Rechnungsstellung Oesterreich: UID, RKSV, MWST-Saetze, Kleinunternehmer

Oesterreich hat eine eigene Rechtswelt zwischen den Lehnstuehlen Deutschlands und der Schweiz. Vieles aehnelt der deutschen USt-Praxis, vieles ist subtil anders, und ein paar Themen — allen voran die Registrierkassenpflicht RKSV — sind ganz fuer sich. Dieser Leitfaden bringt Selbststaendige in Oesterreich auf den Stand 2026.

Die Umsatzsteuer in Oesterreich

Oesterreich erhebt Umsatzsteuer (gleiches Konzept wie deutsche USt) mit drei wesentlichen Saetzen:

Daneben gibt es Sonderregelungen fuer Sondergebiete (Jungholz, Mittelberg: deutsche USt-Saetze gelten dort).

Die UID-Nummer

Das oesterreichische Pendant zur deutschen USt-IdNr ist die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) im Format ATU12345678. Sie wird vom Finanzamt vergeben und ist die Voraussetzung fuer alle innergemeinschaftlichen B2B-Geschaefte.

Wer benoetigt eine UID:

Die UID muss auf jeder Rechnung an oesterreichische Geschaeftskunden mit Rechnungsbetrag ueber 10.000 Euro brutto enthalten sein (Pflicht zur Angabe der UID des Empfaengers ab dieser Schwelle).

Pflichtangaben auf einer oesterreichischen Rechnung

§ 11 UStG regelt die Pflichtangaben:

Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen bis 400 Euro brutto unterliegen vereinfachten Pflichten. Es entfallen die Adresse des Empfaengers und die Trennung Netto-Steuer, solange der Steuersatz und Bruttobetrag erkennbar sind. Praktisch relevant fuer Gastronomie, Einzelhandel, Dienstleister mit kleinem Ticket.

Die Kleinunternehmerregelung

Oesterreichs Kleinunternehmerregelung gilt fuer Selbststaendige mit Jahresumsatz bis 35.000 Euro netto (gerechnet ohne USt). Die Schwelle wurde 2025 von 35.000 auf 42.000 Euro angehoben — pruefen Sie vor jeder Entscheidung den aktuellen Stand bei der WKO oder Ihrem Steuerberater, da diese Schwelle wiederholt angepasst wurde.

Wer Kleinunternehmer ist:

Die Logik aehnelt der deutschen Kleinunternehmerregelung, mit hoeherer Schwelle. Ein freiwilliger Verzicht ist moeglich, bindet aber fuer fuenf Jahre. Mehr zur deutschen Variante zum Vergleich im Leitfaden Kleinunternehmer § 19 UStG.

Die Registrierkassenpflicht (RKSV)

Die Registrierkassen-Sicherheitsverordnung (RKSV) ist eine oesterreichische Besonderheit. Wer Bareinnahmen ueber bestimmten Schwellenwerten erzielt, muss eine elektronische Registrierkasse mit manipulationssicherer Signaturerstellungseinheit nutzen.

Wer betroffen ist

Pflicht zur Registrierkasse besteht ab:

"Barumsatz" im Sinne der RKSV umfasst nicht nur Banknoten und Muenzen, sondern auch Debit-/Kreditkarten-Zahlungen, Schecks, Gutscheine. Reine Bankueberweisungen zaehlen nicht dazu.

Anforderungen an die Kasse

Belegerteilungspflicht

Unabhaengig von der RKSV-Pflicht zur Registrierkasse besteht eine Belegerteilungspflicht: jeder Kunde, der eine Leistung gegen Barzahlung bezieht, muss einen Beleg erhalten. Auch der Kunde ist verpflichtet, den Beleg bis zum Verlassen des Betriebs mitzunehmen (theoretische Belegannahmepflicht, in der Praxis nur fuer Aussenpruefungen relevant).

InvoiceFlow und RKSV

InvoiceFlow ist eine Rechnungs-App, keine zertifizierte Registrierkasse mit Signaturerstellungseinheit. Wer in Oesterreich Bareinnahmen ueber den Schwellenwerten erzielt, braucht eine RKSV-konforme Kasse zusaetzlich. Wer ueberwiegend per Ueberweisung oder Rechnung an Geschaeftskunden arbeitet, ist von der RKSV nicht betroffen und nutzt InvoiceFlow ohne Einschraenkung.

Umsatzsteuervoranmeldung und Abrechnung

Regelbesteuerte Unternehmen geben monatlich oder vierteljaehrlich eine UStVA ab:

Frist: bis zum 15. des zweitfolgenden Monats (z.B. Maerz-UStVA bis 15. Mai). Zahlung gleichzeitig. Jahresumsatzsteuererklaerung bis Ende April des Folgejahres (Papier) oder Ende Juni (FinanzOnline).

Innergemeinschaftliche Lieferungen und Erwerbe

Lieferungen an UID-pflichtige Geschaeftskunden in anderen EU-Laendern sind steuerfrei (igL — innergemeinschaftliche Lieferung), wenn:

Bei Dienstleistungen an EU-Geschaeftskunden greift in den meisten Faellen das B2B-Empfaengerortprinzip: die Leistung wird im Empfaengerland besteuert (Reverse Charge), Sie stellen netto aus und vermerken "Steuerschuld geht ueber auf den Leistungsempfaenger".

EU OSS aus oesterreichischer Sicht

Die EU-OSS-Regelung gilt analog wie in Deutschland: 10.000 Euro Schwelle, Bestimmungslandprinzip, Quartalsmeldung. Anmeldung erfolgt in Oesterreich ueber FinanzOnline. Mehr zum Konzept (mit deutscher Perspektive, die fast 1:1 uebertragbar ist) im Leitfaden EU OSS.

