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Comment un compte professionnel a transformé mon activité secondaire de préparation de repas en véritable entreprise

Par Nathan Brooks, propriétaire d’un service de préparation de repas — Nashville, TN

J’ai commencé à préparer mes propres repas en 2019. À la mi-2020, quatre collègues me payaient 85 $/semaine pour préparer leurs repas aussi. Je faisais ça depuis la cuisine de chez moi, le dimanche après-midi. C’était une activité secondaire, pas une entreprise.

L’activité secondaire est devenue une entreprise en un seul appel téléphonique. Une entreprise technologique de Nashville axée sur la santé m’a appelé — ils avaient vu mon Instagram — et m’a demandé si je pouvais approvisionner leur programme de bien-être pour les employés. Soixante employés qui voulaient une préparation de repas de déjeuner hebdomadaire livrée au bureau le lundi.

J’ai dit oui. Puis j’ai passé les deux semaines suivantes à essayer de comprendre comment leur envoyer une facture.

Le problème du compte professionnel

La responsable RH de l’entreprise était polie mais ferme : ils avaient besoin d’une facture formelle avec leur numéro de bon de commande, ma raison sociale et mon identifiant fiscal au dossier, et une structure de paiement que leur service comptable pouvait traiter. Une demande de virement de 3 200 $ n’allait pas suffire.

Je n’avais aucune entité juridique. J’avais un compte Square et un identifiant de paiement mobile. Je facturais mes quatre clients individuels par virement et je suivais leurs paiements dans une feuille Google Sheets.

J’ai passé un week-end à créer une société, à ouvrir un compte bancaire professionnel et à télécharger InvoiceFlow. J’ai construit le modèle de facture de préparation de repas en entreprise de toutes pièces, à partir de ce que la responsable RH avait décrit.

Préparation de repas en entreprise — [Nom de l’entreprise] — Semaine du [Date] :

L’exigence d’identifiant fiscal m’a surpris. Les services comptables des entreprises en ont besoin pour leurs déclarations fiscales. Une fois la société et l’identifiant fiscal indiqués sur la facture, les paiements de l’entreprise ont commencé à être réglés en dix jours ouvrables sans aucune relance.

Factures des abonnés individuels

Avant le compte professionnel, mes clients individuels payaient par virement sans facture formelle. Après l’intégration du compte professionnel, j’ai formalisé toute la facturation.

Préparation de repas hebdomadaire — [Nom de l’abonné] — Semaine du [Date] :

La facture récurrente envoyée automatiquement a été le changement de facturation qui a fait passer à l’échelle le volet des abonnés individuels de l’entreprise. Quand je faisais des demandes de virement manuelles à mes clients chaque semaine, les retards et les oublis de paiement étaient constants. Une facture qui part automatiquement avant la livraison — avec mon lien de paiement directement dessus — a éliminé les deux.

Factures d’abonnement mensuel

Factures récurrentes de l'app Invoice Flow d'une entreprise de préparation de repas — formules famille, hyperprotéinée, végétarienne, keto et athlète plus un programme employés d'entreprise
Chaque formule sur son propre cycle hebdomadaire — tout le carnet de clients se facture tout seul.

Les clients à fort volume — les gens qui font préparer leurs repas chaque semaine sans exception — passent à des abonnements mensuels avec une légère remise.

Abonnement mensuel de préparation de repas — [Nom de l’abonné] — [Mois Année] :

Les abonnés mensuels représentent actuellement environ 65 % de ma clientèle individuelle. Une facture par mois, envoyée automatiquement. Aucune facturation manuelle hebdomadaire.

Plans de repas adaptés aux régimes

Les plans spécialisés — cétogène, à base de plantes, optimisé en macros, à restrictions allergéniques — sont tarifés au prix premium en raison de la complexité de l’approvisionnement.

Préparation de repas spécialisée — [Nom de l’abonné] — Semaine du [Date] :

Les frais d’approvisionnement en ingrédients spécialisés — distincts du tarif par repas — sont une leçon que j’ai apprise avec une cliente qui voulait tout en bio, à source unique, pour un régime d’élimination sous supervision médicale. Ses seuls coûts d’ingrédients étaient presque le double de ceux des clients standards. Je perdais de l’argent sur cette prestation jusqu’à ce que j’ajoute le poste d’approvisionnement spécialisé.

Facture mensuelle du programme de bien-être en entreprise

Éditeur de facture de l'app Invoice Flow d'un service de préparation de repas — livraisons hebdomadaires pour 12 employés, adaptations diététiques et livraison avec référence de programme dans des champs personnalisés
12 employés, adaptations diététiques, livraison — un relevé de programme mensuel que les RH classent sans un mot.

Les grands clients professionnels aux effectifs hebdomadaires stables reçoivent des factures mensuelles consolidées.

Préparation de repas bien-être en entreprise — [Nom de l’entreprise] — [Mois Année] :

Le registre de participation joint à la facture mensuelle est l’outil du client professionnel pour répartir les coûts entre les services. La première entreprise pour laquelle je l’ai ajouté m’a dit qu’il faisait gagner deux heures de rapprochement par mois à son équipe RH. Ce détail rend le compte plus difficile à remplacer.

Précommandes de kits repas (clients occasionnels)

Certains clients ne veulent pas d’abonnement — ils veulent commander de temps en temps, généralement avant des vacances ou une période chargée.

Précommande de kit repas — [Nom du client] — [Date] :

Les précommandes sont payées avant la préparation — pas à la livraison. C’est le même principe que le modèle de paiement avant livraison pour les abonnés hebdomadaires : je n’achète pas d’ingrédients pour lesquels je n’ai pas été payé.

L’entreprise quatre ans plus tard

Répartition actuelle des revenus :

Revenu de l’activité secondaire en 2020 : environ 1 840 $/mois provenant de quatre clients. Aujourd’hui : en voie d’atteindre environ 482 000 $ cette année.

Le compte professionnel n’a pas simplement ajouté un client. Il m’a forcé à bâtir l’infrastructure d’entreprise que j’aurais dû avoir dès le départ — une véritable entité, une banque professionnelle et une facturation professionnelle. InvoiceFlow était la pièce facturation de ce dispositif.

Ce qu’InvoiceFlow apporte aux services de préparation de repas

La facturation de préparation de repas couvre les factures d’abonnés individuels hebdomadaires envoyées automatiquement avant la livraison, la facturation d’abonnement mensuel, les factures de programme de bien-être en entreprise avec champs de bon de commande et registres de participation, la facturation des plans spécialisés avec frais d’approvisionnement, et les factures ponctuelles de précommande. InvoiceFlow gère tout cela depuis une seule application Android — factures récurrentes individuelles et professionnelles, facturation automatique, suivi des acomptes et des prépaiements, et les champs d’identifiant fiscal et de bon de commande dont les services comptables des entreprises ont besoin.

Téléchargez InvoiceFlow. Créez le modèle de préparation de repas en entreprise avec champ de bon de commande, identifiant fiscal et conditions Net à 15 jours. Configurez les abonnés individuels en facturation automatique récurrente hebdomadaire. Convertissez vos clients hebdomadaires réguliers en abonnements mensuels. Le compte professionnel qui paie à 15 jours sur un programme hebdomadaire constitue le revenu le plus stable du métier de la préparation de repas — et tout commence par une facture qu’un service comptable peut réellement traiter.

Nathan Brooks est le propriétaire de Nashville Meal Prep Co. à Nashville, dans le Tennessee, proposant des abonnements individuels hebdomadaires de préparation de repas, des programmes de repas bien-être en entreprise, des plans alimentaires spécialisés et des précommandes ponctuelles de kits repas.