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InvoiceFlow für Psychotherapeuten: Der komplette Abrechnungsleitfaden

Abrechnung von Selbstzahler-Sitzungen, Behandlungsbelegen, betrieblichen EAP-Verträgen, Gruppentherapie, Intensivprogrammen und Supervision

Psychotherapeuten mit Selbstzahlern brauchen eine Abrechnung, die professionelle Sitzungsrechnungen mit Belegen für die Kostenerstattung erstellt, betriebliche EAP-ähnliche Verträge verwaltet, Gruppentherapie abbildet und Zahlungen für Intensivprogramme erfasst. InvoiceFlow deckt den kompletten Abrechnungsablauf für Einzelpraxen und kleine Gemeinschaftspraxen ab.

Rechnungen für Selbstzahler-Sitzungen

Jede Selbstzahler-Sitzung sollte beim Abschluss eine professionelle Rechnung erzeugen — sowohl als Zahlungsbeleg als auch als Dokumentation für die Erstattung.

Therapiesitzung — [Name des Klienten] — [Datum]:

Häufige Leistungsziffern in der Psychotherapie

Verwenden Sie das für Ihre Region und Ihre Zulassung geltende Abrechnungssystem (z. B. GOÄ/GOP-Ziffern). Die international gebräuchlichen Codes lauten beispielsweise:

Videositzungen: Kennzeichnen Sie die Leistung entsprechend als Telemedizin.

Hinweis: Die Wahl der Leistungsziffer hängt von der Sitzungsdauer und der Leistungsart ab. Klären Sie mit Ihrer zuständigen Kammer oder einem Abrechnungsfachmann die korrekte Kodierung für Ihre Zulassung und Ihre Leistungen.

Belege für die Kostenerstattung

Invoice Flow app Rechnungseditor einer Therapeutin in eigener Praxis — vier datierte 50-minütige Psychotherapiesitzungen auf einer Abrechnung mit NPI, Lizenz und CPT-Referenz
Vier datierte Sitzungen, NPI, Lizenz, CPT — alles, was das Antragsformular der Versicherung verlangt.

Behandlungsbeleg — [Name des Klienten] — [Leistungsdatum]:

„Dieser Beleg dient der Dokumentation zur Kostenerstattung durch den Klienten. Er stellt keine Einreichung eines Antrags bei einer Krankenversicherung dar.”

Häufige ICD-10-Codes in der Psychotherapie

Erstellen Sie bei jeder Sitzung einen Beleg. Versenden Sie ihn direkt aus InvoiceFlow per E-Mail. Klienten mit privater Krankenversicherung erhalten häufig eine anteilige Kostenerstattung.

Rechnungen für betriebliche EAP-ähnliche Verträge

Direkte betriebliche EAP-Verträge — unter Umgehung verwalteter EAP-Netzwerke — vergüten das volle Selbstzahler-Honorar des Therapeuten und wahren die klinische Autonomie.

Betriebliche Mitarbeiterunterstützung — [Firmenname] — [Monat Jahr]:

Abrechnungszeitraum: [Monat Jahr]

Zahlungsempfänger: [Name], [Qualifikation] | Steuernummer/USt-IdNr.: [XX-XXXXXXX] Bestellnummer: [PO-####] Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto Unterlagen liegen vor | Eingereicht: [Datum]

Vertraulichkeitshinweis (auf jeder betrieblichen Rechnung erforderlich): „Der Inhalt der Sitzungen unterliegt der Schweigepflicht. Diese Rechnung weist ausschließlich die Anzahl der genutzten Sitzungen aus. Es werden keine klinischen Informationen, Diagnosen oder Behandlungsinhalte an den Arbeitgeber weitergegeben.”

Dieser Hinweis schützt Ihre Klienten, erhält die therapeutische Beziehung und beantwortet vorab Fragen der Personalabteilung zu klinischen Inhalten. Hinterlegen Sie ihn in Ihrer betrieblichen InvoiceFlow-Vorlage.

Die Steuernummer/USt-IdNr. ist auf allen betrieblichen Rechnungen erforderlich. Ohne sie kann die Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens keine Zahlung verarbeiten oder einen Lieferantendatensatz anlegen.

