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Il cliente che ha pagato il 23% di quanto ci doveva

Di Angela Torres, titolare di un’agenzia di marketing — Denver, CO

Ho fondato Torres Marketing nel 2016 con tre clienti e un background da freelance nella content strategy. Cinque anni dopo avevo 11 dipendenti, un solido portafoglio clienti e una situazione di fatturazione che stava silenziosamente distruggendo l’azienda.

Nel 2021 ho fatto un audit dettagliato dei crediti. I numeri erano pessimi. Avevamo 84.000 € in fatture insolute — alcune vecchie di oltre 90 giorni. Tre clienti avevano saldi aperti superiori a 12.000 € ciascuno. Uno di quei clienti era, per numero di fatture, uno dei nostri più attivi — semplicemente non aveva pagato la maggior parte di ciò che doveva.

Quando ho coinvolto un avvocato e avviato una procedura di recupero crediti sul saldo più grande — 23.400 € — il cliente ha contestato 22 fatture, sostenendo che il lavoro non era stato consegnato come descritto o non era stato autorizzato. Abbiamo transato per 5.422 €. Il ventitré percento di quanto dovevano.

La causa principale non era la malafede del cliente — anche se un po’ ce n’era. La causa principale era la nostra struttura di fatturazione. Avevamo fatturato mensilmente a consuntivo per una combinazione di servizi con diversi livelli di autorizzazione, diversi flussi di approvazione e diverse persone all’interno dell’organizzazione del cliente. Nessuno da parte nostra aveva documentato cosa fosse stato autorizzato. Nessuno da parte loro poteva confermare cosa fosse stato approvato.

Abbiamo ricostruito il modello di fatturazione da zero.

Il modello a retainer

Il primo cambiamento strutturale è stato convertire tutte le relazioni continuative con i clienti in retainer. La fatturazione mensile a retainer con un ambito di servizi chiaramente definito elimina la corsa di fine mese a fatturare 23 voci diverse su 6 campagne diverse.

Tier di retainer mensile:

Il compenso del retainer viene fatturato il primo del mese. Il lavoro inizia quando la fattura è pagata.

La fattura del retainer mensile

Editor fatture dell'app Invoice Flow di un'agenzia di marketing — il compenso mensile, la spesa pubblicitaria Google e Meta come righe di passthrough, una commissione di gestione del 15% e un bonus performance
Compenso, spesa pubblicitaria addebitata, la commissione del 15% esplicitata — la trasparenza di cui i clienti si fidano.

InvoiceFlow genera e invia il primo di ogni mese:

Retainer mensile di marketing — [Nome cliente] — [Mese Anno]:

Il budget della pubblicità a pagamento è separato dal compenso del retainer. Questo è importante. La spesa pubblicitaria varia di mese in mese. Confonderla con i compensi del retainer crea contestazioni sul fatto che al cliente vengano addebitati compensi di gestione o spesa pubblicitaria.

Lavoro a progetto al di fuori dell’ambito del retainer

Campagne, lanci e deliverable una tantum al di fuori dell’ambito del retainer vengono preventivati separatamente:

Proposta di progetto — [Nome cliente] — [Data]:

La fatturazione a tre fasi per i progetti protegge entrambe le parti. Il cliente non paga l’intero importo prima di vedere nulla. Noi non consegniamo tutto prima di essere pagati per qualcosa.

Fatture di gestione della pubblicità a pagamento

Fatture ricorrenti di Invoice Flow app di un'agenzia di marketing — retainer SEO, growth e social tra clienti in USD e GBP
Ogni retainer si fattura da solo il 1° — tu approvi e invii, non parti da zero.

La pubblicità a pagamento comporta due flussi di fatturazione separati: il compenso di gestione e la spesa pubblicitaria effettiva. Non dovrebbero mai stare sulla stessa fattura:

Gestione pubblicità a pagamento — [Nome cliente] — [Mese Anno]:

Riconciliazione spesa pubblicitaria — [Nome cliente] — [Mese Anno]:

Il sistema a due fatture previene qualsiasi confusione su cosa sia un compenso di gestione e cosa sia spesa pubblicitaria effettiva. Il cliente può vedere esattamente quanto hanno addebitato le piattaforme ed esattamente cosa aggiungiamo per la gestione.

L’azienda dopo la ricostruzione della fatturazione

Due anni dopo aver ricostruito il modello di fatturazione:

Non abbiamo avuto una contestazione di fatturazione da quattordici mesi. Non perché i clienti siano diventati più collaborativi — sono lo stesso tipo di clienti che servivamo prima. Ma perché le fatture ora documentano cosa è stato concordato, cosa è stato consegnato e quale autorizzazione supporta la fatturazione.

Cosa fa InvoiceFlow per le agenzie di marketing

La fatturazione di un’agenzia di marketing comporta retainer mensili con chiara documentazione dell’ambito, fatture separate per i compensi di gestione della pubblicità a pagamento e per la riconciliazione della spesa, fatturazione delle campagne a progetto con pagamenti a milestone e campi PO per i clienti aziendali. InvoiceFlow gestisce tutto questo da un’unica app Android — fatture ricorrenti generate automaticamente il primo, fatturazione a milestone di progetto e i campi personalizzati che gli uffici acquisti aziendali richiedono.

Scarica InvoiceFlow. Converti le tue relazioni continuative con i clienti in retainer mensili. Separa le fatture della spesa pubblicitaria dalle fatture dei compensi di gestione. La chiarezza nella fatturazione protegge sia le relazioni sia i ricavi.

Angela Torres è la titolare di Torres Marketing a Denver, Colorado, e offre strategia di marketing digitale, content marketing, gestione dei social media, SEO e servizi di pubblicità a pagamento per aziende di medie dimensioni.