Vom Hofladen zum Restaurantlieferanten: Wie ich endlich wie ein richtiges Unternehmen bezahlt wurde

Von Mark Chen, Gemüsebauer – Hudson Valley, New York

Ich habe nicht mit der Landwirtschaft angefangen, um Abrechnungsexperte zu werden. Ich habe angefangen, weil ich Lebensmittel anbauen wollte, sehen wollte, wie sie direkt von meinem Boden auf die Tische der Menschen gelangen, und etwas Echtes mit meinen Händen aufbauen wollte. In den ersten fünf Jahren war die finanzielle Seite des Betriebs etwas, das ich fast nebenbei verwaltete – auf dem Bauernmarkt gaben mir die Leute Bargeld. Am Hofladen warfen die Leute Scheine in eine Kiste. Meine 55-köpfige Solawi zahlte per Scheck oder Überweisung, und ich führte eine Tabelle, die ich aktualisierte, wenn ich daran dachte.

Dieses System funktionierte, bis ich Anrufe von Restaurants bekam.

Als die Restaurants anriefen

Der erste Restaurantanruf kam von einem Koch einer Farm-to-Table-Adresse in der Stadt, der meine alten Tomatensorten auf dem Bauernmarkt probiert hatte und wissen wollte, ob ich seine Küche beliefern könnte. Ich sagte sofort zu. Ich war begeistert. Ein Restaurantkonto bedeutete vorhersehbares wöchentliches Volumen, einen Premiumpreis für Spezialsorten und eine Beziehung, die über die Saisons wachsen würde.

Worauf ich nicht vorbereitet war, war sein System der Kreditorenbuchhaltung. Das Restaurant zahlte nicht bar. Es zahlte nicht per Überweisung. Es bezahlte Rechnungen, zu Zahlungsbedingungen von netto 15 Tagen, über einen formellen Buchhaltungsprozess, der eine Lieferantennummer, eine Rechnungsnummer, das Lieferdatum, eine aufgeschlüsselte Liste des Gelieferten mit Gewichten und Einzelpreisen sowie meine Geschäftsadresse und Steuerinformationen erforderte.

Ich schickte ihm eine Tabelle. Er war freundlich dabei, erklärte aber, dass ihr Buchhaltungssystem sie nicht verarbeiten würde. Er brauchte eine ordentliche Rechnung.

Ich verbrachte einen Abend damit, herauszufinden, wie eine ordentliche Rechnung für eine Hoflieferung aussieht. Ich fand Vorlagen online. Ich erstellte eine in Google Docs. Ich mailte sie mit der falschen Summe, weil ich zwei Zahlen vertauscht hatte. Er antwortete mit der Korrektur. Ich schickte ein überarbeitetes Dokument. Er verarbeitete es, aber die Zahlung kam 31 Tage später, weil die überarbeitete Rechnung die Zahlungsfrist neu startete.

Als das zweite Restaurant Kontakt aufnahm – ein weiterer Koch, der vom ersten von meinen Tomaten gehört hatte – wusste ich, dass ich ein besseres System brauchte, bevor ich einem zweiten Konto zusagte. Zwei Restaurantkonten über Google Docs abzurechnen, würde mehr Zeit pro Woche erfordern, als ich für Papierkram aufzuwenden bereit war.

Das Solawi-Abrechnungsproblem

Der andere Druck, der sich zur gleichen Zeit aufbaute, war meine Solawi (solidarische Landwirtschaft). Ich hatte sie über drei Saisons von 20 auf 55 Mitglieder ausgebaut, worauf ich stolz war. Aber 55 Mitglieder bedeuteten 55 verschiedene Zahlungssituationen. Einige zahlten per Scheck zu Saisonbeginn. Einige zahlten wöchentlich per Überweisung. Einige zahlten teilweise und baten dann um Anpassungen. Ein paar waren dauerhaft im Rückstand.

