InvoiceFlow for rekrutteringsbyråer: Profesjonell fakturering for talentspesialister

Hvorfor rekrutteringsbyråer trenger profesjonell fakturering

Uavhengige rekrutterere og små rekrutteringsbyråer opererer i en verdifull, prestasjonsdrevet bransje. Plasseringshonorarer på 15-25 % av årslønn for stillinger som betaler 60 000-200 000 dollar betyr at enkeltfakturaer ofte representerer transaksjoner på 10 000 til 50 000 dollar. Det nivået av økonomisk dokumentasjon krever profesjonell fakturering.

Rekrutteringsbyråer håndterer også komplekse faktureringsscenarier: retainer-søk med forskuddshonorar, kontingensplasseringer fakturert på oppstartsdato, midlertidig bemanning med ukentlig timelistefakturering, og bedriftskontoer med volum og spesialpriser. Hver modell trenger passende dokumentasjon.

Sentrale smertepunkter for rekrutteringsbyråer

Plasseringsfakturaer uten tydelig dokumentasjon av garantiperioden
Retainer-søkhonorarer uten strukturert faktureringsplan
Ukentlig fakturering av midlertidig bemanning uten automatisert fakturering
Bedriftskunder som krever fakturaer med referanser til ansvarlig leder og stillingskoder
Ingen systematisk inntektssporing på tvers av flere plasseringer per måned
Sporing av garantiperiode — hvis en plassert kandidat slutter, gjelder erstatning eller refusjon

Hvordan InvoiceFlow løser det

Fakturering av faste plasseringer

Når en kandidat blir plassert, opprett en detaljert plasseringsfaktura umiddelbart: «Fast plassering — Markedssjef, Acme Corp — Oppstartsdato: 1. mai 2026 — Lønn: 85 000 dollar — Honorar: 22 %: 18 700 dollar.» Inkluder kandidatens oppstartsdato, stillingstittel og garantiperiode. Dokumenter plasseringen fullstendig i det øyeblikket den skjer.

Invoice Flow app fakturaeditor for en rekrutterer — et 22 % gebyr for fast ansettelse med kandidatens startdato, lønn og en 90-dagers garantiperiode i egendefinerte felt — Formidlingsgebyret med startdato, lønn og 90-dagers garantien — dokumentert i det øyeblikket det skjer.

Fakturering av retainer-søk

For retainer-søk fakturerer du i tre transjer: «Retainer-søk — VP Engineering — Engasjementshonorar (1/3): 10 000 dollar.» Deretter ved kandidatutvalg: «Retainer-søk — Kortliste levert — Delbetaling (1/3): 10 000 dollar.» Deretter ved plassering: «Retainer-søk — Plassering — Sluttbetaling (1/3): 10 000 dollar.» Profesjonell milepælfakturering for et komplekst oppdrag.

Invoice Flow app dokumenter for et rekrutteringsbyrå – et fast plasseringshonorar, en tranche for retained search, en ukentlig vikarbemanningsfaktura og betalt arbeid — Faste honorarer, retained-trancher, ukentlig vikarfakturering – hver modell på én skjerm.

Ukentlig fakturering av midlertidig bemanning

For midlertidige bemanningsplasseringer, opprett gjentakende ukentlige fakturaer for hver vikar: «Vikarplassering — Dataregistreringsspesialist (Jane Smith) — Uke fra 28. april — 40 timer × 45 dollar/t: 1 800 dollar.» Ukentlig fakturering med timelistereferanse. Bedriftskunder behandler disse gjennom sitt leverandørbetalingssystem.

Gjentakende fakturaer i Invoice Flow app for en rekrutterer — en ukentlig faktura for vikarbemanning av lagermedarbeidere per time — Vikardesken fakturerer seg selv ukentlig — timer inn, faktura ut, ingen manuell gjenskaping.

Fakturering av bedriftskontoer med volum

For bedriftskunder med flere samtidige ansettelser, konsolider faktureringen: månedlig faktura som dekker alle aktive søk, plasseringer og vikarfaktureringer for perioden. Profesjonell konsolidert oppstilling som innkjøpsteamet deres kan matche mot budsjettet.

Sporing av garantiperiode

Dokumenter garantiperioder på plasseringsfakturaer. Hvis en plassert kandidat slutter innenfor garantiperioden, har du tydelig dokumentasjon av garantivilkårene for løsning av erstatning eller refusjon.

Din arbeidsflyt med InvoiceFlow

Fast plassering: Faktura opprettet på kandidatens oppstartsdato. Garantiperiode dokumentert. Sendt til den ansvarlige lederens faktureringskontakt.
Retainer-søk: Tre fakturaer ved milepæler. Hver knyttet til en leveranse. Betaling følger fremdriften.
Midlertidig bemanning: Gjentakende ukentlig faktura per vikar. Timelistereferanse inkludert.
Bedriftskonto: Månedlig konsolidert oppstilling som dekker all aktivitet. Profesjonell kontoadministrasjon.
Månedlig gjennomgang: Analyse viser samlet inntekt fra plasseringshonorarer, vikarfakturering og retainer-honorarer. Tydelig virksomhetsytelse.

De mest verdifulle funksjonene for rekrutteringsbyråer

Egendefinerte felt — Kandidatnavn, stillingstittel, lønn, oppstartsdato, garantiperiode
Betalingsplan — Transjefakturering for retainer-søk
Gjentakende fakturaer — Ukentlig fakturering av midlertidig bemanning
Kundeprofiler — Administrasjon av bedriftskontoer
Analyse — Inntekt fra plasseringshonorarer per kunde og måned
Profesjonelle PDF-maler — Passende for verdifulle forretningstransaksjoner

Virkelig eksempel: Summit Recruitment fakturerer bedriftskontoene sine profesjonelt

Summit Recruitment er et topersonsbyrå som spesialiserer seg på teknologiplasseringer. Før InvoiceFlow fakturerte de i Excel etter hver plassering — en prosess som tok 30-45 minutter per faktura og noen ganger forsinket faktureringen med dager. På en plasseringsfaktura på 25 000 dollar er en faktureringsforsinkelse på fem dager en betydelig kontantstrømpåvirkning. Nå faktureres plasseringer samme dag. Retainer-søk faktureres etter milepælplanen fra dag én. Deres største bedriftskunde (6 plasseringer per år) mottar profesjonelle fakturaer som samsvarer med innkjøpsstandardene deres.

Kom i gang

Last ned InvoiceFlow gratis på Android. Sett opp honorarstrukturene og tjenestekatalogen for plasseringer. Utsted din neste plasseringsfaktura innen timer etter kandidatens oppstart — ikke dager.