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O Sistema de Faturação Que Me Ajudou a Deixar a Grande Advocacia e Manter os Meus Clientes

Por Diane Mercer, Advogada — Prática Individual — Boston, MA

Deixei um escritório com 140 advogados ao fim de onze anos. As razões eram as habituais: a pressão da hora faturável, a deriva da gestão, uma área de prática que tinha ultrapassado. O que não tinha antecipado foi que a infraestrutura que dava como garantida — software de faturação, apoio de paralegais, contas a receber — desapareceria com o ordenado.

Os meus primeiros três meses como advogada em prática individual foram profissionalmente aceitáveis e administrativamente embaraçosos. Fazia um excelente trabalho jurídico. Mas também registava as horas faturáveis numa folha de cálculo, escrevia faturas num documento do Word e enviava-as por email com desculpas pela formatação.

Dois clientes fizeram comentários. Um — um pequeno empresário que representava havia anos — disse que sempre presumira que o meu antigo escritório tinha um sistema de faturação sofisticado e perguntou se eu teria agora a mesma infraestrutura. Outra cliente, uma família com um processo sucessório, perguntou porque é que a fatura tinha um aspeto diferente todos os meses.

Estavam a ser educados. As faturas eram inconsistentes e pouco profissionais.

Os Problemas Específicos da Faturação Jurídica Manual

A faturação jurídica é mais complexa do que a maioria da faturação de serviços profissionais. As questões que geria manualmente:

Múltiplos processos por cliente. O mesmo cliente pode ter um processo laboral, uma revisão de contrato e uma negociação de arrendamento a decorrer em simultâneo. Cada processo precisa da sua própria linha de faturação. A faturação consolidada de vários processos gera confusão e, por vezes, disputas sobre qual o trabalho que se aplica a qual provisão.

Controlo de provisões. Muitos dos meus clientes pagam uma provisão antecipada. Faturo contra ela mensalmente e peço reposições quando os saldos descem abaixo de um limiar. Controlar os saldos de provisão manualmente — em sete clientes em simultâneo — era uma fonte constante de ansiedade. Cometi dois erros de faturação em três meses que exigiram emails de correção aos clientes.

Cumprimento das contas-cliente. Os fundos da provisão têm de ser mantidos numa conta fiduciária do cliente e não podem ser tocados até serem ganhos. A disciplina contabilística exigida é diferente da faturação empresarial geral. Errar aqui cria exposição a queixas na Ordem.

Registo de tempo entre mandatos. Alterno entre processos de clientes ao longo do dia. Reconstruir o tempo faturável de memória no final da semana não é fiável. Estava a subfaturar em cerca de 15-20% simplesmente por não capturar o tempo no momento do trabalho.

Encontrei o InvoiceFlow depois de pesquisar aplicações capazes de gerir faturação por processo com controlo de provisões. Não resolveu a contabilidade das contas-cliente (para isso uso software dedicado de contabilidade fiduciária), mas resolveu tudo o resto.

A Fatura Mensal de Provisão

PDF de fatura de processo jurídico gerado pelo Invoice Flow app com o modelo Professional — timbre do escritório, horas de advogado e paralegal, desembolsos judiciais e o número do processo
O mesmo processo como um extrato limpo — número do processo, número da OAB, desembolsos, pronto para o jurídico da empresa.

Para clientes com provisões mensais, envio uma fatura em duas partes: o pedido de reposição da provisão e o mapa detalhado de faturação.

Fatura por Processo — [Nome do Cliente] — [Mês Ano]:

O valor de reposição e o saldo atual são explícitos em cada fatura. O cliente vê exatamente como está a sua provisão, sem um telefonema.

Faturas de Faturação por Hora Sem Provisão

Para processos de transação em que o cliente paga por fatura em vez de manter uma provisão:

Fatura de Processo — [Nome do Cliente] — [Mês Ano]:

As despesas reembolsáveis são documentadas em separado dos honorários jurídicos. Os clientes por vezes questionam um valor global — mas nunca questionam custos discriminados que reconhecem.

Faturas de Processos por Honorário Fixo

Editor de faturas do Invoice Flow app de um advogado autônomo — horas de advogado e paralegal mais desembolsos de protocolo judicial e courier com número do processo e número da OAB em campos personalizados
Tempo de advogado e paralegal mais desembolsos — uma fatura por processo, sem pedido de reembolso separado.

Alguns processos são melhor faturados por honorário fixo. Pacotes de testamento e sucessões, revisões simples de contratos, documentos de constituição padrão:

Serviços Jurídicos por Honorário Fixo — [Nome do Cliente] — [Data]:

A faturação por honorário fixo é mais clara para clientes desconfortáveis com regimes horários em aberto. A definição do âmbito na fatura — “preparação, sessão de revisão, coordenação da outorga” — define expetativas e limita a expansão descontrolada do âmbito.

Faturas de Clientes Corporativos com Requisitos de Ordem de Compra

Clientes empresariais de pequena e média dimensão com departamentos de compras exigem campos de fatura corporativa:

Serviços Jurídicos — [Nome da Empresa] — [Mês Ano]:

Os clientes corporativos com fluxos de compras processam as faturas mais depressa quando as podem associar a números de ordem de compra. O prazo de 30 dias cumpre-se. A faturação avulsa sem referência de ordem de compra leva 45-60 dias.

Faturas de Mandatos por Êxito

Documentos do Invoice Flow app de um escritório de advocacia — um caso de arrendamento corporativo, um retainer de planejamento patrimonial pago, uma revisão de contrato de startup e um caso de disputa pago
Casos, retainers, disputas — cada um com seu número de caso, sem precisar de um sistema de gestão jurídica.

Para processos por êxito em que o honorário é uma percentagem da recuperação, a fatura de encerramento no acordo exige documentação cuidadosa:

Mapa de Honorários por Êxito — [Nome do Cliente] — [Data]:

O anexo de custos discriminados é fundamental. Clientes que recebem um mapa de encerramento por êxito sem perceber o que foi deduzido farão perguntas que atrasam a distribuição. Documentar tudo na fatura de encerramento, com os custos em anexo, evita quase todas as disputas de distribuição.

Dois Anos em Prática Individual

Métricas atuais da prática:

Fatura mais por mês do que ganhava como associada assalariada. A diferença está na margem — fico com muito mais do que faturo.

A melhoria administrativa foi significativa. Não cometo um erro de saldo de provisão há dezoito meses. Não falhei nenhum ciclo de faturação. Envio as faturas a tempo, têm um aspeto profissional e os clientes processam-nas sem perguntas.

Os dois clientes que comentaram as minhas primeiras faturas continuam a ser clientes. Nunca mais voltaram a mencionar a faturação.

O Que o InvoiceFlow Faz pelos Advogados

Advogados em prática individual e em pequenos escritórios precisam de sistemas de faturação que gerem emissão por processo, controlo de saldos de provisão, rubricas de despesas reembolsáveis, regimes de honorário fixo, campos de ordem de compra corporativa e mapas de encerramento por êxito. O InvoiceFlow proporciona a estrutura de fatura por processo, os pedidos de reposição de provisão, a documentação de despesas reembolsáveis e os campos de ordem de compra de clientes corporativos que tornam a faturação jurídica profissional e consistente.

Descarregue o InvoiceFlow. Crie modelos de fatura ao nível do processo. Configure o controlo de provisões. Pare de enviar faturas em documento do Word e comece a faturar como o escritório que construiu.

Diane Mercer é advogada em prática individual em Boston, Massachusetts, prestando serviços de direito empresarial, imobiliário comercial, direito do trabalho e planeamento sucessório a pequenas e médias empresas e a particulares.