Zwischen Krankenkasse und Privatpatient: Wie wir bei Pflegedienst Albrecht in Essen Monatsrechnungen mit InvoiceFlow strukturieren

Von Katrin Albrecht, Pflegedienst Albrecht - Essen Rueettenscheid

- Lesedauer: 14 Minuten

Ein ambulanter Pflegedienst lebt von dreierlei: Pflegekraefte, die ihre Arbeit lieben - oder zumindest gut machen. Patientinnen und Patienten, die uns vertrauen und ihre Tueren oeffnen. Und eine Buchhaltung, die zwei vollkommen unterschiedliche Welten verbindet - die Welt der Krankenkassen-Abrechnung und die Welt der Privatpatienten-Rechnung. Wer eines dieser drei nicht hinbekommt, kann zumachen. Wir haben das letzte am laengsten unterschaetzt.

Mein Name ist Katrin Albrecht. Ich fuehre den Pflegedienst Albrecht in Essen-Rueettenscheid, gegruendet 2009 von meiner Mutter, ich bin 2017 eingestiegen und habe 2022 die Geschaeftsfuehrung uebernommen. Wir haben 21 fest angestellte Pflegekraefte, dazu vier Auszubildende, und betreuen aktuell 87 Patientinnen und Patienten in einem Radius von etwa 6 Kilometern um die Essener Innenstadt. Diese Geschichte handelt davon, wie wir unsere Rechnungsstellung in den Griff bekommen haben - was bei Pflegediensten alles andere als trivial ist.

Die zwei Welten der Pflegeabrechnung

Wer noch nie in einem Pflegedienst gearbeitet hat, ahnt nicht, wie kompliziert die Rechnungsstellung ist. Wir haben drei grundsaetzlich verschiedene Faelle:

  1. Reine Kassenleistung: Die Pflegekasse uebernimmt die Leistung vollstaendig - meist Patienten in den Pflegegraden 2 bis 5 mit Pflegesachleistungen nach SGB XI. Die Abrechnung laeuft ueber die Datentraegeraustausch-Schnittstelle (DTA) direkt mit den Kassen. Hier ist InvoiceFlow nur am Rande beteiligt - die Hauptarbeit liegt in unserem Pflegedienst-Verwaltungs-System.
  2. Eigenanteile bei Kassenleistung: Die Kasse zahlt einen Teil, der Patient (oder die Angehoerigen) einen Eigenanteil. Diese Rechnungen muessen wir selbst stellen - an die Familie, mit Bezug auf den Vorgang, mit USt-Behandlung je nach Leistungsart.
  3. Reine Privatleistung: Patienten, die unsere Dienstleistung als Selbstzahler beauftragen - etwa zusaetzliche Stunden Begleitung, Hauswirtschafts-Leistungen, Demenz-Betreuung ueber den Kassenrahmen hinaus. Diese Rechnungen sind klassische B2C-Rechnungen mit USt-Ausweis.

Bis 2023 haben wir alle drei Faelle ueber unser Pflegedienst-Verwaltungs-System abgewickelt - das aber fuer Punkt 2 und Punkt 3 nicht gut geeignet ist. Die Rechnungen, die das System ausspuckte, waren formal nicht sauber genug, das Layout war altmodisch, der USt-Ausweis war manchmal nicht korrekt. Wir hatten regelmaessig Rueckfragen von Familienmitgliedern, die mit ihrem Steuerberater versuchten, die Pflegekosten als aussergewoehnliche Belastung geltend zu machen, und die Rechnungs-Form nicht akzeptiert wurde.

Die USt-Frage bei Pflegeleistungen

Pflegeleistungen sind nach Paragraf 4 Nummer 16 UStG in vielen Faellen umsatzsteuerfrei - aber eben nicht in allen. Reine Grundpflege und Behandlungspflege ist steuerfrei. Hauswirtschaftsleistungen sind teilweise steuerfrei, teilweise nicht. Reine Service-Leistungen (zum Beispiel Einkaufen ohne pflegerischen Bezug, Begleitung zum Friseur ohne pflegerische Notwendigkeit) sind in der Regel steuerpflichtig mit 19 Prozent.

