От ферма-щанда до доставчик на ресторанти: как най-накрая започнах да получавам плащания като истински бизнес

От Марк Чен, зеленчукопроизводител — Хъдсън Вали, Ню Йорк

Не започнах да се занимавам със земеделие, за да стана експерт по фактуриране. Започнах, защото исках да отглеждам храна, да я виждам как отива директно от моята почва до масите на хората и да изградя нещо истинско със собствените си ръце. През първите пет години финансовата страна на дейността беше нещо, което управлявах почти случайно — на фермерския пазар хората ми даваха пари в брой. На ферма-щанда пускаха банкноти в кутия. Моята CSA с 55 членове плащаше с чек или Venmo, а аз водех електронна таблица, която обновявах, когато се сетя.

Тази система работеше, докато не започнаха да ми се обаждат ресторанти.

Когато ресторантите се обадиха

Първото ресторантско обаждане дойде от готвач в заведение „от фермата до масата“ в града, който беше опитал моите домати реликва на пазара и искаше да знае дали мога да снабдявам кухнята му. Съгласих се веднага. Бях развълнуван. Ресторантски клиент означаваше предвидим седмичен обем, премиум цена за специалните сортове и връзка, която щеше да расте през сезоните.

За какво не бях подготвен, беше системата им за задължения към доставчици. Ресторантът не плащаше в брой. Не плащаше през Venmo. Плащаше по фактури, при условие нето-15, чрез формален счетоводен процес, който изискваше доставчиков номер, номер на фактура, дата на доставка, разбит списък на доставеното с тегла и единични цени, както и моя бизнес адрес и данъчна информация.

Изпратих му електронна таблица. Той беше любезен, но обясни, че счетоводната им система няма да я обработи. Нуждаеше се от истинска фактура.

Прекарах една вечер в опити да разбера как изглежда истинската фактура за фермерска доставка. Намерих шаблони онлайн. Направих един в Google Docs. Изпратих го с грешна крайна сума, защото бях разменил две цифри. Той ми отговори с корекцията. Изпратих преработен документ. Обработиха го, но плащането дойде 31 дни по-късно, защото преработената фактура нулира срока за плащане.

Докато вторият ресторант се свърже с мен — друг готвач, който беше чул за доматите ми от първия — вече знаех, че ми трябва по-добра система, преди да кажа „да“ на втори клиент. Двама ресторантски клиенти, фактурирани през Google Docs, щяха да изискват повече време седмично, отколкото бях готов да прекарвам в документи.

Проблемът с CSA фактурирането

Другият натиск, който се натрупваше по същото време, беше моята CSA. Бях я разраснал от 20 на 55 членове за три сезона, с което се гордеех. Но 55 членове означаваха 55 различни платежни ситуации. Някои плащаха с чек в началото на сезона. Някои плащаха седмично през Venmo. Някои плащаха частично и после искаха корекции. Неколцина вечно закъсняваха.

Всяка седмица през вегетационния сезон прекарвах време в преследване на CSA плащания, което трябваше да прекарвам на полето. Нямах автоматизирана система. Имах електронна таблица и списък кой какво дължи, който обновявах ръчно и който беше грешен поне в 30% от случаите, защото забравях да го обновя.

Късно в третия ми CSA сезон осъзнах, че имам двама членове, които не са плащали три седмици, а аз не бях забелязал. Доставях им дяловете всяка седмица, защото предполагах, че плащането предстои. Едва когато сверих таблицата в края на месеца, забелязах пропуска. Дотогава събирането беше неудобно. Получих част. Останалото поех сам.

Намиране на система, която работи за ферма

Открих InvoiceFlow чрез малка фермерска група онлайн. Някой в групата спомена, че използва приложение за фактури за ресторантските си клиенти и за CSA абонаментното си фактуриране. Изтеглих го същата вечер.

Първото, което забелязах, беше колко просто е да се настроят продукти. Създадох записи за всеки от сортовете си — домати реликва Cherokee Purple, дъга манголд, бебе тиквички, чушки Shishito — с мерна единица (килограми, връзки, бройки) и цена. Настроих името на фермата, бизнес адреса и банковите детайли. Създадох стандартна позиция за CSA дял на 28 лв седмично.

