Invoice Flow app icon Invoice Flow management Завантажити застосунок
UK

Система білінгу, яка допомогла мені піти з великої фірми та зберегти клієнтів

Діана Мерсер, адвокатка — приватна практика — Бостон, США

Я пішла зі 140-адвокатської фірми після одинадцяти років. Причини були стандартні: тиск оплачуваних годин, дрейф управління, напрям практики, який я переросла. Чого я не передбачала, так це того, що інфраструктура, яку я вважала належною — білінгове ПЗ, підтримка помічників, дебіторська заборгованість — зникне разом із зарплатою.

Мої перші три місяці приватної практики були професійно нормальними та адміністративно ганебними. Я робила чудову юридичну роботу. Водночас я відстежувала оплачувані години в таблиці, писала рахунки в документі Word і надсилала їх електронною поштою з вибаченнями за форматування.

Двоє клієнтів зробили зауваження. Один — власник малого бізнесу, якого я представляла роками — сказав, що завжди припускав, що моя стара фірма мала складну білінгову систему, і поцікавився, чи маю я тепер таку саму інфраструктуру. Інша клієнтка, родина, що вела спадкову справу, запитала, чому рахунок щомісяця виглядає інакше.

Вони були ввічливі. Рахунки були непослідовними та непрофесійними.

Конкретні проблеми ручного юридичного білінгу

Юридичний білінг складніший за білінг більшості професійних послуг. Ось питання, які я вела вручну:

Кілька справ на одного клієнта. Той самий клієнт може мати трудову справу, перевірку договору та переговори щодо оренди одночасно. Кожна справа потребує власної білінгової позиції. Об’єднаний рахунок за кількома справами спричиняє плутанину та іноді суперечки про те, яка робота стосується якого авансу.

Облік авансу. Багато моїх клієнтів сплачують попередній аванс. Я щомісяця виставляю рахунки в рахунок нього та запитую поповнення, коли баланс падає нижче порогу. Ручне відстеження балансів авансу — одночасно за сімома клієнтами — було постійним джерелом тривоги. За три місяці я допустила дві білінгові помилки, що вимагали листів-виправлень клієнтам.

Відповідність вимогам довірчого рахунку. Кошти авансу мають зберігатися на клієнтському довірчому рахунку та не використовуватися, доки не зароблені. Необхідна облікова дисципліна відрізняється від загального бізнес-білінгу. Помилка тут створює ризик скарги до адвокатської ради.

Облік часу за дорученнями. Я переходжу між справами клієнтів протягом дня. Відновлення оплачуваного часу з пам’яті наприкінці тижня ненадійне. Я недооцінювала приблизно на 15–20% просто тому, що не фіксувала час у момент роботи.

Я знайшла InvoiceFlow після пошуку застосунків, здатних вести білінг за окремими справами з обліком авансу. Він не вирішив облік довірчого рахунку (для цього я користуюся спеціальним ПЗ), але вирішив усе інше.

Щомісячний рахунок за авансом

PDF-рахунок за юридичну справу, створений Invoice Flow app із шаблоном Professional — фірмовий бланк, час адвоката й помічника, судові витрати та номер справи
Та сама справа як чиста виписка — номер справи, номер адвокатської ліцензії, витрати, готово для офісу головного юрисконсульта.

Для клієнтів на щомісячних авансах я надсилаю рахунок із двох частин: запит на поповнення авансу та деталізовану білінгову виписку.

Рахунок за справою — [Ім’я клієнта] — [Місяць Рік]:

Сума поповнення та поточний баланс явно вказані в кожному рахунку. Клієнт бачить точний стан свого авансу без телефонного дзвінка.

Погодинні рахунки без авансу

Для транзакційних справ, де клієнт платить за рахунком, а не підтримує аванс:

Рахунок за справою — [Ім’я клієнта] — [Місяць Рік]:

Витрати документуються окремо від юридичних гонорарів. Клієнти іноді ставлять питання щодо загальної суми — вони ніколи не ставлять питань щодо деталізованих впізнаваних витрат.

