फार्म स्टैंड से रेस्तरां आपूर्तिकर्ता तक: कैसे मुझे आखिरकार एक असली व्यवसाय की तरह भुगतान मिलने लगा

मार्क चेन द्वारा, सब्ज़ी किसान — हडसन वैली, न्यूयॉर्क

मैंने बिलिंग विशेषज्ञ बनने के लिए खेती शुरू नहीं की थी। मैंने खेती इसलिए शुरू की क्योंकि मैं भोजन उगाना चाहता था, उसे सीधे अपनी मिट्टी से लोगों की मेज़ तक जाते देखना चाहता था, और अपने हाथों से कुछ वास्तविक बनाना चाहता था। पहले पाँच वर्षों तक, इस काम का वित्तीय पक्ष कुछ ऐसा था जिसे मैं लगभग अनजाने में संभालता था — किसान बाज़ार में, लोग मुझे नकद देते थे। फार्म स्टैंड पर, लोग एक डिब्बे में पैसे डाल देते थे। मेरे 55-सदस्यीय CSA ने चेक या Venmo के माध्यम से भुगतान किया, और मैं एक स्प्रेडशीट रखता था जिसे मैं तब अपडेट करता था जब मुझे याद रहता था।

यह प्रणाली तब तक काम करती रही जब तक मुझे रेस्तरां से कॉल आने शुरू नहीं हुए।

जब रेस्तरां ने संपर्क किया

पहला रेस्तरां कॉल शहर की एक फार्म-टू-टेबल जगह के शेफ से आया, जिसने किसान बाज़ार में मेरे heirloom tomatoes चखे थे और जानना चाहता था कि क्या मैं उसकी रसोई को आपूर्ति कर सकता हूँ। मैंने तुरंत हाँ कह दी। मैं रोमांचित था। एक रेस्तरां खाते का मतलब था अनुमानित साप्ताहिक मात्रा, विशेष किस्मों पर प्रीमियम मूल्य, और एक ऐसा रिश्ता जो मौसमों के साथ बढ़ता जाएगा।

जिसके लिए मैं तैयार नहीं था, वह था उसका खाता-देय (accounts payable) सिस्टम। रेस्तरां ने नकद भुगतान नहीं किया। Venmo से भुगतान नहीं किया। उसने net-15 शर्तों पर, एक औपचारिक लेखांकन प्रक्रिया के माध्यम से इनवॉइस का भुगतान किया, जिसके लिए एक विक्रेता नंबर, एक इनवॉइस नंबर, डिलीवरी की तारीख, वितरित वस्तुओं की वज़न और इकाई मूल्यों के साथ एक मदवार सूची, और मेरा व्यावसायिक पता और कर जानकारी की आवश्यकता थी।

मैंने उसे एक स्प्रेडशीट भेजी। वह इस बारे में दयालु था, लेकिन उसने समझाया कि उनका लेखांकन सिस्टम इसे प्रोसेस नहीं करेगा। उसे एक उचित इनवॉइस चाहिए था।

मैंने एक शाम यह समझने में बिताई कि एक फार्म डिलीवरी के लिए एक उचित इनवॉइस कैसा दिखता है। मैंने ऑनलाइन टेम्पलेट पाए। मैंने एक Google Docs में बनाया। मैंने इसे गलत कुल के साथ ईमेल किया क्योंकि मैंने दो नंबर उलट दिए थे। उसने सुधार के साथ जवाब दिया। मैंने एक संशोधित दस्तावेज़ भेजा। उसने इसे प्रोसेस किया, लेकिन भुगतान 31 दिन बाद आया क्योंकि संशोधित इनवॉइस ने भुगतान की घड़ी को फिर से शुरू कर दिया।

जब तक दूसरे रेस्तरां ने संपर्क किया — एक और शेफ जिसने पहले वाले से मेरे टमाटरों के बारे में सुना था — मुझे पता था कि दूसरे खाते के लिए हाँ कहने से पहले मुझे एक बेहतर प्रणाली की आवश्यकता है। Google Docs के माध्यम से दो रेस्तरां खातों की बिलिंग करने में प्रति सप्ताह उससे अधिक समय लगता जितना मैं कागज़ी कार्रवाई पर खर्च करने को तैयार था।

