จากแผงขายหน้าฟาร์มสู่ผู้ส่งวัตถุดิบให้ร้านอาหาร: ในที่สุดผมก็ได้รับเงินเหมือนธุรกิจจริงๆ

โดย Mark Chen เกษตรกรปลูกผัก — Hudson Valley, New York

ผมไม่ได้เริ่มทำฟาร์มเพื่อจะกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการวางบิล ผมเริ่มทำฟาร์มเพราะผมอยากปลูกอาหาร เห็นมันเดินทางจากดินของผมไปสู่โต๊ะอาหารของผู้คนโดยตรง และสร้างสิ่งที่จับต้องได้ด้วยมือของผมเอง ในช่วงห้าปีแรก ด้านการเงินของกิจการเป็นสิ่งที่ผมจัดการเกือบจะโดยบังเอิญ — ที่ตลาดเกษตรกร ผู้คนยื่นเงินสดให้ผม ที่แผงหน้าฟาร์ม ผู้คนหย่อนธนบัตรลงในกล่อง สมาชิก CSA 55 รายของผมจ่ายด้วยเช็คหรือ Venmo และผมเก็บสเปรดชีตที่อัปเดตเมื่อผมนึกได้

ระบบนี้ใช้ได้ผลจนกระทั่งผมเริ่มได้รับโทรศัพท์จากร้านอาหาร

เมื่อร้านอาหารโทรมา

โทรศัพท์จากร้านอาหารครั้งแรกมาจากเชฟที่ร้านอาหารแนวจากฟาร์มสู่โต๊ะในเมือง ผู้ซึ่งได้ลิ้มรสมะเขือเทศพันธุ์โบราณของผมที่ตลาดเกษตรกรและอยากรู้ว่าผมจะส่งวัตถุดิบให้ครัวของเขาได้ไหม ผมตอบตกลงทันที ผมตื่นเต้นมาก บัญชีร้านอาหารหมายถึงปริมาณรายสัปดาห์ที่คาดการณ์ได้ ราคาพรีเมียมสำหรับพันธุ์พิเศษ และความสัมพันธ์ที่จะเติบโตข้ามฤดูกาล

สิ่งที่ผมไม่ได้เตรียมพร้อมคือระบบเจ้าหนี้การค้าของเขา ร้านอาหารไม่จ่ายเงินสด ไม่จ่ายผ่าน Venmo แต่จ่ายตามใบแจ้งหนี้ ด้วยเงื่อนไข net-15 ผ่านกระบวนการทางบัญชีที่เป็นทางการซึ่งต้องมีหมายเลขผู้ขาย หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่จัดส่ง รายการแยกของสิ่งที่จัดส่งพร้อมน้ำหนักและราคาต่อหน่วย และที่อยู่ธุรกิจกับข้อมูลภาษีของผม

ผมส่งสเปรดชีตให้เขา เขาใจดีเกี่ยวกับเรื่องนี้ แต่อธิบายว่าระบบบัญชีของพวกเขาจะประมวลผลมันไม่ได้ เขาต้องการใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง

ผมใช้เวลาทั้งคืนพยายามหาว่าใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องสำหรับการจัดส่งของฟาร์มควรมีหน้าตาอย่างไร ผมหาเทมเพลตออนไลน์ ผมสร้างมันใน Google Docs ผมส่งอีเมลไปพร้อมยอดรวมที่ผิดเพราะผมสลับตัวเลขสองตัว เขาตอบกลับพร้อมแก้ไข ผมส่งเอกสารที่แก้ไขแล้ว เขาประมวลผลมัน แต่การชำระเงินมาถึงในอีก 31 วันต่อมาเพราะใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขแล้วรีเซ็ตนาฬิกาการชำระเงิน

เมื่อร้านอาหารแห่งที่สองติดต่อมา — เชฟอีกคนที่ได้ยินเรื่องมะเขือเทศของผมจากร้านแรก — ผมรู้ว่าผมต้องการระบบที่ดีกว่านี้ก่อนที่จะตอบตกลงกับบัญชีที่สอง สองบัญชีร้านอาหารที่วางบิลผ่าน Google Docs จะต้องใช้เวลาต่อสัปดาห์มากกว่าที่ผมยินดีจะใช้ไปกับงานเอกสาร

