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Der Kunde, der 23 % von dem zahlte, was er uns schuldete

Von Angela Torres, Inhaberin einer Marketing-Agentur — Denver, CO

Ich gründete Torres Marketing 2016 mit drei Kunden und einem freiberuflichen Hintergrund in der Content-Strategie. Fünf Jahre später hatte ich 11 Mitarbeiter, einen soliden Kundenstamm und eine Abrechnungssituation, die das Unternehmen still und heimlich zerstörte.

2021 führte ich eine detaillierte Prüfung der offenen Forderungen durch. Die Zahlen waren schlecht. Wir hatten 84.000 $ an offenen Rechnungen — einige davon über 90 Tage alt. Drei Kunden hatten offene Salden von jeweils über 12.000 $. Einer dieser Kunden war, nach Anzahl der Rechnungen, einer unserer aktivsten — er hatte nur das meiste von dem, was er schuldete, nicht bezahlt.

Als ich einen Anwalt einschaltete und ein Inkassoverfahren für den größten Saldo einleitete — 23.400 $ — bestritt der Kunde 22 Rechnungen mit der Behauptung, die Arbeit sei nicht wie beschrieben geliefert oder nicht beauftragt worden. Wir einigten uns auf 5.422 $. Dreiundzwanzig Prozent dessen, was er schuldete.

Die eigentliche Ursache war nicht die Böswilligkeit des Kunden — obwohl es davon auch etwas gab. Die eigentliche Ursache war unsere Abrechnungsstruktur. Wir hatten monatlich rückwirkend für eine Kombination von Leistungen mit unterschiedlichen Freigabestufen, unterschiedlichen Genehmigungsabläufen und unterschiedlichen Personen in der Kundenorganisation abgerechnet. Niemand auf unserer Seite hatte dokumentiert, was beauftragt worden war. Niemand auf ihrer Seite konnte bestätigen, was genehmigt worden war.

Wir bauten das Abrechnungsmodell von Grund auf neu auf.

Das Retainer-Modell

Die erste strukturelle Änderung war die Umstellung aller laufenden Kundenbeziehungen auf Retainer. Monatliche Retainer-Abrechnung mit klar definiertem Leistungsumfang beseitigt das Monatsend-Chaos, 23 verschiedene Positionen über 6 verschiedene Kampagnen hinweg abzurechnen.

Monatliche Retainer-Pakete:

Die Retainer-Gebühr wird am Ersten des Monats abgerechnet. Die Arbeit beginnt, wenn die Rechnung bezahlt ist.

Die monatliche Retainer-Rechnung

Invoice Flow app Rechnungseditor einer Marketingagentur — der monatliche Retainer, Google- und Meta-Werbeausgaben als Durchlaufposten, eine 15%-Managementgebühr und ein Performance-Bonus
Retainer, durchgereichte Werbeausgaben, die 15%-Gebühr klar ausgewiesen — Transparenz, der Kunden vertrauen.

InvoiceFlow generiert und versendet am Ersten jedes Monats:

Monatlicher Marketing-Retainer — [Kundenname] — [Monat Jahr]:

Das Budget für bezahlte Werbung ist von der Retainer-Gebühr getrennt. Das ist wichtig. Media-Ausgaben schwanken von Monat zu Monat. Sie mit der Retainer-Gebühr zu vermischen erzeugt Streit darüber, ob dem Kunden Verwaltungsgebühren oder Media-Ausgaben berechnet werden.

Projektarbeit außerhalb des Retainer-Umfangs

Kampagnen, Launches und einmalige Leistungen außerhalb des Retainer-Umfangs werden separat angeboten:

Projektangebot — [Kundenname] — [Datum]:

Die dreiphasige Abrechnung bei Projekten schützt beide Seiten. Der Kunde zahlt nicht den vollen Betrag, bevor er etwas gesehen hat. Wir liefern nicht alles, bevor wir etwas bezahlt bekommen haben.

Rechnungen für die Verwaltung bezahlter Werbung

Wiederkehrende Rechnungen einer Marketingagentur in der Invoice Flow app – SEO-, Growth- und Social-Retainer über Kunden in USD und GBP
Jeder Retainer rechnet sich am 1. selbst ab – Sie prüfen und senden, statt von Grund auf zu erstellen.

Bezahlte Werbung umfasst zwei getrennte Abrechnungsströme: die Verwaltungsgebühr und die tatsächlichen Media-Ausgaben. Sie sollten niemals auf derselben Rechnung stehen:

Verwaltung bezahlter Werbung — [Kundenname] — [Monat Jahr]:

Abrechnung Media-Ausgaben — [Kundenname] — [Monat Jahr]:

Das Zwei-Rechnungen-System verhindert jede Verwechslung darüber, was Verwaltungsgebühr und was tatsächliche Media-Ausgabe ist. Der Kunde sieht genau, was die Plattformen berechnet haben und genau, was wir für die Verwaltung hinzurechnen.

Das Unternehmen nach dem Abrechnungs-Umbau

Zwei Jahre nach dem Neuaufbau des Abrechnungsmodells:

Wir hatten seit vierzehn Monaten keinen Abrechnungsstreit mehr. Nicht weil die Kunden kooperativer geworden wären — es sind dieselben Arten von Kunden, die wir zuvor betreuten. Sondern weil die Rechnungen jetzt dokumentieren, was vereinbart, was geliefert und welche Freigabe die Abrechnung stützt.

Was InvoiceFlow für Marketing-Agenturen leistet

Die Abrechnung von Marketing-Agenturen umfasst monatliche Retainer mit klarer Leistungsdokumentation, getrennte Rechnungen für Werbeverwaltungsgebühren und Media-Ausgaben, Projektkampagnen-Abrechnung mit Meilensteinzahlungen sowie PO-Felder für Firmenkunden. InvoiceFlow deckt all das aus einer einzigen Android-App ab — wiederkehrende Rechnungen, automatisch generiert am Ersten, Projekt-Meilenstein-Abrechnung und die individuellen Felder, die Einkaufsabteilungen von Firmen benötigen.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Wandeln Sie Ihre laufenden Kundenbeziehungen in monatliche Retainer um. Trennen Sie Ihre Rechnungen für Media-Ausgaben von Ihren Rechnungen für Verwaltungsgebühren. Die Klarheit in der Abrechnung schützt sowohl die Beziehungen als auch die Umsätze.

Angela Torres ist Inhaberin von Torres Marketing in Denver, Colorado, und bietet digitale Marketing-Strategie, Content-Marketing, Social-Media-Betreuung, SEO und Dienstleistungen für bezahlte Werbung für mittelständische Unternehmen an.