IT-Berater Wien: Stunden, Retainer, Pauschalprojekt – ein Modell für EU-B2B

Wie ein IT-Consultant aus dem siebten Wiener Bezirk drei Abrechnungsmodelle gleichzeitig fährt, Kunden in Deutschland, Tschechien und der Schweiz hat, und mit dem österreichischen Finanzamt im Frieden lebt.

Büro am Spittelberg, Kunden in vier Ländern

Florian Steiner ist 41, IT-Architekt mit Spezialisierung auf Cloud-Migration und Identity Management, sitzt mit seinem Einmann-Unternehmen Steiner Tech Consulting in einem Altbaubüro am Spittelberg in Wien-Neubau. Seine Kunden 2026: eine Versicherung in Wien (Retainer), eine Bank in München (Pauschalprojekt), ein Krankenhaus in Prag (Stundenabrechnung), ein Logistik-Mittelständler in Zürich (Mischung). Vier Länder, vier USt-Regime, drei Abrechnungsmodelle – und alles wird über eine einzige App gefahren.

„Ich hab' jahrelang mit dem österreichischen Standardprodukt gearbeitet", sagt Florian. „Aber sobald die Hälfte der Rechnungen ins Ausland ging, wurde es kompliziert. Reverse Charge richtig setzen, UID prüfen, in der MIAS-Datenbank überprüfen, dann ZM melden – das war jedes Quartal ein Albtraum."

Drei Abrechnungsmodelle parallel

Modell 1: Stundenabrechnung mit Timer

Für das Krankenhaus in Prag arbeitet Florian projektbasiert mit Zeiterfassung. Er hat in InvoiceFlow einen Zeiterfassungs-Timer, den er per Tap startet und stoppt. Jede Session ist mit einem Projekt-Tag versehen (z.B. „Identity-Mig Prag"), die Dauer rundet er auf 15-Minuten-Schritte. Am Monatsende exportiert er die Zeiteinträge des Krankenhauses als Stundenliste – mit Datum, Beschreibung, Dauer, Stundensatz (125 €) – direkt in eine Rechnungsposition. Er prüft, er schickt.

Das Krankenhaus bekommt eine Rechnung mit detaillierter Stundenaufstellung (in Deutsch und Englisch parallel, weil die tschechische Buchhaltung Englisch lesen kann, der medizinische Bereich aber Deutsch bevorzugt – Erbe des K.u.K.-Wien-Prag-Verkehrs). Bilinguale Produktnamen in InvoiceFlow lösen das.

Modell 2: Retainer

Die Wiener Versicherung zahlt einen monatlichen Retainer von 4.800 € netto (UID vorhanden, normale USt 20 % weil innerösterreichisch). Dafür ist Florian bis zu 24 Stunden im Monat verfügbar. Recurring verrechnet das automatisch am 1. jedes Monats. Wenn Florian in einem Monat über die 24 Stunden hinaus arbeitet, fügt er die Mehrstunden als Extra-Position zur Recurring-Rechnung hinzu – das geht in InvoiceFlow direkt aus der Schedule heraus, ohne separate Rechnung.

Modell 3: Pauschalprojekt mit Meilensteinen

Die Münchner Bank hat ein Cloud-Migrationsprojekt mit Florian für 38.000 € netto vereinbart, aufgeteilt in vier Meilensteine: Kickoff 25 %, Architektur-Freigabe 25 %, Pilot live 25 %, Final Cutover 25 %. Jeder Meilenstein wird beim Erreichen als Teilrechnung (Akontorechnung) gestellt. In InvoiceFlow hängen die vier Rechnungen am selben Projekt-Datensatz, der Restwert ist immer sichtbar, am Ende stimmt die Summe.

Bei deutschen B2B-Kunden mit gültiger USt-IdNr. gilt Reverse Charge: Florian stellt netto in Rechnung, weist die Übergang der Steuerschuldnerschaft aus (mit Standardtext: „Reverse Charge – Steuerschuldumkehr nach Art. 196 MwStSystRL"), und überträgt die Beträge in die quartalsweise ZM (Zusammenfassende Meldung) ans österreichische Finanzamt.

UID-Prüfung: einmal richtig, immer ruhig

Ein Detail, das viele unterschätzen: Bei B2B-Rechnungen ins EU-Ausland muss die UID des Kunden gültig und im MIAS-System verifiziert sein. Wenn nicht, ist die Reverse-Charge-Anwendung nicht zulässig, und das Finanzamt rechnet später nach – mit Verzugszinsen.

InvoiceFlow prüft die UID des Kunden bei der Anlage gegen MIAS und zeigt das Ergebnis an („verifiziert 14.03.2026"). Florian hat die Routine, jedes Jahr im Januar alle aktiven Kunden-UIDs neu zu validieren – die App macht das in einem Stapeldurchlauf, gibt eine Liste der ungültigen Nummern, Florian klärt diese Fälle.

