От прилавка на ферме до поставщика ресторанов: как я наконец-то начал получать оплату как настоящий бизнес

Марк Чен, фермер-овощевод — долина Гудзона, штат Нью-Йорк

Я занялся фермерством не для того, чтобы стать экспертом по выставлению счетов. Я занялся фермерством, потому что хотел выращивать еду, видеть, как она попадает напрямую с моей земли на столы людей, и создавать что-то настоящее своими руками. Первые пять лет финансовой стороной хозяйства я управлял почти случайно — на фермерском рынке люди давали мне наличные. У прилавка люди бросали купюры в коробку. Мои 55 участников CSA платили чеком или через Venmo, а я вёл таблицу, которую обновлял, когда вспоминал.

Эта система работала, пока мне не начали звонить из ресторанов.

Когда позвонили рестораны

Первый звонок из ресторана поступил от шеф-повара заведения формата farm-to-table в городе, который попробовал мои реликтовые помидоры на фермерском рынке и хотел узнать, смогу ли я снабжать его кухню. Я сразу согласился. Я был в восторге. Ресторанный счёт означал предсказуемый еженедельный объём, премиальную цену на особые сорта и отношения, которые будут расти из сезона в сезон.

К чему я оказался не готов — так это к их системе кредиторской задолженности. Ресторан не платил наличными. Не платил через Venmo. Он оплачивал счета на условиях net-15 через формальный бухгалтерский процесс, который требовал номера поставщика, номера счёта, даты поставки, детализированного списка того, что было доставлено, с весом и ценами за единицу, а также моего юридического адреса и налоговой информации.

Я отправил ему таблицу. Он отнёсся к этому с пониманием, но объяснил, что их бухгалтерская система не сможет её обработать. Ему нужен был настоящий счёт.

Я провёл вечер, пытаясь понять, как должен выглядеть правильный счёт для поставки с фермы. Я нашёл шаблоны в интернете. Собрал один в Google Docs. Отправил его по электронной почте с неправильным итогом, потому что переставил местами две цифры. Он ответил с исправлением. Я отправил исправленный документ. Он его обработал, но оплата пришла через 31 день, потому что исправленный счёт обнулил отсчёт срока оплаты.

К тому времени, как со мной связался второй ресторан — ещё один шеф-повар, услышавший о моих помидорах от первого, — я понял, что мне нужна более удобная система, прежде чем соглашаться на второй счёт. Два ресторанных счёта через Google Docs потребовали бы больше времени в неделю, чем я готов был тратить на бумажную работу.

Проблема с выставлением счетов в CSA

Другое давление, нараставшее в то же время, исходило от моего CSA. За три сезона я вырастил его с 20 участников до 55, чем гордился. Но 55 участников означали 55 разных платёжных ситуаций. Кто-то платил чеком в начале сезона. Кто-то платил еженедельно через Venmo. Кто-то платил частично, а потом просил корректировок. Несколько человек постоянно были в долгах.

Каждую неделю в течение сезона роста я тратил время на выбивание платежей по CSA, которое должен был проводить в полях. У меня не было автоматизированной системы. У меня была таблица и список того, кто сколько должен, который я обновлял вручную и который был ошибочным как минимум в 30% случаев, потому что я забывал его обновлять.

В конце моего третьего сезона CSA я понял, что двое участников не платили три недели, а я этого не заметил. Я доставлял их доли каждую неделю, потому что предполагал, что оплата поступит. И только когда в конце месяца я сверял таблицу, я обнаружил пробел. К тому моменту собирать деньги было неловко. Часть я получил. Остальное списал.

Поиск системы, которая работает для фермы

Я нашёл InvoiceFlow через небольшую фермерскую группу в интернете. Кто-то в группе упомянул, что использует приложение для счетов с ресторанами и для подписочного биллинга CSA. Я скачал его в тот же вечер.

Первым, что я заметил, было то, насколько просто настроить позиции продукции. Я создал записи для каждого из своих сортов — реликтовые помидоры Cherokee Purple, радужный мангольд, бэби-цукини, перцы шишито — с единицей измерения (фунты, пучки, штуки) и ценой. Я настроил название фермы, юридический адрес и банковские реквизиты. Я создал стандартную позицию доли CSA по цене $28 в неделю.

