Invoice Flow app icon Invoice Flow management Κατέβασε την εφαρμογή
EL

Ο Πελάτης που Πλήρωσε το 23% Αυτών που μας Όφειλε

Από την Angela Torres, Ιδιοκτήτρια Διαφημιστικής Εταιρείας — Ντένβερ, Κολοράντο

Ίδρυσα την Torres Marketing το 2016 με τρεις πελάτες και υπόβαθρο freelancer στη στρατηγική περιεχομένου. Πέντε χρόνια αργότερα είχα 11 υπαλλήλους, ένα σταθερό πελατολόγιο και μια κατάσταση τιμολόγησης που σιωπηλά κατέστρεφε την επιχείρηση.

Το 2021 έκανα έναν λεπτομερή έλεγχο των απαιτήσεων. Οι αριθμοί ήταν άσχημοι. Είχαμε 84.000 € σε εκκρεμή τιμολόγια — ορισμένα από αυτά ήταν πάνω από 90 ημερών. Τρεις πελάτες είχαν ανοιχτά υπόλοιπα που ξεπερνούσαν τα 12.000 € ο καθένας. Ένας από αυτούς τους πελάτες ήταν, βάσει αριθμού τιμολογίων, ένας από τους πιο ενεργούς μας — απλώς δεν είχε πληρώσει τα περισσότερα από αυτά που όφειλε.

Όταν προσέλαβα δικηγόρο και ξεκίνησα διαδικασία είσπραξης για το μεγαλύτερο υπόλοιπο — 23.400 € — ο πελάτης αμφισβήτησε 22 τιμολόγια, ισχυριζόμενος ότι η εργασία δεν είχε παραδοθεί όπως περιγραφόταν ή δεν είχε εγκριθεί. Συμβιβαστήκαμε στα 5.422 €. Είκοσι τρία τοις εκατό αυτών που όφειλε.

Η ρίζα του προβλήματος δεν ήταν η κακή πίστη του πελάτη — αν και υπήρχε και αυτή σε κάποιο βαθμό. Η ρίζα του προβλήματος ήταν η δομή τιμολόγησής μας. Τιμολογούσαμε μηνιαίως εκ των υστέρων για έναν συνδυασμό υπηρεσιών με διαφορετικά επίπεδα εξουσιοδότησης, διαφορετικές ροές έγκρισης και διαφορετικά άτομα στον οργανισμό του πελάτη. Κανείς από την πλευρά μας δεν είχε τεκμηριώσει τι είχε εγκριθεί. Κανείς από τη δική τους πλευρά δεν μπορούσε να επιβεβαιώσει τι είχε εγκριθεί.

Ξαναχτίσαμε το μοντέλο τιμολόγησης από την αρχή.

Το Μοντέλο Retainer

Η πρώτη δομική αλλαγή ήταν η μετατροπή όλων των συνεχιζόμενων σχέσεων με πελάτες σε retainers. Η μηνιαία τιμολόγηση retainer με σαφώς καθορισμένο εύρος υπηρεσιών εξαλείφει τον πυρετώδη αγώνα στο τέλος του μήνα για την τιμολόγηση 23 διαφορετικών γραμμών σε 6 διαφορετικές καμπάνιες.

Επίπεδα Μηνιαίου Retainer:

Η αμοιβή retainer τιμολογείται την πρώτη του μήνα. Η εργασία ξεκινά όταν πληρωθεί το τιμολόγιο.

Το Μηνιαίο Τιμολόγιο Retainer

Επεξεργαστής τιμολογίων της εφαρμογής Invoice Flow app ενός διαφημιστικού πρακτορείου — το μηνιαίο retainer, διαφημιστική δαπάνη Google και Meta ως γραμμές μετακύλισης, μια αμοιβή διαχείρισης 15% και ένα bonus απόδοσης
Retainer, διαφημιστική δαπάνη μετακυλιμένη, η αμοιβή 15% αναλυμένη — διαφάνεια που οι πελάτες εμπιστεύονται.

Το InvoiceFlow δημιουργεί και αποστέλλει την πρώτη κάθε μήνα:

Μηνιαίο Retainer Μάρκετινγκ — [Όνομα Πελάτη] — [Μήνας Έτος]:

Ο προϋπολογισμός πληρωμένων διαφημίσεων διαχωρίζεται από την αμοιβή retainer. Αυτό είναι σημαντικό. Η διαφημιστική δαπάνη ποικίλλει από μήνα σε μήνα. Η ανάμειξή της με τις αμοιβές retainer δημιουργεί διαφωνίες για το αν ο πελάτης χρεώνεται για αμοιβές διαχείρισης ή για διαφημιστική δαπάνη.

