Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Khách hàng chỉ trả 23% số tiền họ nợ chúng tôi

Bởi Angela Torres, Chủ Agency Marketing — Denver, CO

Tôi thành lập Torres Marketing năm 2016 với ba khách hàng và nền tảng freelance về chiến lược nội dung. Năm năm sau, tôi có 11 nhân viên, một danh sách khách hàng vững chắc, và một tình trạng lập hóa đơn đang âm thầm hủy hoại doanh nghiệp.

Năm 2021 tôi thực hiện một cuộc kiểm toán khoản phải thu chi tiết. Con số rất tệ. Chúng tôi có 84.000$ hóa đơn chưa thanh toán — một số đã quá 90 ngày. Ba khách hàng có số dư mở vượt 12.000$ mỗi khách. Một trong số đó, tính theo số lượng hóa đơn, là một trong những khách hàng năng động nhất của chúng tôi — họ chỉ đơn giản là chưa trả phần lớn số tiền họ nợ.

Khi tôi thuê luật sư và bắt đầu quy trình thu hồi khoản nợ lớn nhất — 23.400$ — khách hàng phản đối 22 hóa đơn, cho rằng công việc chưa được bàn giao đúng như mô tả hoặc chưa được phê duyệt. Chúng tôi dàn xếp với 5.422$. Hai mươi ba phần trăm số tiền họ nợ.

Nguyên nhân gốc rễ không phải là sự thiếu thiện chí của khách hàng — dù cũng có phần đó. Nguyên nhân gốc rễ là cơ cấu lập hóa đơn của chúng tôi. Chúng tôi đã lập hóa đơn hàng tháng theo hình thức trả sau cho một tổ hợp dịch vụ với các mức phê duyệt khác nhau, quy trình duyệt khác nhau, và những cá nhân khác nhau trong tổ chức khách hàng. Không ai bên chúng tôi ghi chép lại những gì đã được phê duyệt. Không ai bên họ có thể xác nhận những gì đã được duyệt.

Chúng tôi xây dựng lại mô hình lập hóa đơn từ đầu.

Mô hình Retainer

Thay đổi cấu trúc đầu tiên là chuyển tất cả các mối quan hệ khách hàng liên tục sang retainer. Lập hóa đơn retainer hàng tháng với phạm vi dịch vụ được xác định rõ ràng loại bỏ cảnh chạy đua cuối tháng để lập hóa đơn cho 23 dòng khác nhau trên 6 chiến dịch khác nhau.

Các cấp Retainer hàng tháng:

Phí retainer được lập hóa đơn vào mùng 1 mỗi tháng. Công việc bắt đầu khi hóa đơn được thanh toán.

Hóa đơn Retainer hàng tháng

Trình soạn hóa đơn của Invoice Flow app cho một agency marketing — hợp đồng hàng tháng, chi phí quảng cáo Google và Meta dưới dạng dòng chuyển tiếp, phí quản lý 15% và một thưởng hiệu suất
Hợp đồng, chi phí quảng cáo chuyển tiếp, phí 15% được nêu rõ — sự minh bạch mà khách hàng tin tưởng.

InvoiceFlow tạo và gửi vào mùng 1 mỗi tháng:

Retainer Marketing hàng tháng — [Tên khách hàng] — [Tháng Năm]:

Ngân sách quảng cáo trả phí được tách khỏi phí retainer. Điều này quan trọng. Chi phí quảng cáo thay đổi theo từng tháng. Gộp nó với phí retainer tạo ra tranh chấp về việc khách hàng bị tính phí quản lý hay chi phí quảng cáo.

Công việc dự án nằm ngoài phạm vi Retainer

Các chiến dịch, ra mắt và sản phẩm bàn giao một lần nằm ngoài phạm vi retainer được báo giá riêng:

Đề xuất dự án — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Lập hóa đơn ba giai đoạn cho dự án bảo vệ cả hai bên. Khách hàng không phải trả toàn bộ trước khi thấy bất cứ thứ gì. Chúng tôi không bàn giao mọi thứ trước khi được trả bất cứ đồng nào.

Hóa đơn quản lý quảng cáo trả phí

Hóa đơn định kỳ Invoice Flow app của một agency marketing — các hợp đồng giữ chỗ SEO, tăng trưởng và mạng xã hội cho khách hàng USD và GBP
Mỗi hợp đồng giữ chỗ tự lập hóa đơn vào ngày 1 — bạn phê duyệt và gửi, không phải dựng lại từ đầu.

Quảng cáo trả phí liên quan đến hai luồng lập hóa đơn riêng biệt: phí quản lý và chi phí quảng cáo thực tế. Chúng không bao giờ nên nằm trên cùng một hóa đơn:

Quản lý quảng cáo trả phí — [Tên khách hàng] — [Tháng Năm]:

Đối soát chi phí quảng cáo — [Tên khách hàng] — [Tháng Năm]:

Hệ thống hai hóa đơn ngăn mọi nhầm lẫn về đâu là phí quản lý và đâu là chi phí quảng cáo thực tế. Khách hàng thấy được chính xác các nền tảng tính bao nhiêu và chính xác chúng tôi cộng thêm bao nhiêu để quản lý.

Doanh nghiệp sau khi xây dựng lại việc lập hóa đơn

Hai năm sau khi xây dựng lại mô hình lập hóa đơn:

Chúng tôi đã không có tranh chấp lập hóa đơn nào trong mười bốn tháng. Không phải vì khách hàng trở nên hợp tác hơn — vẫn là những kiểu khách hàng chúng tôi phục vụ trước đây. Mà vì các hóa đơn giờ đây ghi chép rõ những gì đã được thỏa thuận, những gì đã được bàn giao, và sự phê duyệt nào làm căn cứ cho việc lập hóa đơn.

InvoiceFlow làm gì cho Agency Marketing

Việc lập hóa đơn của agency marketing bao gồm retainer hàng tháng kèm tài liệu phạm vi rõ ràng, hóa đơn phí quản lý quảng cáo trả phí và đối soát chi phí riêng biệt, lập hóa đơn dự án chiến dịch theo cột mốc thanh toán, và trường PO doanh nghiệp cho khách hàng lớn. InvoiceFlow xử lý tất cả những điều này từ một ứng dụng Android — hóa đơn định kỳ tự động tạo vào mùng 1, lập hóa đơn theo cột mốc dự án, và các trường tùy chỉnh mà phòng mua sắm doanh nghiệp yêu cầu.

Tải InvoiceFlow. Chuyển các mối quan hệ khách hàng liên tục của bạn sang retainer hàng tháng. Tách hóa đơn chi phí quảng cáo khỏi hóa đơn phí quản lý. Sự rõ ràng trong lập hóa đơn bảo vệ cả mối quan hệ lẫn doanh thu.

Angela Torres là chủ Torres Marketing tại Denver, Colorado, cung cấp chiến lược digital marketing, content marketing, quản lý mạng xã hội, SEO và dịch vụ quảng cáo trả phí cho các doanh nghiệp vừa.