直売所からレストランの仕入れ先へ：どうやって私は「本物のビジネス」として支払いを受けられるようになったか

マーク・チェン、野菜農家 — ニューヨーク州ハドソンバレー

私は請求のプロになろうと思って農業を始めたわけではありません。食べ物を育て、自分の土から人々の食卓へ直接届く様子を見て、自分の手で何か本物を築きたいと思って農業を始めたのです。最初の5年間、経営の金銭面はほとんど成り行き任せに管理していました。ファーマーズマーケットでは、人々が私に現金を手渡してくれました。直売所では、箱にお札を入れてくれました。55人のCSA会員は小切手やVenmoで支払い、私は思い出したときにスプレッドシートを更新していました。

この仕組みは、レストランから電話が来るようになるまでは機能していました。

レストランが声をかけてきたとき

最初のレストランからの電話は、町の農場直送レストランのシェフからでした。彼はファーマーズマーケットで私のエアルーム・トマトを味わい、自分の厨房に卸せないかと尋ねてきたのです。私はすぐに「はい」と答えました。私は舞い上がっていました。レストランとの取引は、予測可能な週次の量、特別品種へのプレミアム価格、そしてシーズンを重ねて育っていく関係を意味していたからです。

私が準備できていなかったのは、彼らの買掛金処理システムでした。そのレストランは現金では支払いませんでした。Venmoでも支払いませんでした。支払われるのは請求書に対してで、支払条件はネット15日、正式な会計プロセスを通じてでした。それにはベンダー番号、請求書番号、配達日、重量と単価を記した納品品目の明細一覧、そして私の事業所住所と税務情報が必要でした。

私は彼にスプレッドシートを送りました。彼は親切でしたが、会計システムではそれを処理できないと説明してくれました。ちゃんとした請求書が必要だったのです。

私は農場の配達にふさわしい「ちゃんとした請求書」がどんなものかを理解しようと、一晩を費やしました。オンラインでテンプレートを見つけ、Googleドキュメントで作りました。ところが2つの数字を入れ替えてしまい、合計を間違えたままメールで送ってしまいました。彼は訂正の返信をくれました。私は修正した書類を送り直しました。彼はそれを処理してくれましたが、修正した請求書によって支払いの起算日がリセットされたため、入金は31日後になりました。

2軒目のレストラン — 1軒目から私のトマトの話を聞いた別のシェフ — が声をかけてきた頃には、2軒目の取引に「はい」と言う前に、もっと良い仕組みが必要だと分かっていました。Googleドキュメントで2軒のレストランに請求するとなれば、事務作業に費やす時間は私が許容できる限度を超えてしまうからです。

CSA請求の問題

同じ時期にもう一つ高まっていた圧力が、私のCSAでした。3シーズンかけて20人から55人まで増やし、それを誇りに思っていました。しかし55人の会員は、55通りの支払い状況を意味しました。シーズン開始時に小切手で払う人もいれば、毎週Venmoで払う人もいました。一部だけ払って後で調整を求める人もいました。慢性的に滞納している人も数人いました。

生育シーズン中は毎週、本来なら畑で過ごすべき時間を、CSAの支払いを追いかけることに費やしていました。自動化された仕組みは何もありませんでした。あったのはスプレッドシートと、誰がいくら未払いかのリストだけで、それを手作業で更新していたので、更新を忘れて少なくとも30%は間違っていました。

3シーズン目のCSAの後半、私は2人の会員が3週間分の支払いをしていないのに気づいていなかったことに気づきました。支払いは来るものと思い込んで、毎週彼らの分を配達していたのです。月末にスプレッドシートを照合して初めて、その抜けに気づきました。その頃には、回収するのは気まずいものになっていました。一部は回収できましたが、残りは自分で被りました。

農場に合う仕組みを見つける

私はオンラインの小さな農家グループを通じてInvoiceFlowを知りました。グループの誰かが、レストラン取引とCSAサブスクリプションの請求に請求書アプリを使っていると話していたのです。私はその晩にダウンロードしました。