Jede Woche während der Anbausaison verbrachte ich Zeit damit, Solawi-Zahlungen hinterherzujagen, die ich auf den Feldern hätte verbringen sollen. Ich hatte kein automatisiertes System. Ich hatte eine Tabelle und eine Liste, wer was schuldete, die ich manuell aktualisierte und die mindestens 30 % der Zeit falsch war, weil ich vergaß, sie zu aktualisieren.

Spät in meiner dritten Solawi-Saison stellte ich fest, dass zwei Mitglieder drei Wochen lang nicht bezahlt hatten und ich es nicht bemerkt hatte. Ich hatte ihre Anteile jede Woche geliefert, weil ich davon ausging, dass die Zahlung kommen würde. Erst als ich am Monatsende meine Tabelle abglich, fiel mir die Lücke auf. Zu diesem Zeitpunkt war das Eintreiben unangenehm. Ich bekam einen Teil davon. Den Rest verkraftete ich.

Ein System finden, das für einen Hof funktioniert

Ich fand InvoiceFlow über eine kleine Bauerngruppe online. Jemand in der Gruppe erwähnte, eine Rechnungs-App für ihre Restaurantkonten und ihre Solawi-Abo-Abrechnung zu nutzen. Ich lud sie noch am selben Abend herunter.

Was mir zuerst auffiel, war, wie unkompliziert es war, Produkt-Positionen einzurichten. Ich erstellte Einträge für jede meiner Sorten – Cherokee Purple Alte Tomatensorte, Mangold Regenbogen, Baby-Zucchini, Shishito-Paprika – mit einer Maßeinheit (Pfund, Bund, Stück) und einem Preis. Ich richtete meinen Hofnamen, meine Geschäftsadresse und meine Bankverbindung ein. Ich erstellte eine Standard-Solawi-Anteilsposition zu 28 € pro Woche.

Ich war in etwa einer Stunde bereit, professionelle Rechnungen zu versenden.

Restaurantabrechnung: Die Verwandlung

Die erste Lieferrechnung, die ich dem ursprünglichen Restaurant über InvoiceFlow schickte, war eine völlig andere Erfahrung. Ich kam mit dem Gemüse an, lud es in ihre Kühlkammer und öffnete InvoiceFlow auf meinem Handy, bevor ich die Küche verließ. Ich fügte die Positionen hinzu: Cherokee Purple Alte Tomatensorte – 28 lbs zu 3,75 €/lb: 105 €; Mangold Regenbogen – 8 Bund zu 2,50 €: 20 €; Shishito-Paprika – 6 lbs zu 5,00 €/lb: 30 €; Baby-Zucchini – 14 lbs zu 4,25 €/lb: 59,50 €; Lieferung – Kühlkettenlieferung, gekühlt: 20 €. Gesamt: 234,50 €. Ich fügte ihre Lieferanten-Referenznummer im Notizfeld hinzu. Ich mailte die Rechnung an den Kontakt in der Kreditorenbuchhaltung, bevor ich meinen Truck startete, um nach Hause zu fahren.

Sie verarbeiteten sie in drei Tagen und zahlten an Tag 12 – innerhalb ihrer Netto-15-Tage-Frist, was noch nie zuvor passiert war. Der Koch schrieb mir, dass ihre Buchhaltungsabteilung ausdrücklich angemerkt hatte, dass meine Rechnungen „einfach zu verarbeiten” seien. Das ist kein Kompliment, das ich als Bauer je zu erhalten erwartet hätte, aber es bedeutete enorm viel.

Ich habe jetzt vier Restaurantkonten. Drei davon kamen durch Koch-zu-Koch-Empfehlungen zu mir. Ich glaube, ein Teil des Grundes, warum diese Empfehlungen konvertierten, war, dass die Köche bereits wussten, dass meine Abrechnung kein Kopfschmerz für ihr Büro sein würde.

Das Solawi-Abrechnungssystem neu aufbauen

Die Solawi-Verwandlung war die Änderung, die mir pro Saison am meisten Zeit sparte. Ich richtete wiederkehrende Rechnungen für jedes meiner 55 Mitglieder ein: „Wöchentlicher Solawi-Anteil – Vollanteil, Hudson Valley Gemüsehof, Woche vom [Datum]: 28 €.” Jedes Mitglied erhält jede Woche zur gleichen Zeit eine Rechnung. Sie zahlen über den Zahlungslink. Ich sehe auf einen Blick, wer bezahlt hat und wer nicht.

