Sechs Monate Vollgas, sechs Monate Pause: Wie wir bei Gelateria Marchetti in Nuernberg die Saison-Buchhaltung mit InvoiceFlow im Griff haben

Von Giulia Marchetti-Brendel, Gelateria Marchetti - Nuernberg Lorenzer Altstadt

- Lesedauer: 14 Minuten

Wenn man in Nuernberg eine Eisdiele fuehrt, lebt man in zwei Welten. Von Ostern bis Mitte Oktober: Schlange vor der Tuer, jeden Tag, manchmal bis Mitternacht. Vom 20. Oktober bis Karwoche: dunkle Fenster, leere Strasse, der Wind faegt um die Lorenzkirche, und man fragt sich, ob es das Geschaeft im naechsten Jahr noch geben wird. Mein Name ist Giulia Marchetti-Brendel. Mein Grossvater Tomaso ist 1968 aus dem Cadore nach Nuernberg gekommen, hat zwoelf Sorten Eis, einen alten Wagen und keinen Plan mitgebracht. Heute fuehre ich die dritte Generation der Gelateria Marchetti, zwischen Hauptbahnhof und Lorenzkirche, mit elf festen Mitarbeitern in der Hochsaison, zwei in der Nebensaison.

Diese Geschichte handelt von etwas, das jeder Saisonbetrieb kennt: Die Buchhaltung passt nicht zu einem normalen Geschaeftsjahr. Sie passt nicht zu Monatsmittelwerten. Sie passt nicht zu Standardvorlagen. Sie braucht eine eigene Logik. Und sie funktioniert nur dann, wenn die Software mitspielt.

Was ein Eisdielen-Jahr wirklich bedeutet

Unsere Saison beginnt mit Karwoche. Wir oeffnen Karfreitag, schon vorher kommen die ersten Lieferanten, das Lager wird gefuellt, das Personal kehrt zurueck (viele unserer Saisonkraefte kommen aus dem Trentino oder aus Polen, sie wohnen ueber den Sommer bei uns ueber der Eisdiele). Acht Wochen lang ist die Geschwindigkeit moderat, dann kommen die Pfingstferien, dann die Sommerferien - das ist die Spitze. Im September und Oktober wird es ruhiger, das letzte Wochenende vor dem 20. ist meistens der grosse Abschluss. Dann schliessen wir.

Was viele Aussenstehende nicht wissen: Die Nebensaison ist keine Pause. Sie ist eine Verlagerung. Wir produzieren in dieser Zeit Eistorten, die wir tiefgefroren ueber unseren Online-Shop verschicken (Begeisterung beim Spezial-Stollen-Eis im Dezember!), wir machen Cateringauftraege fuer Firmen-Weihnachtsfeiern, wir beliefern drei Cafes in der Altstadt und in der Sebalder Gegend mit unserem Speiseeis fuer ihre Karten. Die Sommer-Eisdiele ist 80 Prozent unseres Umsatzes, aber die Winter-Aktivitaeten sind 20 Prozent, die den Personalstamm tragen.

Das Buchhaltungs-Chaos bis 2024

Mein Vater hat die Buchhaltung "auf Pino" gemacht - Pino war der Steuerberater meiner Eltern, ein lieber Mann aus Forchheim, der jeden Februar zu Besuch kam und einen Karton Belege abholte. Er hat dann irgendwann im Mai die Steuererklaerung gebracht, mein Vater hat unterschrieben, fertig. Die laufenden Rechnungen an Cafe-Kunden hat meine Mutter handschriftlich auf einem Formularblock geschrieben, durchgepaust. Das hat dreissig Jahre lang funktioniert, weil die Cafe-Kunden lokal waren und es kaum Beschwerden gab.

2024 habe ich uebernommen. Pino war in der Zwischenzeit in Rente gegangen, sein Nachfolger - ein junger Steuerberater aus Erlangen - hat in der ersten Januarwoche bei mir am Tresen gestanden und gesagt: "Frau Marchetti, das geht so nicht weiter. Sie haben einen GoBD-konformen Kassenbetrieb mit TSE - sehr gut. Aber Ihre B2B-Rechnungen sind, mit Verlaub, eine Katastrophe. Es gibt keine fortlaufenden Nummern. Es gibt keine ordentlichen Pflichtangaben. Bei einer Pruefung wuerde das aufploppen."

