Från gårdsbutik till restaurangleverantör: så började jag äntligen få betalt som ett riktigt företag

Av Mark Chen, grönsaksodlare — Hudson Valley, New York

Jag började inte odla för att bli faktureringsexpert. Jag började odla för att jag ville producera mat, se den gå direkt från min jord till människors bord och bygga något verkligt med mina händer. Under de första fem åren skötte jag ekonomin i verksamheten nästan på måfå — på bondemarknaden räckte folk mig kontanter. I gårdsbutiken lade folk sedlar i en låda. Mina 55 CSA-medlemmar betalade med check eller Swish, och jag förde ett kalkylark som jag uppdaterade när jag kom ihåg det.

Det här systemet fungerade tills jag började få samtal från restauranger.

När restaurangerna hörde av sig

Det första restaurangsamtalet kom från en kock på ett gård-till-bord-ställe i stan som hade smakat mina kulturarvstomater på bondemarknaden och undrade om jag kunde leverera till hans kök. Jag sa ja direkt. Jag var överlycklig. Ett restaurangkonto innebar förutsägbar veckovolym, ett premiumpris på specialsorter och en relation som skulle växa över säsongerna.

Vad jag inte var förberedd på var deras leverantörsreskontrasystem. Restaurangen betalade inte kontant. Den betalade inte via Swish. Den betalade fakturor, med 15 dagars betalningsvillkor, genom en formell bokföringsprocess som krävde ett leverantörsnummer, ett fakturanummer, leveransdatum, en specificerad lista över vad som levererats med vikter och styckpriser, samt min företagsadress och mina skatteuppgifter.

Jag skickade honom ett kalkylark. Han var vänlig om det, men förklarade att deras bokföringssystem inte kunde hantera det. Han behövde en riktig faktura.

Jag tillbringade en kväll med att försöka lista ut hur en riktig faktura för en gårdsleverans såg ut. Jag hittade mallar på nätet. Jag byggde en i Google Docs. Jag mejlade den med fel totalsumma eftersom jag hade kastat om två siffror. Han svarade med rättelsen. Jag skickade ett reviderat dokument. Han bokförde det, men betalningen kom 31 dagar senare eftersom den reviderade fakturan nollställde betalningsklockan.

När den andra restaurangen hörde av sig — en annan kock som hört talas om mina tomater från den första — visste jag att jag behövde ett bättre system innan jag sa ja till ett andra konto. Två restaurangkonton fakturerade via Google Docs skulle kräva mer tid per vecka än jag var villig att lägga på pappersarbete.

Problemet med CSA-faktureringen

Det andra trycket som byggdes upp samtidigt var min CSA. Jag hade odlat den från 20 medlemmar till 55 under tre säsonger, vilket jag var stolt över. Men 55 medlemmar innebar 55 olika betalningssituationer. Vissa betalade med check vid säsongens start. Vissa betalade veckovis via Swish. Vissa betalade delvis och bad sedan om justeringar. Några låg ständigt efter.

Varje vecka under odlingssäsongen lade jag tid på att jaga CSA-betalningar som jag borde ha lagt ute på fälten. Jag hade inget automatiserat system. Jag hade ett kalkylark och en lista över vem som var skyldig vad, som jag uppdaterade manuellt och som var fel minst 30 % av tiden eftersom jag glömde att uppdatera det.

Sent under min tredje CSA-säsong insåg jag att jag hade två medlemmar som inte hade betalat på tre veckor och att jag inte hade märkt det. Jag hade levererat deras andelar varje vecka eftersom jag antog att betalningen var på väg. Det var först när jag stämde av mitt kalkylark i slutet av månaden som jag upptäckte glappet. Vid det laget var det pinsamt att kräva in det. Jag fick en del av det. Resten fick jag stå för själv.

Att hitta ett system som fungerade för en gård

Jag hittade InvoiceFlow via en liten lantbrukargrupp på nätet. Någon i gruppen nämnde att de använde en fakturaapp för sina restaurangkonton och sin CSA-prenumerationsfakturering. Jag laddade ner den samma kväll.

Det första jag märkte var hur enkelt det var att lägga upp grönsaksartiklar. Jag skapade poster för var och en av mina sorter — Cherokee Purple-kulturarvstomater, regnbågsmangold, minisquash, shishitopaprika — med en måttenhet (kilo, knippen, styck) och ett pris. Jag lade upp mitt gårdsnamn, min företagsadress och mina bankuppgifter. Jag skapade en standard-CSA-andel för 280 kr per vecka.