In der ersten Saison mit automatisierter Solawi-Abrechnung stieg meine Zahlungseinzugsquote für wöchentliche Anteile von etwas, das ich nicht genau messen konnte – weil ich es nicht richtig erfasste – zu etwas klar Sichtbarem in der App. Ich konnte den offenen Betrag jedes Mitglieds in Echtzeit sehen. Verspätete Zahlungen wurden zu einer einfachen, nicht unangenehmen Nachverfolgung: Die Rechnung war da, sie zeigte den offenen Betrag, ich schickte einfach eine Erinnerung über die App.

Ich richtete auch Saison-Vorauszahlungsrechnungen für Mitglieder ein, die lieber im Voraus zahlten. „Sommer-Solawi – Vollanteil, 22 Wochen, Juni bis Oktober: 616 €.” Die Hälfte meiner Mitglieder zahlt jetzt zu Saisonbeginn. Das gibt mir Betriebskapital vor Saisonbeginn, das ich für Saatgutbestellungen und Bodenverbesserer verwende. Der finanzielle Druck der Landwirtschaft hängt teilweise mit dem Timing des Cashflows zusammen – vorausbezahlte Solawi-Anteile verbessern dieses Timing erheblich.

Das Großhandelskonto, das ich beinahe nicht hätte bewältigen können

Mitten in meiner vierten Saison kontaktierte mich eine regionale Bio-Lebensmittelkooperative, um sie wöchentlich mit zertifiziert biologischem gemischtem Blattgemüse und Spezialtomaten zu beliefern. Das war ein größeres Konto als jedes Restaurant – größere wöchentliche Mengen, formellere Beschaffungsanforderungen und ein Lieferanten-Onboarding-Prozess, der Steuerdokumentation und formelle Rechnungskonformität erforderte.

Ich hätte beinahe abgelehnt. Ich dachte, die administrativen Anforderungen wären überwältigend. Aber weil ich bereits InvoiceFlow hatte und verstand, wie formelle Abrechnung aussieht, sagte ich zu.

Ihre Anforderungen waren spezifisch: Jede Rechnung brauchte meine Bio-Zertifizierungsnummer, eine Chargenreferenz zur Rückverfolgbarkeit, ihre Bestellnummer, meine Lieferanten-ID in ihrem System und aufgeschlüsselte Gewichte mit Einzelpreisen für jede Sorte. Als ich dies das erste Mal in InvoiceFlow einrichtete – mit den benutzerdefinierten Feldern, um die Chargennummer, Zertifizierungsnummer und Bestellreferenz hinzuzufügen – dauerte es etwa zehn Minuten. Jede weitere Lieferrechnung dauert etwa drei Minuten, um sie am Ende der Lieferung auf meinem Handy zu erstellen.

Die Kooperative zahlt netto 30 Tage. Eine korrekte Rechnung ist der Unterschied zwischen der Zahlung an Tag 30 und einem Anruf ihrer Kreditorenabteilung zwei Wochen später, die nach Unterlagen fragt, die ich von Anfang an hätte beifügen sollen. Ich habe in acht Monaten Zusammenarbeit einen solchen Anruf erhalten. Die anderen Rechnungen wurden sauber verarbeitet.

Was die Erfassung der Hofeinnahmen tatsächlich offenbarte

Eine Sache, die mir InvoiceFlow gab, die ich nicht erwartet hatte, war Klarheit darüber, woher mein Geld kommt. Nach einer vollen Saison professioneller Rechnungsstellung über alle Kanäle konnte ich in den Analysen sehen, was ich nie zuvor sehen konnte: meine Einnahmen nach Quelle.

Restaurants: 42 % der Einnahmen. Solawi-Mitglieder: 31 %. Kooperativer Großhandel: 18 %. Bauernmarkt: 9 %.

