Invoice Flow app icon Invoice Flow management Descarcă aplicația
RO

Sistemul de facturare care m-a ajutat să părăsesc o casă mare de avocatură și să-mi păstrez clienții

De Diane Mercer, Avocat — Cabinet individual — Boston, MA

Am părăsit o firmă cu 140 de avocați după unsprezece ani. Motivele erau clasice: presiunea orelor facturabile, deriva managementului, un domeniu de practică pe care îl depășisem. Ceea ce nu anticipasem era că infrastructura pe care o luasem de bună — softwareul de facturare, sprijinul paralegal, creanțele de încasat — avea să dispară odată cu salariul.

Primele mele trei luni ca avocat individual au fost profesional bune și administrativ jenante. Făceam o muncă juridică excelentă. În același timp, urmăream orele facturabile într-un tabel, scriam facturile într-un document Word și le trimiteam prin e-mail cu scuze pentru formatare.

Doi clienți au făcut comentarii. Unul — un proprietar de afacere mică pe care îl reprezentam de ani de zile — a spus că presupusese mereu că vechea mea firmă avea un sistem sofisticat de facturare și se întreba dacă acum aveam aceeași infrastructură. Un alt client, o familie care gestiona un dosar de succesiune, a întrebat de ce factura arăta diferit în fiecare lună.

Erau politicoși. Facturile erau inconsistente și neprofesionale.

Problemele specifice ale facturării juridice manuale

Facturarea juridică este mai complexă decât majoritatea facturărilor din serviciile profesionale. Problemele pe care le gestionam manual:

Mai multe dosare per client. Același client putea avea simultan un dosar de muncă, o revizuire de contract și o negociere de închiriere. Fiecare dosar are nevoie de propria linie de facturare. Facturarea consolidată pe mai multe dosare provoacă confuzie și, ocazional, dispute despre ce muncă se aplică cărui avans.

Urmărirea avansurilor. Mulți dintre clienții mei plătesc un avans anticipat. Facturez din el lunar și solicit reîncărcări când soldurile scad sub un prag. Urmărirea manuală a soldurilor de avans — pentru șapte clienți simultan — era o sursă constantă de anxietate. Am făcut două erori de facturare în trei luni, care au necesitat e-mailuri de corecție către clienți.

Conformitatea conturilor de custodie. Fondurile de avans trebuie păstrate într-un cont de custodie al clientului și neatinse până când sunt câștigate. Disciplina contabilă necesară este diferită de facturarea generală a afacerilor. O greșeală aici creează expunere la plângeri către barou.

Urmărirea timpului pe angajamente. Mă mut între dosarele clienților pe parcursul zilei. Reconstituirea timpului facturabil din memorie la sfârșitul săptămânii este nesigură. Subfacturam cu aproximativ 15-20% pur și simplu pentru că nu capturam timpul în momentul lucrului.

Am găsit InvoiceFlow după ce am căutat aplicații care să poată gestiona facturarea pe dosar cu urmărirea avansurilor. Nu a rezolvat contabilitatea conturilor de custodie (pentru asta folosesc un software dedicat de contabilitate de custodie), dar a rezolvat orice altceva.

Factura lunară de avans

PDF de factură pentru un dosar juridic generat de Invoice Flow app cu șablonul Professional — antet de firmă, timp de avocat și paralegal, cheltuieli judiciare și numărul dosarului
Același dosar ca un extras curat — numărul dosarului, numărul de barou, cheltuielile, gata pentru biroul directorului juridic.

Pentru clienții cu avansuri lunare, trimit o factură în două părți: cererea de reîncărcare a avansului și situația detaliată de facturare.

Factură pe dosar — [Nume client] — [Luna Anul]:

Suma de reîncărcare și soldul curent sunt explicite pe fiecare factură. Clientul poate vedea exact unde se află avansul său fără un apel telefonic.

Facturi de facturare orară fără avans

Pentru dosarele de tranzacții unde clientul plătește per factură în loc să mențină un avans:

Factură dosar — [Nume client] — [Luna Anul]:

Debursările sunt documentate separat de onorariile juridice. Clienții pun uneori la îndoială o sumă globală — nu pun niciodată la îndoială costurile detaliate pe care le recunosc.