Auf einer Privatrechnung an einen Angehoerigen kann es passieren, dass drei Positionen drauf stehen, von denen eine steuerfrei und zwei steuerpflichtig sind. Mein Steuerberater hat mir 2022 ausdruecklich gesagt: "Frau Albrecht, das muessen Sie korrekt trennen. Sonst werden Sie bei einer Pruefung Schwierigkeiten bekommen."

Warum wir InvoiceFlow eingefuehrt haben - und wo nicht

InvoiceFlow loest nicht unsere Kassenabrechnung (Punkt 1 oben). Das braucht spezielle Pflege-Software mit DTA-Schnittstelle. Aber InvoiceFlow loest exzellent Punkt 2 (Eigenanteile) und Punkt 3 (Privatleistungen) - und das war fuer uns ein wachsendes Volumen.

Wir haben Anfang 2024 entschieden, fuer den nicht-Kassen-Bereich auf InvoiceFlow umzusteigen. Unsere Pflege-Software macht weiter die DTA-Abrechnung. InvoiceFlow uebernimmt alle Rechnungen, die an Privatpersonen gehen - Familienangehoerige, Selbstzahler, Privatversicherer.

Wie wir es eingerichtet haben

Ein Geschaeftsprofil "Pflegedienst Albrecht GmbH", mit Adresse Rueettenscheid, USt-IdNr, Bankverbindung, IK-Nummer (die unseren Pflegedienst eindeutig identifiziert). Unser Logo - ein stilisiertes Herz mit zwei Haenden - in den geforderten Variationen.

Der Leistungskatalog ist umfangreich:

Jede Position hat den korrekten USt-Status hinterlegt. Wenn ich eine Rechnung mit mehreren Positionen erstelle, wird der Gesamtbetrag automatisch nach Steuersaetzen aufgesplittet ausgewiesen.

Eine typische Monatsrechnung

Frau M., 84 Jahre, Pflegegrad 3, wohnt allein in einer Wohnung in der Naehe der Margarethenhoehe. Die Pflegekasse uebernimmt die regulaere Pflegesachleistung. Ihr Sohn (in Muenchen lebend) hat zusaetzlich gebucht: dreimal pro Woche Hauswirtschaftsleistungen je zwei Stunden, einmal pro Woche Demenz-Betreuung am Nachmittag drei Stunden, Begleitung zum Augenarzt einmal pro Monat.

Die Kassenabrechnung laeuft separat. Die Privatleistungen rechne ich monatlich an den Sohn ab - er erhaelt eine Rechnung in InvoiceFlow mit:

Diese Rechnung wird automatisch am ersten Werktag des Folgemonats generiert (wiederkehrender Vorgang), mit der detaillierten Einsatzliste aus unserer Pflege-Software verknuepft (Datum und Uhrzeit jedes Einsatzes), und an den Sohn per E-Mail mit unserer Standard-Vorlage versendet. Er kann die Rechnung seinem Steuerberater geben, der die Hauswirtschaftsleistung als haushaltsnahe Dienstleistung absetzen kann.

Wiederkehrende Rechnungen mit Detail-Anpassung

Wir haben aktuell 47 Patientinnen und Patienten, fuer die wir monatliche Privatrechnungen stellen. Das ist eine Mischung aus Stamm-Vorlagen (die immer gleich sind) und monatlich anzupassenden Vorgaengen (wo Einsaetze ausgefallen sind, zusaetzliche Einsaetze stattgefunden haben, Sonderdienste hinzugekommen sind).

