטרינג, שורות קייטרינג לאורח, צוות והשכרות והמקדמה המיושמת ב-GBP
אותו אירוע כ-PDF מוכן לרכש שמחלקת הכספים שלהם מעבדת בלי פנייה חוזרת.

קייטרינג לאירוע — [שם הלקוח] — [תאריך האירוע]:

מדרג מדיניות הביטול — תנאים שונים לחלונות ביטול שונים — מעניק ללקוחות גמישות תוך הגנה על העסק מפני ביטולים ברגע האחרון.

חשבוניות קייטרינג עסקי

עורך החשבוניות של Invoice Flow app של קייטרינג — קנפה וארוחת ערב מוגשת לאורח, שעות צוות שירות, השכרת ציוד ובר, דמי תיאום ומקדמה שהוחלה
מזון לאורח, שעות צוות, השכרות, המקדמה שהוחלה — אירוע של £15k בלי שום דבר נסתר.

ללקוחות עסקיים יש דינמיקת תשלום שונה — הם יכולים לעבוד בשוטף+30, אך הם זקוקים לפורמט חשבונית מקצועי:

קייטרינג עסקי — [שם החברה] — [תאריך]:

לקוחות עסקיים מקבלים שוטף+30 על היתרה — הם לא יאשרו ספק שדורש תשלום מלא מראש. המקדמה של 30% מגנה על השקעת עלות המזון והעבודה.

חשבוניות קייטרינג ביתי ומשלוחים (Drop-Off)

מסמכי Invoice Flow של חברת קייטרינג — גאלה ארגונית במקדמה, קבלת פנים לחתונה במקדמה, חשבון ארוחות צהריים משרדי שבועי ואירוע ששולם
גאלות, חתונות, חשבונות משרד קבועים — כל אירוע והמקדמה שלו במסך אחד.

אירועים פשוטים יותר ללא שירות מלא:

משלוח קייטרינג — [שם הלקוח] — [תאריך]:

קייטרינג במשלוח משולם במסירה — מזומן או תשלום דיגיטלי, ללא צורך בחשבונית. אך עבור לקוחות הזקוקים לחשבונית לצורך החזר הוצאות:

תנאי תשלום: לתשלום במסירה. חשבונית לצורכי דיווח הוצאות.

העסק לאחר בניית המקדמה מחדש

מאז בניית מבנה המקדמה מחדש בסוף 2019:

שינוי מבנה המקדמה לא רק הגן על תזרים המזומנים. הוא סינן לקוחות. אנשים שאינם מוכנים להתחייב למקדמה אינם בעלי המחויבות הכלכלית להשלים חוזה אירוע גדול.

מה InvoiceFlow עושה עבור חברות קייטרינג

חיוב קייטרינג כולל חשבוניות חתונה ואירוע עם מבני מקדמה רב-שלביים, קייטרינג עסקי עם שוטף+30 על היתרה, קייטרינג במשלוח עם תשלום ביום האירוע, ושדות הזמנת רכש ארגוניים. InvoiceFlow מטפלת בכל אלה מאפליקציית אנדרואיד אחת — חשבוניות חוזרות לחשבונות עסקיים, חיוב מקדמה עם מדיניות ביטול, והערות התאמת מספר סועדים שהופכות את חשבוניות הקייטרינג למדויקות.

הורידו את InvoiceFlow. בנו את מבנה המקדמה לתוך תבנית החשבונית. קבעו את היתרה לתשלום לפני האירוע. המקדמה מגנה על עלות המזון שלכם. היתרה לפני האירוע מחסלת את סיכון הגבייה שלאחר האירוע.

פריסילה ג’יימס היא בעלת Magnolia Catering באטלנטה, ג’ורג’יה, המספקת קייטרינג בשירות מלא לחתונות, אירועים עסקיים, חגיגות חברתיות וגאלות של עמותות.