Od farmářského stánku k dodavateli restaurací: jak jsem konečně začal dostávat zaplaceno jako skutečný podnik

Napsal Mark Chen, zeleninový farmář — Hudson Valley, New York

Nezačal jsem farmařit, abych se stal odborníkem na fakturaci. Začal jsem farmařit, protože jsem chtěl pěstovat jídlo, vidět, jak putuje přímo z mé půdy na stoly lidí, a vybudovat něco skutečného vlastníma rukama. Prvních pět let byla finanční stránka provozu něčím, co jsem řídil téměř náhodou — na farmářském trhu mi lidé podávali hotovost. U farmářského stánku lidé házeli bankovky do krabice. Můj CSA s 55 členy platil šekem nebo přes Venmo a já jsem si vedl tabulku, kterou jsem aktualizoval, když jsem si vzpomněl.

Tento systém fungoval, dokud mi nezačaly volat restaurace.

Když se ozvaly restaurace

První telefonát z restaurace přišel od šéfkuchaře z místního podniku typu „od farmy ke stolu”, který ochutnal má rajčata staré odrůdy na farmářském trhu a chtěl vědět, zda bych mohl zásobovat jeho kuchyni. Okamžitě jsem řekl ano. Byl jsem nadšený. Restaurační účet znamenal předvídatelný týdenní objem, prémiovou cenu za speciální odrůdy a vztah, který by rostl přes sezony.

Na co jsem nebyl připraven, byl jejich systém závazků. Restaurace neplatila hotově. Neplatila přes Venmo. Platila faktury, se splatností 15 dnů, prostřednictvím formálního účetního procesu, který vyžadoval dodavatelské číslo, číslo faktury, datum dodání, položkový seznam toho, co bylo dodáno, s hmotnostmi a jednotkovými cenami, a mou obchodní adresu a daňové údaje.

Poslal jsem mu tabulku. Byl k tomu vlídný, ale vysvětlil, že jejich účetní systém ji nedokáže zpracovat. Potřeboval řádnou fakturu.

Strávil jsem večer snahou zjistit, jak vypadá řádná faktura za dodávku z farmy. Našel jsem šablony online. Sestavil jsem jednu v Google Docs. Odeslal jsem ji s chybným součtem, protože jsem přehodil dvě čísla. Odpověděl s opravou. Poslal jsem revidovaný dokument. Zpracoval jej, ale platba přišla o 31 dní později, protože revidovaná faktura znovu spustila platební lhůtu.

Než se ozvala druhá restaurace — další šéfkuchař, který o mých rajčatech slyšel od toho prvního — věděl jsem, že potřebuji lepší systém, než řeknu ano druhému účtu. Dva restaurační účty fakturované přes Google Docs by vyžadovaly víc času týdně, než jsem byl ochoten věnovat papírování.

Problém s fakturací CSA

Dalším tlakem, který se ve stejné době budoval, byl můj CSA. Rozrostl jsem ho z 20 členů na 55 během tří sezon, na což jsem byl hrdý. Ale 55 členů znamenalo 55 různých platebních situací. Někteří platili šekem na začátku sezony. Někteří platili týdně přes Venmo. Někteří platili částečně a pak žádali o úpravy. Několik jich bylo trvale pozadu.

Každý týden během pěstitelské sezony jsem trávil čas honěním plateb CSA, který jsem měl strávit na poli. Neměl jsem žádný automatizovaný systém. Měl jsem tabulku a seznam, kdo co dluží, který jsem aktualizoval ručně a který byl nejméně ve 30 % případů chybný, protože jsem ho zapomněl aktualizovat.

Ke konci mé třetí sezony CSA jsem si uvědomil, že mám dva členy, kteří tři týdny neplatili, a já jsem si toho nevšiml. Dodával jsem jim jejich podíly každý týden, protože jsem předpokládal, že platba přijde. Až když jsem na konci měsíce srovnával svou tabulku, zachytil jsem tu mezeru. V tu chvíli bylo vymáhání trapné. Část jsem získal. Zbytek jsem vstřebal.

Nalezení systému, který fungoval pro farmu

InvoiceFlow jsem našel přes malou farmářskou skupinu online. Někdo ve skupině zmínil používání fakturační aplikace pro své restaurační účty a fakturaci předplatného CSA. Ještě tu noc jsem si ji stáhl.