ปัญหาการวางบิล CSA

แรงกดดันอีกอย่างที่ก่อตัวขึ้นในเวลาเดียวกันคือ CSA ของผม ผมขยายมันจาก 20 รายเป็น 55 รายในสามฤดูกาล ซึ่งผมภูมิใจ แต่สมาชิก 55 รายหมายถึงสถานการณ์การชำระเงิน 55 แบบที่แตกต่างกัน บางคนจ่ายด้วยเช็คตอนต้นฤดูกาล บางคนจ่ายรายสัปดาห์ผ่าน Venmo บางคนจ่ายบางส่วนแล้วขอปรับ ไม่กี่คนค้างชำระตลอด

ทุกสัปดาห์ในช่วงฤดูเพาะปลูก ผมใช้เวลาไล่ตามการชำระเงิน CSA ที่ควรจะใช้ไปในไร่นา ผมไม่มีระบบอัตโนมัติ ผมมีสเปรดชีตและรายชื่อว่าใครค้างเท่าไหร่ ซึ่งผมอัปเดตด้วยมือ และผิดอย่างน้อย 30% ของเวลาเพราะผมลืมอัปเดต

ปลายฤดูกาล CSA ที่สามของผม ผมตระหนักว่าผมมีสมาชิกสองคนที่ไม่ได้จ่ายมาสามสัปดาห์และผมไม่ได้สังเกต ผมส่งส่วนแบ่งให้พวกเขาทุกสัปดาห์เพราะผมคิดว่าการชำระเงินกำลังจะมา มันเป็นเพียงตอนที่ผมกระทบยอดสเปรดชีตปลายเดือนที่ผมจับข้อผิดพลาดได้ ถึงตอนนั้น การเก็บมันก็เป็นเรื่องน่าอึดอัด ผมได้มาส่วนหนึ่ง ที่เหลือผมรับภาระเอง

การหาระบบที่ใช้ได้ผลสำหรับฟาร์ม

ผมเจอ InvoiceFlow ผ่านกลุ่มเกษตรกรเล็กๆ ออนไลน์ มีคนในกลุ่มพูดถึงการใช้แอปใบแจ้งหนี้สำหรับบัญชีร้านอาหารและการวางบิลสมาชิก CSA ของพวกเขา ผมดาวน์โหลดมันในคืนนั้น

สิ่งที่ผมสังเกตเห็นเป็นอย่างแรกคือมันตั้งค่ารายการผลผลิตได้ง่ายเพียงใด ผมสร้างรายการสำหรับแต่ละพันธุ์ของผม — มะเขือเทศพันธุ์โบราณ Cherokee Purple ผักกาดเรนโบว์ชาร์ด ซูกินีเบบี้ พริกชิชิโตะ — พร้อมหน่วยวัด (ปอนด์ มัด หน่วย) และราคา ผมตั้งค่าชื่อฟาร์ม ที่อยู่ธุรกิจ และรายละเอียดธนาคารของผม ผมสร้างรายการส่วนแบ่ง CSA มาตรฐานที่ $28 ต่อสัปดาห์

ผมพร้อมส่งใบแจ้งหนี้อย่างมืออาชีพในเวลาประมาณหนึ่งชั่วโมง

การวางบิลร้านอาหาร: การเปลี่ยนแปลง

ใบแจ้งหนี้การจัดส่งใบแรกที่ผมส่งให้ร้านอาหารเดิมผ่าน InvoiceFlow เป็นประสบการณ์ที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิง ผมมาถึงพร้อมผลผลิต ขนมันลงในห้องเย็นของพวกเขา และเปิด InvoiceFlow บนโทรศัพท์ก่อนออกจากครัว ผมเพิ่มรายการ มะเขือเทศพันธุ์โบราณ Cherokee Purple — 28 ปอนด์ @ $3.75/ปอนด์: $105; ผักกาดเรนโบว์ชาร์ด — 8 มัด @ $2.50: $20; พริกชิชิโตะ — 6 ปอนด์ @ $5.00/ปอนด์: $30; ซูกินีเบบี้ — 14 ปอนด์ @ $4.25/ปอนด์: $59.50; การจัดส่ง — จัดส่งแบบควบคุมอุณหภูมิ แช่เย็น: $20 รวม: $234.50 ผมเพิ่มหมายเลขอ้างอิงผู้ขายของพวกเขาในช่องหมายเหตุ ผมส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ติดต่อเจ้าหนี้การค้าก่อนที่ผมจะสตาร์ตรถกลับบ้าน

