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वह क्लाइंट जिसने हमारे बकाया का सिर्फ़ 23% चुकाया

एंजेला टोरेस द्वारा, मार्केटिंग एजेंसी मालिक — डेनवर, CO

मैंने 2016 में तीन क्लाइंट और कंटेंट स्ट्रैटेजी में फ्रीलांस पृष्ठभूमि के साथ Torres Marketing की स्थापना की। पाँच साल बाद मेरे पास 11 कर्मचारी, एक मज़बूत क्लाइंट सूची, और एक बिलिंग स्थिति थी जो चुपचाप व्यवसाय को नष्ट कर रही थी।

2021 में मैंने एक विस्तृत अकाउंट्स रिसीवेबल ऑडिट किया। आँकड़े बुरे थे। हमारे पास बकाया इनवॉइस में ₹70,00,000 थे — कुछ 90 दिनों से भी पुराने। तीन क्लाइंट के खुले बैलेंस ₹10,00,000 से अधिक थे। उनमें से एक क्लाइंट, इनवॉइस संख्या के हिसाब से, हमारे सबसे सक्रिय क्लाइंट में से एक था — उन्होंने बस अपने बकाये का अधिकांश भाग नहीं चुकाया था।

जब मैंने एक वकील को नियुक्त किया और सबसे बड़े बैलेंस — ₹19,50,000 — पर वसूली प्रक्रिया शुरू की, तो क्लाइंट ने 22 इनवॉइस पर विवाद किया, यह दावा करते हुए कि काम वर्णित रूप में डिलीवर नहीं हुआ था या अधिकृत नहीं था। हमने ₹4,52,000 में समझौता किया। उनके बकाये का तेईस प्रतिशत।

मूल कारण क्लाइंट की बदनीयती नहीं थी — हालाँकि कुछ हद तक वह भी थी। मूल कारण हमारी बिलिंग संरचना थी। हम अलग-अलग प्राधिकरण स्तरों, अलग-अलग अनुमोदन वर्कफ़्लो और क्लाइंट संगठन में अलग-अलग व्यक्तियों वाली सेवाओं के संयोजन के लिए मासिक रूप से बकाया (in arrears) इनवॉइस कर रहे थे। हमारी तरफ़ से किसी ने दस्तावेज़ीकृत नहीं किया था कि क्या अधिकृत था। उनकी तरफ़ से कोई पुष्टि नहीं कर सकता था कि क्या अनुमोदित हुआ था।

हमने बिलिंग मॉडल को शुरू से फिर से बनाया।

रिटेनर मॉडल

पहला संरचनात्मक बदलाव सभी चल रहे क्लाइंट संबंधों को रिटेनर में बदलना था। सेवाओं के स्पष्ट रूप से परिभाषित स्कोप के साथ मासिक रिटेनर बिलिंग 6 अलग-अलग कैम्पेन में 23 अलग-अलग लाइन आइटम के लिए इनवॉइस बनाने की महीने-अंत की भागदौड़ को समाप्त कर देती है।

मासिक रिटेनर टियर:

रिटेनर फीस महीने की पहली तारीख को बिल की जाती है। इनवॉइस का भुगतान होने पर काम शुरू होता है।

मासिक रिटेनर इनवॉइस

एक मार्केटिंग एजेंसी का Invoice Flow app invoice editor — मासिक रिटेनर, पास-थ्रू लाइनों के रूप में Google और Meta ऐड खर्च, एक 15% मैनेजमेंट फीस और एक परफॉर्मेंस बोनस
रिटेनर, पास किया गया ऐड खर्च, स्पष्ट लिखी 15% फीस — पारदर्शिता जिस पर क्लाइंट भरोसा करते हैं।

InvoiceFlow हर महीने की पहली तारीख को जनरेट और भेजता है:

मासिक मार्केटिंग रिटेनर — [क्लाइंट नाम] — [महीना वर्ष]:

पेड विज्ञापन बजट को रिटेनर फीस से अलग रखा जाता है। यह महत्वपूर्ण है। विज्ञापन खर्च महीने-दर-महीने बदलता है। इसे रिटेनर फीस के साथ मिलाना इस बारे में विवाद पैदा करता है कि क्लाइंट से प्रबंधन फीस के लिए शुल्क लिया जा रहा है या मीडिया खर्च के लिए।

