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A Conta Corporativa Que Transformou o Meu Part-Time de Preparação de Refeições Num Negócio

Por Nathan Brooks, Proprietário de Serviço de Preparação de Refeições — Nashville, TN

Comecei a preparar refeições para mim próprio em 2019. Em meados de 2020, quatro colegas de trabalho pagavam-me 85/semana para lhes preparar as refeições também. Fazia-o a partir da cozinha de casa aos domingos à tarde. Era um part-time, não um negócio.

O part-time tornou-se um negócio numa única chamada telefónica. Uma empresa tecnológica focada na saúde em Nashville ligou — tinham visto o meu Instagram — e perguntaram se eu conseguia fornecer o programa de bem-estar dos colaboradores. Sessenta colaboradores que queriam preparação de almoços semanais entregue no escritório às segundas-feiras.

Disse que sim. Depois passei as duas semanas seguintes a tentar perceber como lhes enviar uma fatura.

O Problema da Conta Corporativa

A gestora de RH da empresa foi educada mas firme: precisavam de uma fatura formal com o número da nota de encomenda deles, o nome da minha empresa e o NIF em ficha, e uma estrutura de pagamento que o departamento de contas a pagar conseguisse processar. Um pedido de MB WAY de 3.200 não ia funcionar.

Não tinha qualquer entidade empresarial. Tinha uma conta Square e um contacto de MB WAY. Andava a faturar os meus quatro clientes individuais por MB WAY e a acompanhar os pagamentos numa folha do Google Sheets.

Passei um fim de semana a constituir uma sociedade, a abrir uma conta bancária empresarial e a descarregar o InvoiceFlow. Construí o modelo de fatura corporativa de preparação de refeições de raiz, com base no que a gestora de RH descreveu.

Preparação de Refeições Corporativa — [Nome da Empresa] — Semana de [Data]:

O requisito do NIF surpreendeu-me. Os departamentos corporativos de contas a pagar precisam dele para o processamento fiscal. Assim que tive a sociedade e o NIF na fatura, os pagamentos da empresa começaram a ser liquidados em dez dias úteis sem qualquer acompanhamento.

Faturas de Assinantes Individuais

Antes da conta corporativa, os meus clientes individuais pagavam por MB WAY sem fatura formal. Após a integração da conta corporativa, formalizei toda a faturação.

Preparação Semanal de Refeições — [Nome do Assinante] — Semana de [Data]:

A fatura recorrente enviada automaticamente foi a alteração de faturação que fez crescer o lado dos assinantes individuais do negócio. Quando pedia pagamentos por MB WAY manualmente aos clientes todas as semanas, os atrasos e os pagamentos esquecidos eram constantes. Uma fatura que sai automaticamente antes da entrega — com a minha ligação de pagamento logo nela — eliminou ambos.

Faturas de Subscrição Mensal

Faturas recorrentes do Invoice Flow app de um negócio de marmitas — planos família, alto teor de proteína, vegetariano, keto e atleta mais um programa corporativo para funcionários
Cada plano em seu próprio ciclo semanal — a carteira inteira de clientes se fatura sozinha.

Clientes de alto volume — pessoas que preparam refeições todas as semanas sem falhar — convertem para subscrições mensais com um ligeiro desconto.

Subscrição Mensal de Preparação de Refeições — [Nome do Assinante] — [Mês Ano]:

Os assinantes mensais representam atualmente cerca de 65% da minha base de clientes individuais. Uma fatura por mês, enviada automaticamente. Sem faturação manual semanal.

Planos Alimentares Específicos

Planos especializados — keto, à base de plantas, otimizados por macros, com restrição de alergénios — têm preços premium devido à complexidade de aprovisionamento.

Preparação de Refeições Especializada — [Nome do Assinante] — Semana de [Data]:

A taxa de aprovisionamento de ingredientes especializados — separada do preço por refeição — foi uma lição que aprendi com uma cliente que queria tudo orgânico e de origem única para uma dieta de eliminação supervisionada clinicamente. Só os custos de ingredientes dela eram quase o dobro dos clientes normais. Estava a perder dinheiro com o serviço até adicionar a rubrica de aprovisionamento especializado.

Fatura Mensal do Programa de Bem-Estar Corporativo

Editor de faturas do Invoice Flow app de um serviço de marmita fitness — entregas semanais para 12 funcionários, adaptações alimentares e entrega com referência do programa em campos personalizados
12 funcionários, adaptações alimentares, entrega — um extrato mensal do programa que o RH apenas arquiva.

Grandes clientes corporativos com contagens semanais estáveis recebem faturas mensais consolidadas.

Preparação de Refeições de Bem-Estar Corporativo — [Nome da Empresa] — [Mês Ano]:

O registo de participação anexado à fatura mensal é a ferramenta do cliente corporativo para distribuir custos pelos departamentos. A primeira empresa a quem o adicionei disse-me que poupava duas horas de reconciliação por mês à equipa de RH. Esse detalhe mantém a conta difícil de perder.

Encomendas Antecipadas de Kits de Refeição (Clientes Ocasionais)

Alguns clientes não querem uma subscrição — querem encomendar ocasionalmente, normalmente antes de umas férias ou de um período agitado.

Encomenda Antecipada de Kit de Refeição — [Nome do Cliente] — [Data]:

As encomendas antecipadas são pagas antes da preparação — não na entrega. É o mesmo princípio do modelo de pagamento pré-entrega dos assinantes semanais: não compro ingredientes pelos quais não fui pago.

O Negócio Quatro Anos Depois

Repartição atual da receita:

Receita de part-time em 2020: aproximadamente 1.840/mês de quatro clientes. Atualmente: a caminho de aproximadamente 482.000 este ano.

A conta corporativa não acrescentou apenas um cliente. Obrigou-me a construir a infraestrutura de negócio que deveria ter tido desde o início — uma entidade adequada, banca empresarial e faturação profissional. O InvoiceFlow foi a peça de faturação disso tudo.

O Que o InvoiceFlow Faz Pelos Serviços de Preparação de Refeições

A faturação de preparação de refeições abrange faturas de assinantes individuais semanais enviadas automaticamente antes da entrega, faturação de subscrição mensal, faturas de programas de bem-estar corporativo com campos de nota de encomenda e registos de participação, faturação de planos especializados com taxas de aprovisionamento e faturas ocasionais de encomenda antecipada. O InvoiceFlow trata de tudo isto a partir de uma única aplicação Android — faturas individuais e corporativas recorrentes, faturação automática, acompanhamento de sinais e pré-pagamentos, e os campos de NIF e nota de encomenda que os departamentos corporativos de contas a pagar exigem.

Descarregue o InvoiceFlow. Construa o modelo de preparação de refeições corporativa com campo de nota de encomenda, NIF e condições de 15 dias. Configure os assinantes individuais para faturação automática recorrente semanal. Converta os seus clientes semanais regulares para subscrições mensais. A conta corporativa que paga a 15 dias num programa semanal é a receita mais estável do negócio de preparação de refeições — e começa com uma fatura que um departamento de contas a pagar consegue efetivamente processar.

Nathan Brooks é o proprietário da Nashville Meal Prep Co. em Nashville, Tennessee, fornecendo subscrições semanais individuais de preparação de refeições, programas corporativos de refeições de bem-estar, planos alimentares especializados e encomendas antecipadas ocasionais de kits de refeição.