Dal punto vendita aziendale a fornitore di ristoranti: come finalmente mi sono fatto pagare come una vera impresa

Di Mark Chen, orticoltore — Hudson Valley, New York

Non ho iniziato a fare l’agricoltore per diventare un esperto di fatturazione. Ho iniziato a coltivare perché volevo produrre cibo, vederlo passare direttamente dal mio terreno alle tavole delle persone e costruire qualcosa di concreto con le mie mani. Per i primi cinque anni, il lato finanziario dell’attività era qualcosa che gestivo quasi per caso — al mercato contadino la gente mi dava contanti. Al punto vendita aziendale, la gente lasciava le banconote in una scatola. Il mio CSA da 55 membri pagava con assegno o Venmo, e tenevo un foglio di calcolo che aggiornavo quando me ne ricordavo.

Questo sistema ha funzionato finché non ho iniziato a ricevere chiamate dai ristoranti.

Quando i ristoranti hanno bussato alla porta

La prima chiamata da un ristorante è arrivata da uno chef di un locale “dalla fattoria alla tavola” in città, che aveva assaggiato i miei pomodori di varietà antica al mercato e voleva sapere se potevo rifornire la sua cucina. Ho detto sì immediatamente. Ero entusiasta. Un conto con un ristorante significava un volume settimanale prevedibile, un prezzo premium sulle varietà speciali e una relazione destinata a crescere stagione dopo stagione.

Quello a cui non ero preparato era il loro sistema di contabilità fornitori. Il ristorante non pagava in contanti. Non pagava con Venmo. Pagava fatture, con termini a 15 giorni, attraverso un processo contabile formale che richiedeva un numero di fornitore, un numero di fattura, la data di consegna, un elenco dettagliato di ciò che era stato consegnato con pesi e prezzi unitari, e il mio indirizzo aziendale e i dati fiscali.

Gli ho mandato un foglio di calcolo. È stato gentile, ma mi ha spiegato che il loro sistema contabile non l’avrebbe potuto elaborare. Aveva bisogno di una fattura vera e propria.

Ho passato una serata cercando di capire come dovesse essere una fattura corretta per una consegna agricola. Ho trovato dei modelli online. Ne ho costruito uno con Google Docs. L’ho inviato via email con il totale sbagliato perché avevo invertito due cifre. Lui mi ha risposto con la correzione. Ho inviato un documento revisionato. L’ha elaborato, ma il pagamento è arrivato 31 giorni dopo perché la fattura corretta aveva azzerato i tempi di pagamento.

Quando il secondo ristorante si è fatto vivo — un altro chef che aveva sentito parlare dei miei pomodori dal primo — sapevo che mi serviva un sistema migliore prima di dire sì a un secondo conto. Due conti con ristoranti fatturati tramite Google Docs avrebbero richiesto più tempo a settimana di quanto fossi disposto a dedicare alle scartoffie.

Il problema della fatturazione del CSA

L’altra pressione che cresceva nello stesso periodo era il mio CSA. L’avevo fatto crescere da 20 a 55 membri in tre stagioni, cosa di cui andavo fiero. Ma 55 membri significavano 55 situazioni di pagamento diverse. Alcuni pagavano con assegno all’inizio della stagione. Altri pagavano settimanalmente via Venmo. Alcuni pagavano parzialmente e poi chiedevano aggiustamenti. Pochi erano perennemente in ritardo.

Ogni settimana durante la stagione di coltivazione passavo tempo a rincorrere i pagamenti del CSA, tempo che avrei dovuto trascorrere nei campi. Non avevo alcun sistema automatizzato. Avevo un foglio di calcolo e un elenco di chi doveva cosa, che aggiornavo manualmente e che era sbagliato almeno il 30% delle volte perché mi dimenticavo di aggiornarlo.

Verso la fine della mia terza stagione di CSA mi sono reso conto che due membri non pagavano da tre settimane e non me n’ero accorto. Avevo consegnato loro la quota ogni settimana perché davo per scontato che il pagamento sarebbe arrivato. Mi sono accorto del buco solo quando ho riconciliato il foglio di calcolo a fine mese. A quel punto, riscuotere era imbarazzante. Ne ho recuperato una parte. Il resto l’ho assorbito io.

Trovare un sistema che funzionasse per un’azienda agricola

Ho scoperto InvoiceFlow attraverso un piccolo gruppo online di agricoltori. Qualcuno nel gruppo aveva accennato di usare un’app di fatturazione per i conti con i ristoranti e per la fatturazione degli abbonamenti CSA. L’ho scaricata quella sera stessa.

