Kutoka Kibanda cha Shambani hadi Msambazaji wa Mkahawa: Jinsi Hatimaye Nilivyolipwa Kama Biashara Halisi

Na Mark Chen, Mkulima wa Mboga — Hudson Valley, New York

Sikuanza kilimo ili kuwa mtaalamu wa ankara. Nilianza kilimo kwa sababu nilitaka kulima chakula, kukiona kikienda moja kwa moja kutoka udongoni mwangu hadi mezani mwa watu, na kujenga kitu halisi kwa mikono yangu. Kwa miaka mitano ya kwanza, upande wa kifedha wa shughuli hii ulikuwa kitu nilichokisimamia karibu kwa bahati mbaya — sokoni mwa wakulima, watu waliniachia fedha taslimu. Kwenye kibanda cha shambani, watu walidondosha noti kwenye sanduku. CSA yangu ya wanachama 55 walilipa kwa hundi au Venmo, na niliweka lahajedwali nililorekebisha nilipokumbuka.

Mfumo huu ulifanya kazi hadi nilipoanza kupokea simu kutoka kwa mikahawa.

Wakati Mikahawa Ilipoanza Kupiga Simu

Simu ya kwanza ya mkahawa ilitoka kwa mpishi wa mahali pa chakula cha shambani hadi mezani mjini ambaye alikuwa ameonja nyanya zangu za asili sokoni mwa wakulima na alitaka kujua kama ningeweza kusambaza jikoni mwake. Nilikubali papo hapo. Nilifurahi sana. Akaunti ya mkahawa ilimaanisha kiasi cha kila wiki kinachotabirika, bei ya juu kwenye aina maalum, na uhusiano ambao ungekua kwa misimu.

Kile ambacho sikuwa nimejiandaa nacho kilikuwa mfumo wao wa malipo ya wadeni. Mkahawa haukulipa fedha taslimu. Haukulipa Venmo. Ulilipa ankara, kwa masharti ya siku 15, kupitia mchakato rasmi wa uhasibu uliohitaji namba ya muuzaji, namba ya ankara, tarehe ya uwasilishaji, orodha ya kina ya kile kilichowasilishwa ikiwa na uzito na bei za kila kipimo, na anwani ya biashara yangu na taarifa za kodi.

Nilimtumia lahajedwali. Alikuwa mpole kuhusu hilo, lakini alieleza kuwa mfumo wao wa uhasibu haungeweza kulichakata. Alihitaji ankara sahihi.

Nilitumia jioni nzima nikijaribu kuelewa ankara sahihi ya uwasilishaji wa shamba inaonekanaje. Nilipata violezo mtandaoni. Nilijenga kimoja katika Google Docs. Nilikituma kwa barua pepe kikiwa na jumla isiyo sahihi kwa sababu nilikuwa nimebadilishana namba mbili. Alijibu na masahihisho. Nilituma nakala iliyorekebishwa. Aliichakata, lakini malipo yalikuja siku 31 baadaye kwa sababu ankara iliyorekebishwa ilianzisha upya saa ya malipo.

Ilipofika wakati mkahawa wa pili ulipowasiliana nami — mpishi mwingine ambaye alikuwa amesikia kuhusu nyanya zangu kutoka kwa wa kwanza — nilijua nilihitaji mfumo bora kabla ya kusema ndio kwa akaunti ya pili. Akaunti mbili za mikahawa zikitoa ankara kupitia Google Docs zingehitaji muda zaidi kwa wiki kuliko nilivyokuwa tayari kutumia kwenye karatasi.

Tatizo la Ankara za CSA

Shinikizo lingine lililokuwa likiongezeka wakati huo huo lilikuwa CSA yangu. Nilikuwa nimeikuza kutoka wanachama 20 hadi 55 kwa misimu mitatu, jambo nililojivunia. Lakini wanachama 55 walimaanisha hali 55 tofauti za malipo. Wengine walilipa kwa hundi mwanzoni mwa msimu. Wengine walilipa kila wiki kupitia Venmo. Wengine walilipa kwa sehemu kisha wakaomba marekebisho. Wachache walikuwa nyuma daima.