Diese Zahlen überraschten mich. Ich hatte den Bauernmarkt immer als das Herzstück meines Geschäfts betrachtet, weil ich dort angefangen hatte und weil er sich wie der sichtbarste Teil meiner Woche anfühlte. Aber er war tatsächlich mit deutlichem Abstand der kleinste Einnahmenkanal. Die Restaurant- und Großhandelskanäle – die sich mehr nach „Papierkram” und weniger nach „Landwirtschaft” anfühlten – erzeugten den Großteil meines Einkommens.

Das änderte meine Sicht auf meine Zeit. Der Samstagsmarkt erfordert sechs Stunden meiner Zeit für Aufbau, Verkauf und Abbau. Restaurantlieferungen erfordern etwa dreißig Minuten pro Konto pro Woche. Hätte ich früher gewusst, wie sich die Einnahmen vergleichen, hätte ich von Anfang an aggressiver Restaurant- und Großhandelsbeziehungen verfolgt.

Das kleine Detail, das einen großen Unterschied machte

Es gibt eine bestimmte Sache, die ich für andere Direktvermarkter erwähnen möchte, die einen Wechsel zur professionellen Rechnungsstellung erwägen: die Lieferschein-Funktion.

Wenn ich an Restaurants liefere, kann ich in InvoiceFlow einen Lieferschein erstellen, der mit dem Gemüse mitgeht. Er ist nicht die Rechnung – die Rechnung geht an die Buchhaltungsabteilung. Der Lieferschein geht an den Koch oder den Küchenleiter. Er zeigt genau, was in der Lieferung war, mit Gewichten und Preisen, in einem Format, das die Küche beim Empfang und der Überprüfung der Bestellung verwenden kann.

Bevor ich das hatte, gab es gelegentlich Verwirrung, wenn die Rechnung in der Buchhaltung ankam und die Aufzeichnungen der Küche über das Empfangene nicht genau übereinstimmten. Jetzt wird der Lieferschein dem Koch zum Zeitpunkt der Lieferung übergeben. Etwaige Unstimmigkeiten werden vor Ort geklärt. Die anschließende Rechnung stimmt mit dem Empfangenen überein. Keine Streitigkeiten. Keine Verzögerungen.

Drei Saisons später: Wie das Geschäft jetzt aussieht

Mein Hof ist in seiner sechsten Saison. Meine Solawi ist auf 70 Mitglieder gewachsen. Ich habe vier Restaurantkonten, ein kooperatives Großhandelskonto und – ab der nächsten Saison – einen Vertrag mit einem örtlichen Hotel für wöchentliche Frühstücksprodukt-Lieferungen. Keine dieser letzten Beziehungen wäre ohne professionelle Rechnungsstellung möglich gewesen. Besonders das Hotel machte während seiner Lieferantenbewertung deutlich, dass sie Rechnungen mit spezifischen Dokumentationsfeldern brauchten und dass sie nicht mit Lieferanten arbeiten würden, die diese nicht bereitstellen könnten.

Mein Samstagsmarkt ist mir immer noch wichtig. Ich genieße die direkte Beziehung zu den Verbrauchern. Aber er ist nicht mehr das Zentrum meines Finanzmodells. Die professionelle Abrechnungsseite meines Betriebs – der Teil, vor dem ich am Anfang am meisten Angst hatte – stellte sich als das heraus, was das Wachstum freischaltete, das ich wollte.

Wenn Sie ein Landwirt sind, der darüber nachdenkt, Restaurants oder Einzelhandelskäufer anzusprechen, richten Sie zuerst die Abrechnung ein. Verbringen Sie eine Stunde mit InvoiceFlow, bevor Sie den Anruf tätigen. Das Schlimmste, das passieren kann, wenn Sie ein Restaurant ansprechen, ist, dass sie zusagen und Sie nicht bereit sind, ihnen ordnungsgemäß Rechnungen zu stellen.

Mark Chen bewirtschaftet 40 Acres zertifiziert biologisches Gemüse im Hudson Valley, New York. Er beliefert Restaurants, Kooperativen und direkte Verbraucher über ein Solawi-Programm, das er von April bis Oktober betreibt.