La prima cosa che ho notato è stata quanto fosse semplice impostare i prodotti. Ho creato delle voci per ognuna delle mie varietà — Pomodori di varietà antica Cherokee Purple, Bietola arcobaleno, Zucchine baby, Peperoni Shishito — con un’unità di misura (libbre, mazzi, unità) e un prezzo. Ho impostato il nome della mia azienda, l’indirizzo aziendale e i dati bancari. Ho creato una voce standard per la quota CSA a $28 a settimana.

Ero pronto a inviare fatture professionali in circa un’ora.

Fatturazione dei ristoranti: la trasformazione

La prima fattura di consegna che ho inviato al ristorante originario tramite InvoiceFlow è stata un’esperienza completamente diversa. Mi sono presentato con gli ortaggi, li ho scaricati nella loro cella frigorifera e ho aperto InvoiceFlow sul telefono prima di lasciare la cucina. Ho aggiunto le voci: Pomodori di varietà antica Cherokee Purple — 28 lb @ $3,75/lb: $105; Bietola arcobaleno — 8 mazzi @ $2,50: $20; Peperoni Shishito — 6 lb @ $5,00/lb: $30; Zucchine baby — 14 lb @ $4,25/lb: $59,50; Consegna — consegna a catena del freddo, refrigerata: $20. Totale: $234,50. Ho aggiunto il loro numero di riferimento fornitore nel campo note. Ho inviato la fattura via email al contatto della contabilità fornitori prima ancora di accendere il furgone per tornare a casa.

L’hanno elaborata in tre giorni e hanno pagato il dodicesimo giorno — entro i loro termini a 15 giorni, cosa che non era mai successa prima. Lo chef mi ha scritto per dirmi che il suo reparto contabilità aveva commentato specificamente che le mie fatture erano “facili da elaborare”. Non è un complimento che mi sarei mai aspettato di ricevere come agricoltore, ma ha avuto un’enorme importanza.

Ora ho quattro conti con ristoranti. Tre di questi sono arrivati grazie al passaparola tra chef. Credo che parte del motivo per cui quel passaparola si è tradotto in contratti sia che gli chef sapevano già che la mia fatturazione non sarebbe stata un grattacapo per i loro uffici.

Ricostruire il sistema di fatturazione del CSA

La trasformazione del CSA è stato il cambiamento che mi ha fatto risparmiare più tempo a stagione. Ho impostato fatture ricorrenti per ognuno dei miei 55 membri: “Quota CSA settimanale — Quota intera, Hudson Valley Vegetable Farm, Settimana del [Data]: $28”. Ogni membro riceve una fattura allo stesso orario ogni settimana. Pagano tramite il link di pagamento. Posso vedere a colpo d’occhio chi ha pagato e chi no.

Nella prima stagione con la fatturazione CSA automatizzata, il mio tasso di riscossione dei pagamenti per le quote settimanali è passato da qualcosa che non riuscivo a misurare con precisione — perché non lo monitoravo correttamente — a un dato chiaramente visibile nell’app. Potevo vedere il saldo da incassare di ogni membro in tempo reale. I pagamenti in ritardo sono diventati un semplice sollecito senza imbarazzo: la fattura era lì, mostrava l’importo da saldare, e bastava inviare un promemoria tramite l’app.

Ho anche impostato fatture di prepagamento stagionale per i membri che preferivano pagare in anticipo. “CSA estivo — Quota intera, 22 settimane, da giugno a ottobre: $616”. Metà dei miei membri ora paga a inizio stagione. Questo mi dà capitale operativo prima dell’inizio della stagione, che uso per gli ordini di semi e gli ammendanti del terreno. La pressione finanziaria dell’agricoltura riguarda in parte la tempistica del flusso di cassa — i CSA prepagati migliorano significativamente quella tempistica.

Il conto all’ingrosso che quasi non riuscivo a gestire

A metà della mia quarta stagione, una cooperativa regionale di alimenti naturali mi ha contattato per fornire loro misticanza biologica certificata e pomodori speciali su base settimanale. Era un conto più grande di qualsiasi ristorante — volumi settimanali maggiori, requisiti di approvvigionamento più formali e un processo di accreditamento del fornitore che richiedeva documentazione fiscale e conformità alla fatturazione formale.

Stavo quasi per dire di no. Pensavo che i requisiti amministrativi sarebbero stati travolgenti. Ma siccome avevo già InvoiceFlow e capivo cosa significasse una fatturazione formale, ho detto di sì.

I loro requisiti erano specifici: ogni fattura doveva riportare il mio numero di certificazione biologica, un riferimento di lotto per la tracciabilità, il loro numero d’ordine d’acquisto, il mio ID fornitore nel loro sistema e pesi dettagliati con prezzi unitari per ogni varietà. La prima volta che ho impostato tutto questo in InvoiceFlow — usando i campi personalizzati per aggiungere il numero di lotto, il numero di certificazione e il riferimento all’ordine d’acquisto — mi ci sono voluti circa dieci minuti. Ogni fattura di consegna successiva mi richiede circa tre minuti da generare sul telefono alla fine della consegna.

