De la taraba de fermă la furnizor de restaurante: cum am ajuns în sfârșit să fiu plătit ca o afacere adevărată

De Mark Chen, cultivator de legume — Hudson Valley, New York

Nu am început să cultiv pentru a deveni expert în facturare. Am început să cultiv pentru că voiam să produc alimente, să le văd ajungând direct din pământul meu pe mesele oamenilor și să construiesc ceva real cu mâinile mele. În primii cinci ani, partea financiară a operațiunii era ceva pe care îl gestionam aproape din întâmplare — la piața agroalimentară, oamenii îmi întindeau bani gheață. La taraba de fermă, oamenii lăsau bancnote într-o cutie. CSA-ul meu de 55 de membri plătea prin cec sau Venmo, iar eu țineam o foaie de calcul pe care o actualizam când îmi aminteam.

Acest sistem a funcționat până când am început să primesc apeluri de la restaurante.

Când au început să sune restaurantele

Primul apel de la un restaurant a venit de la un bucătar-șef de la un local de tip „de la fermă la masă” din oraș, care îmi gustase roșiile de soi vechi la piața agroalimentară și voia să știe dacă i-aș putea aproviziona bucătăria. Am spus da imediat. Eram încântat. Un cont de restaurant însemna un volum săptămânal previzibil, un preț premium pentru soiurile speciale și o relație care avea să crească de-a lungul sezoanelor.

Ceea ce nu eram pregătit să înfrunt era sistemul lor de conturi de plătit. Restaurantul nu plătea în numerar. Nu plătea prin Venmo. Plătea facturi, cu termen de net-15 zile, printr-un proces contabil formal care necesita un număr de furnizor, un număr de factură, data livrării, o listă detaliată a ceea ce fusese livrat cu greutăți și prețuri unitare, plus adresa afacerii mele și informațiile fiscale.

I-am trimis o foaie de calcul. A fost amabil în privința asta, dar mi-a explicat că sistemul lor contabil nu o putea procesa. Avea nevoie de o factură corectă.

Am petrecut o seară încercând să înțeleg cum arată o factură corectă pentru o livrare de la fermă. Am găsit șabloane online. Mi-am construit una în Google Docs. Am trimis-o pe e-mail cu totalul greșit, pentru că inversasem două cifre. Mi-a răspuns cu corectura. Am trimis un document revizuit. L-a procesat, dar plata a venit 31 de zile mai târziu, pentru că factura revizuită a resetat termenul de plată.

Când m-a contactat al doilea restaurant — un alt bucătar-șef care auzise despre roșiile mele de la primul — știam că aveam nevoie de un sistem mai bun înainte să spun da unui al doilea cont. Două conturi de restaurant facturate prin Google Docs ar fi necesitat mai mult timp pe săptămână decât eram dispus să petrec cu hârtiile.

Problema facturării CSA

Cealaltă presiune care creștea în același timp era CSA-ul meu. Îl crescusem de la 20 de membri la 55 de-a lungul a trei sezoane, lucru de care eram mândru. Dar 55 de membri însemnau 55 de situații de plată diferite. Unii plăteau prin cec la începutul sezonului. Unii plăteau săptămânal prin Venmo. Unii plăteau parțial și apoi cereau ajustări. Câțiva erau perpetuu în urmă.

În fiecare săptămână din sezonul de creștere petreceam timp alergând după plățile CSA, timp pe care ar fi trebuit să-l petrec pe câmp. Nu aveam niciun sistem automatizat. Aveam o foaie de calcul și o listă cu cine ce datora, pe care o actualizam manual și care era greșită cel puțin 30% din timp pentru că uitam să o actualizez.

Târziu în al treilea meu sezon CSA, mi-am dat seama că aveam doi membri care nu plătiseră de trei săptămâni și nici nu observasem. Le livrasem cotele în fiecare săptămână pentru că presupuneam că plata avea să vină. Abia când mi-am reconciliat foaia de calcul la sfârșitul lunii am prins golul. În acel moment, colectarea era stânjenitoare. Am recuperat o parte. Restul l-am absorbit eu.

Găsirea unui sistem care să funcționeze pentru o fermă

Am descoperit InvoiceFlow printr-un mic grup de fermieri online. Cineva din grup a menționat că folosea o aplicație de facturare pentru conturile de restaurant și facturarea abonamentelor CSA. Am descărcat-o în aceeași seară.