CSA बिलिंग समस्या

उसी समय बन रहा दूसरा दबाव मेरा CSA था। मैंने इसे तीन मौसमों में 20 सदस्यों से बढ़ाकर 55 कर दिया था, जिस पर मुझे गर्व था। लेकिन 55 सदस्यों का मतलब था 55 अलग-अलग भुगतान स्थितियाँ। कुछ ने मौसम की शुरुआत में चेक से भुगतान किया। कुछ ने Venmo के माध्यम से साप्ताहिक भुगतान किया। कुछ ने आंशिक भुगतान किया और फिर समायोजन के लिए कहा। कुछ हमेशा पीछे रहते थे।

बढ़ते मौसम के दौरान हर सप्ताह मैं CSA भुगतानों का पीछा करने में समय बिताता था जो मुझे खेतों में बिताना चाहिए था। मेरे पास कोई स्वचालित प्रणाली नहीं थी। मेरे पास एक स्प्रेडशीट और किसका कितना बकाया है इसकी एक सूची थी, जिसे मैं मैन्युअल रूप से अपडेट करता था, और जो कम से कम 30% समय गलत रहती थी क्योंकि मैं इसे अपडेट करना भूल जाता था।

अपने तीसरे CSA मौसम के अंत में, मुझे एहसास हुआ कि मेरे दो सदस्य थे जिन्होंने तीन सप्ताह से भुगतान नहीं किया था और मैंने ध्यान नहीं दिया था। मैंने हर सप्ताह उनके शेयर पहुँचाए थे क्योंकि मैंने मान लिया था कि भुगतान आ रहा है। यह केवल तब था जब मैंने महीने के अंत में अपनी स्प्रेडशीट का मिलान किया कि मैंने अंतर पकड़ा। उस समय तक, इसे इकट्ठा करना अजीब हो गया था। मुझे इसका कुछ हिस्सा मिला। बाकी मैंने खुद वहन किया।

एक ऐसी प्रणाली खोजना जो एक फार्म के लिए काम करे

मुझे InvoiceFlow एक छोटे किसान समूह के माध्यम से ऑनलाइन मिला। समूह में किसी ने अपने रेस्तरां खातों और अपनी CSA सदस्यता बिलिंग के लिए एक इनवॉइस ऐप का उपयोग करने का उल्लेख किया। मैंने उसी रात इसे डाउनलोड किया।

पहली बात जो मैंने देखी वह यह थी कि उपज मदें सेट करना कितना सीधा था। मैंने अपनी प्रत्येक किस्म के लिए प्रविष्टियाँ बनाईं — Cherokee Purple Heirloom Tomatoes, Rainbow Chard, Baby Zucchini, Shishito Peppers — माप की एक इकाई (पाउंड, गुच्छे, यूनिट) और एक मूल्य के साथ। मैंने अपना फार्म नाम, व्यावसायिक पता, और बैंक विवरण सेट किया। मैंने $28 प्रति सप्ताह पर एक मानक CSA शेयर मद बनाई।

मैं लगभग एक घंटे में पेशेवर इनवॉइस भेजने के लिए तैयार था।

रेस्तरां बिलिंग: परिवर्तन

पहला डिलीवरी इनवॉइस जो मैंने InvoiceFlow के माध्यम से मूल रेस्तरां को भेजा वह पूरी तरह से एक अलग अनुभव था। मैं उपज के साथ पहुँचा, इसे उनके वॉक-इन में उतारा, और रसोई छोड़ने से पहले अपने फ़ोन पर InvoiceFlow खोला। मैंने मदें जोड़ीं: Cherokee Purple Heirloom Tomatoes — 28 lbs @ $3.75/lb: $105; Rainbow Chard — 8 bunches @ $2.50: $20; Shishito Peppers — 6 lbs @ $5.00/lb: $30; Baby Zucchini — 14 lbs @ $4.25/lb: $59.50; Delivery — Cold-chain delivery, refrigerated: $20. कुल: $234.50। मैंने नोट्स फ़ील्ड में उनका विक्रेता संदर्भ नंबर जोड़ा। मैंने घर जाने के लिए अपना ट्रक शुरू करने से पहले खाता-देय संपर्क को इनवॉइस ईमेल कर दिया।