Er hatte recht. Ich habe drei Monate lang versucht, das mit Excel und einer Word-Vorlage zu retten - es war nicht besser. Im Maerz 2025, kurz vor Saisonstart, habe ich mir gesagt: Jetzt aendere ich das System.

Warum InvoiceFlow fuer einen Saisonbetrieb passt

Ich habe verschiedene Programme verglichen. Was ich brauchte: erstens eine mobile App, weil ich am Tresen, an der Theke oder auf dem Wochenmarkt am Hauptmarkt selten am Buero-Rechner sitze. Zweitens die Faehigkeit, mehrere Geschaeftsbereiche getrennt zu fuehren - das Eisdielen-Geschaeft, das Cafe-Belieferungs-Geschaeft, der Online-Shop, das Catering. Drittens vernuenftige Umsatzsteuerunterstuetzung - sieben Prozent fuer Speiseeis zum Mitnehmen, neunzehn Prozent fuer Eis im Becher zum Verzehr vor Ort, neunzehn Prozent fuer Online-versendete Tiefkuehl-Torten. Viertens etwas, das auch in der Nebensaison nicht teuer ist - ich brauche keine Vollabos, wenn ich von November bis Maerz nur eine Handvoll Rechnungen schreibe.

InvoiceFlow ist mir von einer Kollegin aus Erlangen empfohlen worden, die einen aehnlichen Betrieb fuehrt. Ich habe es im April 2025 eingerichtet, vor Saisonbeginn.

Mehrere Profile - die wichtigste Entscheidung

Ich habe drei Profile angelegt: "Gelateria Marchetti - Cafe-Belieferung B2B", "Gelateria Marchetti - Catering" und "Marchetti Online-Shop". Alle drei gehoeren zur gleichen rechtlichen Einheit (mein Einzelunternehmen), aber die Ansprache, die Vorlagen und die Standardbedingungen sind komplett unterschiedlich.

Fuer die Cafe-Belieferung habe ich ein nuechternes, klassisches Rechnungslayout gewaehlt. Zahlungsziel: 14 Tage netto. Standard-Hinweis auf Verzugszinsen nach BGB. Standard-Steuersatz: 7 Prozent (Lebensmittel zum Weiterverkauf). Fuer das Catering ein etwas waermeres Layout mit unserem Logo gross im Header, Zahlungsziel: 30 Prozent Anzahlung bei Buchung, Rest bei Veranstaltung. Steuersatz gemischt: 19 Prozent fuer das Eis vor Ort, 7 Prozent fuer mitgegebene Eistorten. Fuer den Online-Shop ein modernes Layout mit unseren Familien-Fotos im Footer, Zahlungseingang per Stripe-Link, Steuersatz 19 Prozent (versendete Tiefkuehlware ist nicht im 7-Prozent-Bereich).

Saisongerecht arbeiten - Vorlagen und Standardtexte

Eine Funktion, die ich besonders schaetze: Jedes Profil hat seine eigenen E-Mail-Vorlagen mit Mergefeldern. In der Hochsaison brauche ich Standardformulierungen, die ich schnell verschicken kann. Beispiel Cafe-Lieferung: "Liebe(r) {{Kundenname}}, in der Anlage finden Sie die Rechnung fuer die Lieferung vom {{Lieferdatum}}. Wir freuen uns auf die naechste Bestellung - das aktuelle Sorten-Update finden Sie auf unserer Website. Mit sommerlichen Gruessen, Giulia Marchetti." Drei Sekunden Versand, professionelle Aussenwirkung.

In der Nebensaison brauche ich andere Vorlagen - "Liebe Kundin, hier die Rechnung fuer Ihre Stollen-Eis-Torten-Bestellung. Versand erfolgt am ... Wir wuenschen Ihnen einen schoenen Advent." Die Mergefelder ziehen automatisch das Versanddatum aus der Rechnung.