रिटेनर स्कोप के बाहर प्रोजेक्ट कार्य

रिटेनर स्कोप के बाहर के कैम्पेन, लॉन्च और एकबारगी डिलीवरेबल्स का अलग से कोटेशन दिया जाता है:

प्रोजेक्ट प्रस्ताव — [क्लाइंट नाम] — [तारीख]:

प्रोजेक्ट के लिए तीन-चरणीय बिलिंग दोनों पक्षों की रक्षा करती है। क्लाइंट कुछ भी देखे बिना पूरी राशि नहीं चुकाता। हम कुछ भी भुगतान पाए बिना सब कुछ डिलीवर नहीं करते।

पेड विज्ञापन प्रबंधन इनवॉइस

एक मार्केटिंग एजेंसी की Invoice Flow app रिकरिंग इनवॉइस — USD और GBP क्लाइंट्स में SEO, ग्रोथ और सोशल रिटेनर
हर रिटेनर 1 तारीख को खुद बिल होता है — आप स्वीकृत कर भेजते हैं, शुरू से नहीं बनाते।

पेड विज्ञापन में दो अलग-अलग बिलिंग धाराएँ शामिल हैं: प्रबंधन फीस और वास्तविक विज्ञापन खर्च। ये कभी एक ही इनवॉइस पर नहीं होने चाहिए:

पेड विज्ञापन प्रबंधन — [क्लाइंट नाम] — [महीना वर्ष]:

विज्ञापन खर्च समाधान (Reconciliation) — [क्लाइंट नाम] — [महीना वर्ष]:

दो-इनवॉइस प्रणाली इस बारे में किसी भी भ्रम को रोकती है कि क्या प्रबंधन फीस है और क्या वास्तविक मीडिया खर्च है। क्लाइंट ठीक-ठीक देख सकता है कि प्लेटफ़ॉर्म ने क्या शुल्क लिया और प्रबंधन के लिए हम ठीक-ठीक क्या जोड़ रहे हैं।

बिलिंग पुनर्निर्माण के बाद का व्यवसाय

बिलिंग मॉडल को फिर से बनाने के दो साल बाद:

हमें चौदह महीनों में कोई बिलिंग विवाद नहीं हुआ है। इसलिए नहीं कि क्लाइंट अधिक सहयोगी हो गए — हम पहले जैसे ही क्लाइंट को सेवा दे रहे हैं। बल्कि इसलिए कि अब इनवॉइस दस्तावेज़ीकृत करते हैं कि क्या सहमति हुई, क्या डिलीवर हुआ, और किस प्राधिकरण से बिलिंग समर्थित है।

InvoiceFlow मार्केटिंग एजेंसियों के लिए क्या करता है

मार्केटिंग एजेंसी बिलिंग में स्पष्ट स्कोप दस्तावेज़ीकरण के साथ मासिक रिटेनर, अलग पेड विज्ञापन प्रबंधन फीस और खर्च समाधान इनवॉइस, माइलस्टोन भुगतान के साथ प्रोजेक्ट कैम्पेन बिलिंग, और एंटरप्राइज़ क्लाइंट के लिए कॉर्पोरेट PO फ़ील्ड शामिल हैं। InvoiceFlow इन सभी को एक Android ऐप से संभालता है — पहली तारीख को स्वतः-जनरेट होने वाले आवर्ती इनवॉइस, प्रोजेक्ट माइलस्टोन बिलिंग, और कॉर्पोरेट खरीद विभागों द्वारा आवश्यक कस्टम फ़ील्ड।

InvoiceFlow डाउनलोड करें। अपने चल रहे क्लाइंट संबंधों को मासिक रिटेनर में बदलें। अपने विज्ञापन खर्च इनवॉइस को अपनी प्रबंधन फीस इनवॉइस से अलग करें। बिलिंग की स्पष्टता संबंधों और राजस्व दोनों की रक्षा करती है।

एंजेला टोरेस डेनवर, कोलोराडो में Torres Marketing की मालिक हैं, जो मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए डिजिटल मार्केटिंग रणनीति, कंटेंट मार्केटिंग, सोशल मीडिया प्रबंधन, SEO और पेड विज्ञापन सेवाएँ प्रदान करती हैं।