Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Hệ thống lập hóa đơn đã giúp tôi rời khỏi hãng luật lớn và giữ được khách hàng của mình

Bởi Diane Mercer, Luật sư — Hành nghề độc lập — Boston, MA

Tôi rời một hãng luật 140 luật sư sau mười một năm. Lý do thì rất phổ biến: áp lực giờ tính phí, sự trôi dạt trong quản lý, một lĩnh vực hành nghề mà tôi đã vượt qua. Điều tôi không lường trước là hạ tầng mà tôi vẫn coi là đương nhiên — phần mềm lập hóa đơn, hỗ trợ trợ lý pháp lý, khoản phải thu — sẽ biến mất cùng với tấm séc lương.

Ba tháng đầu tiên làm luật sư độc lập của tôi ổn về mặt chuyên môn nhưng đáng xấu hổ về mặt hành chính. Tôi đang làm công việc pháp lý xuất sắc. Tôi cũng đang theo dõi giờ tính phí trong một bảng tính, viết hóa đơn trong một tài liệu Word, và gửi chúng qua email kèm lời xin lỗi về định dạng.

Hai khách hàng đã có ý kiến. Một người — chủ một doanh nghiệp nhỏ mà tôi đã đại diện nhiều năm — nói rằng anh ấy luôn cho rằng hãng luật cũ của tôi có một hệ thống lập hóa đơn tinh vi và tự hỏi liệu tôi có còn hạ tầng đó bây giờ không. Một khách hàng khác, một gia đình đang lo vụ di sản, hỏi tại sao hóa đơn mỗi tháng lại trông khác nhau.

Họ đang lịch sự. Các hóa đơn thì không nhất quán và thiếu chuyên nghiệp.

Những vấn đề cụ thể của việc lập hóa đơn pháp lý thủ công

Lập hóa đơn pháp lý phức tạp hơn hầu hết việc lập hóa đơn dịch vụ chuyên môn khác. Những vấn đề tôi phải quản lý thủ công:

Nhiều vụ việc cho một khách hàng. Cùng một khách hàng có thể có một vụ việc lao động, một vụ rà soát hợp đồng và một vụ đàm phán thuê nhà chạy đồng thời. Mỗi vụ việc cần dòng tính phí riêng. Lập hóa đơn gộp chung nhiều vụ việc gây nhầm lẫn và, đôi khi, tranh cãi về việc công việc nào áp vào khoản ứng trước nào.

Theo dõi phí ứng trước. Nhiều khách hàng của tôi trả một khoản ứng trước. Tôi tính phí trừ vào đó hàng tháng và đề nghị bổ sung khi số dư xuống dưới ngưỡng. Theo dõi số dư ứng trước thủ công — trên bảy khách hàng cùng lúc — là nguồn lo lắng thường trực. Tôi mắc hai lỗi lập hóa đơn trong ba tháng cần phải gửi email đính chính cho khách hàng.

Tuân thủ tài khoản ủy thác khách hàng. Tiền ứng trước phải được giữ trong tài khoản ủy thác của khách hàng và không được động đến cho đến khi kiếm được. Kỷ luật kế toán cần thiết khác với việc lập hóa đơn kinh doanh thông thường. Làm sai điều này tạo ra nguy cơ bị khiếu nại lên đoàn luật sư.

Theo dõi thời gian trên các vụ việc. Tôi di chuyển giữa các vụ việc của khách hàng suốt ngày. Tái dựng thời gian tính phí từ trí nhớ vào cuối tuần là không đáng tin cậy. Tôi đang tính phí thiếu ước tính 15-20% chỉ vì không ghi nhận thời gian ngay tại thời điểm làm việc.

Tôi tìm thấy InvoiceFlow sau khi tìm kiếm các ứng dụng có thể xử lý lập hóa đơn theo từng vụ việc với theo dõi phí ứng trước. Nó không giải quyết được kế toán tài khoản ủy thác (cho việc đó tôi dùng phần mềm kế toán ủy thác chuyên dụng), nhưng nó giải quyết mọi thứ còn lại.

Hóa đơn phí ứng trước hàng tháng

PDF hóa đơn vụ việc pháp lý được tạo bởi Invoice Flow app với mẫu Professional — tiêu đề thư của hãng, thời gian của luật sư và trợ lý pháp lý, các khoản chi tòa án và số vụ việc
Cùng vụ việc dưới dạng một bảng kê gọn gàng — số vụ việc, số thẻ luật sư, các khoản chi, sẵn sàng cho văn phòng tổng cố vấn.

Với khách hàng theo phí ứng trước hàng tháng, tôi gửi một hóa đơn hai phần: đề nghị bổ sung ứng trước và bảng kê tính phí chi tiết.

Hóa đơn theo vụ việc — [Tên khách hàng] — [Tháng Năm]:

Số tiền bổ sung và số dư hiện tại được nêu rõ trên mỗi hóa đơn. Khách hàng có thể thấy chính xác khoản ứng trước của họ đang ở đâu mà không cần gọi điện.

