ลูกค้าที่จ่ายเพียง 23% ของสิ่งที่เราควรได้รับ

โดย Angela Torres เจ้าของเอเจนซีการตลาด — เดนเวอร์ รัฐโคโลราโด

ฉันก่อตั้ง Torres Marketing ในปี 2016 ด้วยลูกค้าสามรายและประสบการณ์ฟรีแลนซ์ด้านกลยุทธ์คอนเทนต์ ห้าปีต่อมาฉันมีพนักงาน 11 คน มีรายชื่อลูกค้าที่มั่นคง และสถานการณ์การวางบิลที่กำลังทำลายธุรกิจอย่างเงียบๆ

ในปี 2021 ฉันทำการตรวจสอบลูกหนี้การค้าอย่างละเอียด ตัวเลขแย่มาก เรามีใบแจ้งหนี้ค้างชำระ 84,000 ดอลลาร์ บางฉบับเก่ากว่า 90 วัน ลูกค้าสามรายมียอดค้างเปิดเกิน 12,000 ดอลลาร์ต่อราย หนึ่งในนั้นเมื่อนับตามจำนวนใบแจ้งหนี้แล้วเป็นลูกค้าที่แอ็กทีฟที่สุดของเรา เพียงแต่เขาไม่ได้จ่ายส่วนใหญ่ของที่ค้างอยู่

เมื่อฉันจ้างทนายและเริ่มกระบวนการทวงหนี้กับยอดค้างที่ใหญ่ที่สุด — 23,400 ดอลลาร์ — ลูกค้าโต้แย้งใบแจ้งหนี้ 22 ฉบับ โดยอ้างว่างานไม่ได้ส่งมอบตามที่ระบุหรือไม่ได้รับอนุมัติ เราตกลงยอมความที่ 5,422 ดอลลาร์ ยี่สิบสามเปอร์เซ็นต์ของสิ่งที่เขาค้างอยู่

สาเหตุที่แท้จริงไม่ใช่ความไม่สุจริตของลูกค้า แม้จะมีอยู่บ้างก็ตาม สาเหตุที่แท้จริงคือโครงสร้างการวางบิลของเราเอง เราวางบิลรายเดือนแบบเก็บย้อนหลังสำหรับบริการหลายอย่างรวมกัน ซึ่งมีระดับการอนุมัติต่างกัน กระบวนการอนุมัติต่างกัน และบุคคลในองค์กรลูกค้าที่ต่างกัน ไม่มีใครฝั่งเราจดบันทึกว่าอะไรได้รับอนุมัติแล้ว ไม่มีใครฝั่งลูกค้ายืนยันได้ว่าอะไรผ่านการอนุมัติ

เราสร้างโมเดลการวางบิลขึ้นใหม่ตั้งแต่ต้น

โมเดลรีเทนเนอร์

การเปลี่ยนแปลงเชิงโครงสร้างอย่างแรกคือการแปลงความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดำเนินต่อเนื่องทั้งหมดให้เป็นรีเทนเนอร์ การวางบิลรีเทนเนอร์รายเดือนพร้อมขอบเขตบริการที่กำหนดชัดเจนช่วยขจัดความวุ่นวายในการวางบิลปลายเดือนสำหรับ 23 รายการที่ต่างกันในหก 6 แคมเปญที่ต่างกัน

ระดับรีเทนเนอร์รายเดือน:

• Foundation — $2,200/เดือน: การจัดการปฏิทินคอนเทนต์, โพสต์โซเชียล 8 โพสต์/สัปดาห์, รายงานการวิเคราะห์รายเดือน
• Growth — $4,800/เดือน: บล็อกที่ปรับ SEO (4 บทความ/เดือน), โซเชียลมีเดีย, อีเมล (2/เดือน), แดชบอร์ดการวิเคราะห์
• Full Service — $8,500/เดือน: บริการ Growth ทั้งหมด + การจัดการโฆษณาแบบชำระเงิน (งบสูงสุด $15K), การประชุมกลยุทธ์รายเดือน, รายงานคู่แข่ง
• Enterprise — กำหนดเอง: การจัดการทุกช่องทางครบวงจร + ผู้อำนวยการบัญชีเฉพาะราย

