Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Fra kontingensrekruttering til retainer-søk: Hvordan faktureringen min endret alt

Av Vanessa Moore, eier av rekrutteringsbyrå — Minneapolis, MN

Jeg startet Pinnacle Search i 2017 med ett skrivebord, en rekrutteringsdatabase og en ren kontingensmodell. Kontingensrekruttering er standard inngangspunkt for uavhengige rekrutterere: du jobber med søket, fyller stillingen, og får betalt. Fyller du den ikke — uansett grunn — får du ingenting. Det er høyrisiko, høyt volum og strukturelt ugunstig for rekruttereren.

I kontingensrekruttering ga jeg i praksis kundene en gratis opsjon: de kunne jobbe med meg, flere andre byråer og sitt interne talentteam samtidig. Den første som plasserer en kandidat, vinner. De andre bærer sin tid og kostnad selv.

Innen 2021 hadde jeg plassert 84 kandidater, bygget en solid kundeportefølje og overlevd et genuint forferdelig år under pandemiens ansettelsesstopp. Jeg hadde også, etter min beregning, jobbet omtrent 2 300 timer på søk som aldri resulterte i en plassering — søk som ble avlyst av ansettelsesstopp, interne opprykk, endringer i omfang, eller kunder som til slutt ansatte noen de fant gjennom LinkedIn.

2 300 timer. Null inntekt.

Jeg bygde om praksisen rundt retainer-søk. Faktureringsmodellen endret alt.

Retainer-søkmodellen

Retainer-søk betyr at kunden betaler en del av honoraret på forskudd, før søket begynner. Standard retainer-struktur er tredeler:

Engasjementshonoraret kompenserer for det faktiske arbeidet med å gjennomføre et søk, uavhengig av utfall. Dette er den strukturelle forskjellen fra kontingens: Jeg blir kompensert for ekspertisen og arbeidet, ikke bare flaksen ved en plassering i et konkurransepreget miljø.

Jeg beholdt en kontingensopsjon for kunder som ikke vil forplikte seg til retainer — men jeg tar et påslag for den, og jeg håndterer den som en sekundær prioritet.

Fakturastrukturen for retainer-søk

Invoice Flow app fakturaeditor for en rekrutterer — et 22 % gebyr for fast ansettelse med kandidatens startdato, lønn og en 90-dagers garantiperiode i egendefinerte felt
Formidlingsgebyret med startdato, lønn og 90-dagers garantien — dokumentert i det øyeblikket det skjer.

Retainer-søk engasjement — [Firmanavn] — [Dato]:

Hele honorarstrukturen — alle tre tredeler — vises på den første fakturaen. Kunden ser den totale forpliktelsen før engasjementet begynner. Ingen overraskelser ved presentasjon av finalister eller plassering.

Den andre og tredje fakturaen

Retainer-søk — Presentasjon av finalister — [Firmanavn] — [Dato]:

Retainer-søk — Plassering — [Firmanavn] — [Dato]:

Hver faktura refererer til søket og sporer den løpende totalsummen. Ingen regning kreves av kunden.

Fakturaer for kontingensplassering

Invoice Flow app dokumenter for et rekrutteringsbyrå – et fast plasseringshonorar, en tranche for retained search, en ukentlig vikarbemanningsfaktura og betalt arbeid
Faste honorarer, retained-trancher, ukentlig vikarfakturering – hver modell på én skjerm.

For kontingensplasseringer faktureres hele honoraret på oppstartsdatoen:

Kontingensplassering — [Firmanavn] — [Dato]:

Garantiberegningen på fakturaen forhindrer tvister om hvordan en refusjon beregnes hvis garantien utløses.

Fakturaer for vikar- og kontraktsbemanning

For vikar- og kontraktsplasseringer fakturerer jeg ukentlig med påslagsberegning dokumentert:

Kontraktsbemanning — [Firmanavn] — Uke fra [Dato]:

Ukentlige fakturaer med synlig påslagsberegning — kundene vet alltid nøyaktig hva påslaget er. Åpenhet bygger tillit; ikke-oppgitte påslag bygger mistanke.

Fakturaer for bedriftsretainer-kunder med PO-felt

Gjentakende fakturaer i Invoice Flow app for en rekrutterer — en ukentlig faktura for vikarbemanning av lagermedarbeidere per time
Vikardesken fakturerer seg selv ukentlig — timer inn, faktura ut, ingen manuell gjenskaping.

Store storkunder har innkjøpskrav:

Executive Search — [Firmanavn] — [Dato]:

Virksomheten fem år etter overgangen til retainer

Nåværende praksis:

De 2 300 ukompenserte timene fra kontingensårene mine representerer en permanent kostnad jeg bar i bytte mot en kundeportefølje og markedsposisjon. Retainer-modellen betyr at hvert søk jeg nå gjennomfører, enten resulterer i betaling eller en erstatningsgaranti — aldri null.

Hva InvoiceFlow gjør for rekrutteringsbyråer

Rekrutteringsfakturering involverer tredelte milepælfakturaer for retainer-søk, kontingensplasseringsfakturaer med garantiberegning, ukentlige kontraktsbemanningsfakturaer med påslagsdokumentasjon, og PO-felt for storkunder. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app.

Last ned InvoiceFlow. Bygg tre-fakturamalen for retainer-søk. Legg til garantiberegningen på kontingensplasseringsfakturaer. Dokumenter påslaget på kontraktsbemanningsfakturaer. Faktureringsstrukturen til et retainer-search-selskap er disiplinert fakturering — og InvoiceFlow gjør den praktisk.

Vanessa Moore er eier av Pinnacle Search i Minneapolis, Minnesota, og tilbyr executive retainer-søk, profesjonell kontingensrekruttering og kontraktsbemanning for stillinger innen teknologi, drift og finans.