Бях готов да изпращам професионални фактури за около час.

Ресторантско фактуриране: трансформацията

Първата фактура за доставка, която изпратих на първоначалния ресторант чрез InvoiceFlow, беше съвсем различно преживяване. Пристигнах с продукцията, разтоварих я в хладилната им, и отворих InvoiceFlow на телефона си, преди да изляза от кухнята. Добавих позициите: домати реликва Cherokee Purple — 28 кг @ 3,75 лв/кг: 105 лв; дъга манголд — 8 връзки @ 2,50 лв: 20 лв; чушки Shishito — 6 кг @ 5,00 лв/кг: 30 лв; бебе тиквички — 14 кг @ 4,25 лв/кг: 59,50 лв; доставка — доставка с хладилна верига: 20 лв. Общо: 234,50 лв. Добавих техния доставчиков референтен номер в полето за бележки. Изпратих фактурата по имейл до контакта в счетоводството, преди да запаля буса за път към вкъщи.

Обработиха я за три дни и платиха на 12-ия ден — в рамките на условието нето-15, което никога преди не се беше случвало. Готвачът ми писа, че счетоводният им отдел специално отбелязал, че фактурите ми са „лесни за обработка“. Това не е комплимент, който някога съм очаквал да получа като фермер, но имаше огромно значение.

Сега имам четирима ресторантски клиенти. Трима от тях дойдоха при мен чрез препоръки готвач-към-готвач. Вярвам, че част от причината тези препоръки да сработят, беше, че готвачите вече знаеха, че фактурирането ми няма да е главоболие за офиса им.

Възстановяване на CSA системата за фактуриране

CSA трансформацията беше промяната, която ми спести най-много време на сезон. Настроих повтарящи се фактури за всеки от 55-те си членове: „Седмичен CSA дял — Пълен дял, зеленчукова ферма Hudson Valley, седмица от [дата]: 28 лв“. Всеки член получава фактура по едно и също време всяка седмица. Плащат чрез връзката за плащане. Виждам с един поглед кой е платил и кой не.

През първия сезон с автоматизирано CSA фактуриране събираемостта на плащанията за седмичните дялове премина от нещо, което не можех да измеря точно — защото не го проследявах правилно — до нещо ясно видимо в приложението. Виждах непогасеното салдо на всеки член в реално време. Закъснелите плащания се превърнаха в проста, неунизителна проверка: фактурата беше там, показваше дължимата сума, просто изпращах напомняне през приложението.

Настроих и фактури за сезонно предплащане за членовете, които предпочитат да платят предварително. „Летен CSA — Пълен дял, 22 седмици, юни до октомври: 616 лв“. Половината от членовете ми сега плащат в началото на сезона. Това ми дава оборотен капитал преди началото на сезона, който използвам за поръчки на семена и почвени добавки. Финансовият натиск в земеделието е отчасти за момента на паричния поток — предплатените CSA подобряват този момент значително.

Клиентът на едро, с когото почти не успях да се справя

По средата на четвъртия ми сезон регионален кооператив за натурални храни се свърза с мен за седмично снабдяване със сертифицирани биологични миксирани листни зеленчуци и специални домати. Това беше по-голям клиент от всеки ресторант — по-големи седмични обеми, по-формални изисквания за доставки и процес за вписване на доставчик, който изискваше данъчна документация и спазване на официалното фактуриране.

Почти отказах. Мислех, че административните изисквания ще са непосилни. Но тъй като вече имах InvoiceFlow и разбирах как изглежда официалното фактуриране, се съгласих.

Изискванията им бяха конкретни: всяка фактура се нуждаеше от номера на биологичния ми сертификат, партиден референт за проследимост, техния номер на поръчка за покупка, моето доставчиково ID в тяхната система и разбити тегла с единични цени за всеки сорт. Първия път, когато настроих това в InvoiceFlow — използвайки персонализираните полета за партиден номер, номер на сертификат и препратка към поръчка — отне около десет минути. Всяка следваща фактура за доставка ми отнема около три минути на телефона в края на доставката.

