Vom Stall in die Software: Wie ich als Tierarzt im Oberallgaeu meine Landwirts-Rechnungen mit InvoiceFlow loese

Von Dr. Florian Sutter, Tierarztpraxis Sutter - Oberallgaeu

- Lesedauer: 14 Minuten

Es war an einem Sonntagmorgen im Januar 2024, halb fuenf, minus achtzehn Grad, und ich stand in einem Milchviehstall in der Naehe von Sonthofen ueber einer Kuh mit Geburtsstoerung. Der Bauer, Hans, war seit Mitternacht auf den Beinen. Sein Sohn hielt mir die Stirnlampe. Wir haben das Kalb gerettet, die Kuh stabilisiert, ich war um neun zu Hause. Was an dem Tag nicht passiert ist: Die Rechnung schreiben. Was zwei Wochen spaeter passiert ist: Hans hat mir am Telefon gesagt, er habe noch keine Rechnung von mir, ob ich denn die Zeit fuer einen anderen Bauern habe und ihn vergessen. Ich hatte ihn nicht vergessen. Ich hatte ihn in einer Schublade, in einem handschriftlichen Notizbuch, das am Ende der Woche oder am Ende des Monats abgeschrieben werden sollte. Manchmal vier Wochen spaeter. Manchmal nie.

Mein Name ist Dr. Florian Sutter, ich bin Tierarzt im Oberallgaeu, mit Praxis in einem Dorf bei Immenstadt. Mein Hauptgeschaeft sind Milchviehbetriebe - kleine und mittlere Hoefe mit zwischen 20 und 80 Kuehen, dazu ein paar Pferdebesitzer, einige Schaf- und Ziegenhalter, gelegentlich ein Gnadenhof. Ich fahre ungefaehr 35.000 Kilometer im Jahr ueber Allgaeuer Strassen, viele davon im Winter, viele davon nachts. Diese Geschichte handelt davon, wie ich mein Rechnungs-Chaos in den Griff bekommen habe, ohne dabei aufzuhoeren, ein Tierarzt zu sein.

Was Tierarzt-Buchhaltung im laendlichen Raum bedeutet

Mein Praxisalltag ist nicht der einer Kleintierpraxis in einer Innenstadt. Ich habe zwar einen kleinen Behandlungsraum in der Praxis fuer Kleintiere, aber 80 Prozent meiner Zeit bin ich draussen - bei einem Bauern im Stall, neben einem Pferdefahrzeug bei einem Reiter, in der Schafweide bei einer Lammung. Ich rechne pro Einsatz nach der Gebuehrenordnung fuer Tieraerzte (GOT) ab, mit Wegegebuehr, Behandlungspositionen, Medikamentengabe, eventuellem Sonderaufschlag bei Sonntags- oder Nachteinsatz. Die GOT ist genau wie eine aerztliche Honorarordnung - bestimmte Leistungen sind festgelegt, aber die Praxis erlaubt Spielraum fuer den Einzelfall.

Das Hauptproblem fuer mich war nie die korrekte Abrechnung. Das Hauptproblem war die zeitliche Trennung zwischen Leistung und Rechnung. Wenn ich um vier Uhr morgens aus einem Stall komme, bin ich nicht in der Lage, danach eine Rechnung zu schreiben. Wenn ich von einem Einsatz zum naechsten fahre, fehlt mir die Zeit. Am Abend, wenn ich endlich am Schreibtisch sitze, habe ich oft schon nicht mehr alle Details prsaent. Ich vergesse, wieviel Oxytocin ich gebraucht habe. Ich vergesse, ob ich zwei oder drei Wegestrecken hatte. Die Rechnung wird ungenau - meistens zu meinem Nachteil.