Ce am observat mai întâi a fost cât de simplu era să configurezi articolele de produse. Am creat intrări pentru fiecare dintre soiurile mele — Roșii de soi vechi Cherokee Purple, Sfeclă rainbow, Dovlecei baby, Ardei shishito — cu o unitate de măsură (livre, legături, bucăți) și un preț. Mi-am configurat numele fermei, adresa afacerii și detaliile bancare. Am creat un articol standard de cotă CSA la 28 $ pe săptămână.

Eram gata să trimit facturi profesionale în aproximativ o oră.

Facturarea restaurantelor: transformarea

Prima factură de livrare pe care am trimis-o restaurantului original prin InvoiceFlow a fost o experiență complet diferită. Am ajuns cu produsele, le-am descărcat în camera lor frigorifică și am deschis InvoiceFlow pe telefon înainte să plec din bucătărie. Am adăugat articolele: Roșii de soi vechi Cherokee Purple — 28 lb @ 3,75 $/lb: 105 $; Sfeclă rainbow — 8 legături @ 2,50 $: 20 $; Ardei shishito — 6 lb @ 5,00 $/lb: 30 $; Dovlecei baby — 14 lb @ 4,25 $/lb: 59,50 $; Livrare — livrare cu lanț de frig, refrigerată: 20 $. Total: 234,50 $. Am adăugat numărul lor de referință de furnizor în câmpul de note. Am trimis factura pe e-mail către contactul de conturi de plătit înainte să pornesc camionul spre casă.

Au procesat-o în trei zile și au plătit în ziua a 12-a — în cadrul termenului lor de net-15 zile, ceea ce nu se întâmplase niciodată înainte. Bucătarul-șef mi-a scris să-mi spună că departamentul lor de contabilitate remarcase în mod specific că facturile mele erau „ușor de procesat”. Nu este un compliment pe care m-aș fi așteptat vreodată să-l primesc ca fermier, dar a contat enorm.

Acum am patru conturi de restaurant. Trei dintre ele au venit la mine prin recomandări de la bucătar la bucătar. Cred că o parte din motivul pentru care acele recomandări s-au concretizat a fost că bucătarii știau deja că facturarea mea nu avea să fie o bătaie de cap pentru biroul lor.

Reconstruirea sistemului de facturare CSA

Transformarea CSA a fost schimbarea care mi-a economisit cel mai mult timp pe sezon. Am configurat facturi recurente pentru fiecare dintre cei 55 de membri: „Cotă CSA săptămânală — cotă completă, Ferma de Legume Hudson Valley, săptămâna [data]: 28 $”. Fiecare membru primește o factură la aceeași oră în fiecare săptămână. Ei plătesc prin linkul de plată. Pot vedea dintr-o privire cine a plătit și cine nu.

În primul sezon cu facturare CSA automatizată, rata mea de colectare a plăților pentru cotele săptămânale a trecut de la ceva ce nu puteam măsura cu exactitate — pentru că nu o urmăream corect — la ceva clar vizibil în aplicație. Puteam vedea soldul restant al fiecărui membru în timp real. Plățile întârziate au devenit o urmărire simplă și nestânjenitoare: factura era acolo, arăta suma restantă, doar trimiteam un memento prin aplicație.

Am configurat, de asemenea, facturi de plată în avans sezonieră pentru membrii care preferau să plătească în avans. „CSA de vară — cotă completă, 22 de săptămâni, din iunie până în octombrie: 616 $”. Jumătate dintre membrii mei plătesc acum la începutul sezonului. Acest lucru îmi oferă capital de operare înainte de începerea sezonului, pe care îl folosesc pentru comenzile de semințe și amendamentele de sol. Presiunea financiară a agriculturii ține parțial de sincronizarea fluxului de numerar — CSA-urile plătite în avans îmbunătățesc semnificativ această sincronizare.

Contul en-gros pe care aproape că nu l-am putut gestiona

La jumătatea celui de-al patrulea sezon, o cooperativă regională de alimente naturale m-a contactat pentru a-i aproviziona săptămânal cu verdețuri mixte certificate ecologic și roșii speciale. Acesta era un cont mai mare decât orice restaurant — volume săptămânale mai mari, cerințe de achiziție mai formale și un proces de integrare a furnizorilor care necesita documentație fiscală și conformitate în facturarea formală.

Aproape că am spus nu. Credeam că cerințele administrative aveau să fie copleșitoare. Dar pentru că aveam deja InvoiceFlow și înțelegeam cum arată facturarea formală, am spus da.

Cerințele lor erau specifice: fiecare factură avea nevoie de numărul meu de certificare ecologică, de o referință de lot pentru trasabilitate, de numărul lor de comandă de achiziție, de ID-ul meu de furnizor din sistemul lor și de greutăți detaliate cu prețuri unitare pentru fiecare soi. Prima dată când am configurat asta în InvoiceFlow — folosind câmpurile personalizate pentru a adăuga numărul de lot, numărul de certificare și referința de comandă — mi-a luat aproximativ zece minute. Fiecare factură de livrare ulterioară îmi ia aproximativ trei minute să o generez pe telefon la sfârșitul livrării.