Кооперативът плаща нето-30. Правилната фактура е разликата между това да ти платят на 30-ия ден и да ти се обади техният отдел за задължения след две седмици с искане за документация, която е трябвало да включа още в началото. Получил съм едно такова обаждане за осем месеца работа с тях. Останалите фактури минаха чисто.

Какво всъщност разкри проследяването на фермерския доход

Едно нещо, което InvoiceFlow ми даде и което не очаквах, беше яснота откъде идват парите ми. След цял сезон професионално фактуриране по всички канали можех да видя в анализите това, което никога преди не бях успявал: приходите си по източник.

Ресторанти: 42% от приходите. CSA членове: 31%. Кооперативна продажба на едро: 18%. Фермерски пазар: 9%.

Тези числа ме изненадаха. Винаги бях смятал фермерския пазар за ядрото на бизнеса си, защото оттам започнах и защото се усещаше като най-видимата част от седмицата ми. Но всъщност беше най-малкият канал за приходи, при това със значителна разлика. Ресторантският канал и този на едро — които се усещаха повече като „документи“ и по-малко като „земеделие“ — генерираха по-голямата част от дохода ми.

Това промени начина, по който мислех за времето си. Съботният пазар изисква шест часа от времето ми за подготовка, продаване и разчистване. Ресторантските доставки изискват около тридесет минути на клиент седмично. Ако бях разбрал по-рано как се съотнасят приходите, щях да преследвам ресторантски и едро връзки много по-агресивно от самото начало.

Малкият детайл, който направи голяма разлика

Има едно конкретно нещо, което искам да спомена за другите фермери с директни продажби, обмислящи преход към професионално фактуриране: функцията за товарителница (бележка за доставка).

Когато доставям на ресторанти, мога да генерирам товарителница от InvoiceFlow, която придружава продукцията. Тя не е фактурата — фактурата отива в счетоводния отдел. Товарителницата отива при готвача или мениджъра на кухнята. Показва точно какво е било в доставката, с тегла и цени, във формат, който кухнята може да използва при получаване и проверка на поръчката.

Преди да имам това, понякога възникваше объркване, когато фактурата пристигнеше в счетоводството и записите на кухнята за полученото не съвпадаха точно. Сега товарителницата се предава на готвача при доставката. Всякакви несъответствия се решават на място. Фактурата, която следва, съвпада с полученото. Никакви спорове. Никакви забавяния.

Три сезона по-късно: как изглежда бизнесът сега

Фермата ми е в шестия си сезон. CSA нарасна до 70 членове. Имам четирима ресторантски клиенти, един кооперативен клиент на едро и — от следващия сезон — договор с местен хотел за седмични доставки на продукция за закуска. Никоя от последните връзки нямаше да е възможна без професионално фактуриране. Хотелът в частност ясно заяви по време на оценката на доставчиците, че се нуждаят от фактури с конкретни полета за документация и че няма да работят с доставчици, които не могат да ги осигурят.

Съботният ми пазар все още е важен за мен. Радвам се на директната връзка с потребителите. Но той вече не е центърът на финансовия ми модел. Професионалната страна на фактурирането в дейността ми — частта, от която най-много се притеснявах в началото — се оказа нещото, което отключи растежа, който исках.

Ако сте фермер, който обмисля да се обърне към ресторанти или търговци на дребно, направете настройката на фактурирането първо. Прекарайте един час с InvoiceFlow, преди да се обадите. Най-лошото, което може да се случи, когато се обърнете към ресторант, е те да кажат „да“, а вие да не сте готови да ги фактурирате както трябва.

Марк Чен обработва 16 хектара сертифицирани биологични зеленчуци в Хъдсън Вали, Ню Йорк. Той снабдява ресторанти, кооперативи и директни потребители чрез CSA програма, която управлява от април до октомври.