Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pobierz aplikację
PL

Klient, który zapłacił 23% tego, co był nam winien

Autorka: Angela Torres, właścicielka agencji marketingowej — Denver, Kolorado

Założyłam Torres Marketing w 2016 roku z trzema klientami i doświadczeniem freelancera w strategii treści. Pięć lat później miałam 11 pracowników, solidne portfolio klientów i sytuację rozliczeniową, która po cichu niszczyła firmę.

W 2021 roku przeprowadziłam szczegółowy audyt należności. Liczby były złe. Mieliśmy 84 000 dolarów w niezapłaconych fakturach — niektóre z nich starsze niż 90 dni. Trzej klienci mieli otwarte salda przekraczające 12 000 dolarów każdy. Jeden z nich był, pod względem liczby faktur, jednym z naszych najbardziej aktywnych — po prostu nie zapłacił większości tego, co był winien.

Gdy zatrudniłam prawnika i rozpoczęłam windykację największego salda — 23 400 dolarów — klient zakwestionował 22 faktury, twierdząc, że praca nie została dostarczona zgodnie z opisem lub nie została zlecona. Ugodziliśmy się na 5422 dolary. Dwadzieścia trzy procent tego, co był winien.

Prawdziwą przyczyną nie była zła wola klienta — choć trochę jej było. Prawdziwą przyczyną była nasza struktura rozliczeń. Fakturowaliśmy co miesiąc z dołu za kombinację usług o różnych poziomach zatwierdzeń, różnych procesach akceptacji i różnych osobach w organizacji klienta. Nikt po naszej stronie nie udokumentował, co zostało zlecone. Nikt po ich stronie nie potrafił potwierdzić, co zostało zatwierdzone.

Przebudowaliśmy model rozliczeń od podstaw.

Model abonamentowy

Pierwszą zmianą strukturalną było przekształcenie wszystkich stałych relacji z klientami w abonamenty. Miesięczne rozliczenie abonamentowe z jasno zdefiniowanym zakresem usług eliminuje comiesięczny pościg za fakturowaniem 23 różnych pozycji w 6 różnych kampaniach.

Pakiety abonamentowe:

Opłata abonamentowa jest fakturowana pierwszego dnia miesiąca. Praca rozpoczyna się po opłaceniu faktury.

Miesięczna faktura abonamentowa

Edytor faktur w aplikacji Invoice Flow agencji marketingowej — miesięczny ryczałt, wydatki reklamowe Google i Meta jako pozycje przenoszone, 15% opłaty za zarządzanie i premia za wyniki
Ryczałt, przeniesione wydatki reklamowe, wyraźne 15% opłaty — przejrzystość, której klienci ufają.

InvoiceFlow generuje i wysyła pierwszego dnia każdego miesiąca:

Miesięczny abonament marketingowy — [Nazwa klienta] — [Miesiąc rok]:

Budżet na płatne reklamy jest oddzielony od opłaty abonamentowej. To ważne. Wydatki reklamowe zmieniają się z miesiąca na miesiąc. Łączenie ich z opłatami abonamentowymi tworzy spory o to, czy klientowi naliczana jest prowizja za zarządzanie, czy koszty mediów.

Praca projektowa poza zakresem abonamentu

Kampanie, uruchomienia i jednorazowe rezultaty poza zakresem abonamentu są wyceniane osobno:

Oferta projektowa — [Nazwa klienta] — [Data]:

Trzyetapowe rozliczenie projektów chroni obie strony. Klient nie płaci całej kwoty przed zobaczeniem czegokolwiek. My nie dostarczamy wszystkiego przed otrzymaniem jakiejkolwiek zapłaty.

Faktury za zarządzanie płatnymi reklamami

Faktury cykliczne agencji marketingowej w aplikacji Invoice Flow app — abonamenty SEO, growth i social u klientów w USD i GBP
Każdy abonament fakturuje się sam pierwszego dnia miesiąca — Ty zatwierdzasz i wysyłasz, nie tworzysz od zera.

Płatne reklamy obejmują dwa osobne strumienie rozliczeń: prowizję za zarządzanie i rzeczywiste wydatki reklamowe. Nigdy nie powinny znaleźć się na tej samej fakturze:

Zarządzanie płatnymi reklamami — [Nazwa klienta] — [Miesiąc rok]:

Rozliczenie wydatków reklamowych — [Nazwa klienta] — [Miesiąc rok]:

System dwóch faktur zapobiega jakimkolwiek nieporozumieniom co do tego, co jest prowizją za zarządzanie, a co rzeczywistym wydatkiem na media. Klient widzi dokładnie, ile naliczyły platformy i dokładnie, ile doliczamy za zarządzanie.

Firma po przebudowie rozliczeń

Dwa lata po przebudowie modelu rozliczeń:

Nie mieliśmy sporu rozliczeniowego od czternastu miesięcy. Nie dlatego, że klienci stali się bardziej skłonni do współpracy — obsługujemy tych samych klientów co wcześniej. Dlatego, że faktury teraz dokumentują, co zostało uzgodnione, co dostarczone i jaka autoryzacja stoi za rozliczeniem.

Co InvoiceFlow robi dla agencji marketingowych

Rozliczenia agencji marketingowej obejmują miesięczne abonamenty z jasną dokumentacją zakresu, osobne faktury za prowizję od zarządzania płatnymi reklamami i rozliczenie wydatków, rozliczanie kampanii projektowych z płatnościami za kamienie milowe oraz pola PO dla klientów korporacyjnych. InvoiceFlow obsługuje to wszystko z jednej aplikacji na Androida — faktury cykliczne generowane automatycznie pierwszego dnia, rozliczanie kamieni milowych projektu i pola niestandardowe, których wymagają korporacyjne działy zakupów.

Pobierz InvoiceFlow. Przekształć swoje stałe relacje z klientami w miesięczne abonamenty. Oddziel faktury za wydatki reklamowe od faktur za prowizję od zarządzania. Przejrzystość rozliczeń chroni zarówno relacje, jak i przychody.

Angela Torres jest właścicielką Torres Marketing w Denver w Kolorado, świadczącej usługi strategii marketingu cyfrowego, content marketingu, zarządzania social media, SEO oraz płatnych reklam dla średnich firm.