Das alte System: Notizbuch und Sonntagabend

Bis Anfang 2024 habe ich folgendes gemacht: Jeden Einsatz mit einem Stift in ein A6-Notizbuch eingetragen - Datum, Bauer, Tier, Diagnose, ausgefuehrte Leistungen, eingesetzte Medikamente. Sonntagabend, wenn ich daheim war, habe ich die Woche zusammengefasst, Rechnungen in einem Word-Dokument geschrieben, ausgedruckt, in Briefumschlaege gesteckt, am Montag in den Postkasten geworfen. Das hat ungefaehr drei bis vier Stunden pro Sonntagabend gedauert. Wenn ein Wochenende voller Notfaelle war (Geburt, Verletzung, Atemnot), hat sich der Sonntagabend in die Woche verschoben. Wenn die Woche darauf wieder voll war, sind manche Rechnungen ueberhaupt nicht geschrieben worden.

Im Jahresbericht 2023 habe ich gesehen, dass meine durchschnittliche Tage-bis-Rechnung-Zahl bei 18 lag, manchmal bei 45 Tagen. Das war nicht professionell. Es war auch finanziell ein Problem - manche Leistungen bin ich nie bezahlt worden, weil ich sie schlicht vergessen hatte.

Warum es eine mobile Loesung sein musste

Ich habe bei einer Tagung des Bundesverbandes praktizierender Tieraerzte in Augsburg einen Vortrag ueber Digitalisierung in Landpraxen gehoert. Der Kollege, der vortrug, hat InvoiceFlow erwaehnt. Er hatte aehnliche Probleme - mobil, oft im Stall, oft offline. Er hat gezeigt, wie er nach jedem Einsatz die Rechnung am Smartphone fertig macht, noch im Auto bevor er zum naechsten Hof faehrt, und sie automatisch verschickt wird.

Ich habe es im Februar 2024 ausprobiert. Es war nicht trivial in der Einrichtung, weil meine Leistungsstruktur komplex ist, aber nach einem Wochenende war es so weit, dass ich es einsetzen konnte.

Mein Leistungskatalog - GOT-Positionen plus Anfahrt

Ich habe in InvoiceFlow einen ausgedehnten Katalog angelegt, der die wichtigsten GOT-Positionen umfasst. Beispiele:

Tierarzt-Leistungen unterliegen in der Regel dem Regelsteuersatz von 19 Prozent USt. Bei Medikamentenverkauf an den Tierhalter kommt ebenfalls 19 Prozent zur Anwendung. Die Konstellation ist einfacher als bei meiner befreundeten Imkerei (wo es 7- und 19-Prozent-Mischrechnungen gibt) - bei mir ist alles 19 Prozent.

Wie ein typischer Tag jetzt aussieht

Halb sechs, Anruf von Hans aus Sonthofen - eine Kuh hat ein Festliegen. Ich fahre los, 22 Kilometer Anfahrt durch das Illertal. Im Stall arbeite ich, behandle die Kuh, gebe Infusionen. Nach 75 Minuten ist sie stabil, kann aufstehen. Ich packe zusammen, gehe ins Auto.

Auf dem Beifahrersitz oeffne ich mein Smartphone. Im Kunden-Verzeichnis ist Hans gespeichert - Adresse, Telefonnummer, USt-IdNr (er ist regelbesteuerter Landwirt), interner Hinweis, dass er meist binnen 14 Tagen zahlt. Ich tippe an "Neue Rechnung", waehle Hans aus, fuege die Positionen hinzu: Allgemeine Untersuchung Rind, Behandlung Festliegen, Calcium-Infusion (Medikament), Wegegebuehr 22 Kilometer hin und 22 Kilometer zurueck. Dann tippe ich auf "Notfall-Aufschlag" und waehle "Sonntag" - die App rechnet 50 Prozent Aufschlag auf alle vorhandenen Positionen. Brutto-Summe ca. 285 Euro.

Ich pruefe die Rechnung, tippe auf "Speichern und Senden", die App schickt die PDF an Hans' E-Mail-Adresse. Wenn der Mobilfunk im Tal mal nicht da ist, speichert die App lokal und synchronisiert spaeter. Ich bin fertig - mit der Buchhaltung dieses Einsatzes. Sieben Minuten Aufwand, im Auto, mit warmer Heizung.

Notfall-Aufschlaege sauber dokumentiert

Die GOT erlaubt einen erhoehten Satz bei Notdienstzeiten - Sonntagseinsaetze, Nachteinsaetze, Feiertagseinsaetze. Frueher habe ich das oft vergessen oder zu pauschal gemacht. Mit InvoiceFlow habe ich einen automatischen Aufschlags-Mechanismus eingerichtet - wenn ich beim Erstellen der Rechnung "Notfall" markiere, wird der Aufschlag auf alle relevanten Positionen automatisch berechnet und auf der Rechnung transparent ausgewiesen ("zzgl. 50% Notdienstzuschlag gemaess GOT"). Der Bauer sieht, warum die Rechnung hoeher ist als bei einem Routine-Termin, und versteht es.

Offline-faehig in den Allgaeuer Taelern

Allgaeu klingt nach Idyll. Es ist auch oft Idyll. Aber die Mobilfunkversorgung in manchen Hochlagen oder in den engen Taelern bei Oberstaufen oder Bad Hindelang ist bescheiden. Ich habe Einsaetze auf Almen, wo ich ueberhaupt kein Netz habe. InvoiceFlow funktioniert komplett offline - ich kann den Kunden waehlen, Positionen erfassen, die Rechnung erstellen und speichern. Sobald ich talabwaerts fahre und wieder Empfang habe, sendet die App automatisch.

Diese Funktion hat fuer mich einen Riesenunterschied gemacht. Ich habe in den letzten 14 Monaten keine einzige Rechnung mehr vergessen, weil sie nicht zeitnah zum Einsatz erstellt wurde.

Mehrere Kunden-Kategorien, ein Profil

Im Gegensatz zu manchen Kollegen mit mehreren Geschaeftsfeldern fuehre ich nur ein Profil ("Tierarztpraxis Sutter"). Aber innerhalb dieses Profils habe ich Kunden-Kategorien angelegt: "Milchviehbetriebe", "Pferdebesitzer", "Schaf- und Ziegenhalter", "Kleintier-Praxis vor Ort", "Gnadenhof-Sponsoring". Das hilft mir bei der Auswertung: Wie viel verdiene ich pro Quartal pro Kategorie? Wo waechst es, wo schrumpft es?

In den letzten zwoelf Monaten habe ich gemerkt, dass die Milchviehbetriebe ca. 70 Prozent meines Umsatzes bringen, die Pferdebesitzer 20 Prozent, der Rest verteilt sich. Wenn ich Investitionen plane (neue Ausruestung, neue Personal-Stelle), kann ich gezielt planen. Mein Praktikant fuer Sommer 2026 wird sich vor allem den Milchviehbetrieben widmen, weil dort der Bedarf am groessten ist.

Wiederkehrende Rechnungen - Bestandsbetreuung

Drei meiner groessten Milchviehbetriebe haben mit mir einen Bestandsbetreuungsvertrag. Das heisst, ich komme jeden Monat oder alle 14 Tage zur Routine-Untersuchung - Reproduktion, Klauen, allgemeine Gesundheit. Dafuer gibt es eine monatliche Pauschale plus die Einzel-Behandlungen, die anfallen. Die Monatspauschalen sind als wiederkehrende Rechnungen eingerichtet - automatische Erstellung am ersten Werktag des Monats, ich pruefe und gebe frei. Die Einzel-Behandlungen erfasse ich nach jedem Einsatz, wie oben beschrieben.

Mein Dashboard zeigt mir, dass ich aus diesen drei Vertraegen einen MRR von ca. 1.800 EUR habe - planbarer Umsatz, der mich durch Monate ohne grosse Einsaetze traegt.