Εργασίες Έργων Εκτός Εύρους Retainer

Καμπάνιες, εκκινήσεις και εφάπαξ παραδοτέα εκτός του εύρους retainer τιμολογούνται ξεχωριστά:

Πρόταση Έργου — [Όνομα Πελάτη] — [Ημερομηνία]:

Η τιμολόγηση τριών φάσεων για έργα προστατεύει και τα δύο μέρη. Ο πελάτης δεν πληρώνει το πλήρες ποσό πριν δει οτιδήποτε. Εμείς δεν παραδίδουμε τα πάντα πριν πληρωθούμε οτιδήποτε.

Τιμολόγια Διαχείρισης Πληρωμένων Διαφημίσεων

Επαναλαμβανόμενα τιμολόγια της εφαρμογής Invoice Flow ενός πρακτορείου μάρκετινγκ — retainers SEO, growth και social σε πελάτες USD και GBP
Κάθε retainer τιμολογεί τον εαυτό του την 1η — εσείς εγκρίνετε και στέλνετε, δεν φτιάχνετε από την αρχή.

Οι πληρωμένες διαφημίσεις περιλαμβάνουν δύο ξεχωριστές ροές τιμολόγησης: την αμοιβή διαχείρισης και την πραγματική διαφημιστική δαπάνη. Δεν πρέπει ποτέ να βρίσκονται στο ίδιο τιμολόγιο:

Διαχείριση Πληρωμένων Διαφημίσεων — [Όνομα Πελάτη] — [Μήνας Έτος]:

Συμφωνία Διαφημιστικής Δαπάνης — [Όνομα Πελάτη] — [Μήνας Έτος]:

Το σύστημα δύο τιμολογίων αποτρέπει κάθε σύγχυση για το τι είναι αμοιβή διαχείρισης και τι είναι πραγματική διαφημιστική δαπάνη. Ο πελάτης μπορεί να δει ακριβώς τι χρέωσαν οι πλατφόρμες και ακριβώς τι προσθέτουμε εμείς για τη διαχείριση.

Η Επιχείρηση Μετά την Ανασυγκρότηση της Τιμολόγησης

Δύο χρόνια μετά την ανασυγκρότηση του μοντέλου τιμολόγησης:

Δεν είχαμε διαφωνία τιμολόγησης εδώ και δεκατέσσερις μήνες. Όχι επειδή οι πελάτες έγιναν πιο συνεργάσιμοι — είναι οι ίδιοι τύποι πελατών που εξυπηρετούσαμε και πριν. Αλλά επειδή τα τιμολόγια πλέον τεκμηριώνουν τι συμφωνήθηκε, τι παραδόθηκε και ποια εξουσιοδότηση υποστηρίζει την τιμολόγηση.

Τι Κάνει το InvoiceFlow για τις Διαφημιστικές Εταιρείες

Η τιμολόγηση μιας διαφημιστικής εταιρείας περιλαμβάνει μηνιαία retainers με σαφή τεκμηρίωση εύρους, ξεχωριστές αμοιβές διαχείρισης πληρωμένων διαφημίσεων και τιμολόγια συμφωνίας δαπάνης, τιμολόγηση έργων καμπάνιας με πληρωμές ορόσημων, και εταιρικά πεδία PO για πελάτες enterprise. Το InvoiceFlow τα διαχειρίζεται όλα αυτά από μία εφαρμογή Android — επαναλαμβανόμενα τιμολόγια που δημιουργούνται αυτόματα την πρώτη, τιμολόγηση ορόσημων έργου, και τα προσαρμοσμένα πεδία που απαιτούν τα εταιρικά τμήματα προμηθειών.

Κατεβάστε το InvoiceFlow. Μετατρέψτε τις συνεχιζόμενες σχέσεις πελατών σας σε μηνιαία retainers. Διαχωρίστε τα τιμολόγια διαφημιστικής δαπάνης από τα τιμολόγια αμοιβής διαχείρισης. Η σαφήνεια στην τιμολόγηση προστατεύει και τις σχέσεις και τα έσοδα.

Η Angela Torres είναι ιδιοκτήτρια της Torres Marketing στο Ντένβερ του Κολοράντο, παρέχοντας υπηρεσίες στρατηγικής ψηφιακού μάρκετινγκ, content marketing, διαχείρισης social media, SEO και πληρωμένων διαφημίσεων για μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις.