Tilamyymälästä ravintolatoimittajaksi: kuinka minulle vihdoin maksettiin kuin oikealle yritykselle

Kirjoittanut Mark Chen, vihannesviljelijä — Hudson Valley, New York

En ryhtynyt viljelijäksi tullakseni laskutuksen asiantuntijaksi. Ryhdyin viljelijäksi, koska halusin kasvattaa ruokaa, nähdä sen kulkevan suoraan mullastani ihmisten pöytiin ja rakentaa jotain aitoa omin käsin. Ensimmäiset viisi vuotta hoidin toiminnan taloudellista puolta lähes vahingossa — torilla ihmiset ojensivat minulle käteistä. Tilamyymälässä ihmiset pudottivat setelit laatikkoon. 55-jäseninen ruokapiirini maksoi shekillä tai Venmolla, ja pidin taulukkoa, jota päivitin silloin kun muistin.

Tämä järjestelmä toimi, kunnes aloin saada puheluita ravintoloilta.

Kun ravintolat alkoivat soittaa

Ensimmäinen ravintolapuhelu tuli kokilta paikallisesta tilalta pöytään -ravintolasta, joka oli maistanut perinnetomaattejani torilla ja halusi tietää, voisinko toimittaa niitä hänen keittiöönsä. Sanoin heti kyllä. Olin haltioissani. Ravintola-asiakas tarkoitti ennustettavaa viikkovolyymia, korkeampaa hintaa erikoislajikkeista ja suhdetta, joka kasvaisi kausien myötä.

Mihin en ollut varautunut, oli hänen ostoreskontrajärjestelmänsä. Ravintola ei maksanut käteisellä. Se ei maksanut Venmolla. Se maksoi laskuja, 15 päivän maksuehdolla, muodollisen kirjanpitoprosessin kautta, joka vaati toimittajanumeron, laskunumeron, toimituspäivän, eritellyn luettelon toimitetusta painoineen ja yksikköhintoineen sekä yritykseni osoitteen ja verotiedot.

Lähetin hänelle taulukon. Hän suhtautui ystävällisesti, mutta selitti, ettei heidän kirjanpitojärjestelmänsä pystyisi käsittelemään sitä. Hän tarvitsi kunnollisen laskun.

Käytin illan yrittäessäni selvittää, miltä kunnollinen lasku näyttää tilatoimituksesta. Löysin verkosta pohjia. Rakensin sellaisen Google Docsiin. Lähetin sen väärällä loppusummalla, koska olin sekoittanut kaksi numeroa. Hän vastasi korjauksella. Lähetin korjatun asiakirjan. Hän käsitteli sen, mutta maksu tuli 31 päivää myöhemmin, koska korjattu lasku nollasi maksuaikataulun.

Siihen mennessä kun toinen ravintola otti yhteyttä — toinen kokki, joka oli kuullut tomaateistani ensimmäiseltä — tiesin tarvitsevani paremman järjestelmän ennen kuin sanoisin kyllä toiselle asiakkaalle. Kaksi ravintola-asiakasta laskutettuna Google Docsin kautta veisi enemmän aikaa viikossa kuin olin valmis käyttämään paperitöihin.

Ruokapiirin laskutusongelma

Toinen samanaikaisesti kasvava paine oli ruokapiirini. Olin kasvattanut sen 20 jäsenestä 55:een kolmen kauden aikana, mistä olin ylpeä. Mutta 55 jäsentä tarkoitti 55 erilaista maksutilannetta. Osa maksoi shekillä kauden alussa. Osa maksoi viikoittain Venmolla. Osa maksoi osittain ja pyysi sitten oikaisuja. Muutama oli jatkuvasti myöhässä.

Joka viikko kasvukauden aikana käytin aikaa ruokapiirimaksujen perimiseen, jonka olisi pitänyt kulua pelloilla. Minulla ei ollut automatisoitua järjestelmää. Minulla oli taulukko ja lista siitä, kuka oli velkaa mitäkin, jota päivitin käsin ja joka oli väärin ainakin 30 % ajasta, koska unohdin päivittää sen.

Myöhään kolmannella ruokapiirikaudellani tajusin, että kaksi jäsentä ei ollut maksanut kolmeen viikkoon enkä ollut huomannut. Olin toimittanut heidän osuutensa joka viikko, koska oletin maksun tulevan. Vasta täsmätessäni taulukkoni kuun lopussa huomasin aukon. Siihen mennessä sen periminen oli kiusallista. Sain osan siitä. Loput hävisin itse.

Tilalle sopivan järjestelmän löytäminen

Löysin InvoiceFlow’n pienen viljelijäryhmän kautta verkossa. Joku ryhmässä mainitsi käyttävänsä laskusovellusta ravintola-asiakkailleen ja ruokapiirin tilauslaskutukseen. Latasin sen samana iltana.

Ensimmäisenä huomasin, kuinka suoraviivaista oli määrittää kasvistuotteet. Loin merkinnät jokaiselle lajikkeelleni — Cherokee Purple -perinnetomaatit, sateenkaarimangoldi, minikesäkurpitsa, shishito-paprikat — mittayksiköllä (kilot, niput, kappaleet) ja hinnalla. Määritin tilani nimen, yritysosoitteen ja pankkitiedot. Loin vakioruokapiiriosuuden hintaan 28 € viikossa.

Olin valmis lähettämään ammattimaisia laskuja noin tunnissa.

Ravintolalaskutus: muutos

Ensimmäinen toimituslasku, jonka lähetin alkuperäiselle ravintolalle InvoiceFlow’n kautta, oli täysin erilainen kokemus. Saavuin kasvisten kanssa, purin ne heidän kylmävarastoonsa ja avasin InvoiceFlow’n puhelimestani ennen kuin lähdin keittiöstä. Lisäsin tuotteet: Cherokee Purple -perinnetomaatit — 12,7 kg @ 3,75 €/kg: 47,50 €; sateenkaarimangoldi — 8 nippua @ 2,50 €: 20 €; shishito-paprikat — 2,7 kg @ 5,00 €/kg: 13,50 €; minikesäkurpitsa — 6,4 kg @ 4,25 €/kg: 27 €; Toimitus — kylmäketjutoimitus, jäähdytetty: 20 €. Yhteensä: 128 €. Lisäsin heidän toimittajaviitenumeronsa muistiinpanokenttään. Lähetin laskun sähköpostitse ostoreskontran yhteyshenkilölle ennen kuin käynnistin kuorma-autoni ajaakseni kotiin.

He käsittelivät sen kolmessa päivässä ja maksoivat 12. päivänä — 15 päivän maksuehdon sisällä, mitä ei ollut koskaan aiemmin tapahtunut. Kokki viestitti minulle, että heidän kirjanpito-osastonsa oli erikseen kommentoinut laskujeni olevan “helppoja käsitellä”. Se ei ole kohteliaisuus, jota koskaan odotin saavani viljelijänä, mutta sillä oli valtava merkitys.

Minulla on nyt neljä ravintola-asiakasta. Kolme heistä tuli luokseni kokkien välisten suositusten kautta. Uskon, että osa syystä noiden suositusten toteutumiseen oli se, että kokit tiesivät jo laskutukseni olevan vaivaton heidän toimistolleen.

Ruokapiirin laskutusjärjestelmän uudelleenrakentaminen

Ruokapiirin muutos oli se, joka säästi minulta eniten aikaa kaudessa. Määritin toistuvat laskut jokaiselle 55 jäsenelleni: “Viikoittainen ruokapiiriosuus — Täysosuus, Hudson Valley Vegetable Farm, viikko [Pvm]: 28 €.” Jokainen jäsen saa laskun samaan aikaan joka viikko. He maksavat maksulinkin kautta. Näen yhdellä silmäyksellä, kuka on maksanut ja kuka ei.