พวกเขาประมวลผลมันในสามวันและจ่ายในวันที่ 12 — ภายในเงื่อนไข net-15 ของพวกเขา ซึ่งไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน เชฟส่งข้อความมาบอกผมว่าแผนกบัญชีของพวกเขาแสดงความเห็นเฉพาะเจาะจงว่าใบแจ้งหนี้ของผม “ประมวลผลง่าย” นั่นไม่ใช่คำชมที่ผมเคยคาดว่าจะได้รับในฐานะเกษตรกร แต่มันมีความหมายอย่างมหาศาล

ตอนนี้ผมมีบัญชีร้านอาหารสี่แห่ง สามแห่งมาหาผมผ่านการแนะนำจากเชฟสู่เชฟ ผมเชื่อว่าส่วนหนึ่งของเหตุผลที่การแนะนำเหล่านั้นสำเร็จคือเชฟรู้อยู่แล้วว่าการวางบิลของผมจะไม่เป็นเรื่องปวดหัวสำหรับสำนักงานของพวกเขา

การสร้างระบบการวางบิล CSA ขึ้นใหม่

การเปลี่ยนแปลงของ CSA คือการเปลี่ยนที่ช่วยประหยัดเวลาให้ผมมากที่สุดต่อฤดูกาล ผมตั้งค่าใบแจ้งหนี้แบบเกิดซ้ำสำหรับสมาชิกทั้ง 55 รายของผม “ส่วนแบ่ง CSA รายสัปดาห์ — ส่วนแบ่งเต็ม Hudson Valley Vegetable Farm สัปดาห์ของ [วันที่]: $28” สมาชิกแต่ละคนได้รับใบแจ้งหนี้ในเวลาเดียวกันทุกสัปดาห์ พวกเขาชำระเงินผ่านลิงก์การชำระเงิน ผมมองเห็นได้ในทันทีว่าใครจ่ายแล้วและใครยังไม่จ่าย

ฤดูกาลแรกที่มีการวางบิล CSA อัตโนมัติ อัตราการเก็บเงินสำหรับส่วนแบ่งรายสัปดาห์ของผมเปลี่ยนจากสิ่งที่ผมวัดได้ไม่แม่นยำ — เพราะผมไม่ได้ติดตามมันอย่างถูกต้อง — มาเป็นสิ่งที่มองเห็นได้ชัดเจนในแอป ผมมองเห็นยอดค้างชำระของสมาชิกทุกคนแบบเรียลไทม์ การชำระล่าช้ากลายเป็นการติดตามที่ง่ายและไม่น่าอึดอัด ใบแจ้งหนี้อยู่ที่นั่น มันแสดงยอดค้างชำระ ผมแค่ส่งการเตือนผ่านแอป

ผมยังตั้งค่าใบแจ้งหนี้ชำระล่วงหน้ารายฤดูกาลสำหรับสมาชิกที่ต้องการจ่ายล่วงหน้า “CSA ฤดูร้อน — ส่วนแบ่งเต็ม 22 สัปดาห์ มิถุนายนถึงตุลาคม: $616” ครึ่งหนึ่งของสมาชิกของผมตอนนี้จ่ายตอนเริ่มฤดูกาล สิ่งนี้ให้เงินทุนหมุนเวียนกับผมก่อนฤดูกาลจะเริ่ม ซึ่งผมใช้สำหรับสั่งเมล็ดพันธุ์และปรับปรุงดิน แรงกดดันทางการเงินของการทำฟาร์มส่วนหนึ่งเป็นเรื่องของจังหวะเวลากระแสเงินสด — CSA ที่จ่ายล่วงหน้าปรับปรุงจังหวะเวลานั้นอย่างมีนัยสำคัญ

บัญชีขายส่งที่ผมเกือบรับมือไม่ได้

กลางฤดูกาลที่สี่ของผม สหกรณ์อาหารธรรมชาติระดับภูมิภาคติดต่อผมเกี่ยวกับการส่งผักใบเขียวรวมออร์แกนิกที่ได้รับการรับรองและมะเขือเทศพันธุ์พิเศษเป็นรายสัปดาห์ นี่เป็นบัญชีที่ใหญ่กว่าร้านอาหารใดๆ — ปริมาณรายสัปดาห์มากกว่า ข้อกำหนดการจัดซื้อเป็นทางการมากกว่า และกระบวนการรับผู้ขายเข้าระบบที่ต้องการเอกสารภาษีและการปฏิบัติตามการออกใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ

ผมเกือบปฏิเสธ ผมคิดว่าข้อกำหนดด้านการบริหารจะหนักเกินไป แต่เพราะผมมี InvoiceFlow อยู่แล้วและเข้าใจว่าการวางบิลอย่างเป็นทางการมีหน้าตาอย่างไร ผมจึงตอบตกลง

ข้อกำหนดของพวกเขาเฉพาะเจาะจง ใบแจ้งหนี้แต่ละใบต้องมีหมายเลขการรับรองออร์แกนิกของผม การอ้างอิงล็อตเพื่อการตรวจสอบย้อนกลับ หมายเลขใบสั่งซื้อของพวกเขา รหัสผู้ขายของผมในระบบของพวกเขา และน้ำหนักแยกรายการพร้อมราคาต่อหน่วยสำหรับแต่ละพันธุ์ ครั้งแรกที่ผมตั้งค่านี้ใน InvoiceFlow — โดยใช้ฟิลด์กำหนดเองเพื่อเพิ่มหมายเลขล็อต หมายเลขการรับรอง และการอ้างอิงใบสั่งซื้อ — ใช้เวลาประมาณสิบนาที ใบแจ้งหนี้การจัดส่งครั้งต่อๆ ไปใช้เวลาประมาณสามนาทีในการสร้างบนโทรศัพท์ของผมเมื่อจบการจัดส่ง

สหกรณ์จ่ายแบบ net-30 การมีใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องคือความแตกต่างระหว่างการได้รับเงินในวันที่ 30 กับการได้รับโทรศัพท์จากแผนกเจ้าหนี้การค้าของพวกเขาสองสัปดาห์ต่อมาเพื่อขอเอกสารที่ผมควรจะรวมไว้ตั้งแต่แรก ผมได้รับโทรศัพท์แบบนั้นหนึ่งครั้งในแปดเดือนที่ทำงานกับพวกเขา ใบแจ้งหนี้อื่นๆ ประมวลผลอย่างราบรื่น

สิ่งที่การติดตามรายได้ฟาร์มเปิดเผยจริงๆ

สิ่งหนึ่งที่ InvoiceFlow ให้ผมที่ผมไม่คาดคิดคือความชัดเจนเกี่ยวกับว่าเงินของผมมาจากไหน หลังจากฤดูกาลเต็มหนึ่งฤดูของการออกใบแจ้งหนี้อย่างมืออาชีพในทุกช่องทาง ผมมองเห็นในการวิเคราะห์สิ่งที่ผมไม่เคยมองเห็นมาก่อน รายได้ของผมตามแหล่งที่มา

ร้านอาหาร: 42% ของรายได้ สมาชิก CSA: 31% ขายส่งให้สหกรณ์: 18% ตลาดเกษตรกร: 9%

ตัวเลขเหล่านี้ทำให้ผมประหลาดใจ ผมคิดมาตลอดว่าตลาดเกษตรกรเป็นแกนหลักของธุรกิจ เพราะมันเป็นที่ที่ผมเริ่มต้นและเพราะมันรู้สึกเหมือนเป็นส่วนที่มองเห็นได้ชัดที่สุดของสัปดาห์ของผม แต่จริงๆ แล้วมันเป็นช่องทางรายได้ที่เล็กที่สุดด้วยระยะห่างที่มีนัยสำคัญ ช่องทางร้านอาหารและขายส่ง — ที่รู้สึกเหมือน “งานเอกสาร” มากกว่าและ “การทำฟาร์ม” น้อยกว่า — กำลังสร้างรายได้ส่วนใหญ่ของผม

สิ่งนี้เปลี่ยนวิธีที่ผมคิดเกี่ยวกับเวลาของผม ตลาดวันเสาร์ต้องใช้เวลาหกชั่วโมงในการตั้งแผง ขาย และเก็บ การจัดส่งให้ร้านอาหารต้องใช้เวลาประมาณสามสิบนาทีต่อบัญชีต่อสัปดาห์ ถ้าผมรู้เร็วกว่านี้ว่ารายได้เปรียบเทียบกันอย่างไร ผมคงจะไล่ตามความสัมพันธ์กับร้านอาหารและขายส่งอย่างจริงจังมากขึ้นตั้งแต่ต้น