ค่ารีเทนเนอร์ถูกเรียกเก็บในวันแรกของเดือน งานเริ่มต้นเมื่อชำระใบแจ้งหนี้แล้ว

ใบแจ้งหนี้รีเทนเนอร์รายเดือน

InvoiceFlow สร้างและส่งในวันแรกของทุกเดือน:

ค่ารีเทนเนอร์การตลาดรายเดือน — [ชื่อลูกค้า] — [เดือน ปี]:

• บริการ: รีเทนเนอร์การตลาดระดับ [ชื่อระดับ]
• ขอบเขต: [รายการบริการที่รวมอยู่ในระดับนั้น]
• การรายงาน: รายงานการวิเคราะห์รายเดือนส่งมอบภายใน [วันที่]
• ค่าบริการรายเดือน: $4,800.00
• เงื่อนไขการชำระเงิน: Net-15
• หมายเหตุ: งบโฆษณาแบบชำระเงินถูกเรียกเก็บแยกต่างหากตามงบที่ใช้จริง

งบโฆษณาแบบชำระเงินถูกแยกออกจากค่ารีเทนเนอร์ ข้อนี้สำคัญ ค่างบโฆษณาผันแปรในแต่ละเดือน การรวมมันเข้ากับค่ารีเทนเนอร์ก่อให้เกิดข้อพิพาทว่าลูกค้าถูกคิดค่าบริการจัดการหรือค่างบสื่อกันแน่

งานโปรเจกต์นอกขอบเขตรีเทนเนอร์

แคมเปญ การเปิดตัว และสิ่งส่งมอบครั้งเดียวที่อยู่นอกขอบเขตรีเทนเนอร์จะถูกเสนอราคาแยกต่างหาก:

ข้อเสนอโปรเจกต์ — [ชื่อลูกค้า] — [วันที่]:

• โปรเจกต์: แคมเปญเปิดตัวผลิตภัณฑ์ Q4
• ขอบเขตงาน: การออกแบบแลนดิ้งเพจ, ชุดอีเมล (5 ฉบับ), แคมเปญโซเชียล (แบบชำระเงิน + ออร์แกนิก), ครีเอทีฟโฆษณา (3 แบบ), การติดตามช่วงสัปดาห์เปิดตัว
• ระยะเวลา: [วันเริ่ม] – [วันสิ้นสุด]
• เฟส 1 (การพัฒนากลยุทธ์และครีเอทีฟ, 30%): $3,600.00 — ครบกำหนดเมื่อเริ่มโปรเจกต์
• เฟส 2 (เปิดตัวและจัดการแคมเปญ, 50%): $6,000.00 — ครบกำหนดเมื่อเปิดตัวแคมเปญ
• เฟส 3 (การรายงานและวิเคราะห์, 20%): $2,400.00 — ครบกำหนดเมื่อโปรเจกต์เสร็จสมบูรณ์
• ค่าโปรเจกต์รวม: $12,000.00

การวางบิลสามเฟสสำหรับโปรเจกต์ปกป้องทั้งสองฝ่าย ลูกค้าไม่ต้องจ่ายเต็มจำนวนก่อนได้เห็นอะไรเลย เราไม่ต้องส่งมอบทุกอย่างก่อนได้รับเงินสักบาท

ใบแจ้งหนี้การจัดการโฆษณาแบบชำระเงิน

โฆษณาแบบชำระเงินเกี่ยวข้องกับกระแสการวางบิลสองสายที่แยกกัน: ค่าบริการจัดการและค่างบโฆษณาจริง ทั้งสองไม่ควรอยู่ในใบแจ้งหนี้ฉบับเดียวกัน:

การจัดการโฆษณาแบบชำระเงิน — [ชื่อลูกค้า] — [เดือน ปี]:

• บริการ: การจัดการโฆษณาโซเชียลแบบชำระเงิน + Search
• ช่องทาง: Meta (Facebook/Instagram), Google Search
• ค่าบริการจัดการ: 15% ของงบที่จัดการ
• งบที่จัดการในรอบนี้: $18,400.00
• ค่าบริการจัดการ (15%): $2,760.00
• หมายเหตุ: ค่างบโฆษณาถูกเรียกเก็บแยกต่างหากผ่านบัญชีแพลตฟอร์มโฆษณา
• เงื่อนไขการชำระเงิน: Net-15