Рахунки за фіксованим гонораром

Редактор рахунків застосунку Invoice Flow адвоката-одноосібника — години адвоката й помічника юриста плюс судовий збір і кур’єрські витрати з номером справи та номером у колегії в кастомних полях
Час адвоката й помічника плюс витрати — один рахунок за справою, без окремого запиту на відшкодування.

Деякі справи краще виставляти за фіксованим гонораром. Пакети заповітів і трастів, прості перевірки договорів, стандартні установчі документи:

Юридичні послуги за фіксованим гонораром — [Ім’я клієнта] — [Дата]:

Білінг за фіксованим гонораром чистіший для клієнтів, яким некомфортно з відкритими погодинними домовленостями. Визначення обсягу в рахунку — «підготовка, сесія перегляду, координація підписання» — встановлює очікування та обмежує розростання завдань.

Рахунки для корпоративних клієнтів з вимогами PO

Малі та середні бізнес-клієнти з відділами закупівель вимагають корпоративних полів рахунка:

Юридичні послуги — [Назва компанії] — [Місяць Рік]:

Корпоративні клієнти з процесами закупівель обробляють рахунки швидше, коли можуть зіставити їх із номерами PO. Умови 30 днів дотримуються. Разові рахунки без посилання на PO займають 45–60 днів.

Рахунки за гонораром успіху

Документи юридичної практики в Invoice Flow app — корпоративна справа з оренди, оплачений ретейнер із планування спадщини, перевірка стартап-контракту та оплачена справа зі спору
Справи, ретейнери, спори — кожне з власним номером справи, без потреби в системі управління практикою.

Для справ за гонораром успіху, де гонорар є відсотком від стягнення, закривальний рахунок при врегулюванні потребує ретельного документування:

Виписка за гонораром успіху — [Ім’я клієнта] — [Дата]:

Деталізований додаток витрат критично важливий. Клієнти, які отримують закривальну виписку за гонораром успіху без розуміння того, що було вирахувано, ставитимуть запитання, що затримують виплату. Документування всього в закривальному рахунку з доданими витратами запобігає майже всім суперечкам щодо виплати.

Два роки приватної практики

Поточні показники практики:

Я виставляю рахунків на більшу суму на місяць, ніж заробляла як штатний юрист. Різниця в маржі — я залишаю собі значно більше з того, що виставляю.

Адміністративне покращення суттєве. За вісімнадцять місяців я не допустила жодної помилки з балансом авансу. Я не пропустила жодного білінгового циклу. Я надсилаю рахунки вчасно, вони виглядають професійно, і клієнти обробляють їх без питань.

Двоє клієнтів, які робили зауваження щодо моїх ранніх рахунків, досі клієнти. Вони більше жодного разу не згадували про виставлення рахунків.

Що InvoiceFlow робить для адвокатів

Приватним адвокатам і невеликим фірмам потрібні білінгові системи, що ведуть виставлення рахунків за окремими справами, облік балансу авансу, позиції витрат, домовленості за фіксованим гонораром, корпоративні поля PO та закривальні виписки за гонораром успіху. InvoiceFlow забезпечує структуру рахунка на рівні справи, запити на поповнення авансу, документування витрат та корпоративні поля PO, що роблять юридичний білінг професійним і послідовним.

Завантажте InvoiceFlow. Створіть шаблони рахунків на рівні справ. Налаштуйте облік авансів. Припиніть надсилати рахунки в документах Word і починайте виставляти їх так, як личить фірмі, яку ви побудували.

Діана Мерсер — адвокатка приватної практики в Бостоні, штат Массачусетс, що надає послуги бізнес-права, комерційної нерухомості, трудових справ та спадкового планування малому й середньому бізнесу та фізичним особам.