Kila wiki wakati wa msimu wa ukuaji nilitumia muda kufukuza malipo ya CSA ambao ningepaswa kuutumia mashambani. Sikuwa na mfumo wa kiotomatiki. Nilikuwa na lahajedwali na orodha ya nani anadaiwa nini, ambayo niliirekebisha kwa mkono, na ambayo ilikuwa si sahihi angalau asilimia 30 ya wakati kwa sababu nilisahau kuisasisha.

Mwishoni mwa msimu wangu wa tatu wa CSA, niligundua nilikuwa na wanachama wawili ambao hawakuwa wamelipa kwa wiki tatu na sikuwa nimegundua. Nilikuwa nimewasilisha mafungu yao kila wiki kwa sababu nilidhani malipo yalikuwa yanakuja. Ni pale tu nilipolinganisha lahajedwali langu mwishoni mwa mwezi ndipo nilipogundua pengo. Kufikia wakati huo, kuyakusanya ilikuwa vigumu. Nilipata sehemu yake. Niliubeba mzigo wa iliyobaki mimi mwenyewe.

Kupata Mfumo Uliofanya Kazi kwa Shamba

Nilipata InvoiceFlow kupitia kikundi kidogo cha wakulima mtandaoni. Mtu fulani katika kikundi alitaja kutumia programu ya ankara kwa akaunti zao za mikahawa na ankara za usajili wa CSA. Niliipakua usiku ule.

Kile nilichoona kwanza ni jinsi ilivyokuwa rahisi kuweka bidhaa za mazao. Niliunda maingizo kwa kila aina yangu — Nyanya za Asili za Cherokee Purple, Rainbow Chard, Zukini Ndogo, Pilipili za Shishito — zikiwa na kipimo cha uzito (kilo, mafungu, vipande) na bei. Niliweka jina la shamba langu, anwani ya biashara, na taarifa za benki. Niliunda bidhaa ya kawaida ya fungu la CSA kwa Sh 28,000 kwa wiki.

Nilikuwa tayari kutuma ankara za kitaalamu ndani ya takribani saa moja.

Ankara za Mikahawa: Mabadiliko

Ankara ya kwanza ya uwasilishaji niliyotuma kwa mkahawa wa awali kupitia InvoiceFlow ilikuwa uzoefu tofauti kabisa. Nilifika na mazao, nikayapakua kwenye chumba chao cha baridi, na nikafungua InvoiceFlow kwenye simu yangu kabla ya kuondoka jikoni. Niliongeza bidhaa: Nyanya za Asili za Cherokee Purple — kilo 28 @ Sh 3,750/kilo: Sh 105,000; Rainbow Chard — mafungu 8 @ Sh 2,500: Sh 20,000; Pilipili za Shishito — kilo 6 @ Sh 5,000/kilo: Sh 30,000; Zukini Ndogo — kilo 14 @ Sh 4,250/kilo: Sh 59,500; Uwasilishaji — uwasilishaji wa mnyororo baridi, wa kupozwa: Sh 20,000. Jumla: Sh 234,500. Niliongeza namba yao ya marejeo ya muuzaji katika sehemu ya madokezo. Nilituma ankara kwa barua pepe kwa mtu wa malipo ya wadeni kabla ya kuwasha lori langu kurudi nyumbani.

Waliichakata ndani ya siku tatu na kulipa siku ya 12 — ndani ya masharti yao ya siku 15, jambo ambalo halikuwahi kutokea hapo awali. Mpishi alinitumia ujumbe kusema idara yao ya uhasibu ilikuwa imetoa maoni mahsusi kuwa ankara zangu zilikuwa “rahisi kuchakata.” Hilo si pongezi nilitegemea kuwahi kupokea kama mkulima, lakini lilikuwa na maana kubwa mno.

Sasa nina akaunti nne za mikahawa. Tatu kati yao zilinifikia kupitia mapendekezo kutoka mpishi hadi mpishi. Naamini sehemu ya sababu mapendekezo hayo yalifanikiwa ni kwamba wapishi tayari walijua ankara zangu hazingekuwa kero kwa ofisi yao.

Kujenga Upya Mfumo wa Ankara za CSA

Mabadiliko ya CSA ndiyo mabadiliko yaliyoniokolea muda mwingi zaidi kwa msimu. Niliweka ankara za kujirudia kwa kila mmoja wa wanachama wangu 55: “Fungu la CSA la Wiki — Fungu Kamili, Hudson Valley Vegetable Farm, Wiki ya [Tarehe]: Sh 28,000.” Kila mwanachama anapokea ankara wakati mmoja kila wiki. Wanalipa kupitia kiungo cha malipo. Naweza kuona kwa mtazamo mmoja nani amelipa na nani hajalipa.

