Invoice Flow app icon Invoice Flow management Вземи приложението
BG

Клиентът, който плати 23% от това, което ни дължеше

От Анджела Торес, собственик на маркетинг агенция — Денвър, Колорадо

Основах Torres Marketing през 2016 г. с трима клиенти и опит на свободна практика в съдържателната стратегия. Пет години по-късно имах 11 служители, солиден списък с клиенти и ситуация с фактурирането, която тихо разрушаваше бизнеса.

През 2021 г. направих подробен одит на вземанията. Числата бяха лоши. Имахме 84 000 долара в неплатени фактури — някои от тях на повече от 90 дни. Трима клиенти имаха открити салда над 12 000 долара всеки. Един от тези клиенти беше, по брой фактури, един от най-активните ни — просто не беше платил по-голямата част от това, което дължеше.

Когато ангажирах адвокат и започнах процедура по събиране на най-голямото салдо — 23 400 долара — клиентът оспори 22 фактури, твърдейки, че работата не е доставена както е описано или не е била оторизирана. Споразумяхме се за 5422 долара. Двадесет и три процента от това, което дължаха.

Първопричината не беше недобросъвестността на клиента — макар че имаше и от нея. Първопричината беше нашата структура на фактуриране. Бяхме фактурирали месечно, впоследствие, за комбинация от услуги с различни нива на оторизация, различни процеси на одобрение и различни лица в организацията на клиента. Никой от наша страна не беше документирал какво е оторизирано. Никой от тяхна страна не можеше да потвърди какво е одобрено.

Преизградихме модела на фактуриране от основи.

Абонаментният модел (retainer)

Първата структурна промяна беше преобразуването на всички текущи клиентски взаимоотношения в абонаменти. Месечното абонаментно фактуриране с ясно дефиниран обхват на услугите елиминира надпреварата в края на месеца за фактуриране на 23 различни реда в 6 различни кампании.

Месечни абонаментни нива:

Абонаментната такса се фактурира на първо число на месеца. Работата започва, когато фактурата е платена.

Месечната абонаментна фактура

Редактор на фактури в Invoice Flow app на маркетингова агенция — месечният абонамент, рекламен разход за Google и Meta като прехвърляеми редове, 15% такса за управление и бонус за резултат
Абонамент, прехвърлен рекламен разход, 15% такса ясно посочена — прозрачност, на която клиентите се доверяват.

InvoiceFlow генерира и изпраща на първо число всеки месец:

Месечен маркетингов абонамент — [Име на клиент] — [Месец Година]:

Бюджетът за платена реклама е отделен от абонаментната такса. Това е важно. Рекламният разход варира от месец на месец. Смесването му с абонаментните такси създава спорове дали клиентът е таксуван за такси за управление или за медиен разход.

Проектна работа извън абонаментния обхват

Кампании, стартирания и еднократни изпълними резултати извън абонаментния обхват се оферират отделно:

Проектна оферта — [Име на клиент] — [Дата]:

Тристепенното фактуриране за проекти защитава и двете страни. Клиентът не плаща цялата сума, преди да види нещо. Ние не доставяме всичко, преди да получим каквото и да е плащане.

Фактури за управление на платена реклама

Повтарящи се фактури в Invoice Flow app на маркетингова агенция — хонорари за SEO, растеж и социални мрежи при клиенти в USD и GBP
Всеки хонорар се фактурира сам на 1-во число — вие одобрявате и изпращате, а не създавате от нулата.

Платената реклама включва два отделни потока на фактуриране: таксата за управление и реалния рекламен разход. Те никога не бива да са на една и съща фактура:

Управление на платена реклама — [Име на клиент] — [Месец Година]:

Равнение на рекламен разход — [Име на клиент] — [Месец Година]:

Двуфактурната система предотвратява всяко объркване относно това какво е такса за управление и какво е реален медиен разход. Клиентът може да види точно какво са начислили платформите и точно какво добавяме ние за управлението.

Бизнесът след преизграждането на фактурирането

Две години след преизграждането на модела на фактуриране:

Нямаме спор относно фактуриране от четиринадесет месеца. Не защото клиентите станаха по-склонни към сътрудничество — обслужваме същите видове клиенти, както преди. А защото фактурите сега документират какво е било договорено, какво е доставено и каква оторизация подкрепя фактурирането.

Какво прави InvoiceFlow за маркетинг агенции

Фактурирането в маркетинг агенция включва месечни абонаменти с ясна документация на обхвата, отделни фактури за такса за управление на платена реклама и равнение на разхода, фактуриране на проектни кампании с плащания по етапи и корпоративни PO полета за корпоративни клиенти. InvoiceFlow се справя с всичко това от едно Android приложение — повтарящи се фактури, автоматично генерирани на първо число, фактуриране на проекти по етапи и персонализираните полета, които изискват корпоративните отдели за доставки.

Изтеглете InvoiceFlow. Преобразувайте текущите си клиентски взаимоотношения в месечни абонаменти. Отделете фактурите за рекламен разход от фактурите за такса за управление. Яснотата във фактурирането защитава както взаимоотношенията, така и приходите.

Анджела Торес е собственик на Torres Marketing в Денвър, Колорадо, предоставяща стратегия за дигитален маркетинг, съдържателен маркетинг, управление на социални мрежи, SEO и услуги за платена реклама за средни бизнеси.