Я был готов отправлять профессиональные счета примерно за час.

Выставление счетов ресторанам: преображение

Первый счёт за поставку, который я отправил исходному ресторану через InvoiceFlow, был совершенно другим опытом. Я приехал с продукцией, разгрузил её в их холодильную камеру и открыл InvoiceFlow на телефоне, прежде чем выйти из кухни. Я добавил позиции: реликтовые помидоры Cherokee Purple — 28 фунтов по $3,75/фунт: $105; радужный мангольд — 8 пучков по $2,50: $20; перцы шишито — 6 фунтов по $5,00/фунт: $30; бэби-цукини — 14 фунтов по $4,25/фунт: $59,50; доставка — доставка с соблюдением холодовой цепи, рефрижератор: $20. Итого: $234,50. Я добавил их референс-номер поставщика в поле примечаний. Я отправил счёт по электронной почте контакту по кредиторской задолженности, прежде чем завести грузовик и поехать домой.

Они обработали его за три дня и оплатили на 12-й день — в рамках своих условий net-15, чего раньше никогда не случалось. Шеф-повар написал мне, что их бухгалтерия специально отметила, что мои счета «легко обрабатывать». Это не тот комплимент, который я когда-либо ожидал получить как фермер, но он значил для меня чрезвычайно много.

Сейчас у меня четыре ресторанных счёта. Три из них пришли ко мне по рекомендациям от шефа к шефу. Я уверен, что отчасти эти рекомендации сработали потому, что шефы уже знали: мои счета не станут головной болью для их офиса.

Перестройка системы выставления счетов CSA

Преображение CSA стало изменением, которое сэкономило мне больше всего времени за сезон. Я настроил повторяющиеся счета для каждого из моих 55 участников: «Еженедельная доля CSA — полная доля, овощная ферма долины Гудзона, неделя от [дата]: $28». Каждый участник получает счёт в одно и то же время каждую неделю. Они оплачивают по платёжной ссылке. Я могу с одного взгляда видеть, кто заплатил, а кто нет.

В первый сезон с автоматизированным биллингом CSA мой показатель сбора платежей за еженедельные доли вырос с того, что я не мог точно измерить — потому что не отслеживал должным образом, — до чётко видимого в приложении. Я мог видеть непогашенный остаток каждого участника в реальном времени. Просроченные платежи превратились в простое, неловкое напоминание: счёт был на месте, он показывал непогашенную сумму, я просто отправлял напоминание через приложение.

Я также настроил счета на предоплату за сезон для участников, которые предпочитали платить заранее. «Летний CSA — полная доля, 22 недели, с июня по октябрь: $616». Половина моих участников теперь платит в начале сезона. Это даёт мне оборотный капитал до начала сезона, который я использую на заказ семян и удобрений для почвы. Финансовое давление в фермерстве отчасти связано со сроками движения денежных средств — предоплаченные CSA значительно улучшают эти сроки.

Оптовый счёт, который я едва не смог потянуть

В середине моего четвёртого сезона со мной связался региональный кооператив натуральных продуктов с предложением еженедельно поставлять им сертифицированную органическую смесь салатной зелени и особые сорта помидоров. Это был более крупный счёт, чем любой из ресторанов — большие еженедельные объёмы, более формальные требования к закупкам и процесс регистрации поставщика, требовавший налоговой документации и формального соответствия по выставлению счетов.

Я почти отказался. Я думал, что административные требования окажутся непосильными. Но поскольку у меня уже был InvoiceFlow и я понимал, как выглядит формальное выставление счетов, я согласился.

Их требования были конкретными: каждый счёт должен был содержать мой номер сертификата органической продукции, ссылку на лот для прослеживаемости, номер их заказа на закупку, мой ID поставщика в их системе, а также детализированный вес с ценами за единицу по каждому сорту. В первый раз, когда я настроил это в InvoiceFlow — используя пользовательские поля для добавления номера лота, номера сертификата и референса заказа, — это заняло около десяти минут. Каждый последующий счёт за поставку занимает у меня около трёх минут на телефоне в конце доставки.