उन्होंने इसे तीन दिनों में प्रोसेस किया और दिन 12 पर भुगतान किया — उनकी net-15 शर्तों के भीतर, जो पहले कभी नहीं हुआ था। शेफ ने मुझे संदेश भेजा कि उनके लेखांकन विभाग ने विशेष रूप से टिप्पणी की थी कि मेरे इनवॉइस “प्रोसेस करने में आसान” थे। यह एक तारीफ नहीं है जिसकी मैंने एक किसान के रूप में कभी उम्मीद की थी, लेकिन इसका बहुत महत्व था।

अब मेरे पास चार रेस्तरां खाते हैं। उनमें से तीन शेफ-से-शेफ रेफरल के माध्यम से मेरे पास आए। मेरा मानना है कि उन रेफरल के परिवर्तित होने का एक कारण यह था कि शेफ पहले से ही जानते थे कि मेरी बिलिंग उनके कार्यालय के लिए सिरदर्द नहीं होगी।

CSA बिलिंग प्रणाली का पुनर्निर्माण

CSA परिवर्तन वह बदलाव था जिसने मुझे प्रति मौसम सबसे अधिक समय बचाया। मैंने अपने प्रत्येक 55 सदस्यों के लिए आवर्ती इनवॉइस सेट किए: “Weekly CSA Share — Full Share, Hudson Valley Vegetable Farm, Week of [Date]: $28।” प्रत्येक सदस्य को हर सप्ताह एक ही समय पर एक इनवॉइस मिलता है। वे भुगतान लिंक के माध्यम से भुगतान करते हैं। मैं एक नज़र में देख सकता हूँ कि किसने भुगतान किया है और किसने नहीं।

स्वचालित CSA बिलिंग के साथ पहले मौसम में, साप्ताहिक शेयरों के लिए मेरी भुगतान संग्रह दर किसी ऐसी चीज़ से — जिसे मैं सटीक रूप से माप नहीं सकता था क्योंकि मैं इसे ठीक से ट्रैक नहीं कर रहा था — ऐप में स्पष्ट रूप से दिखाई देने वाली चीज़ में बदल गई। मैं वास्तविक समय में हर सदस्य का बकाया शेष देख सकता था। देर से भुगतान एक सरल, गैर-अजीब फ़ॉलो-अप बन गया: इनवॉइस वहाँ था, यह बकाया राशि दिखाता था, मैंने बस ऐप के माध्यम से एक अनुस्मारक भेजा।

मैंने उन सदस्यों के लिए मौसम अग्रिम भुगतान इनवॉइस भी सेट किए जो पहले से भुगतान करना पसंद करते थे। “Summer CSA — Full Share, 22 weeks, June through October: $616।” मेरे आधे सदस्य अब मौसम की शुरुआत में भुगतान करते हैं। यह मुझे मौसम शुरू होने से पहले परिचालन पूँजी देता है, जिसका उपयोग मैं बीज ऑर्डर और मृदा संशोधन के लिए करता हूँ। खेती का वित्तीय दबाव आंशिक रूप से नकदी प्रवाह के समय के बारे में है — प्रीपेड CSA उस समय को काफी हद तक बेहतर बनाते हैं।

वह थोक खाता जिसे मैं लगभग संभाल नहीं पाता

अपने चौथे मौसम के बीच में, एक क्षेत्रीय प्राकृतिक खाद्य सहकारी समिति ने मुझसे साप्ताहिक आधार पर प्रमाणित जैविक मिश्रित साग और विशेष टमाटरों की आपूर्ति के बारे में संपर्क किया। यह किसी भी रेस्तरां से बड़ा खाता था — बड़ी साप्ताहिक मात्राएँ, अधिक औपचारिक खरीद आवश्यकताएँ, और एक विक्रेता ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया जिसके लिए कर प्रलेखन और औपचारिक इनवॉइसिंग अनुपालन की आवश्यकता थी।