Msimu wa kwanza wa ankara za CSA za kiotomatiki, kiwango changu cha ukusanyaji wa malipo kwa mafungu ya wiki kilibadilika kutoka kitu ambacho sikuweza kupima kwa usahihi — kwa sababu sikuwa nikikifuatilia vizuri — hadi kuonekana wazi katika programu. Niliweza kuona salio la kila mwanachama linalodaiwa kwa wakati halisi. Malipo yaliyochelewa yakawa ufuatiliaji rahisi, usio na aibu: ankara ilikuwepo, ilionyesha kiasi kinachodaiwa, nilituma tu kikumbusho kupitia programu.

Pia niliweka ankara za malipo ya mapema ya msimu kwa wanachama waliopendelea kulipa mapema. “CSA ya Kiangazi — Fungu Kamili, wiki 22, Juni hadi Oktoba: Sh 616,000.” Nusu ya wanachama wangu sasa hulipa mwanzoni mwa msimu. Hili linanipa mtaji wa uendeshaji kabla ya msimu kuanza, ambao ninautumia kwa maagizo ya mbegu na virutubisho vya udongo. Shinikizo la kifedha la kilimo kwa sehemu linahusu wakati wa mtiririko wa fedha — CSA za malipo ya mapema zinaboresha wakati huo kwa kiasi kikubwa.

Akaunti ya Jumla Niliyokaribia Kushindwa Kuisimamia

Katikati ya msimu wangu wa nne, chama cha ushirika cha vyakula asilia cha kikanda kiliwasiliana nami kuhusu kuwasambazia mboga za majani mchanganyiko zilizothibitishwa kikaboni na nyanya maalum kila wiki. Hii ilikuwa akaunti kubwa kuliko mkahawa wowote — kiasi kikubwa cha kila wiki, mahitaji rasmi zaidi ya ununuzi, na mchakato wa kusajili muuzaji uliohitaji uthibitisho wa kodi na kufuata sheria za ankara rasmi.

Nilikaribia kusema hapana. Nilidhani mahitaji ya kiutawala yangekuwa mengi mno. Lakini kwa sababu tayari nilikuwa na InvoiceFlow na nilielewa ankara rasmi zinaonekanaje, nilisema ndio.

Mahitaji yao yalikuwa mahsusi: kila ankara ilihitaji namba yangu ya cheti cha kuthibitishwa kikaboni, marejeo ya lot kwa ufuatiliaji, namba yao ya agizo la manunuzi, kitambulisho changu cha muuzaji katika mfumo wao, na uzito wa kina wenye bei za kila kipimo kwa kila aina. Mara ya kwanza nilipoweka hili katika InvoiceFlow — nikitumia sehemu maalum kuongeza namba ya lot, namba ya cheti, na marejeo ya PO — ilichukua takribani dakika kumi. Kila ankara ya uwasilishaji inayofuata inanichukua takribani dakika tatu kutengeneza kwenye simu yangu mwishoni mwa uwasilishaji.

Chama cha ushirika hulipa kwa siku 30. Kuwa na ankara sahihi ndiyo tofauti kati ya kulipwa siku ya 30 na kupokea simu kutoka idara yao ya malipo ya wadeni wiki mbili baadaye wakiomba uthibitisho ambao ningepaswa kuujumuisha tangu mwanzo. Nimepokea simu moja tu kama hiyo katika miezi minane ya kufanya kazi nao. Ankara nyingine zimechakatwa bila matatizo.

Kile Ambacho Ufuatiliaji wa Mapato ya Shamba Ulifichua Kweli

Kitu kimoja ambacho InvoiceFlow ilinipa ambacho sikutarajia kilikuwa uwazi kuhusu mahali fedha zangu zinapotoka. Baada ya msimu mmoja kamili wa ankara za kitaalamu katika njia zote, niliweza kuona katika uchambuzi kile ambacho sikuwahi kuweza kuona hapo awali: mapato yangu kwa chanzo.

Mikahawa: asilimia 42 ya mapato. Wanachama wa CSA: asilimia 31. Jumla ya chama cha ushirika: asilimia 18. Soko la wakulima: asilimia 9.