Кооператив платит на условиях net-30. Правильный счёт — это разница между получением оплаты на 30-й день и звонком из их отдела кредиторской задолженности через две недели с просьбой о документации, которую я должен был включить с самого начала. За восемь месяцев работы с ними я получил один такой звонок. Остальные счета прошли без проблем.

Что на самом деле показал учёт доходов фермы

Одна вещь, которую дал мне InvoiceFlow и которой я не ожидал, — это ясность относительно того, откуда приходят мои деньги. После одного полного сезона профессионального выставления счетов по всем каналам я смог увидеть в аналитике то, что никогда раньше не мог увидеть: мой доход по источникам.

Рестораны: 42% выручки. Участники CSA: 31%. Оптовые поставки кооперативу: 18%. Фермерский рынок: 9%.

Эти цифры меня удивили. Я всегда считал фермерский рынок основой своего бизнеса, потому что с него начинал и потому что он ощущался самой заметной частью моей недели. Но на самом деле это был самый маленький канал выручки с заметным отрывом. Ресторанный и оптовый каналы — которые ощущались больше как «бумажная работа» и меньше как «фермерство» — генерировали большую часть моего дохода.

Это изменило моё представление о времени. Субботний рынок требует шести часов моего времени на установку, продажу и сворачивание. Доставки в рестораны требуют около тридцати минут на счёт в неделю. Если бы я раньше знал, как соотносится выручка, я бы с самого начала более активно развивал отношения с ресторанами и оптовиками.

Маленькая деталь, которая сыграла большую роль

Есть одна конкретная вещь, которую я хочу упомянуть для других фермеров прямых продаж, которые подумывают о переходе на профессиональное выставление счетов: функция накладной (delivery note).

Когда я доставляю в рестораны, я могу сгенерировать в InvoiceFlow накладную, которая идёт вместе с продукцией. Это не счёт — счёт уходит в бухгалтерию. Накладная идёт шеф-повару или менеджеру кухни. Она показывает в точности, что было в поставке, с весом и ценами, в формате, который кухня может использовать при приёмке и сверке заказа.

До того как у меня это появилось, иногда возникала путаница, когда счёт приходил в бухгалтерию, а записи кухни о полученном не совпадали в точности. Теперь накладная передаётся шеф-повару в момент доставки. Любые расхождения решаются на месте. Счёт, который приходит следом, соответствует тому, что было получено. Никаких споров. Никаких задержек.

Три сезона спустя: как выглядит бизнес сейчас

Моя ферма в своём шестом сезоне. Мой CSA вырос до 70 участников. У меня четыре ресторанных счёта, один оптовый счёт с кооперативом и — начиная со следующего сезона — контракт с местным отелем на еженедельные поставки продукции для завтраков. Ни одно из этих последних отношений не было бы возможным без профессионального выставления счетов. Отель, в частности, ясно дал понять во время оценки поставщиков, что им нужны счета с конкретными полями документации и что они не будут работать с поставщиками, которые не могут их предоставить.

Мой субботний рынок всё ещё важен для меня. Мне нравятся прямые отношения с потребителями. Но он больше не центр моей финансовой модели. Сторона профессионального выставления счетов в моём хозяйстве — та часть, которой я больше всего опасался в начале, — оказалась тем, что открыло рост, которого я хотел.

Если вы фермер, который подумывает о выходе на рестораны или розничных покупателей, сначала настройте выставление счетов. Потратьте час на InvoiceFlow, прежде чем звонить. Худшее, что может случиться, когда вы обращаетесь к ресторану, — это что они скажут «да», а вы окажетесь не готовы выставить им счёт как следует.

Марк Чен возделывает 40 акров сертифицированных органических овощей в долине Гудзона, штат Нью-Йорк. Он снабжает рестораны, кооперативы и напрямую потребителей через программу CSA, которую ведёт с апреля по октябрь.