Çiftlik Tezgâhından Restoran Tedarikçisine: Sonunda Gerçek Bir İşletme Gibi Nasıl Ödeme Almaya Başladım

Yazan Mark Chen, Sebze Çiftçisi — Hudson Valley, New York

Çiftçiliğe faturalama uzmanı olmak için başlamadım. Çiftçiliğe başladım çünkü gıda yetiştirmek, onun toprağımdan doğrudan insanların sofralarına gitmesini görmek ve ellerimle gerçek bir şey inşa etmek istiyordum. İlk beş yıl boyunca, işin finansal tarafını neredeyse kazara yönettim — çiftçi pazarında insanlar bana nakit uzatıyordu. Çiftlik tezgâhında insanlar bir kutuya para bırakıyordu. 55 üyeli CSA’m çek veya Venmo ile ödüyordu ve ben de hatırladıkça güncellediğim bir elektronik tablo tutuyordum.

Bu sistem, restoranlardan aramalar almaya başlayana kadar işe yaradı.

Restoranlar Aramaya Başladığında

İlk restoran araması, çiftçi pazarında yerli domateslerimi tadan ve mutfağına tedarik yapıp yapamayacağımı öğrenmek isteyen, şehirdeki çiftlikten-sofraya bir mekânın şefinden geldi. Hemen evet dedim. Çok heyecanlıydım. Bir restoran hesabı, öngörülebilir haftalık hacim, özel çeşitlerde daha yüksek fiyat ve sezonlar boyunca büyüyecek bir ilişki demekti.

Hazırlıklı olmadığım şey ise onların borç hesapları sistemiydi. Restoran nakit ödemiyordu. Venmo ile ödemiyordu. Fatura ile, net-15 vadeli olarak, bir tedarikçi numarası, bir fatura numarası, teslimat tarihi, teslim edilenlerin ağırlık ve birim fiyatlarla kalem bazlı listesi ve işletme adresim ile vergi bilgilerimi gerektiren resmi bir muhasebe süreci aracılığıyla ödüyordu.

Ona bir elektronik tablo gönderdim. Nazik davrandı ama muhasebe sistemlerinin bunu işleyemeyeceğini açıkladı. Düzgün bir faturaya ihtiyacı vardı.

Bir çiftlik teslimatı için düzgün bir faturanın nasıl göründüğünü anlamaya çalışarak bir akşamımı harcadım. İnternette şablonlar buldum. Google Docs’ta bir tane oluşturdum. İki rakamı yer değiştirdiğim için yanlış toplamla e-postayla gönderdim. Düzeltmeyle yanıt verdi. Revize bir belge gönderdim. İşleme aldı ama revize fatura ödeme sayacını sıfırladığı için ödeme 31 gün sonra geldi.

İkinci restoran ulaştığında — domateslerimi ilkinden duymuş başka bir şef — ikinci bir hesaba evet demeden önce daha iyi bir sisteme ihtiyacım olduğunu biliyordum. Google Docs üzerinden faturalanan iki restoran hesabı, evrak işlerine harcamak istediğimden daha fazla zaman gerektirirdi.

CSA Faturalama Sorunu

Aynı zamanda büyüyen diğer baskı ise CSA’mdı. Üç sezonda 20 üyeden 55 üyeye çıkarmıştım, bununla gurur duyuyordum. Ama 55 üye, 55 farklı ödeme durumu demekti. Bazıları sezon başında çekle ödüyordu. Bazıları haftalık Venmo ile ödüyordu. Bazıları kısmen ödeyip sonra ayarlama istiyordu. Birkaçı da sürekli geride kalıyordu.

Yetiştirme sezonu boyunca her hafta, tarlada geçirmem gereken zamanı CSA ödemelerini kovalayarak harcıyordum. Otomatik bir sistemim yoktu. Bir elektronik tablom ve kimin ne borcu olduğuna dair, elle güncellediğim ve güncellemeyi unuttuğum için en az %30 oranında yanlış olan bir listem vardı.

Üçüncü CSA sezonumun sonlarına doğru, üç haftadır ödeme yapmamış iki üyem olduğunu ve bunu fark etmediğimi anladım. Ödemenin geleceğini varsaydığım için her hafta paylarını teslim etmiştim. Bunu ancak ay sonunda elektronik tablomu mutabık kılarken fark ettim. O noktada tahsil etmek zordu. Bir kısmını aldım. Kalanını üstlendim.

Bir Çiftlik için İşe Yarayan Bir Sistem Bulmak

InvoiceFlow’u internette küçük bir çiftçi grubu aracılığıyla buldum. Gruptan biri restoran hesapları ve CSA abonelik faturalaması için bir fatura uygulaması kullandığından bahsetti. O gece indirdim.

