Frankfurter Rechtsanwältin: Fremdgeldkonten, RVG, Mandanten-Matter-Tracking sauber führen

Wie eine Familienanwältin in Sachsenhausen 140 aktive Mandate, drei Fremdgeldkonten und ein BORA-konformes Buchungssystem nebeneinander führt – ohne den Überblick zu verlieren.

Kanzlei in der Schweizer Straße

Dr. Friederike Lechner ist 46, promovierte Juristin (LMU München), seit 2014 als Rechtsanwältin zugelassen, Schwerpunkte Familienrecht und Erbrecht. Sie führt eine kleine Kanzlei in der Schweizer Straße in Frankfurt-Sachsenhausen, gegenüber dem Café Sugar Mama, mit zwei Mitarbeiterinnen (eine Rechtsanwaltsfachangestellte, eine Studentische Hilfskraft) und einer Kollegin in Bürogemeinschaft (Strafrecht). Aktuell führt Friederike 140 aktive Mandate, dazu 30–40 abgeschlossene Mandate aus dem Vorjahr, bei denen noch Akten und Forderungen offen sind.

„Anwaltsbuchhaltung ist nicht wie normale Selbstständigkeit", sagt sie. „Wir haben Mandantengelder auf dem Tisch. Wir haben Vorschüsse, die nicht zu unserem Geld werden. Wir haben das RVG, das uns vorschreibt, wann wir wie viel verlangen dürfen. Wer das nicht richtig macht, riskiert die Zulassung."

Fremdgeldkonten: das anwaltliche Drei-Konten-Modell

Nach § 4 BORA (Berufsordnung Rechtsanwälte) müssen Fremdgelder (Mandantengelder) getrennt vom eigenen Vermögen auf einem speziellen Anderkonto (Fremdgeldkonto) verwahrt werden. Friederike hat drei solche Konten:

Daneben hat sie zwei eigene Geschäftskonten: das Hauptkonto (eigenes Honorar) und ein Sparkonto für Steuerrücklagen.

Die Buchhaltungs-Herausforderung

Wenn Friederike für eine Erbschaftsmandantin einen Betrag von 28.000 € aus einer Lebensversicherung einzieht, landet das Geld auf Anderkonto 1. Es ist nicht ihr Geld. Es ist das Geld der Mandantin. Friederike kann davon ihre Honorarforderung verrechnen (sofern vorher schriftlich vereinbart), den Rest muss sie an die Mandantin auszahlen. Diese Bewegung muss nachvollziehbar dokumentiert sein – nicht nur für die Mandantin, sondern für eine eventuelle Aktenkontrolle der Rechtsanwaltskammer Frankfurt.

In InvoiceFlow hat Friederike pro Mandat (Matter) einen Datensatz mit Fremdgeld-Saldo. Wenn ein Betrag auf Anderkonto 1 eingeht, wird er diesem Matter zugeordnet (per Verwendungszweck mit Mandanten-Code oder manuell). Der Matter-Saldo ist jederzeit sichtbar: 28.000 € eingegangen am 14.03.2026, Honorarverrechnung 4.200 € am 18.03., Auszahlung an Mandantin 23.800 € am 19.03., Saldo 0.

RVG: warum Rechnungen für Anwälte anders sind

Das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) regelt die anwaltliche Vergütung. Es kennt verschiedene Gebührentatbestände (Verfahrensgebühr, Terminsgebühr, Einigungsgebühr, Vergleichsgebühr) und stellt klar, wann eine Rechnung erstellt werden darf: erst nach Mandatsbeendigung, oder bei vorheriger schriftlicher Vereinbarung (Vorschussvereinbarung) auch früher.

Friederike arbeitet überwiegend mit Vorschüssen: zu Mandatsbeginn wird ein Vorschuss vereinbart (typischerweise 30 % der voraussichtlichen Gebühren), bei Fortschreiten weitere Vorschüsse, am Ende eine Schlussrechnung, die alles konsolidiert.

Auslagen vs. Honorar: getrennt ausweisen

Auslagen (Gerichtskosten, Notargebühren, Reisekosten, Kopierkosten nach RVG-VV) müssen getrennt vom Honorar in der Rechnung ausgewiesen werden. USt 19 % fällt nur auf das Honorar und einen Teil der Auslagen an (Kopier-Pauschalen), nicht auf durchlaufende Posten (Gerichtskosten – das ist Auslage des Mandanten, kein eigener Umsatz). InvoiceFlow erlaubt Friederike, im Produktkatalog zwischen „Honorar (USt 19%)", „Kopiekosten (USt 19%)" und „Durchlaufender Posten (keine USt)" zu unterscheiden. Die Rechnung wird automatisch sauber strukturiert.

Mandanten-Matter-Tracking: das Herzstück

Jedes Mandat (Matter) ist in InvoiceFlow ein eigener Datensatz mit:

Bei jedem Mandanten-Termin notiert Friederike die geleistete Zeit (per Timer). Bei jeder Schriftsatzerstellung ebenso. Am Mandatsende wird daraus die RVG-Schlussrechnung mit detaillierter Stundenaufstellung gebaut.