मैंने लगभग मना कर दिया था। मैंने सोचा कि प्रशासनिक आवश्यकताएँ भारी होंगी। लेकिन क्योंकि मेरे पास पहले से ही InvoiceFlow था और मैं समझता था कि औपचारिक बिलिंग कैसी दिखती है, मैंने हाँ कह दी।

उनकी आवश्यकताएँ विशिष्ट थीं: प्रत्येक इनवॉइस में मेरा प्रमाणित जैविक प्रमाणन नंबर, ट्रेसेबिलिटी के लिए एक लॉट संदर्भ, उनका खरीद ऑर्डर नंबर, उनके सिस्टम में मेरी विक्रेता ID, और प्रत्येक किस्म के लिए इकाई मूल्यों के साथ मदवार वज़न की आवश्यकता थी। पहली बार जब मैंने इसे InvoiceFlow में सेट किया — लॉट नंबर, प्रमाणन नंबर, और PO संदर्भ जोड़ने के लिए कस्टम फ़ील्ड का उपयोग करते हुए — इसमें लगभग दस मिनट लगे। हर बाद के डिलीवरी इनवॉइस को मैं डिलीवरी के अंत में अपने फ़ोन पर लगभग तीन मिनट में तैयार कर लेता हूँ।

सहकारी समिति net-30 पर भुगतान करती है। इनवॉइस सही होना दिन 30 पर भुगतान पाने और दो सप्ताह बाद उनके AP विभाग से एक कॉल पाने के बीच का अंतर है, जिसमें वे उस प्रलेखन के लिए कहते हैं जिसे मुझे पहली बार में शामिल करना चाहिए था। उनके साथ काम करने के आठ महीनों में मुझे ऐसी एक कॉल मिली है। अन्य इनवॉइस साफ़-साफ़ प्रोसेस हो गए।

फार्म आय ट्रैकिंग ने वास्तव में क्या प्रकट किया

एक चीज़ जो InvoiceFlow ने मुझे दी और जिसकी मुझे उम्मीद नहीं थी वह थी इस बात की स्पष्टता कि मेरा पैसा कहाँ से आता है। सभी चैनलों में पेशेवर इनवॉइसिंग के एक पूरे मौसम के बाद, मैं एनालिटिक्स में वह देख सका जो मैं पहले कभी नहीं देख पाया था: स्रोत के अनुसार मेरी आय।

रेस्तरां: राजस्व का 42%। CSA सदस्य: 31%। सहकारी थोक: 18%। किसान बाज़ार: 9%।

इन संख्याओं ने मुझे आश्चर्यचकित किया। मैंने हमेशा किसान बाज़ार को अपने व्यवसाय का मूल माना था, क्योंकि वहीं से मैंने शुरुआत की थी और क्योंकि यह मेरे सप्ताह का सबसे दृश्यमान हिस्सा लगता था। लेकिन यह वास्तव में एक महत्वपूर्ण अंतर से सबसे छोटा राजस्व चैनल था। रेस्तरां और थोक चैनल — जो अधिक “कागज़ी कार्रवाई” और कम “खेती” लगते थे — मेरी अधिकांश आय उत्पन्न कर रहे थे।

इसने मेरे समय के बारे में मेरी सोच बदल दी। शनिवार के बाज़ार में सेटअप, बिक्री, और समापन के लिए मेरे छह घंटे लगते हैं। रेस्तरां डिलीवरी में प्रति खाता प्रति सप्ताह लगभग तीस मिनट लगते हैं। यदि मुझे पहले पता होता कि राजस्व की तुलना कैसी है, तो मैंने शुरुआत से ही रेस्तरां और थोक संबंधों का अधिक आक्रामक रूप से पीछा किया होता।