最初に気づいたのは、青果品目の設定がいかに分かりやすいかということでした。私は自分の各品種 — チェロキーパープル・エアルーム・トマト、レインボーチャード、ベビーズッキーニ、ししとう — を、計量単位（ポンド、束、個）と価格付きで登録しました。農場名、事業所住所、銀行口座情報も設定しました。1週あたり28ドルの標準CSAシェア品目も作りました。

プロフェッショナルな請求書を送れる状態になるまで、1時間ほどでした。

レストラン請求：その変化

InvoiceFlowを通じて最初のレストランに送った配達請求書は、まったく違う体験でした。私は青果を持って現れ、彼らのウォークイン冷蔵庫に運び込み、厨房を出る前にスマホでInvoiceFlowを開きました。品目を追加しました。チェロキーパープル・エアルーム・トマト — 28ポンド @ 1ポンドあたり3.75ドル：105ドル；レインボーチャード — 8束 @ 2.50ドル：20ドル；ししとう — 6ポンド @ 1ポンドあたり5.00ドル：30ドル；ベビーズッキーニ — 14ポンド @ 1ポンドあたり4.25ドル：59.50ドル；配達 — 冷蔵配送：20ドル。合計：234.50ドル。備考欄に彼らのベンダー参照番号を入れました。トラックのエンジンをかけて帰路につく前に、買掛金担当者宛てに請求書をメール送信しました。

彼らは3日で処理し、12日目に支払ってくれました — ネット15日の条件内で、それまで一度もなかったことです。シェフはメッセージをくれて、会計部門が私の請求書は「処理しやすい」とわざわざコメントしていたと伝えてくれました。農家として受け取るとは思ってもみなかった褒め言葉ですが、これは私にとって非常に大きな意味を持ちました。

今、私は4軒のレストランと取引しています。そのうち3軒は、シェフからシェフへの紹介で来てくれました。その紹介が成約につながった理由の一部は、私の請求が彼らの事務にとって頭痛の種にならないと、シェフたちがすでに知っていたからだと思います。

CSA請求の仕組みを立て直す

CSAの変化は、シーズンあたりで最も多くの時間を節約してくれた変化でした。私は55人の会員それぞれに定期請求書を設定しました。「週次CSAシェア — フルシェア、ハドソンバレー野菜農場、[日付]の週：28ドル」。各会員は毎週同じ時刻に請求書を受け取ります。彼らは支払いリンクを通じて支払います。誰が支払ったか、誰がまだかを一目で確認できます。

自動化されたCSA請求の最初のシーズン、週次シェアの支払い回収率は — きちんと追跡していなかったため正確には測れなかった状態から — アプリの中ではっきり見えるものになりました。各会員の未払い残高をリアルタイムで確認できました。滞納は、気まずくないシンプルなフォローアップになりました。請求書はそこにあり、未払い額が表示されているので、アプリを通じてリマインダーを送るだけです。

前払いを好む会員向けには、季節前払いの請求書も設定しました。「夏季CSA — フルシェア、22週間、6月〜10月：616ドル」。今では会員の半数がシーズン開始時に支払います。これによりシーズン開始前に運転資金が得られ、私はそれを種苗の発注や土壌改良材に使います。農業の資金的な重圧は、一部はキャッシュフローのタイミングの問題です。前払いのCSAは、そのタイミングを大きく改善してくれます。

あやうく対応できなかった卸売取引

4シーズン目の半ば、地域の自然食品協同組合が、認証オーガニックのミックスグリーンと特別品種のトマトを毎週供給してほしいと連絡してきました。これはどのレストランよりも大きな取引でした — 週次の量が多く、より正式な調達要件があり、税務書類と正式な請求書コンプライアンスを求めるベンダー登録プロセスがありました。

私はあやうく断りかけました。事務要件が手に負えないだろうと思ったのです。しかし、すでにInvoiceFlowを持っていて、正式な請求がどんなものかを理解していたので、「はい」と答えました。