การกระทบยอดค่างบโฆษณา — [ชื่อลูกค้า] — [เดือน ปี]:

• แพลตฟอร์ม: Meta Business Manager | บัญชี: [Account ID]
• งบใช้จ่ายรวม: $11,200.00 | ค่าธรรมเนียมบัตรเครดิต: $0.00
• งบสุทธิที่เรียกเก็บจากลูกค้า: $11,200.00
• แพลตฟอร์ม: Google Ads | บัญชี: [Account ID]
• งบใช้จ่ายรวม: $7,200.00 | งบสุทธิ: $7,200.00
• ค่างบโฆษณารวมที่เรียกเก็บ: $18,400.00
• เอกสารประกอบ: แนบภาพหน้าจอ
• เงื่อนไขการชำระเงิน: Net-15

ระบบสองใบแจ้งหนี้ป้องกันความสับสนว่าอะไรคือค่าบริการจัดการและอะไรคือค่างบสื่อจริง ลูกค้าเห็นได้อย่างชัดเจนว่าแพลตฟอร์มเรียกเก็บเท่าไหร่ และเราบวกเพิ่มเป็นค่าบริการจัดการเท่าไหร่

ธุรกิจหลังการสร้างระบบวางบิลใหม่

สองปีหลังจากสร้างโมเดลการวางบิลใหม่:

• ลูกค้ารีเทนเนอร์แอ็กทีฟ 9 ราย: $2,200 + $2,200 + $4,800 + $4,800 + $4,800 + $8,500 + $8,500 + กำหนดเอง + กำหนดเอง = ประมาณ $52,000/เดือน แบบเกิดซ้ำ
• งานโปรเจกต์: ประมาณ $18,000/เดือน
• ค่าบริการจัดการโฆษณาแบบชำระเงิน: ประมาณ $11,200/เดือน
• ลูกหนี้ค้างชำระ: ต่ำกว่า $8,000 ในเวลาใดเวลาหนึ่ง เทียบกับ $84,000 ก่อนหน้านี้

เราไม่มีข้อพิพาทเรื่องการวางบิลมาสิบสี่เดือนแล้ว ไม่ใช่เพราะลูกค้าให้ความร่วมมือมากขึ้น เป็นลูกค้าแบบเดียวกับที่เราให้บริการมาก่อน แต่เพราะตอนนี้ใบแจ้งหนี้บันทึกไว้ว่าอะไรที่ตกลงกัน อะไรที่ส่งมอบแล้ว และการอนุมัติใดรองรับการวางบิลนั้น

InvoiceFlow ทำอะไรให้เอเจนซีการตลาด

การวางบิลของเอเจนซีการตลาดเกี่ยวข้องกับรีเทนเนอร์รายเดือนพร้อมเอกสารระบุขอบเขตที่ชัดเจน ใบแจ้งหนี้ค่าบริการจัดการโฆษณาแบบชำระเงินและการกระทบยอดค่างบที่แยกต่างหาก การวางบิลโปรเจกต์แคมเปญพร้อมการชำระตามหมุดหมาย และฟิลด์ PO ขององค์กรสำหรับลูกค้าองค์กร InvoiceFlow จัดการทั้งหมดนี้ได้จากแอป Android เดียว ทั้งใบแจ้งหนี้แบบเกิดซ้ำที่สร้างขึ้นอัตโนมัติในวันที่ 1 การวางบิลตามหมุดหมายของโปรเจกต์ และฟิลด์ที่กำหนดเองที่แผนกจัดซื้อขององค์กรต้องการ

ดาวน์โหลด InvoiceFlow แปลงความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดำเนินต่อเนื่องของคุณให้เป็นรีเทนเนอร์รายเดือน แยกใบแจ้งหนี้ค่างบโฆษณาออกจากใบแจ้งหนี้ค่าบริการจัดการ ความชัดเจนในการวางบิลปกป้องทั้งความสัมพันธ์และรายได้

Angela Torres เป็นเจ้าของ Torres Marketing ในเดนเวอร์ รัฐโคโลราโด ให้บริการกลยุทธ์การตลาดดิจิทัล คอนเทนต์มาร์เก็ตติ้ง การจัดการโซเชียลมีเดีย SEO และบริการโฆษณาแบบชำระเงินสำหรับธุรกิจขนาดกลาง