Facturi de dosar cu onorariu fix

Editorul de facturi al aplicației Invoice Flow al unui avocat independent — ore de avocat și paralegal plus depuneri la instanță și cheltuieli de curierat cu numărul de dosar și numărul de barou în câmpuri personalizate
Timpul avocatului și al paralegalului plus cheltuielile — o factură pe dosar, fără o cerere separată de rambursare.

Unele dosare sunt mai bine facturate cu onorariu fix. Pachete de testamente și fiducii, revizuiri simple de contracte, documente standard de înființare:

Servicii juridice cu onorariu fix — [Nume client] — [Data]:

Facturarea cu onorariu fix este mai clară pentru clienții incomodați de aranjamentele orare deschise. Definirea domeniului de aplicare pe factură — „pregătire, sesiune de revizuire, coordonare a semnării” — stabilește așteptările și limitează extinderea domeniului.

Facturi pentru clienți corporativi cu cerințe de comandă de achiziție

Clienții din afaceri mici și mijlocii cu departamente de achiziții necesită câmpuri de factură corporativă:

Servicii juridice — [Nume companie] — [Luna Anul]:

Clienții corporativi cu fluxuri de achiziții procesează facturile mai rapid când le pot potrivi cu numerele comenzilor de achiziție. Net-30 este respectat. Facturarea ad-hoc fără o referință de comandă de achiziție durează 45-60 de zile.

Facturi pentru angajamente de tip onorariu de succes

Documentele din Invoice Flow app ale unui cabinet de avocatură — o cauză de contract de leasing corporativ, un retainer de planificare succesorală plătit, o revizuire de contract de startup și o cauză de litigiu plătită
Cauze, retainere, litigii — fiecare cu numărul său de dosar, fără a fi nevoie de o suită de management al cabinetului.

Pentru dosarele de tip onorariu de succes, unde onorariul este un procent din recuperare, factura de închidere la decontare necesită o documentare atentă:

Situație onorariu de succes — [Nume client] — [Data]:

Anexa cu costurile detaliate este critică. Clienții care primesc o situație de închidere de tip onorariu de succes fără să înțeleagă ce s-a dedus vor pune întrebări care întârzie debursarea. Documentarea a tot pe factura de închidere, cu costurile anexate, previne aproape toate disputele de debursare.

Doi ani ca avocat individual

Indicatorii curenți ai practicii:

Facturez mai mult pe lună decât câștigam ca asociat salariat. Diferența este marja — păstrez substanțial mai mult din ceea ce facturez.

Îmbunătățirea administrativă a fost semnificativă. Nu am făcut o eroare de sold de avans în optsprezece luni. Nu am ratat un ciclu de facturare. Trimit facturile la timp, arată profesional, iar clienții le procesează fără întrebări.

Cei doi clienți care au făcut comentarii despre facturile mele de la început sunt încă clienți. Nu au mai menționat niciodată facturarea.

Ce face InvoiceFlow pentru avocați

Avocații individuali și din case mici au nevoie de sisteme de facturare care gestionează facturarea pe dosar, urmărirea soldului de avans, liniile de debursări, aranjamentele cu onorariu fix, câmpurile de comandă de achiziție corporative și situațiile de închidere de tip onorariu de succes. InvoiceFlow oferă structura de factură pe dosar, cererile de reîncărcare a avansurilor, documentarea debursărilor și câmpurile de comandă de achiziție pentru clienți corporativi care fac facturarea juridică profesională și consecventă.

Descărcați InvoiceFlow. Creați șabloane de factură la nivel de dosar. Configurați urmărirea avansurilor. Nu mai trimiteți facturi în document Word și începeți să facturați ca firma pe care ați construit-o.

Diane Mercer este avocat în cabinet individual în Boston, Massachusetts, oferind servicii de drept comercial, imobiliar comercial, dosare de muncă și planificare succesorală pentru afaceri mici și mijlocii și persoane fizice.