받아야 할 돈의 23%만 지불한 고객

앤절라 토레스(Angela Torres), 마케팅 대행사 대표 — 콜로라도주 덴버

저는 2016년에 고객 세 곳과 콘텐츠 전략 프리랜서 경력을 바탕으로 Torres Marketing을 창업했습니다. 5년 후 저는 직원 11명, 탄탄한 고객 명단, 그리고 조용히 사업을 무너뜨리고 있던 청구 상황을 갖게 되었습니다.

2021년에 저는 상세한 외상매출금 감사를 실시했습니다. 숫자는 좋지 않았습니다. 미수 청구서가 84,000달러 있었고 — 그중 일부는 90일이 넘은 것이었습니다. 세 고객은 각각 12,000달러가 넘는 미결제 잔액을 가지고 있었습니다. 그중 한 고객은 청구서 건수로는 가장 활발한 고객 중 하나였습니다 — 단지 받아야 할 금액 대부분을 지불하지 않았을 뿐입니다.

제가 변호사를 선임하고 가장 큰 잔액인 23,400달러에 대해 채권 회수 절차를 시작하자, 그 고객은 22건의 청구서에 대해 작업이 설명대로 납품되지 않았거나 승인되지 않았다며 이의를 제기했습니다. 우리는 5,422달러에 합의했습니다. 받아야 할 금액의 23%였습니다.

근본 원인은 고객의 악의가 아니었습니다 — 물론 어느 정도는 있었지만요. 근본 원인은 우리의 청구 구조였습니다. 우리는 서로 다른 승인 권한, 서로 다른 승인 절차, 고객 조직 내 서로 다른 담당자가 관여하는 여러 서비스를 묶어 매월 후불로 청구하고 있었습니다. 우리 쪽 누구도 무엇이 승인되었는지 문서화하지 않았습니다. 그들 쪽 누구도 무엇이 승인되었는지 확인할 수 없었습니다.

우리는 청구 모델을 바닥부터 다시 세웠습니다.

리테이너 모델

첫 번째 구조적 변화는 모든 상시 고객 관계를 리테이너로 전환한 것이었습니다. 명확하게 정의된 서비스 범위를 갖춘 월간 리테이너 청구는 6개의 서로 다른 캠페인에 걸친 23개의 서로 다른 항목을 월말에 허둥지둥 청구하는 일을 없애줍니다.

월간 리테이너 등급:

• 파운데이션 — 월 $2,200: 콘텐츠 캘린더 관리, 주당 소셜 게시물 8개, 월간 분석 보고서
• 그로스 — 월 $4,800: SEO 최적화 블로그(월 4개 게시물), 소셜 미디어, 이메일(월 2회), 분석 대시보드
• 풀 서비스 — 월 $8,500: 그로스의 모든 서비스 + 유료 광고 관리(집행비 최대 $15K), 월간 전략 통화, 경쟁사 보고서
• 엔터프라이즈 — 맞춤형: 전체 채널 관리 + 전담 어카운트 디렉터

리테이너 수수료는 매월 1일에 청구됩니다. 청구서가 결제되면 작업이 시작됩니다.

월간 리테이너 청구서

InvoiceFlow는 매월 1일에 생성하여 발송합니다:

월간 마케팅 리테이너 — [고객명] — [연월]:

• 서비스: [등급명] 마케팅 리테이너
• 범위: [등급에 포함된 서비스 목록]
• 보고: 월간 분석 보고서 [날짜]까지 제공
• 월 수수료: $4,800.00
• 결제 조건: Net-15
• 참고: 유료 광고 예산은 실제 집행비에 따라 별도로 청구됩니다.

유료 광고 예산은 리테이너 수수료와 분리됩니다. 이것이 중요합니다. 광고 집행비는 매월 달라집니다. 이를 리테이너 수수료와 혼동하면 고객이 관리 수수료를 청구받는 것인지 매체 광고비를 청구받는 것인지에 대한 분쟁이 생깁니다.