Aufbewahrungsfristen

Geschaeftsbuecher, Belege und Rechnungen sind in Oesterreich 7 Jahre aufzubewahren (§ 132 BAO), bei Liegenschaftsgeschaeften 22 Jahre. Das ist kuerzer als die deutschen 10 Jahre. Dennoch empfehlen viele Berater, sich an die laengere Frist zu halten, wenn man auch deutsche Kunden bedient, oder einfach grosszuegig zu archivieren.

Sozialversicherung und Wirtschaftskammer

Anders als in Deutschland sind Selbststaendige in Oesterreich grundsaetzlich SVS-pflichtversichert (Sozialversicherungsanstalt der Selbststaendigen). Beitragssaetze etwa 27 % auf Bemessungsgrundlage, mit Mindest- und Hoechstbeitragsgrundlagen. Neue Selbststaendige (Werkvertrag, kein Gewerbeschein) sind unter SVS-Pflicht ab Ueberschreitung von Versicherungsgrenze. Gewerbescheinträger sind ab Beginn pflichtversichert.

Zusaetzlich besteht Wirtschaftskammer-Pflichtmitgliedschaft fuer alle Gewerbetreibenden, mit jaehrlichem Kammerbeitrag (Grundumlage plus Kammerumlage). Das ist kein USt-Thema, aber relevant fuer das Gesamtbild.

Praxisbeispiel: Webdesigner in Graz

Lukas fuehrt ein Webdesign-Studio in Graz, Jahresumsatz 58.000 Euro netto. Er ist regelbesteuert (ueber Kleinunternehmer-Schwelle), gibt vierteljaehrlich UStVA ab, hat UID ATU12345678. 80 % seiner Kunden sind oesterreichische GmbHs, 15 % deutsche und italienische Geschaeftskunden, 5 % Privatkunden in Oesterreich.

Auf den Rechnungen an oesterreichische Kunden weist er 20 % USt aus. Auf Rechnungen an deutsche und italienische Geschaeftskunden stellt er netto aus, vermerkt die UID-Nummern beider Seiten und schreibt "Reverse Charge, Steuerschuld geht ueber auf den Leistungsempfaenger". Die innergemeinschaftlichen Leistungen meldet er quartalsweise in der Zusammenfassenden Meldung.

Er hat keine Registrierkasse, weil seine Einnahmen ausschliesslich per Ueberweisung kommen. Er nutzt InvoiceFlow auf dem Smartphone, hat zwei Profile (eines fuer den Hauptbetrieb, eines fuer ein kleines Nebengewerbe Fotografie das er unter Kleinunternehmer fuehrt).

Stolpersteine

Stolperstein 1: UID-Nummer-Pflicht ab 10.000 Euro vergessen

Wer eine Rechnung ueber 10.000 Euro brutto an einen oesterreichischen Geschaeftskunden ausstellt ohne dessen UID, riskiert beim Empfaenger Probleme beim Vorsteuerabzug — und damit Beschwerden.

Stolperstein 2: Bareinnahmen unter dem RKSV-Radar

Wer als Friseur, Coach, Therapeut Bareinnahmen erzielt und denkt "das ist ja unter der Schwelle", sollte trotzdem rechnen: 15.000 Euro Jahresumsatz mit 7.500 Euro Bareinnahmen ist nicht viel. Schon ein voller Wochenmarkt im Sommer hebt einen ueber die Schwelle.

Stolperstein 3: Falscher Steuersatz

20 vs. 13 vs. 10 % sind nicht intuitiv. Beherbergung 13 %, Restaurantverzehr 10 % auf Speisen aber 20 % auf alkoholische Getraenke. Wer einen Catering-Auftrag mischt, muss die Saetze sauber trennen.

Stolperstein 4: ZM-Frist verpasst

Die Zusammenfassende Meldung fuer innergemeinschaftliche Leistungen ist monatlich (oder vierteljaehrlich wie UStVA) bis zum Monatsende der Folgeperiode faellig. Anders als UStVA ist sie eine eigene Meldung in FinanzOnline.

Stolperstein 5: Werkvertraege und SVS-Pflicht

Wer als "Neuer Selbststaendiger" ohne Gewerbeschein arbeitet (z.B. als IT-Freelancer im Werkvertrag), kann SVS-pflichtig werden, sobald er die Versicherungsgrenze ueberschreitet. Viele unterschaetzen das.

Stolperstein 6: Doppelte Registrierung als Kleinunternehmer

Wer in Deutschland und Oesterreich Umsaetze hat, kann nicht in beiden Staaten zugleich Kleinunternehmer sein. Die jeweiligen Schwellen werden im jeweiligen Land geprueft.

Wie InvoiceFlow oesterreichisch nutzbar ist

E-Rechnung in Oesterreich

Eine vergleichbare E-Rechnungspflicht wie in Deutschland gibt es in Oesterreich (Stand 2026) nicht generell, aber:

Wer regelmaessig mit oeffentlichen Auftraggebern arbeitet, sollte fruehzeitig auf das Peppol-Format oder ebInterface vorbereitet sein.

Praxis-Checkliste fuer Oesterreich

Schlusswort

Oesterreich ist fuer Selbststaendige ein angenehmes Land: drei MWST-Saetze, ein klar definiertes Kleinunternehmerregime, ein digitales Finanzamt mit FinanzOnline. Der Preis sind die zusaetzlichen Pflichten: SVS, Wirtschaftskammer, RKSV bei Bargeschaeft. Wer diese Themen am Anfang einmal sauber aufstellt, hat danach eine sehr funktionale Buchhaltungswelt. Wer sie ignoriert, lernt sie spaeter mit Strafzahlungen kennen.

Weiterlesen