Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

Kunden, der betalte 23 % af det, vi havde til gode

Af Angela Torres, ejer af marketingbureau — Denver, CO

Jeg grundlagde Torres Marketing i 2016 med tre kunder og en baggrund som freelancer inden for content-strategi. Fem år senere havde jeg 11 medarbejdere, en solid kundeportefølje og en faktureringssituation, der stille og roligt var ved at ødelægge forretningen.

I 2021 lavede jeg en detaljeret gennemgang af tilgodehavender. Tallene var slemme. Vi havde 84.000 $ i udestående fakturaer — nogle af dem mere end 90 dage gamle. Tre kunder havde åbne saldi på over 12.000 $ hver. En af disse kunder var, målt på antal fakturaer, en af vores mest aktive — de havde bare ikke betalt det meste af det, de skyldte.

Da jeg hyrede en advokat og indledte en inkassoproces på den største saldo — 23.400 $ — bestred kunden 22 fakturaer og hævdede, at arbejdet ikke var leveret som beskrevet eller ikke var godkendt. Vi forligte for 5.422 $. Treogtyve procent af det, de skyldte.

Grundårsagen var ikke kundens ond tro — selvom der var lidt af det. Grundårsagen var vores faktureringsstruktur. Vi havde faktureret månedligt bagud for en kombination af ydelser med forskellige godkendelsesniveauer, forskellige godkendelsesflow og forskellige personer i kundens organisation. Ingen på vores side havde dokumenteret, hvad der var godkendt. Ingen på deres side kunne bekræfte, hvad der var blevet godkendt.

Vi genopbyggede faktureringsmodellen fra bunden.

Retainer-modellen

Den første strukturelle ændring var at konvertere alle løbende kunderelationer til retainere. Månedlig retainer-fakturering med et klart defineret ydelsesomfang eliminerer det kaos ved månedsafslutning, hvor man skal fakturere for 23 forskellige linjeposter fordelt på 6 forskellige kampagner.

Månedlige retainer-niveauer:

Retainer-honoraret faktureres den første i måneden. Arbejdet begynder, når fakturaen er betalt.

Den månedlige retainer-faktura

Invoice Flow app fakturaeditor for et marketingbureau — den månedlige retainer, Google- og Meta-annonceforbrug som viderefaktureringslinjer, et 15 % administrationsgebyr og en performance-bonus
Retainer, annonceforbrug viderefaktureret, de 15 % specificeret — gennemsigtighed, kunder stoler på.

InvoiceFlow genererer og sender den første i hver måned:

Månedlig marketing-retainer — [Kundenavn] — [Måned år]:

Budgettet til betalt annoncering er adskilt fra retainer-honoraret. Det er vigtigt. Annonceforbruget varierer fra måned til måned. At blande det sammen med retainer-honorarer skaber uenighed om, hvorvidt kunden opkræves for administrationshonorarer eller medieforbrug.

Projektarbejde uden for retainer-omfanget

Kampagner, lanceringer og engangsleverancer uden for retainer-omfanget tilbudsgives separat:

Projekttilbud — [Kundenavn] — [Dato]:

Trefaset fakturering af projekter beskytter begge parter. Kunden betaler ikke det fulde beløb, før de har set noget. Vi leverer ikke alt, før vi har fået betalt noget.

Fakturaer for styring af betalt annoncering

Invoice Flow app tilbagevendende fakturaer for et marketingbureau — SEO-, vækst- og social-retainere på tværs af USD- og GBP-kunder
Hver retainer fakturerer sig selv den 1. — du godkender og sender, bygger ikke fra bunden.

Betalt annoncering involverer to separate faktureringsstrømme: administrationshonoraret og det faktiske annonceforbrug. De bør aldrig stå på samme faktura:

Styring af betalt annoncering — [Kundenavn] — [Måned år]:

Afstemning af annonceforbrug — [Kundenavn] — [Måned år]:

Systemet med to fakturaer forhindrer enhver forvirring om, hvad der er et administrationshonorar, og hvad der er faktisk medieforbrug. Kunden kan se præcis, hvad platformene opkrævede, og præcis hvad vi tilføjer for administration.

Forretningen efter faktureringsombygningen

To år efter genopbygningen af faktureringsmodellen:

Vi har ikke haft en faktureringstvist i fjorten måneder. Ikke fordi kunderne blev mere samarbejdsvillige — det er de samme slags kunder, som vi betjente før. Men fordi fakturaerne nu dokumenterer, hvad der blev aftalt, hvad der blev leveret, og hvilken godkendelse der ligger til grund for faktureringen.

Hvad InvoiceFlow gør for marketingbureauer

Fakturering i marketingbureauer omfatter månedlige retainere med klar omfangsdokumentation, separate administrationshonorarer og forbrugsafstemningsfakturaer for betalt annoncering, projektkampagnefakturering med milepælsbetalinger og PO-felter for virksomhedskunder. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app — gentagne fakturaer, der genereres automatisk den første, projektmilepælsfakturering og de brugerdefinerede felter, som virksomheders indkøbsafdelinger kræver.

Download InvoiceFlow. Konvertér dine løbende kunderelationer til månedlige retainere. Adskil dine annonceforbrugsfakturaer fra dine administrationshonorarfakturaer. Klarheden i faktureringen beskytter både relationer og omsætning.

Angela Torres er ejer af Torres Marketing i Denver, Colorado, og leverer digital marketingstrategi, content marketing, styring af sociale medier, SEO og betalt annoncering for mellemstore virksomheder.