Ensimmäisellä automatisoidun ruokapiirilaskutuksen kaudella maksujen keräysasteeni viikko-osuuksista muuttui jostain, mitä en pystynyt tarkasti mittaamaan — koska en seurannut sitä kunnolla — selvästi näkyväksi sovelluksessa. Näin jokaisen jäsenen avoimen saldon reaaliajassa. Myöhässä olevat maksut muuttuivat yksinkertaiseksi, ei-kiusalliseksi seurannaksi: lasku oli olemassa, se näytti avoimen summan, lähetin vain muistutuksen sovelluksen kautta.

Määritin myös kausiennakkolaskut jäsenille, jotka halusivat maksaa etukäteen. “Kesän ruokapiiri — Täysosuus, 22 viikkoa, kesä–lokakuu: 616 €.” Puolet jäsenistäni maksaa nyt kauden alussa. Tämä antaa minulle käyttöpääomaa ennen kauden alkua, jota käytän siementilauksiin ja maanparannusaineisiin. Viljelyn taloudellinen paine liittyy osittain kassavirran ajoitukseen — ennakkoon maksetut ruokapiirit parantavat sitä ajoitusta merkittävästi.

Tukkuasiakas, jota en melkein pystynyt käsittelemään

Neljännen kauteni puolivälissä alueellinen luonnonruokaosuuskunta otti yhteyttä ostaakseen minulta luomusertifioitua sekasalaattia ja erikoistomaatteja viikoittain. Tämä oli suurempi asiakas kuin mikään ravintola — suuremmat viikkovolyymit, muodollisemmat hankintavaatimukset ja toimittajan käyttöönottoprosessi, joka vaati verodokumentaatiota ja muodollista laskutusvaatimusten noudattamista.

Melkein sanoin ei. Ajattelin hallinnollisten vaatimusten olevan ylivoimaisia. Mutta koska minulla oli jo InvoiceFlow ja ymmärsin, miltä muodollinen laskutus näyttää, sanoin kyllä.

Heidän vaatimuksensa olivat tarkkoja: jokaisessa laskussa piti olla luomusertifiointinumeroni, eräviite jäljitettävyyttä varten, heidän ostotilausnumeronsa, toimittajatunnukseni heidän järjestelmässään sekä eritellyt painot yksikköhintoineen jokaiselle lajikkeelle. Ensimmäisellä kerralla kun määritin tämän InvoiceFlow’ssa — käyttäen mukautettuja kenttiä eränumeron, sertifiointinumeron ja ostotilausviitteen lisäämiseen — siihen meni noin kymmenen minuuttia. Jokaisen seuraavan toimituslaskun laatiminen puhelimellani toimituksen päätteeksi vie minulta noin kolme minuuttia.

Osuuskunta maksaa 30 päivän ehdolla. Laskun oikeellisuus on ero maksun saamisen 30. päivänä ja sen välillä, että saan puhelun heidän ostoreskontrastaan kaksi viikkoa myöhemmin kysyen dokumentaatiota, jonka olisi pitänyt sisältyä alusta alkaen. Olen saanut yhden tällaisen puhelun kahdeksan kuukauden yhteistyön aikana. Muut laskut ovat käsittyneet ongelmitta.

Mitä tilan tuloseuranta todella paljasti

Yksi asia, jonka InvoiceFlow antoi minulle ja jota en osannut odottaa, oli selkeys siitä, mistä rahani tulevat. Yhden täyden ammattimaisen laskutuksen kauden jälkeen kaikissa kanavissa näin analytiikassa sen, mitä en ollut koskaan aiemmin pystynyt näkemään: tuloni lähteittäin.

Ravintolat: 42 % liikevaihdosta. Ruokapiirin jäsenet: 31 %. Osuuskuntatukku: 18 %. Tori: 9 %.