La cooperativa paga a 30 giorni. Avere la fattura corretta fa la differenza tra essere pagati il trentesimo giorno e ricevere una chiamata dal loro reparto contabilità fornitori due settimane dopo che chiede documentazione che avrei dovuto includere fin dall’inizio. Ho ricevuto una sola chiamata del genere in otto mesi di collaborazione con loro. Le altre fatture sono state elaborate senza intoppi.

Cosa ha rivelato davvero il monitoraggio del reddito agricolo

Una cosa che InvoiceFlow mi ha dato e che non mi aspettavo è stata la chiarezza su da dove provengono i miei soldi. Dopo una stagione completa di fatturazione professionale su tutti i canali, ho potuto vedere nelle analisi ciò che non ero mai stato in grado di vedere prima: il mio reddito per fonte.

Ristoranti: 42% del fatturato. Membri CSA: 31%. Ingrosso cooperativa: 18%. Mercato contadino: 9%.

Questi numeri mi hanno sorpreso. Avevo sempre considerato il mercato contadino come il cuore della mia attività, perché era lì che avevo iniziato e perché sembrava la parte più visibile della mia settimana. Ma in realtà era il canale di fatturato più piccolo, con un margine significativo. I canali dei ristoranti e dell’ingrosso — quelli che sembravano più “scartoffie” e meno “agricoltura” — generavano la maggior parte del mio reddito.

Questo ha cambiato il modo in cui pensavo al mio tempo. Il mercato del sabato richiede sei ore del mio tempo tra allestimento, vendita e smontaggio. Le consegne ai ristoranti richiedono circa trenta minuti per conto a settimana. Se avessi saputo prima come si confrontavano i ricavi, avrei perseguito i rapporti con ristoranti e ingrosso in modo più deciso fin dall’inizio.

Il piccolo dettaglio che ha fatto una grande differenza

C’è una cosa specifica che voglio menzionare per gli altri agricoltori che vendono diretto e che stanno valutando il passaggio alla fatturazione professionale: la funzione della bolla di consegna.

Quando consegno ai ristoranti, posso generare una bolla di consegna da InvoiceFlow che accompagna gli ortaggi. Non è la fattura — la fattura va al reparto contabilità. La bolla di consegna va allo chef o al responsabile di cucina. Mostra esattamente cosa c’era nella consegna, con pesi e prezzi, in un formato che la cucina può usare quando riceve e verifica l’ordine.

Prima di avere questo, c’era occasionale confusione quando la fattura arrivava in contabilità e i registri della cucina su ciò che era stato ricevuto non corrispondevano esattamente. Ora la bolla di consegna viene consegnata allo chef al momento della consegna. Eventuali discrepanze vengono risolte sul posto. La fattura che segue corrisponde a ciò che è stato ricevuto. Nessuna contestazione. Nessun ritardo.

Tre stagioni dopo: com’è l’attività oggi

La mia azienda agricola è alla sua sesta stagione. Il mio CSA è cresciuto fino a 70 membri. Ho quattro conti con ristoranti, un conto all’ingrosso con la cooperativa e — a partire dalla prossima stagione — un contratto con un hotel locale per consegne settimanali di ortaggi per la colazione. Nessuna di queste ultime relazioni sarebbe stata possibile senza una fatturazione professionale. L’hotel in particolare ha chiarito durante la sua valutazione dei fornitori che aveva bisogno di fatture con campi documentali specifici, e che non avrebbe lavorato con fornitori che non potevano fornirle.

Il mio mercato del sabato è ancora importante per me. Mi piace il rapporto diretto con i consumatori. Ma non è più il centro del mio modello finanziario. Il lato della fatturazione professionale della mia attività — la parte da cui ero più intimidito quando ho iniziato — si è rivelato la cosa che ha sbloccato la crescita che desideravo.

Se sei un agricoltore che sta pensando di proporsi ai ristoranti o agli acquirenti al dettaglio, sistema prima la fatturazione. Dedica un’ora a InvoiceFlow prima di fare la telefonata. La cosa peggiore che possa succedere quando ti proponi a un ristorante è che dicano di sì e tu non sia pronto a fatturare loro correttamente.

Mark Chen coltiva 16 ettari di ortaggi biologici certificati nella Hudson Valley, New York. Rifornisce ristoranti, cooperative e consumatori diretti attraverso un programma CSA che gestisce da aprile a ottobre.