Strukturen betrieblicher Verträge

Rechnungen für Gruppentherapie-Sitzungen

Wiederkehrende Rechnungen eines Therapeuten in der Invoice Flow app – monatliche Abrechnungen bei wöchentlicher Therapie und zweiwöchentliche Teletherapie nach Sozialtarif
Eine Abrechnung pro Monat statt einer Rechnung pro Sitzung – die Abrechnung bleibt draußen aus dem Raum.

Jeder Teilnehmer der Gruppentherapie erhält seine eigene individuelle Rechnung mit eigener Leistungsziffer und eigener Diagnose.

Gruppentherapie-Sitzung — [Name des Klienten] — [Datum]:

Setzen Sie niemals mehrere Teilnehmer auf eine Gruppenrechnung. Jeder Klient ist eine eigenständige abrechenbare Leistung mit eigener Behandlernummer, Diagnose und Zahlungsnachweis.

Rechnungen für Intensivprogramme

Kurzzeitige, strukturierte Intensivprogramme für bestimmte klinische Interventionen.

Intensivprogramm — [Name des Klienten] — [Anmeldedatum]:

Zahlungsoptionen:

Bei betrieblich finanzierten Intensivprogrammen:

Rechnungen für klinische Supervision

Invoice Flow app Analytics einer Therapiepraxis – bisher eingenommenes Jahres-Einkommen und monatlicher Umsatztrend für vierteljährliche Steuerschätzungen
Das Praxisjahr in Zahlen – Quartalsschätzungen sind kein Ratespiel mehr.

Für Supervisoren, die Supervisanden die für die Zulassung erforderliche klinische Supervision in Rechnung stellen.

Klinische Supervision — [Name des Supervisanden] — [Datum]:

Dokumentation gestaffelter und reduzierter Honorare

Vereinbarung über reduziertes Honorar — [Name des Klienten] — [Datum]:

In den Rechnungsnotizen von InvoiceFlow dokumentieren. Schützt beide Parteien bei Honorarstreitigkeiten.

InvoiceFlow für die Therapieabrechnung nutzen

Sitzung + Beleg bei jedem Abschluss: Erstellen Sie am Sitzungsende eine Rechnung mit Leistungsziffer und ICD-10-Code. Versenden Sie den Beleg direkt per E-Mail. Der Klient erhält die Erstattungsdokumentation sofort.

Betriebliche EAP-Vorlage: Hinterlegen Sie Steuernummer/USt-IdNr., Bestellnummer-Feld, 30 Tage netto und den Vertraulichkeitshinweis. Rechnen Sie zum 1. jedes Monats die Nutzung des Vormonats ab.

Gruppentherapie: Erstellen Sie eine Vorlage für Gruppensitzungen. Generieren Sie bei jeder Gruppensitzung individuelle Rechnungen pro Teilnehmer. Jede hat eine eigene Ziffer und Diagnose.

Rechnungen für Intensivprogramme: Erstellen Sie eine Vorlage für jedes Programm. 2-Raten-Plan bei Anmeldung und zur Halbzeit abgerechnet.

Beim Abschluss einziehen: Rechnen Sie Selbstzahler-Klienten am Sitzungsende ab; sie zahlen über die auf der Rechnung angegebene Karte / QR / den Zahlungslink. Kein Warten auf Zahlungseingänge.

Telemedizin: Kennzeichnen Sie die Leistung entsprechend als Videositzung. Vermerken Sie ggf. das Bundesland des Patienten, wenn Sie länder- oder regionsübergreifend praktizieren.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Erstellen Sie eine Sitzungs- + Belegvorlage mit Feldern für Leistungsziffer und ICD-10. Richten Sie eine betriebliche Vorlage mit Steuernummer/USt-IdNr. und Vertraulichkeitshinweis ein. Erstellen Sie bei jeder Sitzung einen Beleg — Ihre Klienten haben Erstattungsansprüche, die sie nicht nutzen.

InvoiceFlow ist eine kostenlose Android-Rechnungs-App für Kleinunternehmer. Erstellen Sie professionelle Therapierechnungen mit Belegen, verwalten Sie betriebliche EAP-Verträge, rechnen Sie Gruppentherapie ab und wickeln Sie Zahlungen für Intensivprogramme ab — alles von Ihrem Smartphone aus.