Namba hizi zilinishangaza. Nilikuwa daima nikifikiria soko la wakulima kama kiini cha biashara yangu, kwa sababu ndipo nilipoanzia na kwa sababu lilihisi kama sehemu inayoonekana zaidi ya wiki yangu. Lakini kwa kweli lilikuwa njia ndogo zaidi ya mapato kwa tofauti kubwa. Njia za mikahawa na za jumla — zilizohisi kama “karatasi” zaidi na “kilimo” kidogo — zilikuwa zikizalisha wingi wa mapato yangu.

Hili lilibadilisha jinsi nilivyofikiria kuhusu muda wangu. Soko la Jumamosi linahitaji saa sita za muda wangu kwa maandalizi, kuuza, na kuvunja. Uwasilishaji wa mikahawa unahitaji takribani dakika thelathini kwa kila akaunti kwa wiki. Kama ningelijua mapema jinsi mapato yalivyolinganishwa, ningefuatilia uhusiano wa mikahawa na wa jumla kwa nguvu zaidi tangu mwanzo.

Undani Mdogo Ulioleta Tofauti Kubwa

Kuna jambo moja mahsusi ninalotaka kutaja kwa wakulima wengine wanaouza moja kwa moja wanaofikiria kubadilisha kwenda ankara za kitaalamu: kipengele cha noti ya uwasilishaji.

Ninapowasilisha kwa mikahawa, naweza kutengeneza noti ya uwasilishaji kutoka InvoiceFlow inayoenda pamoja na mazao. Si ankara — ankara inaenda kwa idara ya uhasibu. Noti ya uwasilishaji inaenda kwa mpishi au msimamizi wa jiko. Inaonyesha kwa usahihi kile kilichokuwa katika uwasilishaji, kikiwa na uzito na bei, katika muundo ambao jiko linaweza kutumia wanapopokea na kuthibitisha agizo.

Kabla ya kuwa na hili, kulikuwa na mkanganyiko wa mara kwa mara ankara ilipofika uhasibuni na kumbukumbu za jiko za kile kilichopokelewa hazikulingana kwa usahihi. Sasa noti ya uwasilishaji inakabidhiwa kwa mpishi wakati wa uwasilishaji. Tofauti zozote zinasuluhishwa papo hapo. Ankara inayofuata inalingana na kile kilichopokelewa. Hakuna migogoro. Hakuna ucheleweshaji.

Misimu Mitatu Baadaye: Biashara Inaonekanaje Sasa

Shamba langu liko katika msimu wake wa sita. CSA yangu imekua hadi wanachama 70. Nina akaunti nne za mikahawa, akaunti moja ya jumla ya chama cha ushirika, na — kuanzia msimu ujao — mkataba na hoteli ya karibu kwa uwasilishaji wa mazao ya kifungua kinywa kila wiki. Hakuna kati ya uhusiano huo wa mwisho ambao ungewezekana bila ankara za kitaalamu. Hoteli hasa ilifafanua wazi wakati wa tathmini yao ya muuzaji kuwa walihitaji ankara zenye sehemu mahsusi za uthibitisho, na kwamba hawangefanya kazi na wauzaji ambao hawangeweza kuzitoa.

Soko langu la Jumamosi bado ni muhimu kwangu. Ninafurahia uhusiano wa moja kwa moja na watumiaji. Lakini si tena kiini cha modeli yangu ya kifedha. Upande wa ankara za kitaalamu wa shughuli yangu — sehemu ambayo niliogopa zaidi nilipoanza — uligeuka kuwa kitu kilichofungua ukuaji niliotaka.

Kama wewe ni mkulima anayefikiria kuwafikia mikahawa au wanunuzi wa rejareja, fanya usanidi wa ankara kwanza. Tumia saa moja na InvoiceFlow kabla ya kupiga simu. Jambo baya zaidi linaloweza kutokea unapowafikia mkahawa ni kwamba wanasema ndio na wewe huko tayari kuwatumia ankara ipasavyo.

Mark Chen analima ekari 40 za mboga zilizothibitishwa kikaboni katika Hudson Valley, New York. Anasambaza kwa mikahawa, vyama vya ushirika, na watumiaji wa moja kwa moja kupitia mpango wa CSA anaouendesha kuanzia Aprili hadi Oktoba.