Jag var redo att skicka professionella fakturor på ungefär en timme.

Restaurangfakturering: förvandlingen

Den första leveransfakturan jag skickade till den ursprungliga restaurangen via InvoiceFlow var en helt annan upplevelse. Jag dök upp med grönsakerna, lastade av dem i deras kylrum och öppnade InvoiceFlow på min telefon innan jag lämnade köket. Jag lade till artiklarna: Cherokee Purple-kulturarvstomater — 28 kg à 37,50 kr/kg: 1 050 kr; regnbågsmangold — 8 knippen à 25 kr: 200 kr; shishitopaprika — 6 kg à 50 kr/kg: 300 kr; minisquash — 14 kg à 42,50 kr/kg: 595 kr; leverans — kylkedjeleverans, kyld transport: 200 kr. Totalt: 2 345 kr. Jag lade till deras leverantörsreferensnummer i anteckningsfältet. Jag mejlade fakturan till kontaktpersonen på leverantörsreskontran innan jag startade lastbilen för att köra hem.

De bokförde den på tre dagar och betalade på dag 12 — inom sina 15-dagarsvillkor, vilket aldrig hade hänt tidigare. Kocken skrev till mig och sa att deras ekonomiavdelning särskilt hade kommenterat att mina fakturor var “lätta att hantera”. Det är inte en komplimang jag någonsin väntade mig att få som lantbrukare, men den betydde oerhört mycket.

Jag har nu fyra restaurangkonton. Tre av dem kom till mig via rekommendationer kock till kock. Jag tror att en del av anledningen till att de rekommendationerna gick vägen var att kockarna redan visste att min fakturering inte skulle bli ett huvudbry för deras kontor.

Att bygga om CSA-faktureringssystemet

CSA-förvandlingen var den förändring som sparade mig mest tid per säsong. Jag ställde in återkommande fakturor för var och en av mina 55 medlemmar: “Veckovis CSA-andel — Helandel, Hudson Valley Vegetable Farm, vecka av [Datum]: 280 kr.” Varje medlem får en faktura vid samma tidpunkt varje vecka. De betalar via betalningslänken. Jag ser med en blick vem som har betalat och vem som inte har det.

Under den första säsongen med automatiserad CSA-fakturering gick min inkasseringsgrad för veckoandelar från något jag inte kunde mäta korrekt — eftersom jag inte följde upp det ordentligt — till tydligt synligt i appen. Jag kunde se varje medlems utestående saldo i realtid. Sena betalningar blev en enkel, icke-pinsam uppföljning: fakturan fanns där, den visade det utestående beloppet, jag skickade bara en påminnelse via appen.

Jag ställde också in fakturor för säsongsförskott för medlemmar som föredrog att betala i förväg. “Sommar-CSA — Helandel, 22 veckor, juni till oktober: 6 160 kr.” Hälften av mina medlemmar betalar nu vid säsongsstart. Det ger mig rörelsekapital innan säsongen börjar, vilket jag använder till fröbeställningar och jordförbättring. Det ekonomiska trycket i lantbruket handlar delvis om tajmingen av kassaflödet — förbetalda CSA:er förbättrar den tajmingen avsevärt.

Grossistkontot jag nästan inte klarade av

Halvvägs in i min fjärde säsong kontaktade ett regionalt kooperativ för naturkost mig om att leverera certifierade ekologiska blandade sallader och specialtomater veckovis. Detta var ett större konto än någon restaurang — större veckovolymer, mer formella inköpskrav och en process för leverantörsintroduktion som krävde skattedokumentation och formell faktureringsefterlevnad.

Jag var nära att säga nej. Jag trodde att de administrativa kraven skulle bli övermäktiga. Men eftersom jag redan hade InvoiceFlow och förstod hur formell fakturering såg ut sa jag ja.

Deras krav var specifika: varje faktura behövde mitt certifieringsnummer för ekologisk odling, en partihänvisning för spårbarhet, deras inköpsordernummer, mitt leverantörs-ID i deras system och specificerade vikter med styckpriser för varje sort. Första gången jag ställde in detta i InvoiceFlow — med de anpassade fälten för att lägga till partinummer, certifieringsnummer och hänvisning till inköpsorder — tog det ungefär tio minuter. Varje efterföljande leveransfaktura tar mig ungefär tre minuter att skapa på telefonen i slutet av leveransen.