Die wiederkehrenden Rechnungen werden automatisch generiert, aber wir gehen vor dem Versand durch jede einzelne - in der Pflege ist Genauigkeit alles, und ein Patient, der falsch berechnet wird, ist ein Patient, der das Vertrauen verliert. Mit InvoiceFlow gehen wir am ersten Werktag des Monats durch alle 47 wiederkehrenden Rechnungen, gleichen sie mit den tatsaechlichen Einsaetzen aus der Pflege-Software ab, korrigieren falls noetig, und versenden. Das dauert ungefaehr drei Stunden fuer die ganze Monatsrechnung - frueher waren es ein bis zwei volle Arbeitstage.

Privatversicherung - die kleine, aber komplexe Untergruppe

Etwa zwoelf unserer Patientinnen und Patienten sind privat krankenversichert. Hier rechnen wir auf Basis der Pflegegrad-Eintrufung der Privatversicherung ab, was wieder eigene Formvorschriften hat. InvoiceFlow erlaubt uns, fuer diese Gruppe eine eigene Vorlagen-Variante zu nutzen mit den erforderlichen Angaben (Versichertennummer, Versicherungs-Bezeichnung, Bezug auf den Tarif). Die Rechnung geht an die Familie, die sie bei ihrer Privatversicherung einreicht.

Verhinderungspflege - der buerokratische Sondervorgang

Verhinderungspflege ist ein Anspruch des Patienten gegen seine Pflegekasse, der eingelost werden kann, wenn die regulaere Pflegeperson (oft die Tochter, der Ehemann) zeitweise verhindert ist - Urlaub, Krankheit. Wir koennen dann fuer einen begrenzten Zeitraum eine erweiterte Betreuung uebernehmen, die ueber die regulaere Pflegesachleistung hinausgeht. Die Familie bekommt die Erstattung aus dem Verhinderungspflege-Budget.

Wir rechnen den Verhinderungspflege-Einsatz direkt an die Familie ab, mit einer Rechnung, die explizit als "Leistung im Rahmen der Verhinderungspflege nach SGB XI" beschriftet ist. Die Familie reicht die Rechnung bei der Pflegekasse zur Erstattung ein. InvoiceFlow erlaubt uns, dafuer eine eigene Layout-Variante mit den notwendigen Pflichtfeldern zu nutzen.

Zahlungseingang - Ueberweisung als Standard

Die meisten unserer Privatzahler-Familien zahlen per Ueberweisung. Wir bieten auf jeder Rechnung einen QR-Code zur SEPA-Ueberweisung an, der das Bezahlen einfacher macht - besonders fuer aeltere Angehoerige, die per Online-Banking arbeiten und nicht alle Daten abtippen wollen. Seit der Einfuehrung dieses QR-Codes ist die durchschnittliche Tage-bis-Zahlung von 21 auf 12 Tage gesunken.

Dashboard - wo stehen wir

Mein Dashboard zeigt mir:

Diese Zahlen sind fuer mich als Geschaeftsfuehrung wichtig, weil sie die Stabilitaet unseres Betriebs zeigen. Wir koennen mit dem MRR planen, wieviel Personal wir vorhalten muessen, wieviel Spielraum wir fuer Investitionen haben.

Backup und Datenschutz

Pflege-Daten sind hochsensibel. Wir nutzen die Backup-Funktion regelmaessig, um die Rechnungs-Daten lokal zu sichern. Patientendaten als solche (Diagnosen, Pflege-Dokumentation) liegen in unserer geschuetzten Pflege-Software auf Servern in Deutschland. InvoiceFlow enthaelt nur die abrechnungsrelevanten Daten - Name, Adresse, Leistung, Betrag. Auch das ist sensibel, aber weniger als die volle Pflege-Akte.

Was sich fuer uns aendert hat

Seit der Umstellung auf InvoiceFlow (Februar 2024) haben wir keine einzige Rueckfrage von Steuerberatern unserer Familienangehoerigen mehr gehabt. Die Rechnungen sind formal sauber, die USt-Trennung ist transparent, das Layout ist professionell. Unser Personalaufwand fuer die Privatabrechnung ist von zwei Tagen pro Monat auf ungefaehr einen halben Tag gesunken. Die Liquiditaet ist verbessert, weil Zahlungen schneller kommen.

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