İlk fark ettiğim şey, ürün kalemlerini kurmanın ne kadar basit olduğuydu. Her çeşidim için kayıtlar oluşturdum — Cherokee Purple Yerli Domates, Gökkuşağı Pazısı, Bebek Kabak, Shishito Biber — bir ölçü birimiyle (pound, demet, adet) ve bir fiyatla. Çiftlik adımı, işletme adresimi ve banka bilgilerimi ayarladım. Haftalık 28 $ standart bir CSA payı kalemi oluşturdum.

Yaklaşık bir saat içinde profesyonel faturalar göndermeye hazırdım.

Restoran Faturalaması: Dönüşüm

InvoiceFlow aracılığıyla ilk restorana gönderdiğim ilk teslimat faturası tamamen farklı bir deneyimdi. Ürünle geldim, soğuk hava deposuna boşalttım ve mutfaktan ayrılmadan telefonumda InvoiceFlow’u açtım. Kalemleri ekledim: Cherokee Purple Yerli Domates — 28 lb @ 3,75 $/lb: 105 $; Gökkuşağı Pazısı — 8 demet @ 2,50 $: 20 $; Shishito Biber — 6 lb @ 5,00 $/lb: 30 $; Bebek Kabak — 14 lb @ 4,25 $/lb: 59,50 $; Teslimat — Soğuk zincir teslimat, soğutmalı: 20 $. Toplam: 234,50 $. Tedarikçi referans numaralarını notlar alanına ekledim. Eve dönmek için kamyonumu çalıştırmadan önce faturayı borç hesapları kişisine e-postayla gönderdim.

Üç gün içinde işleme aldılar ve 12. günde ödediler — net-15 vadeleri içinde, ki bu daha önce hiç olmamıştı. Şef bana mesaj atarak muhasebe departmanlarının özellikle faturalarımın “işlemesi kolay” olduğunu belirttiğini söyledi. Bu, bir çiftçi olarak almayı hiç beklemediğim bir iltifat, ama son derece önemliydi.

Artık dört restoran hesabım var. Üçü bana şeften şefe tavsiyelerle geldi. Bu tavsiyelerin dönüşmesinin kısmen nedeninin, şeflerin faturalamamın ofisleri için bir baş ağrısı olmayacağını zaten bilmeleri olduğuna inanıyorum.

CSA Faturalama Sistemini Yeniden Kurmak

CSA dönüşümü, sezon başına en çok zaman kazandıran değişiklikti. 55 üyemin her biri için yinelenen faturalar kurdum: “Haftalık CSA Payı — Tam Pay, Hudson Valley Sebze Çiftliği, [Tarih] Haftası: 28 $.” Her üye her hafta aynı anda bir fatura alır. Ödeme bağlantısı aracılığıyla öderler. Kimin ödediğini ve kimin ödemediğini bir bakışta görebilirim.

Otomatik CSA faturalamasıyla geçen ilk sezonda, haftalık paylar için ödeme tahsil oranım — düzgün takip etmediğim için doğru ölçemediğim bir şeyden — uygulamada açıkça görünür hale geldi. Her üyenin bekleyen bakiyesini gerçek zamanlı olarak görebiliyordum. Geç ödemeler basit, rahatsız edici olmayan bir takibe dönüştü: fatura oradaydı, bekleyen tutarı gösteriyordu, ben de uygulama üzerinden bir hatırlatma gönderiyordum.

Ayrıca peşin ödemeyi tercih eden üyeler için sezon ön ödeme faturaları kurdum. “Yaz CSA — Tam Pay, 22 hafta, Haziran’dan Ekim’e: 616 $.” Üyelerimin yarısı artık sezon başında ödüyor. Bu bana sezon başlamadan önce, tohum siparişleri ve toprak iyileştiricileri için kullandığım işletme sermayesi sağlıyor. Çiftçiliğin finansal baskısı kısmen nakit akışı zamanlamasıyla ilgilidir — ön ödemeli CSA’lar bu zamanlamayı önemli ölçüde iyileştirir.

Neredeyse Üstesinden Gelemeyeceğim Toptan Hesap

Dördüncü sezonumun ortasında, bölgesel bir doğal gıda kooperatifi haftalık olarak sertifikalı organik karışık yeşillik ve özel domates tedariki konusunda benimle iletişime geçti. Bu, herhangi bir restorandan daha büyük bir hesaptı — daha büyük haftalık hacimler, daha resmi tedarik gereksinimleri ve vergi belgesi ile resmi faturalama uyumu gerektiren bir tedarikçi kaydı süreci.

Neredeyse hayır diyecektim. İdari gereksinimlerin bunaltıcı olacağını düşündüm. Ama zaten InvoiceFlow’um olduğu ve resmi faturalamanın neye benzediğini anladığım için evet dedim.