Beleg-OCR - die Apotheken-Rechnungen

Eine Tierarztpraxis kauft Medikamente und Verbrauchsmaterial in grossen Mengen. Ich habe drei Tierarzneimittel-Grosshaendler und einen Apotheken-Partner. Die Eingangsrechnungen kommen per Post oder PDF, frueher habe ich sie in einen Ordner gelegt und am Quartalsende sortiert. Mit der Beleg-OCR fotografiere ich die Eingangsrechnungen sofort beim Eintreffen - die App liest Lieferant, Datum, Betrag, USt-Aufteilung aus, ich kategorisiere mit einem Tipp (Medikamente, Verbrauchsmaterial, Fahrzeug, Ausruestung).

Pruefungen - was ich gelernt habe

Im November 2024 hatte ich eine Aussenpruefung des Finanzamts. Es war eine reine Sachverhaltspruefung wegen einer Auffaelligkeit bei meiner Vorsteuerstaffel. Der Pruefer hat zwei Tage in meinem kleinen Bueroraum verbracht. Mit den GoBD-konform abgelegten Rechnungen und Belegen aus InvoiceFlow hat die Pruefung am zweiten Tag um die Mittagszeit geendet. Der Pruefer hat mir gesagt: "Herr Doktor, das ist die sauberste Tierarztpraxis-Buchhaltung, die ich seit Jahren gesehen habe." Es ergab sich keine Beanstandung.

Was ich am InvoiceFlow noch besonders schaetze

Die Trennung zwischen Patient (Tier) und Rechnungs-Empfaenger (Halter). Manche Hoefe haben mehrere Halter (GbR, Familienverband, Mutter und Sohn-Konstellation), und die Rechnung muss an die juristische Person gehen, waehrend die Behandlungs-Dokumentation am Tier haengt. InvoiceFlow erlaubt mir, das ueber Notizfelder klar zu trennen.

Die mehrsprachige Faehigkeit. Ich habe einen Pferdebesitzer aus Italien, der seine Pferde im Allgaeu stehen hat. Ich erstelle seine Rechnungen mit deutschsprachigem Inhalt, aber in italienischer Sprache - die Software unterstuetzt PDF-Generierung in der Empfaenger-Sprache, mit korrekt uebersetzten Standard-Texten ("Rechnung", "Faelligkeit", "MwSt-Hinweis" usw.).

Die Anzahlungen bei Operationen. Wenn ich eine geplante Operation an einem Pferd vornehme (was selten ist, aber vorkommt), kassiere ich eine Anzahlung vor dem Termin. Die Software erstellt eine Proforma-Rechnung ueber die Anzahlung, die nach Verrechnung in der Schlussrechnung ausgewiesen wird.

Was sich fuer mich aendert hat

Meine durchschnittliche Zeit zwischen Einsatz und Rechnung liegt heute bei unter 24 Stunden - meistens bei null Stunden, weil ich die Rechnung im Auto fertig stelle. Meine durchschnittliche Tage-bis-Zahlung sind von 26 Tagen auf 11 Tage gesunken, weil die Rechnungen frueher beim Bauern landen und Erinnerungen automatisch gehen. Mein Jahresumsatz ist um zwoelf Prozent gestiegen, davon schaetze ich, dass drei bis vier Prozent darauf zurueckzufuehren sind, dass ich keine Einsaetze mehr vergesse abzurechnen.

Mein Sonntagabend gehoert nicht mehr der Buchhaltung. Ich verbringe ihn mit meiner Familie. Manchmal lese ich. Manchmal schlafe ich frueh, weil der Anruf um halb fuenf wahrscheinlich kommt.

Was ich anderen Landtieraerzten mitgebe

Ich werde noch lange Naechte im Stall verbringen. Aber ich werde nie wieder einen Bauern haben, der mich anruft und fragt, ob ich seine Rechnung vergessen habe.

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