Prvního, čeho jsem si všiml, bylo, jak přímočaré bylo nastavit položky produkce. Vytvořil jsem záznamy pro každou ze svých odrůd — rajčata Cherokee Purple staré odrůdy, duhový mangold, baby cukety, papričky shishito — s měrnou jednotkou (kilogramy, svazky, kusy) a cenou. Nastavil jsem si jméno farmy, obchodní adresu a bankovní údaje. Vytvořil jsem standardní položku podílu CSA za 700 Kč týdně.

Během asi hodiny jsem byl připraven odesílat profesionální faktury.

Fakturace restaurací: proměna

První dodací faktura, kterou jsem přes InvoiceFlow odeslal původní restauraci, byla zcela jiný zážitek. Přijel jsem s produkcí, vyložil ji do jejich chladicího boxu a otevřel InvoiceFlow na telefonu ještě dřív, než jsem opustil kuchyni. Přidal jsem položky: rajčata Cherokee Purple staré odrůdy — 28 kg @ 75 Kč/kg: 2 100 Kč; duhový mangold — 8 svazků @ 50 Kč: 400 Kč; papričky shishito — 6 kg @ 100 Kč/kg: 600 Kč; baby cukety — 14 kg @ 85 Kč/kg: 1 190 Kč; doprava — chlazená dodávka s dodržením chladicího řetězce: 400 Kč. Celkem: 4 690 Kč. Do pole poznámek jsem přidal jejich dodavatelské referenční číslo. Fakturu jsem odeslal e-mailem kontaktu pro závazky ještě dřív, než jsem nastartoval náklaďák a vyrazil domů.

Zpracovali ji za tři dny a zaplatili 12. den — v rámci své 15denní splatnosti, což se nikdy předtím nestalo. Šéfkuchař mi napsal, že jejich účetní oddělení výslovně poznamenalo, že mé faktury se „snadno zpracovávají”. To není kompliment, který bych jako farmář kdy čekal, ale ohromně to znamenalo.

Teď mám čtyři restaurační účty. Tři z nich ke mně přišly přes doporučení mezi šéfkuchaři. Věřím, že součástí důvodu, proč se tato doporučení proměnila v zakázky, bylo to, že šéfkuchaři už věděli, že má fakturace nebude pro jejich kancelář bolestí hlavy.

Přebudování systému fakturace CSA

Proměna CSA byla změnou, která mi ušetřila nejvíc času za sezonu. Nastavil jsem opakované faktury pro každého ze svých 55 členů: „Týdenní podíl CSA — plný podíl, Hudson Valley Vegetable Farm, týden [datum]: 700 Kč.” Každý člen obdrží fakturu ve stejnou dobu každý týden. Platí přes platební odkaz. Na první pohled vidím, kdo zaplatil a kdo ne.

První sezonu s automatizovanou fakturací CSA se míra výběru mých plateb za týdenní podíly změnila z něčeho, co jsem nedokázal přesně změřit — protože jsem to řádně nesledoval — na jasně viditelné v aplikaci. Viděl jsem nesplacený zůstatek každého člena v reálném čase. Opožděné platby se staly jednoduchou, nikoli trapnou upomínkou: faktura tam byla, ukazovala nesplacenou částku, jen jsem poslal upomínku přes aplikaci.

Nastavil jsem také faktury za sezonní předplatbu pro členy, kteří preferovali platbu předem. „Letní CSA — plný podíl, 22 týdnů, červen až říjen: 15 400 Kč.” Polovina mých členů teď platí na začátku sezony. To mi dává provozní kapitál před začátkem sezony, který používám na objednávky osiva a půdní přípravky. Finanční tlak farmaření je částečně o načasování cash flow — předplacené CSA to načasování výrazně zlepšují.

Velkoobchodní účet, který jsem téměř nezvládl

V polovině mé čtvrté sezony mě kontaktovalo regionální družstvo zdravé výživy ohledně týdenního zásobování certifikovanými bio míchanými saláty a speciálními rajčaty. Šlo o větší účet než kterákoli restaurace — větší týdenní objemy, formálnější požadavky na zásobování a proces registrace dodavatele, který vyžadoval daňovou dokumentaci a soulad s formální fakturací.

Skoro jsem řekl ne. Myslel jsem, že administrativní požadavky budou zdrcující. Ale protože jsem už měl InvoiceFlow a chápal, jak formální fakturace vypadá, řekl jsem ano.

Jejich požadavky byly specifické: každá faktura potřebovala číslo mé certifikace pro bio produkci, odkaz na šarži pro sledovatelnost, jejich číslo objednávky, mé dodavatelské ID v jejich systému a položkové hmotnosti s jednotkovými cenami pro každou odrůdu. Když jsem to poprvé nastavil v InvoiceFlow — pomocí vlastních polí pro přidání čísla šarže, čísla certifikace a odkazu na objednávku — zabralo to asi deset minut. Každá následující dodací faktura mi trvá asi tři minuty na vygenerování na telefonu na konci dodávky.

