Rechnungssoftware für psychotherapeutische Praxen: Diskret, sicher, GoBD-konform

Wer als psychologische Psychotherapeutin, Heilpraktiker für Psychotherapie oder Berater im psychosozialen Feld arbeitet, hat zwei Aufgaben gleichzeitig zu meistern: höchste fachliche Konzentration im Gespräch — und ein Backoffice, das absolute Diskretion bewahrt. InvoiceFlow ist die mobile Rechnungs-App, die genau diesen Spagat löst: einfache Bedienung, datensparsame Kommunikation, klare Trennung mehrerer Berufsbilder und volle GoBD-Konformität für deutsche Praxen, ELSTER für Österreich und ESTV-Standards für die Schweiz.

Warum psychotherapeutische Rechnungsstellung Sonderfall ist

Die Branche kennt mindestens vier Honorarwelten gleichzeitig: GOP (Gebührenordnung Psychotherapeuten) für Approbierte, HPG-Sätze für Heilpraktiker, freie Vereinbarungen bei Selbstzahlern und IGeL-ähnliche Zusatzleistungen. Zugleich gelten besonders strenge Diskretionsanforderungen: Eine Rechnung mit Klartext-Diagnose darf nicht versehentlich an einen Familienangehörigen geraten.

Die größten Schmerzpunkte

1. Diagnoseangaben dosieren. PKV verlangt ICD-10-Code, doch ein Detail im Klartext (z. B. „Depressive Episode”) kann beim Empfänger heikel sein. Es braucht eine Praxis-Logik, die das standardisiert.

2. Mehrere Sitzungen pro Woche pro Patient. Wer 18-Stunden-Kontingente nach PKV-Antrag abrechnet, muss korrekt zählen können.

3. Spätabsagen. Branchenstandard 48 Stunden — wer es nicht konsequent durchsetzt, verliert.

4. Selbstzahler vs. PKV-Patient. Unterschiedliche Honorarsätze, unterschiedliche Belegpflichten.

5. Datenschutz. DSGVO + Schweigepflicht. Email-Versand muss verschlüsselt oder zumindest verschlüsselungsbereit sein.

Wie InvoiceFlow das löst

Mehrere Profile

Ein Profil für die Approbations-Praxis, ein zweites für nebenberufliches Coaching oder Supervision — komplette Trennung, keine Vermischung der Steuerlogiken.

Invoice Flow app Rechnungseditor einer Therapeutin in eigener Praxis — vier datierte 50-minütige Psychotherapiesitzungen auf einer Abrechnung mit NPI, Lizenz und CPT-Referenz — Vier datierte Sitzungen, NPI, Lizenz, CPT — alles, was das Antragsformular der Versicherung verlangt.

Neutrale Email-Vorlagen

Standardtext „Anbei Ihre Rechnung gemäß unserem Termin” — ohne Erwähnung von Diagnose oder Therapieinhalt. Die Diagnose erscheint nur im verschlüsselt versendbaren PDF.

Passwortschutz auf PDF

Optional erhält jede PDF einen Patient-spezifischen Code (z. B. Geburtsdatum). Beim Familien-Postfach bleibt der Inhalt geschützt.

Sitzungs-Kontingente

Hinterlegen Sie das genehmigte Kontingent (z. B. 25 Sitzungen Kurzzeittherapie). Die App zeigt den Reststand.

Wiederkehrende Rechnungen eines Therapeuten in der Invoice Flow app – monatliche Abrechnungen bei wöchentlicher Therapie und zweiwöchentliche Teletherapie nach Sozialtarif — Eine Abrechnung pro Monat statt einer Rechnung pro Sitzung – die Abrechnung bleibt draußen aus dem Raum.

Patient-spezifische Honorarsätze

Selbstzahler-Tarif, PKV-Tarif, ggf. Sozialtarif — pro Patient hinterlegt.

GoBD und Datenschutz

Belege offline-first, lokal verschlüsselt, Cloud-Sync optional. Sie behalten Datenhoheit.

Verzugszinsen automatisch

§ 288 BGB Anwendung ohne manuelle Berechnung.

Invoice Flow app Analytics einer Therapiepraxis – bisher eingenommenes Jahres-Einkommen und monatlicher Umsatztrend für vierteljährliche Steuerschätzungen — Das Praxisjahr in Zahlen – Quartalsschätzungen sind kein Ratespiel mehr.

Praxisbeispiel: Heidi in Basel

Heidi Bischof ist eidgenössisch anerkannte Psychotherapeutin in Basel mit Privatpraxis. Sie behandelt deutsche Grenzgänger, Schweizer Selbstzahler und gelegentlich englischsprachige Expats von Roche oder Novartis. Drei Rechnungssprachen, zwei Währungen, ein Datenschutzproblem: Eine versehentliche Rechnung an die falsche Adresse hätte schwerwiegende Folgen.

Mit InvoiceFlow legt sie jeden Patienten mit präferierter Sprache (DE/EN/FR) und Standardwährung (CHF/EUR) an. Rechnungen erscheinen automatisch korrekt. PDFs sind passwortgeschützt. Die monatliche Mehrwertsteuer-Abrechnung an die ESTV (8.1 %) generiert sie aus dem Dashboard-Export.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Erstgespräch: Patient anlegen mit Honorartarif, Sprache, Währung.
Wöchentliche Sitzung: Position auswählen, ggf. ICD-Code im neutralen Format.
Monatsende: Sammelrechnung erstellen, PDF passwortgeschützt versenden.
Spätabsagen: separate Ausfallrechnung gemäß AGB.
Belege fotografieren (Supervisionsgebühr, Fortbildung).
Quartalsweise USt-Voranmeldung (falls regelbesteuert) per Export.

Häufige Fehler

Klartext-Diagnose ohne Patientenwunsch: Im Zweifel ICD-Code allein.
AGB nicht unterschrieben: Ausfallhonorar nur durchsetzbar mit dokumentiertem Konsens.
Approbation vs. HPG vermischt: Steuerstatus muss eindeutig sein.
Email an Lebenspartner-Adresse: Patient-Email einmal sauber pflegen.
Kontingent überschritten: Reststand-Anzeige hilft.

Jetzt starten

Eine therapeutische Praxis lebt von Vertrauen. InvoiceFlow hilft Ihnen, dieses Vertrauen auch in der Rechnungsstellung nicht zu verspielen — durch Diskretion, technische Sicherheit und eine Bedienung, die in Pausen zwischen zwei Sitzungen Platz hat. Laden Sie die App, legen Sie Ihr Profil an, definieren Sie Ihre Honorarsätze einmal sauber — und nehmen Sie sich Zeit für das, was Sie wirklich tun: Menschen zuhören.