รายละเอียดเล็กๆ ที่สร้างความแตกต่างครั้งใหญ่

มีสิ่งหนึ่งที่เฉพาะเจาะจงที่ผมอยากพูดถึงสำหรับเกษตรกรที่ขายตรงคนอื่นๆ ที่กำลังพิจารณาเปลี่ยนมาใช้การออกใบแจ้งหนี้อย่างมืออาชีพ นั่นคือฟังก์ชันใบส่งของ (delivery note)

เมื่อผมส่งของให้ร้านอาหาร ผมสามารถสร้างใบส่งของจาก InvoiceFlow ที่ไปพร้อมกับผลผลิต มันไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ — ใบแจ้งหนี้ไปที่แผนกบัญชี ใบส่งของไปที่เชฟหรือผู้จัดการครัว มันแสดงอย่างชัดเจนว่ามีอะไรบ้างในการจัดส่ง พร้อมน้ำหนักและราคา ในรูปแบบที่ครัวสามารถใช้เมื่อพวกเขารับและตรวจสอบคำสั่ง

ก่อนที่ผมจะมีสิ่งนี้ มีความสับสนเป็นครั้งคราวเมื่อใบแจ้งหนี้มาถึงแผนกบัญชีและบันทึกของครัวเกี่ยวกับสิ่งที่ได้รับไม่ตรงกันพอดี ตอนนี้ใบส่งของถูกส่งให้เชฟในเวลาที่จัดส่ง ความคลาดเคลื่อนใดๆ ได้รับการแก้ไขทันที ใบแจ้งหนี้ที่ตามมาตรงกับสิ่งที่ได้รับ ไม่มีข้อโต้แย้ง ไม่มีความล่าช้า

สามฤดูกาลผ่านไป: ธุรกิจตอนนี้เป็นอย่างไร

ฟาร์มของผมอยู่ในฤดูกาลที่หก CSA ของผมเติบโตเป็นสมาชิก 70 ราย ผมมีบัญชีร้านอาหารสี่แห่ง บัญชีขายส่งให้สหกรณ์หนึ่งแห่ง และ — เริ่มฤดูกาลหน้า — สัญญากับโรงแรมในท้องถิ่นสำหรับการจัดส่งผลผลิตอาหารเช้ารายสัปดาห์ ความสัมพันธ์หลังๆ เหล่านั้นไม่มีทางเป็นไปได้หากไม่มีการออกใบแจ้งหนี้อย่างมืออาชีพ โรงแรมโดยเฉพาะทำให้ชัดเจนในระหว่างการประเมินผู้ขายว่าพวกเขาต้องการใบแจ้งหนี้ที่มีฟิลด์เอกสารเฉพาะ และพวกเขาจะไม่ทำงานกับผู้ขายที่ไม่สามารถให้ได้

ตลาดวันเสาร์ของผมยังคงสำคัญสำหรับผม ผมสนุกกับความสัมพันธ์โดยตรงกับผู้บริโภค แต่มันไม่ใช่ศูนย์กลางของแบบจำลองทางการเงินของผมอีกต่อไป ด้านการวางบิลอย่างมืออาชีพของกิจการของผม — ส่วนที่ผมกลัวที่สุดเมื่อผมเริ่มต้น — กลับกลายเป็นสิ่งที่ปลดล็อกการเติบโตที่ผมต้องการ

หากคุณเป็นเกษตรกรที่กำลังคิดจะเข้าหาร้านอาหารหรือผู้ซื้อรายย่อย ให้ตั้งค่าการวางบิลก่อน ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงกับ InvoiceFlow ก่อนที่คุณจะโทรออก สิ่งที่แย่ที่สุดที่อาจเกิดขึ้นเมื่อคุณเข้าหาร้านอาหารคือพวกเขาตอบตกลงและคุณยังไม่พร้อมที่จะออกใบแจ้งหนี้ให้พวกเขาอย่างถูกต้อง

Mark Chen ทำฟาร์มผักออร์แกนิกที่ได้รับการรับรอง 40 เอเคอร์ใน Hudson Valley, New York เขาส่งวัตถุดิบให้ร้านอาหาร สหกรณ์ และผู้บริโภคโดยตรงผ่านโครงการ CSA ที่เขาดำเนินการตั้งแต่เดือนเมษายนถึงตุลาคม