Družstvo platí se splatností 30 dnů. Mít fakturu správně je rozdíl mezi zaplacením 30. den a telefonátem od jejich oddělení závazků o dva týdny později s žádostí o dokumentaci, kterou jsem měl zahrnout hned na začátku. Za osm měsíců spolupráce jsem takový telefonát dostal jednou. Ostatní faktury se zpracovaly bez problémů.

Co skutečně odhalilo sledování příjmů farmy

Jednou věcí, kterou mi InvoiceFlow dal a kterou jsem nečekal, byla jasnost o tom, odkud pocházejí mé peníze. Po jedné celé sezoně profesionální fakturace napříč všemi kanály jsem v analytice viděl to, co jsem nikdy předtím vidět nedokázal: svůj příjem podle zdroje.

Restaurace: 42 % výnosů. Členové CSA: 31 %. Velkoobchod družstva: 18 %. Farmářský trh: 9 %.

Tato čísla mě překvapila. Farmářský trh jsem vždy považoval za jádro svého podnikání, protože tam jsem začínal a protože se zdál být nejviditelnější částí mého týdne. Ve skutečnosti to ale byl s výrazným odstupem nejmenší výnosový kanál. Restaurační a velkoobchodní kanály — které působily víc jako „papírování” a míň jako „farmaření” — generovaly většinu mého příjmu.

To změnilo, jak jsem přemýšlel o svém čase. Sobotní trh vyžaduje šest hodin mého času na přípravu, prodej a úklid. Restaurační dodávky vyžadují asi třicet minut na účet za týden. Kdybych dříve věděl, jak si výnosy stojí, sledoval bych restaurační a velkoobchodní vztahy agresivněji od začátku.

Malý detail, který znamenal velký rozdíl

Je jedna konkrétní věc, kterou chci zmínit pro ostatní farmáře s přímým prodejem, kteří zvažují přechod na profesionální fakturaci: funkce dodacího listu.

Když dodávám do restaurací, mohu z InvoiceFlow vygenerovat dodací list, který jde s produkcí. Není to faktura — faktura jde na účetní oddělení. Dodací list jde šéfkuchaři nebo vedoucímu kuchyně. Ukazuje přesně, co bylo v dodávce, s hmotnostmi a cenami, ve formátu, který kuchyně může použít při převzetí a kontrole objednávky.

Než jsem to měl, docházelo občas k nejasnostem, když faktura dorazila do účetnictví a záznamy kuchyně o tom, co bylo přijato, se přesně neshodovaly. Nyní se dodací list předává šéfkuchaři v době dodání. Jakékoli nesrovnalosti se vyřeší na místě. Faktura, která následuje, odpovídá tomu, co bylo přijato. Žádné spory. Žádná zdržení.

Po třech sezonách: jak podnik vypadá nyní

Má farma je ve své šesté sezoně. Můj CSA se rozrostl na 70 členů. Mám čtyři restaurační účty, jeden velkoobchodní účet družstva a — od příští sezony — smlouvu s místním hotelem na týdenní dodávky produkce k snídani. Žádný z těchto posledních vztahů by nebyl možný bez profesionální fakturace. Hotel zejména během hodnocení dodavatelů jasně uvedl, že potřebuje faktury s konkrétními dokumentačními poli a že nebude spolupracovat s dodavateli, kteří je nedokážou poskytnout.

Můj sobotní trh je pro mě stále důležitý. Užívám si přímý vztah se spotřebiteli. Ale už není centrem mého finančního modelu. Profesionální fakturační stránka mého provozu — část, které jsem se na začátku nejvíc obával — se ukázala být tím, co odemklo růst, který jsem chtěl.

Pokud jste farmář, který přemýšlí o oslovení restaurací nebo maloobchodních odběratelů, udělejte nejdřív nastavení fakturace. Strávte hodinu s InvoiceFlow, než zavoláte. Nejhorší, co se může stát, když oslovíte restauraci, je, že řeknou ano a vy nebudete připraveni jim řádně fakturovat.

Mark Chen obhospodařuje 16 hektarů certifikované bio zeleniny v Hudson Valley ve státě New York. Zásobuje restaurace, družstva a přímé spotřebitele prostřednictvím programu CSA, který provozuje od dubna do října.