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La cuenta corporativa que convirtió mi negocio secundario de preparación de comidas en una empresa

Por Nathan Brooks, propietario de un servicio de preparación de comidas — Nashville, TN

Empecé a preparar comidas para mí mismo en 2019. A mediados de 2020, cuatro compañeros de trabajo me pagaban $85/semana para prepararles sus comidas también. Lo hacía desde la cocina de mi casa los domingos por la tarde. Era un negocio secundario, no una empresa.

El negocio secundario se convirtió en empresa en una sola llamada telefónica. Una empresa de tecnología enfocada en la salud en Nashville llamó —habían visto mi Instagram— y preguntó si podía abastecer su programa de bienestar para empleados. Sesenta empleados que querían preparación semanal de almuerzos entregados en la oficina los lunes.

Dije que sí. Luego pasé las siguientes dos semanas intentando averiguar cómo enviarles una factura.

El problema de la cuenta corporativa

La gerente de recursos humanos de la empresa fue amable pero firme: necesitaban una factura formal con su número de orden de compra, el nombre de mi empresa y el número de identificación fiscal registrado, y una estructura de pago que su departamento de cuentas por pagar pudiera procesar. Una solicitud de pago por app móvil de $3,200 no iba a funcionar.

No tenía entidad comercial. Tenía una cuenta de cobros y un usuario de pagos móviles. Había estado facturando a mis cuatro clientes individuales por app de pago y llevando el registro de sus pagos en una hoja de cálculo de Google.

Pasé un fin de semana constituyendo una sociedad, abriendo una cuenta bancaria comercial y descargando InvoiceFlow. Creé desde cero la plantilla de factura corporativa de preparación de comidas basándome en lo que describió la gerente de recursos humanos.

Preparación corporativa de comidas — [Nombre de la empresa] — Semana del [Fecha]:

El requisito del número de identificación fiscal me sorprendió. Los departamentos corporativos de cuentas por pagar lo necesitan para el procesamiento tributario. Una vez que tuve la sociedad y el número de identificación fiscal en la factura, los pagos de la empresa empezaron a liquidarse en un plazo de diez días hábiles sin ningún seguimiento.

Facturas de suscriptores individuales

Antes de la cuenta corporativa, mis clientes individuales pagaban por app de pago sin factura formal. Después de la incorporación de la cuenta corporativa, formalicé toda la facturación.

Preparación semanal de comidas — [Nombre del suscriptor] — Semana del [Fecha]:

La factura recurrente enviada automáticamente fue el cambio de facturación que escaló el lado de suscriptores individuales del negocio. Cuando solicitaba pagos manualmente a los clientes cada semana por app de pago, los pagos atrasados y olvidados eran constantes. Una factura que sale automáticamente antes de la entrega —con mi enlace de pago incluido— eliminó ambos.

Facturas de suscripción mensual

Facturas recurrentes de Invoice Flow app de un negocio de preparación de comidas: planes familiar, alto en proteína, vegetariano, keto y de atleta más un programa corporativo para empleados
Cada plan en su propio ciclo semanal: toda la cartera de clientes se factura sola.

Los clientes de alto volumen —personas que preparan comidas cada semana sin falta— se convierten a suscripciones mensuales con un ligero descuento.

Suscripción mensual de preparación de comidas — [Nombre del suscriptor] — [Mes Año]:

Los suscriptores mensuales representan actualmente cerca del 65 % de mi base de clientes individuales. Una factura por mes, enviada automáticamente. Sin facturación manual semanal.

Planes de comidas específicos por dieta

Los planes especializados —cetogénico, basado en plantas, optimizado por macros, con restricción por alergias— tienen precios premium debido a la complejidad del abastecimiento.

Preparación especializada de comidas — [Nombre del suscriptor] — Semana del [Fecha]:

La tarifa de abastecimiento de ingredientes especializados —separada de la tarifa por comida— fue una lección que aprendí de una clienta que quería todo orgánico y de origen único para una dieta de eliminación con supervisión médica. Solo sus costos de ingredientes eran casi el doble que los de los clientes estándar. Estaba perdiendo dinero con el encargo hasta que agregué la partida de abastecimiento especializado.

Factura mensual del programa corporativo de bienestar

Editor de facturas de Invoice Flow app de un servicio de meal prep — entregas semanales para 12 empleados, adaptaciones dietéticas y entrega con referencia del programa en campos personalizados
12 empleados, adaptaciones dietéticas, entrega — un justificante mensual del programa que RR. HH. solo archiva.

Los grandes clientes corporativos con número de participantes semanal estable reciben facturas mensuales consolidadas.

Preparación corporativa de comidas para el bienestar — [Nombre de la empresa] — [Mes Año]:

El registro de participación adjunto a la factura mensual es la herramienta del cliente corporativo para asignar los costos entre departamentos. La primera empresa a la que se lo agregué me dijo que le ahorraba a su equipo de recursos humanos dos horas de conciliación al mes. Ese detalle mantiene la cuenta difícil de reemplazar.

Pedidos anticipados de kits de comida (clientes ocasionales)

Algunos clientes no quieren una suscripción: quieren pedir ocasionalmente, normalmente antes de unas vacaciones o de un período de mucho trabajo.

Pedido anticipado de kit de comidas — [Nombre del cliente] — [Fecha]:

Los pedidos anticipados se pagan antes de la preparación, no en la entrega. Es el mismo principio que el modelo de pago previo a la entrega para los suscriptores semanales: no compro ingredientes que no me han pagado.

El negocio cuatro años después

Desglose de ingresos actual:

Ingresos del negocio secundario en 2020: aproximadamente $1,840/mes de cuatro clientes. Actual: en camino a aproximadamente $482,000 este año.

La cuenta corporativa no solo agregó un cliente. Me obligó a construir la infraestructura empresarial que debí haber tenido desde el principio: una entidad adecuada, banca comercial y facturación profesional. InvoiceFlow fue la pieza de facturación de todo eso.

Qué hace InvoiceFlow por los servicios de preparación de comidas

La facturación de preparación de comidas abarca facturas de suscriptores individuales semanales enviadas automáticamente antes de la entrega, facturación de suscripción mensual, facturas de programas corporativos de bienestar con campos de orden de compra y registros de participación, facturación de planes especializados con tarifas de abastecimiento y facturas ocasionales de pedidos anticipados. InvoiceFlow gestiona todo esto desde una sola app de Android: facturas recurrentes individuales y corporativas, facturación automática, seguimiento de depósitos y pagos anticipados, y los campos de número de identificación fiscal y orden de compra que requieren los departamentos corporativos de cuentas por pagar.

Descarga InvoiceFlow. Crea la plantilla corporativa de preparación de comidas con campo de orden de compra, número de identificación fiscal y condiciones Neto 15. Configura a los suscriptores individuales con facturación automática semanal recurrente. Convierte a tus clientes semanales habituales en suscriptores mensuales. La cuenta corporativa que paga a Neto 15 en un programa semanal es el ingreso más estable del negocio de preparación de comidas, y comienza con una factura que un departamento de cuentas por pagar realmente puede procesar.

Nathan Brooks es el propietario de Nashville Meal Prep Co. en Nashville, Tennessee, que ofrece suscripciones semanales individuales de preparación de comidas, programas corporativos de comidas para el bienestar, planes dietéticos especializados y pedidos anticipados ocasionales de kits de comida.