Nämä luvut yllättivät minut. Olin aina pitänyt toria liiketoimintani ytimenä, koska siitä aloitin ja koska se tuntui viikkoni näkyvimmältä osalta. Mutta se oli itse asiassa pienin tulokanava merkittävällä marginaalilla. Ravintola- ja tukkukanavat — jotka tuntuivat enemmän “paperitöiltä” ja vähemmän “viljelyltä” — tuottivat suurimman osan tuloistani.

Tämä muutti sitä, miten ajattelin ajankäyttöäni. Lauantaitori vaatii kuusi tuntia aikaani pystytykseen, myyntiin ja purkamiseen. Ravintolatoimitukset vaativat noin kolmekymmentä minuuttia per asiakas viikossa. Jos olisin tiennyt aiemmin, miten liikevaihdot vertautuvat, olisin tavoitellut ravintola- ja tukkusuhteita aggressiivisemmin alusta alkaen.

Pieni yksityiskohta, jolla oli suuri merkitys

On yksi tietty asia, jonka haluan mainita muille suoramyyntiviljelijöille, jotka harkitsevat siirtymistä ammattimaiseen laskutukseen: lähetteen (toimitusluettelon) toiminto.

Kun toimitan ravintoloihin, voin luoda InvoiceFlow’sta lähetteen, joka kulkee kasvisten mukana. Se ei ole lasku — lasku menee kirjanpito-osastolle. Lähete menee kokille tai keittiöpäällikölle. Se näyttää tarkalleen, mitä toimituksessa oli, painoineen ja hintoineen, muodossa, jota keittiö voi käyttää vastaanottaessaan ja tarkistaessaan tilauksen.

Ennen kuin minulla oli tämä, esiintyi satunnaista sekaannusta, kun lasku saapui kirjanpitoon eivätkä keittiön tiedot vastaanotetusta täsmänneet tarkalleen. Nyt lähete ojennetaan kokille toimituksen yhteydessä. Mahdolliset eroavaisuudet ratkaistaan paikan päällä. Sitä seuraava lasku vastaa vastaanotettua. Ei kiistoja. Ei viivästyksiä.

Kolme kautta myöhemmin: miltä liiketoiminta näyttää nyt

Tilani on kuudennella kaudellaan. Ruokapiirini on kasvanut 70 jäseneen. Minulla on neljä ravintola-asiakasta, yksi osuuskuntatukkuasiakas ja — ensi kaudesta alkaen — sopimus paikallisen hotellin kanssa viikoittaisista aamiaiskasvistoimituksista. Yksikään näistä viimeisimmistä suhteista ei olisi ollut mahdollinen ilman ammattimaista laskutusta. Erityisesti hotelli teki toimittaja-arvioinnissaan selväksi, että he tarvitsivat laskuja tietyillä dokumentaatiokentillä eivätkä he työskentelisi sellaisten toimittajien kanssa, jotka eivät pystyisi niitä toimittamaan.

Lauantaitori on minulle edelleen tärkeä. Nautin suorasta suhteesta kuluttajiin. Mutta se ei ole enää taloudellisen mallini keskus. Toimintani ammattimainen laskutuspuoli — se osa, jota eniten pelkäsin aloittaessani — osoittautui asiaksi, joka avasi haluamani kasvun.

Jos olet viljelijä, joka harkitsee ravintoloiden tai vähittäisostajien lähestymistä, tee laskutuksen määrittely ensin. Käytä tunti InvoiceFlow’n parissa ennen kuin soitat. Pahin asia, mikä voi tapahtua lähestyessäsi ravintolaa, on se, että he sanovat kyllä etkä ole valmis laskuttamaan heitä asianmukaisesti.

Mark Chen viljelee 16 hehtaaria luomusertifioituja vihanneksia Hudson Valleyssä, New Yorkissa. Hän toimittaa ravintoloille, osuuskunnille ja suoraan kuluttajille ruokapiiriohjelman kautta, jota hän pyörittää huhtikuusta lokakuuhun.