Die wiederkehrende Cafe-Lieferung

Mein staerkster B2B-Kunde ist ein Cafe am Hans-Sachs-Platz, das jede Woche von Mai bis September die gleiche Bestellung hat: 4 Stueck 5-Liter-Wannen Stracciatella, 3 Stueck Pistazie, 3 Stueck Zitrone, 2 Stueck Schokolade, 1 Stueck Mandel. Frueher hat meine Mutter das jeden Montag handschriftlich aufgeschrieben - 20 Wochen lang, 20 Mal.

Mit den wiederkehrenden Rechnungen in InvoiceFlow erstelle ich diesen Vorgang einmal als Vorlage, stelle ein, dass sie jeden Montag in der Saisonperiode automatisch generiert wird (mit einer Pause von Mitte Oktober bis Mitte April - das laesst sich pro Vorlage einstellen), und bestaetige sie nur noch mit einem Tipp, bevor sie versendet wird. Wenn das Cafe mal eine Zusatzbestellung macht (Mandel-Eis-Torte fuer eine Geburtstagsfeier), nehme ich das in derselben Bestellung dazu.

Online-Shop - das Wintergeschaeft, das oft uebersehen wird

Im November 2025 haben wir unser Stollen-Eis lanciert - Vanille-Eis mit Mandeln, Rosinen, Orangeat, getraenkten Rumtropfen, in Stollenform gefroren. Eine Innovation, die in den lokalen Medien Aufmerksamkeit bekommen hat. Wir haben in sechs Wochen 340 Stollen-Eis-Stueck verkauft, vor allem an Stammkunden, die im Sommer Eis bei uns kaufen und im Winter etwas Besonderes wollten.

Der Online-Shop laeuft auf einer kleinen Shopify-Instanz, aber die Buchhaltung kommt zu InvoiceFlow - die Bestellungen werden ueber eine einfache Verbindung in Rechnungen umgewandelt, der Kunde bekommt automatisch die korrekte Rechnung mit 19 Prozent USt (versendete Tiefkuehlware) und unser Online-Profil-Layout. Ich pruefe einmal taeglich, dass alles passt, und kann den Stollen-Eis-Verkauf separat auswerten.

Cateringauftraege - die Anzahlungslogik

Catering-Geschaeft heisst meistens: Anfrage im November, Veranstaltung im Maerz, Anzahlung dazwischen. Wir machen pro Jahr etwa 25 Cateringauftraege - Firmen-Weihnachtsfeiern (Eis als ueberraschendes Dessert), Vorstellungs-Veranstaltungen, ein paar Hochzeiten im Sommer. Der Standard: 30 Prozent Anzahlung bei Buchung, 70 Prozent bei der Veranstaltung.

InvoiceFlow loest das ueber die Verkettung von Angebot, Proforma-Rechnung (Anzahlung) und Schlussrechnung. Ich erstelle das Angebot fuer den Auftraggeber - "Eis-Catering Weihnachtsfeier 14.12.2025, 120 Personen, 4 Sorten, Eis-Tisch mit Bedienung, 1.800 EUR netto plus USt". Wenn er bestaetigt, generiere ich aus dem Angebot eine Proforma-Rechnung ueber die Anzahlung - 540 EUR brutto bei 19 Prozent. Er ueberweist. Nach der Veranstaltung erstelle ich die Schlussrechnung, die die Anzahlung ausweist und nur den Restbetrag ausweist. Alle Belege sind verkettet - Angebot, Anzahlungsrechnung, Schlussrechnung, in einer Sicht. Bei einer Pruefung kann ich jeden Vorgang lueckenlos zeigen.

Die Lieferanten-Belege - OCR im Lagerraum

Eine Eisdiele hat unzaehlige Eingangsrechnungen: Milch und Sahne vom Bauern aus dem Knoblauchsland, Schokolade aus Italien, Mandeln aus Sizilien, Verpackungsmaterialien, Kuehlanlagen-Wartung, Stromrechnung. Frueher habe ich diese Rechnungen alle in einen Karton geworfen und Pino - jetzt seinem Nachfolger - jaehrlich uebergeben.