Kooperativet betalar med 30 dagars villkor. Att ha fakturan rätt är skillnaden mellan att få betalt på dag 30 och att få ett samtal från deras reskontraavdelning två veckor senare med begäran om dokumentation jag borde ha inkluderat från början. Jag har fått ett sådant samtal på åtta månaders samarbete med dem. De andra fakturorna har bokförts felfritt.

Vad uppföljningen av gårdens inkomster faktiskt avslöjade

En sak som InvoiceFlow gav mig som jag inte hade väntat mig var klarhet om var mina pengar kommer ifrån. Efter en hel säsong med professionell fakturering i alla kanaler kunde jag se i analysverktyget det jag aldrig hade kunnat se förut: mina inkomster per källa.

Restauranger: 42 % av intäkterna. CSA-medlemmar: 31 %. Grossist via kooperativet: 18 %. Bondemarknad: 9 %.

De här siffrorna överraskade mig. Jag hade alltid tänkt på bondemarknaden som kärnan i min verksamhet, eftersom det var där jag började och eftersom den kändes som den mest synliga delen av min vecka. Men den var faktiskt den minsta intäktskanalen med bred marginal. Restaurang- och grossistkanalerna — som kändes mer som “pappersarbete” och mindre som “lantbruk” — genererade merparten av min inkomst.

Det förändrade hur jag tänkte på min tid. Lördagsmarknaden kräver sex timmar av min tid för uppställning, försäljning och nedmontering. Restaurangleveranser kräver ungefär trettio minuter per konto och vecka. Om jag hade vetat tidigare hur intäkterna stod sig mot varandra hade jag jagat restaurang- och grossistrelationer mer aktivt från början.

Den lilla detaljen som gjorde stor skillnad

Det finns en specifik sak jag vill nämna för andra direktsäljande lantbrukare som funderar på att gå över till professionell fakturering: funktionen för följesedlar.

När jag levererar till restauranger kan jag skapa en följesedel från InvoiceFlow som följer med grönsakerna. Det är inte fakturan — fakturan går till ekonomiavdelningen. Följesedeln går till kocken eller köksmästaren. Den visar exakt vad som ingick i leveransen, med vikter och priser, i ett format som köket kan använda när de tar emot och kontrollerar beställningen.

Innan jag hade detta uppstod ibland förvirring när fakturan kom in till ekonomiavdelningen och kökets uppgifter om vad som tagits emot inte stämde exakt. Nu lämnas följesedeln till kocken vid leveranstillfället. Eventuella avvikelser löses på plats. Fakturan som följer stämmer med det som togs emot. Inga tvister. Inga förseningar.

Tre säsonger senare: hur verksamheten ser ut nu

Min gård är inne på sin sjätte säsong. Min CSA har vuxit till 70 medlemmar. Jag har fyra restaurangkonton, ett grossistkonto via kooperativet och — från och med nästa säsong — ett avtal med ett lokalt hotell för veckovisa leveranser av frukostgrönsaker. Ingen av dessa senare relationer hade varit möjliga utan professionell fakturering. Hotellet gjorde särskilt klart under sin leverantörsutvärdering att de behövde fakturor med specifika dokumentationsfält och att de inte skulle arbeta med leverantörer som inte kunde tillhandahålla dem.

Min lördagsmarknad är fortfarande viktig för mig. Jag uppskattar den direkta relationen med konsumenterna. Men den är inte längre centrum för min ekonomiska modell. Den professionella faktureringssidan av min verksamhet — den del jag var mest skrämd av när jag började — visade sig vara det som låste upp den tillväxt jag ville ha.

Om du är lantbrukare som funderar på att kontakta restauranger eller detaljhandelsköpare, gör faktureringsinställningen först. Lägg en timme med InvoiceFlow innan du ringer. Det värsta som kan hända när du kontaktar en restaurang är att de säger ja och att du inte är redo att fakturera dem ordentligt.

Mark Chen odlar 16 hektar certifierade ekologiska grönsaker i Hudson Valley, New York. Han levererar till restauranger, kooperativ och direkt till konsumenter genom ett CSA-program som han driver från april till oktober.