Cooperativa plătește la net-30. A avea factura corectă face diferența dintre a fi plătit în ziua a 30-a și a primi un apel de la departamentul lor de conturi de plătit două săptămâni mai târziu, cerând documentație pe care ar fi trebuit să o includ de la bun început. Am primit un singur astfel de apel în opt luni de colaborare cu ei. Celelalte facturi s-au procesat fără probleme.

Ce a dezvăluit de fapt urmărirea veniturilor fermei

Un lucru pe care InvoiceFlow mi l-a oferit și la care nu mă așteptam a fost claritatea cu privire la sursa banilor mei. După un sezon complet de facturare profesională pe toate canalele, puteam vedea în analize ceea ce nu putusem vedea niciodată înainte: venitul meu pe sursă.

Restaurante: 42% din venituri. Membri CSA: 31%. En-gros cooperativă: 18%. Piața agroalimentară: 9%.

Aceste cifre m-au surprins. Întotdeauna considerasem piața agroalimentară ca fiind nucleul afacerii mele, pentru că acolo începusem și pentru că părea partea cea mai vizibilă din săptămâna mea. Dar era de fapt cel mai mic canal de venituri cu o marjă semnificativă. Canalele de restaurante și en-gros — care păreau mai mult „hârtii” și mai puțin „agricultură” — generau majoritatea venitului meu.

Acest lucru a schimbat felul în care mă gândeam la timpul meu. Piața de sâmbătă necesită șase ore din timpul meu pentru amenajare, vânzare și strângere. Livrările la restaurante necesită aproximativ treizeci de minute per cont pe săptămână. Dacă aș fi știut mai devreme cum se comparau veniturile, aș fi urmărit relațiile cu restaurantele și cu en-gros-ul mai agresiv de la bun început.

Micul detaliu care a făcut o mare diferență

Există un lucru anume pe care vreau să-l menționez pentru alți fermieri care vând direct și care se gândesc să treacă la facturarea profesională: funcția de aviz de livrare.

Când livrez la restaurante, pot genera un aviz de livrare din InvoiceFlow care merge împreună cu produsele. Nu este factura — factura merge la departamentul de contabilitate. Avizul de livrare merge la bucătarul-șef sau la managerul de bucătărie. Acesta arată exact ce era în livrare, cu greutăți și prețuri, într-un format pe care bucătăria îl poate folosi când primește și verifică comanda.

Înainte să am asta, exista ocazional confuzie când factura ajungea la contabilitate și evidențele bucătăriei despre ce fusese primit nu se potriveau exact. Acum, avizul de livrare este predat bucătarului-șef în momentul livrării. Orice discrepanțe se rezolvă pe loc. Factura care urmează corespunde cu ceea ce a fost primit. Fără dispute. Fără întârzieri.

Trei sezoane mai târziu: cum arată afacerea acum

Ferma mea este în al șaselea sezon. CSA-ul meu a crescut la 70 de membri. Am patru conturi de restaurant, un cont en-gros de cooperativă și — începând cu sezonul următor — un contract cu un hotel local pentru livrări săptămânale de produse pentru micul dejun. Niciuna dintre aceste ultime relații nu ar fi fost posibilă fără facturarea profesională. Hotelul în special a precizat clar în timpul evaluării furnizorilor că avea nevoie de facturi cu câmpuri de documentare specifice și că nu ar colabora cu furnizori care nu le puteau oferi.

Piața mea de sâmbătă rămâne importantă pentru mine. Îmi place relația directă cu consumatorii. Dar nu mai este centrul modelului meu financiar. Partea de facturare profesională a operațiunii mele — partea de care mă intimidam cel mai mult când am început — s-a dovedit a fi lucrul care a deblocat creșterea pe care mi-o doream.

Dacă ești fermier și te gândești să abordezi restaurante sau cumpărători cu amănuntul, fă mai întâi configurarea facturării. Petrece o oră cu InvoiceFlow înainte de a da telefonul. Cel mai rău lucru care se poate întâmpla când abordezi un restaurant este să spună da, iar tu să nu fii pregătit să-l facturezi corect.

Mark Chen cultivă 40 de acri de legume certificate ecologic în Hudson Valley, New York. El aprovizionează restaurante, cooperative și consumatori direcți printr-un program CSA pe care îl conduce din aprilie până în octombrie.