वह छोटी बात जिसने बड़ा फ़र्क डाला

एक विशिष्ट बात है जिसका मैं अन्य सीधे बिक्री करने वाले किसानों के लिए उल्लेख करना चाहता हूँ जो पेशेवर इनवॉइसिंग पर स्विच करने पर विचार कर रहे हैं: डिलीवरी नोट फ़ंक्शन।

जब मैं रेस्तरां को डिलीवरी करता हूँ, तो मैं InvoiceFlow से एक डिलीवरी नोट तैयार कर सकता हूँ जो उपज के साथ जाता है। यह इनवॉइस नहीं है — इनवॉइस लेखांकन विभाग को जाता है। डिलीवरी नोट शेफ या रसोई प्रबंधक को जाता है। यह ठीक-ठीक दिखाता है कि डिलीवरी में क्या था, वज़न और मूल्यों के साथ, एक ऐसे प्रारूप में जिसका उपयोग रसोई ऑर्डर प्राप्त करने और सत्यापित करने के समय कर सकती है।

इससे पहले, कभी-कभी भ्रम होता था जब इनवॉइस लेखांकन में पहुँचता था और रसोई के प्राप्त किए गए रिकॉर्ड ठीक-ठीक मेल नहीं खाते थे। अब डिलीवरी नोट डिलीवरी के समय शेफ को सौंप दिया जाता है। कोई भी विसंगतियाँ मौके पर ही हल हो जाती हैं। इसके बाद आने वाला इनवॉइस प्राप्त की गई चीज़ से मेल खाता है। कोई विवाद नहीं। कोई देरी नहीं।

तीन मौसम बाद: अब व्यवसाय कैसा दिखता है

मेरा फार्म अपने छठे मौसम में है। मेरा CSA बढ़कर 70 सदस्यों का हो गया है। मेरे पास चार रेस्तरां खाते हैं, एक सहकारी थोक खाता, और — अगले मौसम से शुरू — साप्ताहिक नाश्ते की उपज डिलीवरी के लिए एक स्थानीय होटल के साथ एक अनुबंध। उन अंतिम रिश्तों में से कोई भी पेशेवर इनवॉइसिंग के बिना संभव नहीं होता। होटल ने विशेष रूप से अपने विक्रेता मूल्यांकन के दौरान स्पष्ट कर दिया कि उन्हें विशिष्ट प्रलेखन फ़ील्ड वाले इनवॉइस चाहिए, और वे उन विक्रेताओं के साथ काम नहीं करेंगे जो उन्हें प्रदान नहीं कर सकते।

मेरा शनिवार का बाज़ार अभी भी मेरे लिए महत्वपूर्ण है। मैं उपभोक्ताओं के साथ सीधे संबंध का आनंद लेता हूँ। लेकिन यह अब मेरे वित्तीय मॉडल का केंद्र नहीं है। मेरे संचालन का पेशेवर बिलिंग पक्ष — वह हिस्सा जिससे मैं शुरुआत में सबसे अधिक भयभीत था — वही चीज़ निकला जिसने मुझे वह वृद्धि दिलाई जो मैं चाहता था।

यदि आप एक किसान हैं जो रेस्तरां या खुदरा खरीदारों से संपर्क करने के बारे में सोच रहे हैं, तो पहले बिलिंग सेटअप करें। कॉल करने से पहले InvoiceFlow के साथ एक घंटा बिताएँ। रेस्तरां से संपर्क करने पर सबसे बुरी बात जो हो सकती है वह यह है कि वे हाँ कह दें और आप उन्हें ठीक से इनवॉइस करने के लिए तैयार न हों।

मार्क चेन हडसन वैली, न्यूयॉर्क में 40 एकड़ प्रमाणित जैविक सब्ज़ियों की खेती करते हैं। वे अप्रैल से अक्टूबर तक चलने वाले एक CSA कार्यक्रम के माध्यम से रेस्तरां, सहकारी समितियों, और सीधे उपभोक्ताओं को आपूर्ति करते हैं।