Hóa đơn tính theo giờ không có phí ứng trước

Với các vụ việc theo giao dịch nơi khách hàng trả theo từng hóa đơn thay vì duy trì khoản ứng trước:

Hóa đơn vụ việc — [Tên khách hàng] — [Tháng Năm]:

Các khoản chi được ghi nhận riêng khỏi phí pháp lý. Khách hàng đôi khi thắc mắc về một khoản gộp — họ không bao giờ thắc mắc về các chi phí liệt kê chi tiết mà họ nhận ra.

Hóa đơn vụ việc phí trọn gói

Trình soạn hóa đơn của Invoice Flow app cho một luật sư đơn lẻ — giờ của luật sư và trợ lý pháp lý cùng phí nộp hồ sơ tòa và chi phí chuyển phát với số vụ việc và số thẻ luật sư trong trường tùy chỉnh
Giờ luật sư và trợ lý pháp lý cùng chi phí giải ngân — một hóa đơn theo vụ việc, không cần yêu cầu hoàn ứng riêng.

Một số vụ việc nên được tính phí trọn gói. Gói di chúc và ủy thác, rà soát hợp đồng đơn giản, hồ sơ thành lập tiêu chuẩn:

Dịch vụ pháp lý phí trọn gói — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Tính phí trọn gói gọn gàng hơn cho khách hàng cảm thấy không thoải mái với các thỏa thuận theo giờ không giới hạn. Việc xác định phạm vi trên hóa đơn — “chuẩn bị, buổi rà soát, điều phối ký kết” — đặt ra kỳ vọng và hạn chế sự phình to phạm vi.

Hóa đơn khách hàng doanh nghiệp có yêu cầu PO

Khách hàng doanh nghiệp nhỏ và vừa có bộ phận mua sắm yêu cầu các trường hóa đơn doanh nghiệp:

Dịch vụ pháp lý — [Tên công ty] — [Tháng Năm]:

Khách hàng doanh nghiệp có quy trình mua sắm xử lý hóa đơn nhanh hơn khi họ có thể khớp chúng với số PO. Net-30 được đáp ứng. Lập hóa đơn tùy tiện không có tham chiếu PO mất 45-60 ngày.

Hóa đơn nhận việc theo thù lao kết quả

Tài liệu của Invoice Flow app của một văn phòng luật — một vụ việc thuê mặt bằng doanh nghiệp, một retainer lập kế hoạch di sản đã thanh toán, một rà soát hợp đồng startup và một vụ tranh chấp đã thanh toán
Vụ việc, retainer, tranh chấp — mỗi cái với số vụ việc riêng, không cần phần mềm quản lý văn phòng luật.

Với các vụ việc theo thù lao kết quả nơi phí là một tỷ lệ phần trăm của khoản thu hồi, hóa đơn kết thúc khi dàn xếp cần được ghi nhận cẩn thận:

Bảng kê phí thù lao kết quả — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Phần đính kèm chi phí liệt kê chi tiết là then chốt. Khách hàng nhận được bảng kê kết thúc thù lao kết quả mà không hiểu những gì đã bị khấu trừ sẽ đặt câu hỏi làm chậm việc chi trả. Ghi nhận mọi thứ trên hóa đơn kết thúc, với chi phí đính kèm, ngăn ngừa gần như tất cả các tranh chấp về chi trả.

Hai năm hành nghề độc lập

Các chỉ số hành nghề hiện tại:

Tôi đang tính phí mỗi tháng nhiều hơn số tôi kiếm được khi là luật sư cộng sự ăn lương. Sự khác biệt là biên lợi nhuận — tôi giữ lại phần lớn hơn đáng kể của những gì tôi tính phí.

Sự cải thiện về mặt hành chính rất đáng kể. Tôi đã không mắc lỗi số dư ứng trước nào trong mười tám tháng. Tôi đã không bỏ lỡ một kỳ tính phí nào. Tôi gửi hóa đơn đúng hạn, chúng trông chuyên nghiệp, và khách hàng xử lý chúng mà không có câu hỏi.

Hai khách hàng đã có ý kiến về các hóa đơn ban đầu của tôi vẫn là khách hàng. Họ chưa bao giờ nhắc lại chuyện lập hóa đơn nữa.

InvoiceFlow làm được gì cho luật sư

Luật sư hành nghề độc lập và văn phòng nhỏ cần hệ thống lập hóa đơn xử lý lập hóa đơn theo từng vụ việc, theo dõi số dư ứng trước, dòng các khoản chi, thỏa thuận phí trọn gói, trường PO doanh nghiệp và bảng kê kết thúc thù lao kết quả. InvoiceFlow cung cấp cấu trúc hóa đơn theo từng vụ việc, đề nghị bổ sung ứng trước, ghi nhận các khoản chi và trường PO khách hàng doanh nghiệp giúp việc lập hóa đơn pháp lý chuyên nghiệp và nhất quán.

Tải InvoiceFlow. Xây dựng các mẫu hóa đơn theo cấp độ vụ việc. Thiết lập theo dõi phí ứng trước. Ngừng gửi hóa đơn bằng tài liệu Word và bắt đầu lập hóa đơn như hãng luật mà bạn đã xây dựng.

Diane Mercer là luật sư hành nghề độc lập tại Boston, Massachusetts, cung cấp dịch vụ luật kinh doanh, bất động sản thương mại, các vụ việc lao động và lập kế hoạch di sản cho các doanh nghiệp nhỏ, vừa và cá nhân.