Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pobierz aplikację
PL

Od rekrutacji contingency do wyszukiwań retained: jak fakturowanie zmieniło wszystko

Autor: Vanessa Moore, właścicielka agencji rekrutacyjnej — Minneapolis, MN

Założyłam Pinnacle Search w 2017 roku z jednym biurkiem, bazą rekrutacyjną i modelem wyłącznie contingency. Rekrutacja contingency to standardowy punkt wejścia dla niezależnych rekruterów: prowadzisz wyszukiwanie, obsadzasz stanowisko, otrzymujesz zapłatę. Jeśli go nie obsadzisz — z jakiegokolwiek powodu — nie dostajesz nic. To model wysokiego ryzyka, dużego wolumenu i strukturalnie niekorzystny dla rekrutera.

W rekrutacji contingency w zasadzie dawałam klientom darmową opcję: mogli współpracować ze mną, kilkoma innymi agencjami i swoim wewnętrznym zespołem ds. talentów jednocześnie. Ten, kto pierwszy obsadzi kandydata, wygrywa. Pozostali pochłaniają swój czas i koszt.

Do 2021 roku obsadziłam 84 kandydatów, zbudowałam solidną listę klientów i przetrwałam naprawdę fatalny rok podczas zamrożeń rekrutacji w czasie pandemii. Według moich obliczeń przepracowałam też około 2300 godzin nad wyszukiwaniami, które nigdy nie zakończyły się obsadzeniem — wyszukiwaniami zabitymi przez zamrożenia rekrutacji, awanse wewnętrzne, zmiany zakresu lub klientów, którzy ostatecznie zatrudnili kogoś znalezionego przez LinkedIn.

2300 godzin. Zero przychodu.

Przebudowałam praktykę wokół wyszukiwań retained. Model rozliczeń zmienił wszystko.

Model wyszukiwania retained

Wyszukiwanie retained oznacza, że klient płaci część opłaty z góry, zanim rozpocznie się wyszukiwanie. Standardowa struktura retained to podział na trzecie części:

Opłata za zlecenie wynagradza za rzeczywistą pracę prowadzenia wyszukiwania, niezależnie od wyniku. To strukturalna różnica względem contingency: otrzymuję wynagrodzenie za wiedzę i pracę, a nie tylko za szczęście w postaci obsadzenia w konkurencyjnym środowisku.

Zachowałam opcję contingency dla klientów, którzy nie chcą zobowiązać się do retained — ale pobieram za to premię i traktuję ją jako priorytet drugorzędny.

Struktura faktury za wyszukiwanie retained

Edytor faktur rekrutera w Invoice Flow app — 22% opłata za stałe zatrudnienie z datą rozpoczęcia kandydata, wynagrodzeniem i 90-dniowym okresem gwarancji w polach niestandardowych
Opłata za rekrutację z datą startu, wynagrodzeniem i 90-dniową gwarancją — udokumentowana w chwili, gdy to się dzieje.

Zlecenie wyszukiwania retained — [Nazwa firmy] — [Data]:

Pełna struktura opłat — wszystkie trzy trzecie — pojawia się na pierwszej fakturze. Klient widzi całkowite zobowiązanie przed rozpoczęciem zlecenia. Żadnych niespodzianek przy prezentacji finalistów czy obsadzeniu.

Druga i trzecia faktura

Wyszukiwanie retained — Prezentacja finalistów — [Nazwa firmy] — [Data]:

Wyszukiwanie retained — Obsadzenie — [Nazwa firmy] — [Data]:

Każda faktura odwołuje się do wyszukiwania i śledzi bieżącą sumę. Klient nie musi wykonywać żadnych obliczeń.

Faktury za obsadzenie contingency

Dokumenty w aplikacji Invoice Flow agencji rekrutacyjnej — opłata za rekrutację stałą, transza retained-search, cotygodniowa faktura za pracę tymczasową i opłacone zlecenie
Opłaty za rekrutację stałą, transze retained, cotygodniowe fakturowanie pracy tymczasowej — każdy model na jednym ekranie.

Dla obsadzeń contingency pełna opłata jest fakturowana w dniu rozpoczęcia pracy:

Obsadzenie contingency — [Nazwa firmy] — [Data]:

Obliczenie gwarancji na fakturze zapobiega sporom o to, jak obliczany jest zwrot, jeśli gwarancja zostanie uruchomiona.

Faktury za pracę tymczasową i kontraktową

Dla obsadzeń tymczasowych i kontraktowych fakturuję tygodniowo z udokumentowanym obliczeniem narzutu:

Praca kontraktowa — [Nazwa firmy] — Tydzień od [Data]:

Faktury tygodniowe z widocznym obliczeniem narzutu — klienci zawsze dokładnie wiedzą, jaki jest narzut. Przejrzystość buduje zaufanie; nieujawnione narzuty budzą podejrzenia.

Faktury dla korporacyjnych klientów retained z polami PO

Faktury cykliczne rekrutera w aplikacji Invoice Flow app — cotygodniowa faktura za pracę tymczasową pracowników magazynowych rozliczana godzinowo
Dział pracy tymczasowej fakturuje się co tydzień — godziny wpływają, faktura wychodzi, bez ręcznego odtwarzania.

Duzi klienci korporacyjni mają wymogi zaopatrzenia:

Wyszukiwanie kadry kierowniczej — [Nazwa firmy] — [Data]:

Biznes pięć lat po przejściu na retained

Obecna praktyka:

2300 nieopłaconych godzin z moich lat contingency to trwały koszt, który poniosłam w zamian za listę klientów i pozycję rynkową. Model retained oznacza, że każde wyszukiwanie, które teraz prowadzę, kończy się albo płatnością, albo gwarancją zastępstwa — nigdy zerem.

Co InvoiceFlow robi dla agencji rekrutacyjnych

Fakturowanie rekrutacyjne obejmuje trzyczęściowe faktury kamieni milowych wyszukiwań retained, faktury za obsadzenia contingency z obliczeniem gwarancji, tygodniowe faktury za pracę kontraktową z dokumentacją narzutu oraz pola PO dla przedsiębiorstw. InvoiceFlow obsługuje to wszystko z jednej aplikacji na Androida.

Pobierz InvoiceFlow. Zbuduj szablon trzech faktur dla wyszukiwania retained. Dodaj obliczenie gwarancji do faktur za obsadzenie contingency. Udokumentuj narzut na fakturach za pracę kontraktową. Struktura rozliczeń firmy wyszukiwań retained to zdyscyplinowane fakturowanie — a InvoiceFlow czyni je praktycznym.

Vanessa Moore jest właścicielką Pinnacle Search w Minneapolis w Minnesocie, świadczącej usługi wyszukiwania kadry kierowniczej retained, profesjonalnej rekrutacji contingency i pracy kontraktowej na stanowiskach technologicznych, operacyjnych i finansowych.