리테이너 범위 밖의 프로젝트 작업

리테이너 범위를 벗어난 캠페인, 론칭, 일회성 산출물은 별도로 견적을 냅니다:

프로젝트 제안서 — [고객명] — [날짜]:

• 프로젝트: 4분기 제품 론칭 캠페인
• 작업 범위: 랜딩 페이지 디자인, 이메일 시퀀스(이메일 5개), 소셜 캠페인(유료 + 오가닉), 광고 크리에이티브(3가지 변형), 론칭 주간 모니터링
• 일정: [시작일] – [종료일]
• 1단계(전략 및 크리에이티브 개발, 30%): $3,600.00 — 프로젝트 시작 시 지불
• 2단계(캠페인 론칭 및 관리, 50%): $6,000.00 — 캠페인 론칭 시 지불
• 3단계(보고 및 분석, 20%): $2,400.00 — 프로젝트 완료 시 지불
• 총 프로젝트 수수료: $12,000.00

프로젝트에 대한 3단계 청구는 양측 모두를 보호합니다. 고객은 아무것도 보기 전에 전액을 지불하지 않습니다. 우리는 아무것도 받기 전에 모든 것을 납품하지 않습니다.

유료 광고 관리 청구서

유료 광고에는 두 개의 별도 청구 흐름이 있습니다: 관리 수수료와 실제 광고 집행비. 이 둘은 절대 같은 청구서에 있어서는 안 됩니다:

유료 광고 관리 — [고객명] — [연월]:

• 서비스: 유료 소셜 + 검색 광고 관리
• 채널: Meta(Facebook/Instagram), Google Search
• 관리 수수료: 관리 집행비의 15%
• 이번 기간 관리 집행비: $18,400.00
• 관리 수수료(15%): $2,760.00
• 참고: 광고 집행비는 광고 플랫폼 계정을 통해 별도로 청구됩니다
• 결제 조건: Net-15

광고 집행비 정산 — [고객명] — [연월]:

• 플랫폼: Meta Business Manager | 계정: [계정 ID]
• 총 집행비: $11,200.00 | 신용카드 수수료: $0.00
• 고객 청구 순 집행비: $11,200.00
• 플랫폼: Google Ads | 계정: [계정 ID]
• 총 집행비: $7,200.00 | 순 집행비: $7,200.00
• 청구된 총 광고 집행비: $18,400.00
• 증빙 자료: 스크린샷 첨부
• 결제 조건: Net-15

두 개의 청구서 시스템은 무엇이 관리 수수료이고 무엇이 실제 매체 광고비인지에 대한 혼동을 방지합니다. 고객은 플랫폼이 청구한 금액과 우리가 관리 명목으로 추가하는 금액을 정확히 볼 수 있습니다.

청구 개편 이후의 사업

청구 모델을 재구축하고 2년 후:

• 활성 리테이너 고객 9곳: $2,200 + $2,200 + $4,800 + $4,800 + $4,800 + $8,500 + $8,500 + 맞춤형 + 맞춤형 = 약 월 $52,000 반복 매출
• 프로젝트 계약: 약 월 $18,000
• 유료 광고 관리 수수료: 약 월 $11,200
• 미수금: 상시 $8,000 미만 — 이전의 $84,000과 대비

우리는 14개월 동안 청구 분쟁을 겪지 않았습니다. 고객들이 더 협조적으로 변해서가 아닙니다 — 이전에 상대하던 것과 같은 유형의 고객들입니다. 이제는 청구서가 무엇이 합의되었고, 무엇이 납품되었으며, 어떤 승인이 청구를 뒷받침하는지를 문서화하기 때문입니다.

InvoiceFlow가 마케팅 대행사를 위해 하는 일

마케팅 대행사 청구에는 명확한 범위 문서를 갖춘 월간 리테이너, 별도의 유료 광고 관리 수수료 및 집행비 정산 청구서, 마일스톤 지불을 갖춘 프로젝트 캠페인 청구, 엔터프라이즈 고객을 위한 기업 PO 필드가 포함됩니다. InvoiceFlow는 이 모든 것을 하나의 Android 앱에서 처리합니다 — 1일에 자동 생성되는 반복 청구서, 프로젝트 마일스톤 청구, 그리고 기업 구매 부서가 요구하는 사용자 지정 필드.

InvoiceFlow를 다운로드하세요. 상시 고객 관계를 월간 리테이너로 전환하세요. 광고 집행비 청구서를 관리 수수료 청구서와 분리하세요. 청구의 명확성이 관계와 매출을 모두 보호합니다.

앤절라 토레스는 콜로라도주 덴버에 있는 Torres Marketing의 대표로, 중견 기업을 위한 디지털 마케팅 전략, 콘텐츠 마케팅, 소셜 미디어 관리, SEO, 유료 광고 서비스를 제공합니다.