Vorschussrechnung: ein Sonderdokument

Vorschussrechnungen sind in InvoiceFlow ein eigener Dokumenttyp, ähnlich der Anzahlungsrechnung in anderen Branchen. Sie weisen aus, dass es sich um einen Vorschuss handelt (mit Verweis auf die Vorschussvereinbarung), USt wird auf den Vorschussbetrag berechnet. In der Schlussrechnung werden alle Vorschüsse verrechnet, USt wird nur auf den Restbetrag fällig (mit Hinweis auf die schon dokumentierten Vorschuss-USt).

Die monatliche USt-Voranmeldung

Friederike macht monatliche USt-Voranmeldungen. Wichtig: Sie versteuert nach Soll-Besteuerung (Besteuerung nach vereinbarten Entgelten), nicht nach Ist-Besteuerung. Das heißt: Die USt wird bei Rechnungsstellung fällig, nicht erst beim Zahlungseingang. Bei einer Anwältin mit hohen Forderungssummen kann das Liquiditätsdruck erzeugen.

InvoiceFlow gibt ihr in der Soll-Besteuerungsansicht den korrekten Voranmeldungswert. Bei großen Schlussrechnungen plant sie die USt-Belastung ein, hält Rücklagen auf dem Sparkonto.

Eine Mandatsabwicklung in InvoiceFlow

Ein konkreter Fall: Mandantin K. (Scheidung), Mandatseröffnung Januar 2026. Vorschussvereinbarung über 3.000 €, gezahlt am 18.01. Im Februar erste Zwischenanhörung – 4,5 Stunden Vorbereitung, Termin, Nachbereitung. Im März Schriftsatzaustausch (8 Stunden). Im Mai mündliche Verhandlung (4 Stunden inklusive Anreise zum AG Frankfurt). Friederike hat ihre Zeiterfassung detailliert geführt. Im Juni Mandatsende durch Vergleich. Schlussrechnung: 4.850 € Honorar (RVG-konform berechnet), 320 € Auslagen, USt 19 %, Vorschuss von 3.000 € verrechnet.

Die Schlussrechnung wird in InvoiceFlow generiert, geht per Email mit signiertem PDF an Mandantin K. Sie zahlt drei Tage später, weil das System für sie verständlich aufgebaut ist (alle Gebührentatbestände nach RVG mit Verweisen).

Was ein Fremdgeld-Audit der RAK kostet (an Zeit)

Die Rechtsanwaltskammer prüft turnusmäßig die Fremdgeldkonten. Friederike hatte 2023 eine solche Prüfung. Damals war ihr System: ein Excel-Sheet pro Anderkonto, eine separate Mandantenliste, viel manuelle Abstimmungsarbeit. Die Prüfung dauerte zwei Tage und kostete ca. 2.500 € (Honorar der Steuerberatung für Vorbereitung, eigene Stunden).

Seit der Umstellung auf InvoiceFlow Anfang 2025 ist jeder Fremdgeld-Saldo pro Matter live im System. Ein Audit würde heute in zwei Stunden ablaufen.

Kollegin in Bürogemeinschaft: separates Profil

Friederikes Kollegin (Strafrecht) ist nicht ihre Partnerin, sondern in Bürogemeinschaft. Steuerlich und buchhalterisch getrennt, aber gleiches Sekretariat. In InvoiceFlow ist sie als zweites Geschäftsprofil angelegt – andere Kanzlei-USt-IdNr., andere Bankverbindung, andere Mandantenliste, andere Rechnungsnummern. Die Sekretärin wechselt zwischen den Profilen mit zwei Taps. Mandantendaten bleiben sauber getrennt.

Belege: 200 Auslagen-Belege pro Jahr

Gerichtskosten-Quittungen, Notar-Belege, Kopier-Kosten von Krankenhausakten (für Verkehrsunfall-Mandate), Reisekosten zu auswärtigen Terminen. Friederike scannt diese Belege direkt nach Mandatsereignis, ordnet sie dem Matter zu, die OCR liest die wichtigsten Felder. In der Schlussrechnung erscheinen sie als Auslagen-Positionen, mit Belegnummer-Verweis. Bei einer Mandantin-Anfrage „Welche Auslagen hatte ich?" – Tippen, alle Belege sichtbar, PDF auf Wunsch.

Zahlen aus der Kanzlei

Was Friederike Kolleginnen empfiehlt

„Erstens: Trennt euer Fremdgeld ab dem ersten Tag konsequent. Es ist nicht euer Geld, es darf nicht in euren Cashflow rutschen. Zweitens: Matter-Tracking ist nicht optional, es ist die Grundlage saubereren Arbeitens. Drittens: RVG verstehen ist kein einmaliger Akt, sondern eine Lebenshaltung. Viertens: Wer mit Vorschuss arbeitet, schläft besser."

Eine Sachsenhäuser Reflexion

Friederike erzählt: „Vor zwei Jahren hatte ich eine Mandantin, die fragte: Wo ist eigentlich genau das Geld, das mein Mann auf Ihr Konto überwiesen hat? Ich hatte damals eine bange Sekunde – das Geld lag auf Anderkonto 1, aber ich musste in drei Systemen nachschauen, bevor ich ihr klar antworten konnte. Heute kann ich am Tablet zwei Taps machen und sage: Hier ist Ihr Geld, hier sind die Bewegungen, hier ist Ihre Honorarverrechnung, hier ist der Restbetrag. Zehn Sekunden. Das ist nicht Komfort. Das ist Berufsausübung."

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