Gereksinimleri belirgindi: her fatura sertifikalı organik sertifika numaramı, izlenebilirlik için bir parti referansını, satın alma emri numaralarını, sistemlerindeki tedarikçi kimliğimi ve her çeşit için birim fiyatlı kalem bazlı ağırlıkları gerektiriyordu. Bunu InvoiceFlow’da ilk kez kurduğumda — parti numarası, sertifika numarası ve satın alma emri referansını eklemek için özel alanları kullanarak — yaklaşık on dakika sürdü. Sonraki her teslimat faturasını telefonumda teslimat sonunda oluşturmak yaklaşık üç dakika sürüyor.

Kooperatif net-30 ile ödüyor. Faturanın doğru olması, 30. günde ödeme almakla iki hafta sonra borç hesapları departmanlarından ilk seferde eklemem gereken belgeleri isteyen bir arama almak arasındaki farktır. Onlarla çalıştığım sekiz ayda böyle bir arama aldım. Diğer faturalar sorunsuz işlendi.

Çiftlik Gelir Takibinin Aslında Ortaya Çıkardığı Şey

InvoiceFlow’un bana verdiği ve beklemediğim bir şey, paramın nereden geldiğine dair netlikti. Tüm kanallarda profesyonel faturalamayla geçen bir tam sezonun ardından, analizlerde daha önce hiç göremediğim şeyi görebiliyordum: kaynağa göre gelirim.

Restoranlar: gelirin %42’si. CSA üyeleri: %31. Kooperatif toptan: %18. Çiftçi pazarı: %9.

Bu rakamlar beni şaşırttı. Çiftçi pazarını her zaman işimin çekirdeği olarak düşünmüştüm, çünkü başladığım yerdi ve haftamın en görünür kısmı gibi hissettiriyordu. Ama aslında önemli bir farkla en küçük gelir kanalıydı. Daha çok “evrak işi” ve daha az “çiftçilik” gibi hissettiren restoran ve toptan kanalları, gelirimin çoğunluğunu üretiyordu.

Bu, zamanım hakkındaki düşüncemi değiştirdi. Cumartesi pazarı, kurulum, satış ve toplanma için altı saatimi gerektiriyor. Restoran teslimatları hesap başına haftada yaklaşık otuz dakika gerektiriyor. Gelirin nasıl karşılaştırıldığını daha önce bilseydim, restoran ve toptan ilişkilerini baştan itibaren daha agresif bir şekilde takip ederdim.

Büyük Fark Yaratan Küçük Ayrıntı

Profesyonel faturalamaya geçmeyi düşünen diğer doğrudan satış çiftçileri için bahsetmek istediğim belirli bir şey var: teslimat notu işlevi.

Restoranlara teslimat yaptığımda, InvoiceFlow’dan ürünle birlikte giden bir teslimat notu oluşturabilirim. Bu fatura değildir — fatura muhasebe departmanına gider. Teslimat notu şefe veya mutfak müdürüne gider. Teslimatta tam olarak neyin olduğunu, ağırlık ve fiyatlarla, mutfağın siparişi alıp doğrularken kullanabileceği bir formatta gösterir.

Bundan önce, fatura muhasebeye ulaştığında ve mutfağın neyin alındığına dair kayıtları tam olarak eşleşmediğinde ara sıra karışıklık oluyordu. Şimdi teslimat notu teslimat sırasında şefe veriliyor. Herhangi bir tutarsızlık anında çözülüyor. Ardından gelen fatura alınanla eşleşiyor. Anlaşmazlık yok. Gecikme yok.

Üç Sezon Sonra: İşletmenin Şu Anki Hali

Çiftliğim altıncı sezonunda. CSA’m 70 üyeye çıktı. Dört restoran hesabım, bir kooperatif toptan hesabım ve — gelecek sezon başlayacak — yerel bir otelle haftalık kahvaltı ürünü teslimatları için bir sözleşmem var. Bu son ilişkilerin hiçbiri profesyonel faturalama olmadan mümkün olmazdı. Otel özellikle tedarikçi değerlendirmeleri sırasında belirli belge alanlarına sahip faturalara ihtiyaç duyduklarını ve bunları sağlayamayan tedarikçilerle çalışmayacaklarını açıkça belirtti.

Cumartesi pazarı benim için hâlâ önemli. Tüketicilerle doğrudan ilişkiden keyif alıyorum. Ama artık finansal modelimin merkezi değil. İşimin profesyonel faturalama tarafı — başladığımda en çok korktuğum kısım — istediğim büyümeyi açan şey oldu.

Restoranlara veya perakende alıcılara yaklaşmayı düşünen bir çiftçiyseniz, önce faturalama kurulumunu yapın. Aramayı yapmadan önce InvoiceFlow ile bir saat geçirin. Bir restorana yaklaştığınızda olabilecek en kötü şey, evet demeleri ve sizin onlara düzgün fatura kesmeye hazır olmamanızdır.

Mark Chen, Hudson Valley, New York’ta 40 dönüm sertifikalı organik sebze yetiştiriyor. Nisan’dan Ekim’e kadar yürüttüğü bir CSA programı aracılığıyla restoranlara, kooperatiflere ve doğrudan tüketicilere tedarik yapıyor.