彼らの要件は具体的でした。各請求書には、私の認証オーガニック証明番号、トレーサビリティ用のロット参照、彼らの発注書番号、彼らのシステム上での私のベンダーID、そして品種ごとの重量と単価の明細が必要でした。InvoiceFlowでこれを最初に設定したとき — カスタムフィールドを使ってロット番号、証明番号、発注書参照を追加して — 10分ほどかかりました。それ以降の配達請求書は、配達の終わりにスマホで3分ほどで作成できます。

協同組合はネット30日で支払います。請求書が正しいことは、30日目に支払われるか、それとも2週間後に彼らの買掛部門から「最初に含めておくべきだった書類」を求める電話がかかってくるか、その分かれ目になります。8か月間の取引で、そうした電話は1度だけ受けました。他の請求書はすべてスムーズに処理されました。

農場の収入追跡が実際に明らかにしたこと

InvoiceFlowが私に与えてくれた、予想していなかったものの一つが、私のお金がどこから来ているのかについての明確さでした。全チャネルでプロフェッショナルな請求を行った1シーズンの後、私は分析の中で、これまで一度も見られなかったものを見ることができました。収入源別の内訳です。

レストラン：収益の42%。CSA会員：31%。協同組合の卸売：18%。ファーマーズマーケット：9%。

これらの数字は私を驚かせました。私はずっとファーマーズマーケットを自分のビジネスの中核だと思っていました。そこから始めたからであり、1週間の中で最も目に見える部分に感じられたからです。しかし実際には、かなりの差で最も小さい収益チャネルだったのです。より「事務」的で、あまり「農業」的でないと感じていたレストランと卸売のチャネルこそが、私の収入の大半を生み出していました。

これは私の時間の考え方を変えました。土曜のマーケットは、設営、販売、撤収に6時間を要します。レストランの配達は、1軒あたり週30分ほどです。もし収益の比較をもっと早く知っていたら、最初からもっと積極的にレストランや卸売の関係を追いかけていたでしょう。

大きな違いを生んだ小さなディテール

プロフェッショナルな請求への切り替えを検討している他の直販農家に、ぜひ伝えたい具体的なことが一つあります。納品書機能です。

レストランに配達するとき、私はInvoiceFlowから青果に添える納品書を作成できます。それは請求書ではありません — 請求書は会計部門に送られます。納品書はシェフや厨房マネージャーに渡ります。それは配達に何が入っていたかを、重量と価格付きで、厨房が注文を受け取って確認する際に使える形式で示します。

これを使う前は、請求書が会計部門に届いたとき、厨房が受け取った記録と正確に一致せず、ときどき混乱が生じていました。今では、配達時に納品書がシェフに手渡されます。食い違いはその場で解決されます。後から届く請求書は、受け取ったものと一致します。争いもなく、遅延もありません。

3シーズンを経て：今のビジネスの姿

私の農場は6シーズン目に入っています。CSAは70人まで増えました。4軒のレストラン取引、1軒の協同組合卸売取引、そして — 来シーズンからは — 地元ホテルとの週次朝食用青果配達の契約があります。これらの後半の関係は、どれもプロフェッショナルな請求なしには実現できなかったでしょう。特にホテルは、ベンダー評価の際に、特定の書類フィールドを備えた請求書が必要であり、それを提供できないベンダーとは取引しないと明言していました。

土曜のマーケットは今でも私にとって大切です。消費者との直接的な関係を楽しんでいます。しかし、それはもはや私の財務モデルの中心ではありません。私の経営のプロフェッショナルな請求の側面 — 始めた頃に最も気後れしていた部分 — が、結局は私が望んでいた成長を解き放つものだったのです。

もしあなたがレストランや小売の買い手にアプローチしようと考えている農家なら、まず請求の設定を済ませてください。電話をかける前に、InvoiceFlowに1時間を費やしてください。レストランにアプローチして起こりうる最悪のことは、彼らが「はい」と言ったのに、あなたがきちんと請求する準備ができていないことなのですから。

マーク・チェンは、ニューヨーク州ハドソンバレーで40エーカーの認証オーガニック野菜を栽培しています。彼は、4月から10月にかけて運営するCSAプログラムを通じて、レストラン、協同組合、そして直接の消費者に供給しています。