Mit der Beleg-OCR von InvoiceFlow fotografiere ich jeden eingehenden Beleg sofort. Datum, Lieferant, Betrag, USt-Aufteilung - alles wird ausgelesen. Ich kategorisiere mit einem Tipp (Wareneinkauf, Verpackung, Energie, Wartung) und der Beleg ist digital archiviert. Mein Steuerberater bekommt am Quartalsende einen Export - GoBD-konform, mit Bild und ausgelesenen Daten.

Das Dashboard im Saisonbetrieb

Wenn ich in den ersten Mai-Wochen das Dashboard anschaue, sehe ich pro Profil getrennt:

Das hilft mir, vor der Saison zu wissen, welche Kunden ich anrufen muss (die im Vorjahr bestellt haben, aber dieses Jahr noch nicht), und am Ende der Saison auszuwerten, welche Bereiche gewachsen sind. 2025 war die Cafe-Belieferung um 23 Prozent staerker als 2024 - vor allem, weil wir zwei neue Kunden gewonnen haben. Der Online-Shop hat sich verdreifacht. Das Catering ist stabil.

Verzugszinsen - der heikle Punkt mit B2B-Cafes

Ein Cafe an der Pegnitz hat im Sommer 2024 acht Wochen lang keine Rechnung bezahlt. Meine Mutter hatte den Rueckstand uebersehen, ich habe es erst Ende Oktober gemerkt. Es war ein etablierter Stammkunde, das Gespraech war schwierig. Wir haben uns geeinigt, dass er in drei Raten zahlt, aber ohne Verzugszinsen - "Goodwill", wie er es nannte.

Mit InvoiceFlow ist mir das nicht mehr passiert. Das Dashboard zeigt offene Forderungen sofort, mit Faelligkeitsanzeige. Wenn eine Rechnung ueberfaellig ist, kann ich mit drei Tipps eine Mahnung erzeugen, die die Verzugszinsen automatisch berechnet - nach Paragraf 288 BGB neun Prozentpunkte ueber dem Basiszinssatz. Die Mahnung ist freundlich formuliert (Vorlage), aber rechtlich sauber. Ich habe seit 2025 keine ueberfaellige Rechnung mehr gehabt, die laenger als drei Wochen offen war.

Was die Saisonpause wert ist

Im Winter geht es bei mir nicht nur um Stollen-Eis und Catering. Es ist auch die Zeit, in der ich die Buchhaltung des Vorjahres sauber abschliesse, Investitionen plane (welche Maschinen brauchen Wartung, wo lohnt sich neue Technik), das Team fuer die naechste Saison plane. Mit InvoiceFlow habe ich am Saisonende einen Datenbestand, der mir die Auswertung in Stunden statt in Wochen ermoeglicht. Ich exportiere die Rechnungen, die Belege, die Berichte - alles ist da, GoBD-konform, mit unveraenderlichen Originalen, mit revisionssicherem Aenderungs-Log.

Ich habe meinem Steuerberater im Januar 2026 einen einzigen Export uebergeben. Er hat mir drei Tage spaeter gesagt: "Frau Marchetti, das war meine angenehmste Eisdielen-Buchhaltung in zehn Jahren."

Was ich anderen Saisonbetrieben mitgebe

Wenn dein Geschaeft saisonal ist - Eisdiele, Strandbar, Biergarten, Skiverleih, Surfschule, Weihnachtsmarkt-Stand, Schwimmbad-Kiosk - dann gilt:

Mein Grossvater Tomaso hat mit zwoelf Sorten angefangen. Heute haben wir 32 Sorten in der Karte, dazu Eistorten, Stollen-Eis im Winter, Catering, Online-Shop. Was er auf einem Notizblock gefuehrt hat, fuehre ich auf dem Smartphone. Aber das Eis schmeckt noch nach Cadore.

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