ZM und U30 / U13: was Florian quartalsweise tut

In Österreich sind die Voranmeldungs- und Meldepflichten:

InvoiceFlow exportiert die Quartalsumsätze nach Kunden und Land sortiert, Florian überträgt in die ZM. Zehn Minuten Arbeit, einmal pro Quartal.

Der Schweizer Kunde: kein EU-Reverse-Charge, sondern Drittland

Der Züricher Logistik-Mittelständler ist kein EU-Fall, sondern Drittland. Florian stellt netto in Rechnung mit dem Hinweis „nicht steuerbarer Umsatz – Leistungsort Drittland". Der Schweizer Kunde zieht ggf. MWST-Bezugsteuer in der Schweiz (das ist nicht Florians Problem). In InvoiceFlow ist der Kunde als Drittland-B2B markiert, der korrekte Hinweistext erscheint automatisch.

Zusätzlich verrechnet Florian in CHF, weil der Kunde das wünscht. Die Mehrwährungsfunktion mit per-Rechnung Kurs-Locking dokumentiert den Wechselkurs am Rechnungstag (EZB-Referenzkurs), der Betrag in EUR für die ATR-Buchhaltung wird parallel ausgewiesen. Wenn der CHF-EUR-Kurs zwischen Rechnungstag und Zahlungseingang schwankt – und das tut er regelmäßig –, ist klar dokumentiert, welcher Kurs für die Steuerverbuchung gilt. Kursdifferenzen verbucht Florian separat.

Was, wenn der Kunde keine UID hat?

Florian hat einen Sonderfall: ein deutscher Privatkunde (ein Hobbyfilmer, der ein NAS-Setup brauchte) ohne USt-IdNr. Bei B2C-Leistungen ins EU-Ausland gilt nicht Reverse Charge, sondern österreichisches Steuerrecht – Florian stellt mit 20 % AT-USt in Rechnung (oder, bei elektronisch erbrachten Leistungen über bestimmte Schwellen, über OSS in Deutschland mit deutscher USt). Florian liegt unter der OSS-Schwelle und stellt mit AT-USt.

InvoiceFlow erkennt den B2C-Fall am fehlenden UID-Feld und stellt automatisch das österreichische Regime ein. Florian muss nichts manuell konfigurieren.

Mehrere Geschäftsprofile? Florian hat zwei

Steiner Tech Consulting ist sein Hauptprofil. Daneben betreibt er als Hobby einen kleinen Online-Shop für Linux-T-Shirts (gemeinsam mit einem Freund in Brünn), für den er ein zweites Geschäftsprofil angelegt hat – andere Bankverbindung, anderer Rechnungsnummernkreis, andere optische Aufmachung. Beide Profile sind in einer App, Wechsel mit zwei Taps.

Was bei einer Betriebsprüfung passieren würde

Florian hatte 2022 eine Außenprüfung. Damals war seine Buchhaltung in Excel + Word + einer zwei Jahre alten Buchhaltungssoftware verteilt. Die Prüfung dauerte vier Tage und kostete ihn (Nerven und Honorar des Steuerberaters) rund 3.500 €. Seit der Umstellung auf InvoiceFlow Anfang 2024 hat er die volle Belegkette, GoBD-konform (für DE) bzw. BAO-konform (für AT) gespeichert, mit revisionssicherer Speicherung, Versionskontrolle, exportfähigen Datev-/RZL-Formaten. Sein Steuerberater meinte beim letzten Termin: „Falls sie nochmal kommen, sind wir in zwei Stunden durch."

Konkrete Vorteile, die Florian misst

Was Florian Kollegen empfiehlt

„Erstens: Akzeptiert, dass EU-B2B kompliziert ist, und nehmt ein Tool, das das wegabstrahiert. Zweitens: Trennt eure Modelle (Stunden, Retainer, Pauschal) nicht in verschiedene Tools, sondern in verschiedene Workflows im selben Tool. Drittens: UID-Prüfung einmal im Jahr ist Pflicht, nicht Kür. Viertens: Erfasst Stunden, während ihr arbeitet, nicht freitags abends aus dem Kopf."

Eine Anekdote aus dem Spittelberg

Florian erzählt: „Im letzten November war ich in Prag beim Krankenhaus. Abends zurück im Hotel, ich öffne die App, sehe: 7,5 Stunden erfasst heute, korrekter Stundensatz, Beschreibung schon eingetragen (Identity Migration Phase 2), Projekt-Tag richtig. Ich tippe auf Rechnung erstellen, das System erstellt eine Rechnung über die Wochenstunden – und vom Schreibtisch im Spittelberg würde das exakt genauso aussehen. Genau dort wollte ich hin: ein Werkzeug, das mich nicht zwingt, jedes Detail neu zu denken."

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